基层环卫处所档案工作中存在的问题及建议

薛　珍

(宁海县环境卫生管理处)

摘　要:当前，基层环卫处所档案管理中存在归档范围不统一、归档文件材料不完整不齐全、档案管理安全性不强等现象，亟须采取相应措施加以改善。

关键词:基层环卫处所　档案工作　问题　建议

作为城市管理中的一项基础工作，基层环卫处所主要承担市容环卫管理工作任务，在环境卫生管理的日常工作中所产生的各种文件材料，都应完整地保存下来，加以科学的管理和利用。

一、基层环卫处所档案工作中存在的问题

(一)领导档案意识不强，档案人员素质不高

随着城市的现代化进程加快，档案管理在基层环卫处所基础管理工作中显得越来越重要。但由于基层环卫工作任务繁重，档案管理员素质参差不齐，存在两大问题:一是领导对档案管理的重要性认识不够，对档案管理的投入不足;二是基层环卫处所兼职档案管理人员往往不是专业出身，缺乏专业技术培训，业务素质普遍不高。

(二)档案不够完整齐全

基层环卫处所档案工作中，归档材料涉及上级单位下发文、同级单位往来文件、本单位发文、环卫设施设备采购、道路公厕河道保洁合同及协议、垃圾中转站改建工程图纸等。有三点原因导致归档文件材料不完整，一是材料不齐，例如归档的城区公共厕所改建图纸，设计图纸、竣工材料齐全，在施工中对原有图纸进行部分修改，存在口头表述等情况，未产生变更联系单，因此在归档文件材料中没有统一纳入，导致实际工程与归档文件材料不符。二是材料有破损，例如有些材料由一线环卫作业人员组织收集，在保洁工作中随身携带，上交归档时纸张严重破损，看不清楚字迹，也有直接将传真等不易保存的材料作为归档材料，需要档案管理人员采取沟通确认、整理、复印、贴补等二次作业还原本来数据，浪费时间又降低工作效率。三是材料缺少，例如基层环卫处所日常工作繁杂，报表内容细种类多，收集材料比较零散，导致档案散失。另外，当事人容易把一些重要的个人档案自己保存或者拒绝归档，导致部分人事档案不全。

(三)档案安全性不强

除去自然灾害和人为破坏等对档案安全性产生严重威胁外，基层环卫处所自身档案设施建设管理已成为安全弱点。档案库房较之其他办公区域，更加简陋，档案保管设施陈旧，安全性差，比如有些库房设在办公楼底层，南方地段夏季雨水多且湿气重，防水防潮效果不强。另外老式库房采用木门开关，未用铁皮和钢筋等焊接加固，未安装保险锁及报警器等，发生偷窃事件时失窃率较高，蚁患率较高，基层环卫处所档案管理“八防”工作仍需进一步加强。

二、加强基层环卫处所档案工作的建议

(一)加强领导，强化环卫档案集中统一管理

加强基层环卫处所档案工作的组织领导，保障档案工作依法开展，设立档案管理领导小组，配备档案管理员，明确岗位职责，层层落实岗位责任制，督促强化文件材料归档及其他档案事务管理，完善基层环卫档案管理体系，将档案建设管理纳入本单位年度考核目标，以制度约束人，以奖罚激励人，抓重点、抓长效，使环卫档案管理工作进一步科学化、规范化、精细化。

基层环卫处所要切实落实档案集中统一管理措施，一方面建立档案机构，集中管理环卫档案，确保环卫档案管理统一性，明确档案集中统一管理是分阶段、分层次进行的，由个人移交至分管科室，再送达办公室，最后由本单位建立档案室集中统一管理，杜绝承办部门或个人分散保存现象。同时，根据问题的重要程度划分保管期限，对于永久保存的档案，在档案室保存一定年限后移交档案馆，以确保对国家和社会具有保存价值的档案永久留存。另一方面完善环卫档案管理制度，根据本县市容环境卫生规划内容，参照省市相关标准，制定统一的环卫行业规章制度和业务技术标准，实行统一监督和政策指导，用法治手段实施环卫行业档案工作的统一管理。

(二)稳定人员配备，落实环卫档案基础设施保障

落实档案管理人员、档案设施、制度三项保障，积极促进基层环卫处所档案工作顺利开展。一是配备足额档案管理工作人员，从事环卫档案管理岗位，环卫处下属各科室配备兼职档案员，完成本科室档案收集、整理、移交归档等任务，对于实施市场化保洁的基层环卫处所，各中标保洁公司设立档案管理员，负责环卫保洁承包任务中所有材料归档及保管，严格定人、定岗、定责，人员更换需做好相关档案交接工作，杜绝断岗现象，确保环卫档案的连续性和整体性。二是设立档案室，基层环卫处所需严格按照《档案库房技术管理暂行规定》要求，完善日常档案管理设施配置，落实库房管理工作，配备密集架或档案箱等档案存放器具，添置恒温除湿设备，做好档案“八防”工作。设立专项资金，用于环卫档案信息化建设。三是坚持“安全第一，预防为主”的方针，树立积极预防、综合防范意识，建立健全安全长效保障机制，落实登记、借阅、保密等各项档案管理制度，采取备份、审批等流程完善信息档案安全管理措施，严格执行环卫档案法制管理体系，提升档案管理水平，确保安全保管。

(三)加强宣传教育，提高环卫档案队伍综合素质

在宣传报道道路公厕河道保洁、垃圾压缩转运处置等环卫基础作业的同时，加大环卫档案管理的宣传力度，营造全民认识环卫档案建设的重要性和支持环卫档案工作的良好氛围，从微角度入手，坚持做到两点:一是加大宣传力度，通过网络、电视、报刊、宣传窗等载体积极开展对外宣传市容环卫管理中优秀档案范本及档案工作对环境卫生管理的促进作用，提高全民对环卫档案工作的普遍认知度;二是建设战斗型环卫档案工作队伍，提高专兼职环卫档案管理员的知识储备，激发其工作主动性，进一步促进环卫行业档案管理工作的持续发展。