（一）接收要求
为保证接收工作的顺利进行，档案馆在接收档案时，一般应符合如下要求：
1. 档案收集完整。进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性。一个全宗范围内文书档案、科技档案、音像档案和实物等各种门类和载体的档案应作为一个整体，统一移交给一个档案馆。
2. 限制利用意见明确。对自形成日期满30年仍能对外开放的档案，各有关单位应在移交时提出明确的控制利用意见。政府信息公开部门应对移交档案中涉及政府信息的，书面告知其原有公开属性。
3. 档案整理编目规范。档案由有关单位收集齐全、并按规定进行系统整理。
4. 档案检索工具齐全。接收立档单位档案的同时，应将其编制的组织沿革、全宗介绍、案卷目录等有关检索工具以及与全宗相关的各种资料一并接收。
5. 清点核对手续完备。档案移交时，交接双方必须根据移交目录清点核对无误，并在交接文据上签字盖章，一式两份分别由双方单位保存。档案交接文据见表3-1。
表3-1 档案交接文据
（二）接收期限
为了保证国家档案馆馆藏档案有稳定而可靠的来源，同时也为保证国家档案得到安全保管和有效利用，各机关、团体、企事业单位和其他组织，应当按规定定期向有关的国家档案馆移交档案。
根据《上海市档案条例》规定：各法人和其他组织应当按照下列规定向有关档案馆移交档案：
1. 列入市综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满20年，向市综合档案馆移交。
2. 列入区、县综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满10年，向区、县综合档案馆移交。
3. 列入专门档案馆收集范围的档案，自形成之日起满6个月，向专门档案馆移交。
4. 列入部门档案馆或者企事业组织档案馆收集范围的档案，于形成之日的次年6月30日前向部门档案馆或者企事业组织档案馆移交。
5. 列入综合档案馆收集范围的撤销机构的档案和非常设机构组织，或者承办的重要会议、重大活动的档案，应当自机构撤销或者会议、活动结束之日起六个月内向有接收该档案任务的综合档案馆移交。
6. 部门档案馆中列为永久保管的档案，在本馆保管满30年，应当向市综合档案馆移交。国家另有规定的除外。
原则上，立档单位必须按规定无条件地将应当进馆的档案定期向有关的国家档案馆移交，各专业主管部门无权在档案定期移交问题上再自行制订与《档案法》及其《实施办法》不一致的规定和办法。但对于专业性较强或者需要保密的档案，立档单位经同级档案行政管理部门检查和同意，可以延长向有关档案馆移交的期限。对于已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。列入综合档案馆收集范围，依法可以随时向社会开放的档案，可以提前向综合档案馆移交。
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