信息资源共享下高校档案管理模式创新思考

徐秀娟

(浙江科技学院档案馆)

摘　要:传统的高校档案管理模式已经不能满足当前高校教学以及管理等各项具体工作的需求，因此，高校应顺应当前信息资源共享的趋势，对自身的档案管理模式加以创新。基于此，需要重点分析当前制约其创新的因素，如服务意识差、高校间信息资源共享机制不健全、相关技术落后、人才基础跟不上等，从而提出具有针对性的创新路径。

关键词:信息资源共享　高校　档案管理　创新

随着信息化向档案资源管理工作的渗入，档案用户的满意度能够得到一定程度的提高。此外，基于信息技术，档案管理工作能够实现向纵、深以及横向上的全面发展，充分发挥自身信息资源共享的社会价值。在任何社会，高校都是一个信息资源高度集中的机构，其在社会的信息沟通、交流中起着主要的作用，能够在一定程度上影响国民经济的发展。实现信息资源共享是高校档案管理模式的必然发展趋势，是高校自身发展、社会经济发展的必然需求。

一、高校传统档案管理模式中制约因素

随着信息技术的发展与电子档案管理的全面普及，档案信息资源共享的必然趋势，也是为方便人们的生活，提升人们的办事效率的必经之路。因此档案管理人员必须要对传统的档案管理模式加以创新。为此，有必要找出传统管理模式与现代电子信息技术管理的差异性，分析它们的利弊性，从而探索出一种更高效便捷的档案管理模式。档案的信息化管理与传统档案管理相比，有如下不同特点:

(一)在归档时间管理上

传统的纸质档案归档管理，由于各部门的档案数量不同、类别不同等因素的制约，档案管理部门在收集各部门的档案时，为了避免收集时间上的冲突，都要提前制订计划和安排好各部门的不同归档时间，有利于有序地归档。这纯纸质交档过程规模大，相当耗时费力。而信息化的电子档案交档，可以通过网络把文件发送给档案管理机构并进行电子归档，这节约了很多送档以及打印档案的时间，这种电子归档基本上代替了纯纸质的交档方式，极大提高了归档效率。

(二)在资料保管方面

由于目前我们信息化程度不高，电子文件保管的水平不够，在现有信息化水平下，一些纸质文件还是存在的，这些纸质文件作为凭证存在，才能承认电子文件的法律效力，所以档案基本上实行“双套制”管理，即纸质文件与电子文件同时保存。近几年，学院各部门在提交必需的纸质文件外，其他文件都交电子版文件保管。我们在电子文件上进行加密技术处理进行保管，提取利用时保证数字档案的安全。由于档案信息的数字化存储，节约了存贮空间。

(三)档案的利用服务上

数字化档案的出现，意味着档案管理模式从实体档案的保管和利用为重点转向档案信息的数字化存储和提供服务，教学评估、检查，科研项目的审核、鉴定，学校固定资产检查，基建项目档案的验收等所需提供的资料，很多纸质档案不用频繁借出扫描、复印，只要提供档案数字化文稿就可，这样既保护了原件，又节约了资源。

(四)档案管理人员自身素质上

高校现有的档案管理人员组成主要为两大部分。一部分为具有一定档案管理工作经验和资历，但是非档案管理专业的教职人员;另一部分为档案管理专业毕业生，一般为青年职工。对于传统的档案管理工作，如收集、整理及归档等，这两部分人基本能够胜任。但是，在档案的数字化处理、开发、维护及数据库建立(主要用于档案信息的导航与共享)上，现有的工作人员无法应付。其不具备信息化管理专业的相关知识，不能及时、准确地解决在档案信息资源共享中出现的各种信息运行上的问题，大大降低高校档案信息资源共享的品质。作为档案管理人员，需要提升自身的业务水平，掌握数据库管理的新技能，积极参加档案业务培训，与时俱进，及时归档并数字化，为师生提供个性化服务，提高服务价值。

二、信息资源共享下创新高校档案管理模式的路径浅析

在信息资源共享的倡导下，高校档案管理模式应当对以下方面加以创新:

(一)强化服务意识，促进信息服务的多样化和全面化发展

档案作为一种工具，其重要性不仅体现在对信息资源的记录与保管，更为重要的功能是服务。高校档案资料因其自身的丰富性、全面性，其服务的群体较为广泛，不仅包括本校的师生，还面对社会各界提供信息服务。如社会用人单位需要高校提供该毕业生的学籍、学位等档案资料来核实毕业生的学历真伪;在校学生考研、出国留学、找工作或毕业证遗失补办等需要学校提供其在校的成绩、学历学位等证明材料;提供学校教师职称评审的科研论文与奖励等方面的数字化信息材料证明。我们档案馆都做了前期的个人资料的数字化建设，通过档案系统查询，可以立即搜索到个人资料，打印即可提供给老师利用。学校周年庆典前夕，我们档案馆提供了学校校友的班级、户籍信息以及学校发展沿革的数字化扫描材料，协助校友办做好学校庆典准备工作。我们利用在线系统查询工具，及时出具了档案电子信息材料，通过签章，提供了证明材料。实现服务的便捷性、及时性与共享性。

(二)从制度建立与平台构建上促进高校间信息资源的共享

为了促进高校间档案信息资源的充分共享，首先我们高校间要有一个统一的档案管理网络化建设和资源共享的组织协调机制。目前我们各档案管理部门也缺乏合作意愿，基本是呈封闭式的管理模式，信息共享度不够，在这信息时代，各高校有必要借助先进的通信设施和技术手段，建设高校档案信息网络平台，实现高校间档案信息资源共享。高校档案管理信息网络平台建设离不开强大功能的档案管理信息网络软件，这种软件适用于对不同密级档案信息交流使用。各高校之间的不同，则使用的档案管理信息软件要求也不相同。要建立高校网络化协调机构，通过一系列的规范与标准，改革当前各自为政的局面，建立一个规范、统一的高校档案网络，加强标准化建设，如网络通信与数据库标准、计算机软硬件标准、网络传输标准、机读格式等标准化。才能真正实现档案信息资源共享。

(三)将数字化技术全面引入高校档案管理工作中

为尽快实现高校档案资源的信息共享，必须要对其现有的档案管理与服务技术进行创新。这就需要将以数字化技术为基础的信息化技术全面引入高校档案管理工作中。具体来说，各档案管理机构加速硬件配置的更新。档案信息网络需要有一个完善的软硬件技术环境。高校档案管理机构除了要做好一般的档案管理工作外，如针对纸质档案资料，除了收集、分类、建档等传统操作外，还要积极借助电子计算机、扫描仪等现代化硬件基础设备，来创新与完善上述基础工作，即对档案资料进行数字化处理。档案数字化的关键是要将室藏档案原件通过扫描仪输入计算机，转化为数字影像文件存储起来，逐步实现档案信息的全文检索，通过这一创新，能够为高校档案信息共享打下良好的基础。再者，高校应建立以信息共享为目的的高校联网平台。通过网络平台，实现线上的实时查询，高校间可以借助数字化的信息平台来实现相互之间档案信息的自助式查阅，实现档案信息服务社会化。

综上所述，在信息资源共享下，高校档案管理工作需要做出创新。为此，需要对当前制约模式创新的因素进行挖掘，从而找到具有针对性的创新路径，最终实现高校档案管理与信息资源共享的充分融合，促进前者社会价值的充分体现。