对外开放参观的含义和类型

1986年，正当我国政府决定在广东大亚湾建造核电站时，前苏联切尔诺贝利核电站突然发生核泄漏，造成严重人员伤亡和环境污染。面对核泄漏惨状，我国香港各界、各阶层人士纷纷陈词议论，反对在与香港毗邻的大亚湾建造核电站，引发当时的广东大亚湾核电站风波。为了证实大亚湾核电站的安全可靠，我国政府在加强舆论宣传的同时，请香港选民代表参观了大亚湾民站站址，并在现场向他们介绍了各种安全的防御措施和多方面的核能知识。这些代表回香港后，社会和新闻界的许多反对意见就渐渐地销声匿迹了。中国政府就是以组织公开参观活动平息了一时风雨满城、舆论哗然的广东大亚湾核电站风波。因此，对外开放参观这种公关活动是社会组织与公众进行沟通的良好方式之一，会起到意想不到的效果。

一、含义

1．概念的界定

对外开放参观是指社会组织或机构本着信息公开、信息透明、信息分享的原则，在特定的时间、地点，与相关的内外部公众进行沟通与交流的公共关系行为。这种沟通方式使相关公众身临其境，感受该组织的理念、文化和具体的工作，有益于公众了解该组织。

2．活动的目的

对外开放参观的直接目的是增加组织的透明度和扩大其在社会上的知名度，争取社会的理解和支持，表明它的存在是有利于社会的。同时，开放参观有助于消除人们对本组织的某些不解和疑虑，改善与社会的关系。

3．参与的公众

对外开放参观的人员一般为政府主管部门领导人、媒体、学校师生、员工家属、社会名流和其他对本单位感兴趣的公众等。

4．活动的形式

对外开放参观的形式，可以根据主题要求，采用展览展示、演出、电影电视、广场活动、研讨会、演讲会、现场观摩、介绍等。

5．活动的内容

对外开放参观的内容比较多，根据开放的目的以及参观者的需要与兴趣的不同，可以让公众亲眼目睹组织的外部环境，现代化的厂房设备，科学管理，员工的良好素质，为社会所作的贡献，成果展示，员工福利，组织的悠久历史和文化、价值观等。

二、类型

（一）经常性的对外开放

即组织将自己的工作场所对外开放，公众随时可以来参观，没有时间和公众类型的限制。如国外一些高校图书馆凭借其齐全的功能、先进的设备、丰富的资源、及时准确的信息和专业的服务，向公众免费开放，成为公众学习、研究和生活的有力帮手，开放的目的旨在帮助所在城市成为“人人读书的城市”，让公众感受大学的学习氛围。英国剑桥大学图书馆采用全部开架的服务方式，无论是大学总馆、大学专业图书馆，还是学科系（研究中心、所）和学院图书馆，对校（系、院）外的读者都是完全开放的，校外读者不必提供任何证件就可以与校内读者享有除外借图书以外的同等权利，包括免费上网等，甚至经常会看见学龄前儿童在家长的陪同下来到剑桥大学图书馆阅览。美国耶鲁大学图书馆已经成为游人必到的参观“景点”。这些高校经常性地对外开放，可以充分利用社会资源，方便公众学习，普及科学文化知识、推动信息流通、优化社会风气、推动社区和谐。另外，通过信息传输，可以加强公众和高校的互动，增强高校的影响力，对高校信息化程度、管理水平也有很好的促进。

（二）“开放日”的对外开放

组织一年中的规定某一天或者某一阶段为组织对外开放日，欢迎公众前来参观，这种开放日一般在每年的同一时间举办。像每年高考结束后各高校的招生咨询日、各企业围绕特定主题在特定时间为公众举办的开放参观活动都为此类型的活动。如2012年8月17日，中核集团在秦山核电基地举行公众开放日活动。浙江海盐县30名企业家、公务员、医生、教师组成的公众代表团，30位核电员工与当地居民联姻家庭的成员以及人民日报、新华社、中央人民广播电台、浙江卫视等多家媒体共同走进核电基地，零距离接触核电，了解核电站工作原理、核安全文化、核电科技创新成果及福岛核事故后秦山核电安全整改措施落实情况。活动期间，公众和媒体记者参观了核电站关键设备模型展厅和模拟机室，观看了核安全科普展板和核电科普短片，并听取了核电与核安全文化专家所作的《秦山核电核安全文化》专题科普讲座。很多参观者表示，通过亲身体验，核电站不再神秘，对核电站的安全性也更有信心。同时，作为本次公众开放日的一部分，中国核能电力股份有限公司在活动期间发布了其首份社会责任报告，展示了核电企业的社会责任理念和实际行动。本次公众开放日是秦山核电基地在福岛核事故之后组织的第二次公众开放日活动。多年来，秦山核电基地在海盐学校、社区举办核电知识讲座、竞赛、科普展览，与当地部门联合举行核电主题夏令营活动等，每年组织约5万名学生和社会各界群众走进基地参观，消除对核电的神秘感。

（三）特殊情况下的对外开放

当社会舆论对组织产生误会，组织发生危机之时，可以邀请相关公众前来参观，眼见为实，这是消除误会、增进联系的最好方法。比如农夫山泉2009年6月份传出水源地污染问题，导致农夫山泉退货事件的发生，形象迅速降低。为了挽回形象损失，澄清谣言，农夫山泉7月份组织消费者和记者前往农夫山泉水源地千岛湖参观水源地，让谣言不攻自破。当然组织如果有值得庆贺的事情，比如有新的科研成果，产量突破，也可采取对外开放参观的公关专题活动，让公众切身感受组织的实力和形象。

专题活动报道

北京市首届“档案馆日”19家档案馆同时对外开放，力争将亲民惠民进行到底[2]———本报5名记者首次以利用者身份亲身体验百姓感受

《中国档案报》王乃迎 宁宇龙 甄学宝 张雨 杨磊

2009年10月16日，是北京市首届“档案馆日”，北京市档案馆和18家区县档案馆同时开展了以“到档案馆来，送你开启历史的钥匙”为主题的系列活动。这一天，本报5名记者一改以往的采访方式，一不事先与主办单位联系，二不出示记者证，而是分别以参观者、利用者等身份“潜入”8家档案馆，以老百姓的眼光观察档案馆的各项工作，亲身体验查阅利用档案的过程。

“服务着实贴心”

在大兴区档案馆门前，工作人员为每一位参观者准备了一个纸袋，里面装有本次活动的具体项目安排、档案小常识宣传手册以及北京市档案局编印的《档案违法案例选编》等。更让人感到温暖的是，每个纸袋里还装有一瓶矿泉水。记者张雨也领到了一个纸袋，跟随群众排队走进了平日里的禁地———档案库房，亲身体验了摇动密集架，为群众查找档案的感觉。同时参加体验的一位来自林校路社区的参观者说：“这密集架还真不轻，摇起来很费劲啊，干档案不容易啊。”摇开的密集架上，一排排排列整齐的档案盒跃然眼前，张雨是大兴人，区域情况熟，便假作利用者咨询工作人员：“A村以前属于孙村乡，但现在孙村乡没了，A村并入了黄村镇，那以前A村的档案还能查到吗？”“当然可以了，就在这边，您过来瞧瞧。”工作人员一下子就找到了原属孙村乡的档案，并打开让记者查看了一些具体文件。张雨在心里给了个“100分”。

图5‐1 参加此次采访的5名记者热烈交流首次以利用者身份走进档案馆的感受

丰台区档案馆在本次活动中最大的亮点莫过于对“奥运缶”的展示。参观群众甚至可以亲手触碰这些承载着中华文明的奥运会开幕式表演的道具。张雨曾做过2008北京奥运会自行车场馆志愿者，在排队等待击缶时，听到前面的来自丰台三小的一名少先队员在体验击缶时兴奋地喊道：“我将来也要参加奥运会！”亲手触碰奥运档案带给参观者的并不仅仅是一种新奇的体验，更是一种心灵上的震撼以及对档案和档案事业的进一步理解。档案就在我们身边，它承载历史，它触手可及。

“查档手续齐全”

装扮成利用者的杨磊一进东城区档案馆的大门，工作人员便在他胸前贴上了一个“小笑脸儿”，这个标志“绽放”在所有进入此馆的利用者胸前，预祝大家满意而归。走进档案查阅室，杨磊发现，许多利用者都对展示的民国学生档案表现出了浓厚的兴趣。在这些纸张发黄、但依旧保存完整的学生档案中，记录着民国时期东城区每所学校学生的基本情况，并配有每名学生的个人照片。一位利用者拿着一本“贝满女中（今北京市第一六六中学）学生档案”翻看着，说道：“这是我的母校，这里面的都是我的师兄师姐啊！”记者也曾经在东城区的学校读书，希望能够查阅到自己当时的学籍资料，但是并没有成功。档案馆工作人员解释道：“目前来到档案馆查阅利用档案的人数越来越多，为了方便大家来到档案馆就能查到自己想要的档案资料，可以先通过电话同我们预约，并说明自己需要的资料，我们将会在一周内通过调卷查档来帮助大家查找所需档案，等一周后您来到档案馆时就可以得到需要的资料了。”现在全国部分医院为了方便群众就医，纷纷推出电话和网上预约挂号服务，使群众不用排队便可挂号看病，想不到档案馆也开设了这项服务，以后就不用为了查档而一趟趟往档案馆跑了。

朝阳区档案馆专门在档案馆大门前设立了服务咨询台，上面整齐地摆放着各种资料供参观者自取，距大门有十几米远的大厅内，众多群众正在排队等候并不时地互相讨论着。记者宁宇龙也排在队伍里，正伸长了脖子想看个究竟。这时，一名身着正装、面带微笑的接待人员走上前来亲切地说道：“您好，参观或者查档请跟我来。”跟随接待人员，记者来到档案查阅大厅，看到几名服务人员正热情地询问每位查档人员的需求，引领他们登记排队。一对刚刚查阅复印完婚姻档案的中年夫妇高兴地说：“没想到，还真挺方便。”记者佯装社区居民提出要查阅父亲的房产证，服务人员说：“查阅房产证明等材料，要本人携带有效身份证明才可以，直系亲属查阅需要公安局派出所开具的直系亲属关系证明及个人有效证件。”记者继续坚持：“我查的房产证是我父亲的，而且今天查不到就耽误大事了。”工作人员也坚持说：“先生，不好意思，为了保证公民的隐私权及相关合法利益，我们必须严格按照规定办。虽然我很想帮您，但您也必须带齐所需证明材料，查阅各类档案所必须的材料说明请向服务人员索取。”虽然查档未果，但心里十分高兴。在经济社会飞速发展的今天，如何做到既保证公民的知情权又同时保护了公民的隐私权及相关利益，只有依靠合理、合法并严格执行的规范程序，这一点对于档案工作来说更加重要。

“档案确实有用”

记者甄学宝跟随利用者人群走进北京市档案馆档案利用大厅，发现中央电视台的记者正在采访一位老人。经了解，老人叫王大中，今年74岁。他的姐姐在台湾，解放前去台湾时改名为苗玉洁。如今想将姓改回来，可是当地认为没有证据不能改。在派出所同志的指导下，王大中老人在儿子和女儿的陪同下，到北京市档案馆查到了自己的家庭档案。证明自己的姐姐的确叫王玉洁。王大中把记者当做朋友般地诉说道：档案确实有用，档案馆同意为他提供他家庭档案的复印件，这对他姐姐改回“王”姓有所帮助。查阅处工作人员艾琦回答利用者的提问时说：“每个工作日，档案馆都提供免费档案查阅服务，并非只在档案馆开放日才对外开放。”记者听后不禁想，“免费”已经是为百姓着想，要是工作日以外的休息日也能安排急事特办，不就更加完美了吗？

记者王乃迎久慕档案刊物《西城追忆》的盛名，自告奋勇前往西城区档案馆，恰巧遇到前来参加《西城追忆》暨档案编研座谈会的50余位各界来宾正在会议室中座谈，遂以历史爱好者的身份坐到一角，倾听常人春、崔普权、刘嵩昆等知名民俗研究者的谈话。他们就史料的研究性开发和档案馆与口述历史传承的话题议论纷纷：“档案馆不能只是让人受教育的场所，还应该建成提供休闲文化享受的地方。”“通过史料满足人们追思往事的情感需求，让档案史料成为老年人怀旧忆旧、青年人认识历史的文化产品。”“档案史料对于历史研究和民俗研究者而言，就像空气和水一样，永远离不开”。原计划10点结束的座谈会一直开到11点半，大家的发言让记者感受很多。如今，怀旧不仅是老年人的专利，生活节奏越快，人们就越爱怀旧。回忆往事、怀念故人越来越成为一种普世情感，档案馆如果满足老百姓这方面的情感需求，就会更有人缘。档案馆是个怀旧的好地方，这里有往事与旧景，有沧桑感和厚重感。

根据报社策划的首次“暗访”任务的安排，5名记者最后进行了随机调查，调查结果显示，参加“档案馆日”活动的利用者每10人中，进过档案馆的不足1人，而通过展览、媒体宣传等形式对档案工作有所了解的有3～4人。当记者向周围人提出“来档案馆干什么”的问题时，八成以上受访者回答“查档案”。“查档案”的原因五花八门，落实各类待遇、解决民事纠纷、证明婚姻关系3项占绝大多数。在距各家档案馆1公里以外的地点，记者问周围群众：“您知道所在区档案馆的具体地址吗？”在接受问询的50位群众中，能够答出正确地址的有4人，占8％ 。记者感到，对普通百姓而言，档案馆最大的吸引力在于“档案有用”；近年来，社会档案意识有所提高，但还远未“深入人心”，开展“档案馆日”这样的宣传活动非常有必要、非常有意义。

北京市首个“档案馆日”活动结束了，记者参与的仅是全部活动的一小部分，但感受颇深。今天的档案馆不同以往，正从高楼深院走向社会大地，正从殿堂变成“店堂”。这一切来自档案工作者的开放意识和亲民作风，有了这一点，首都天天都是“档案馆日”。

[1] 摘自：陈佳、彭美、邓月：《40余网友走进党的外交部》，南方都市报，2011－04－02。

[2] 原载于《中国档案报》2009年10月26日，总第1918期，第1版。