在软件管理方面如何采取积极的预防措施

175.在软件管理方面如何采取积极的预防措施？

为了减少直至杜绝违反软件管理制度情况的出现，有效的预防措施包括：保持良好的管理环境、及时进行软件清查和有效控制软件的采购三个方面。

（1）保持良好的管理环境。良好的管理环境由多方面因素组成，其中包括管理规章具有较好的操作性，经常地宣传教育以提高员工的自觉性，定期更新支持软件和被授权使用软件的清单，调整软件产品的提供方式，并保持良好的沟通。

（2）定期更新软件使用清单。定期评审支持和授权使用软件的清单，可以保证单位应用软件的需要，并使员工拥有他们所需要的软件。通过征求对软件依赖程度更大的员工的意见，了解软件使用与需求的变化。在对授权使用软件清单进行调整后，应及时通报变动情况，并将新的软件清单分发到员工手中。

（3）及时修订许可协议有关条款。软件在日常使用中发生变动是十分正常的，为此需要调整支持软件的数量，可以通过调整许可形式来适应新的需求。一般情况下，当对某种软件使用的需求增加时，如果因许可协议限制过严不能满足使用的需要时，将会使违反许可协议的可能性增大。而当对某种软件使用的需求减少时，如果不能及时进行调整也会造成资源的浪费。

（4）保持良好的沟通。利用各种机会与员工进行沟通，了解其对软件的需求，以及对具体规章、流程、产品和管理结果的体会。在鼓励员工积极参与管理工作的同时，也让员工了解到管理工作的成效。

（5）保证定时和随机的软件清查。为了避免出现问题，坚持进行定期和随机的软件清查是十分必要的。定期对使用中的计算机进行抽查是必须的，特别是那些曾经出现问题的计算机和软件。清查的结果应及时向员工宣布。

（6）定期评审软件采购记录。定期评审软件采购记录，一方面是监督采购过程是否严格按照规定流程进行；另一方面是检查获得许可的软件是否能够满足使用的需要。当在软件清查中发现违规情况时，应认真检查采购流程，以确定是否与采购不当有关。