如何利用系统实现网上办公和网上服务

如何利用OA系统实现网上办公和网上服务

白　兢

(科学技术发展研究院)

网上办公和网上服务的宗旨体现在三个概念上:办公规范化，办公计划性，办公与服务便捷。

办公自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公自动化英文为Office Automation，简称OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其他先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。

一、典型的办公自动化软件体系结构

办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助作用来完成。

人是系统的第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要增加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其他设备维护人员等。

技术设备是系统的另一因素。设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等。

显然办公自动化这一人机系统，人、机缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。

早期的办公自动化软件主要为完成文件的输入及简单的管理，实现文档的共享及简单的查询功能。随着数据库技术的发展，客户服务器结构的出现，OA系统进入了DBMS的阶段。办公自动化软件真正成熟并得到广泛应用是在Lotus Notes和Microsoft Exchange出现以后，它所提供的工作流机制及非结构化数据库的功能可以方便地实现非结构化文档的处理、工作流定义等重要的OA功能，OA应用进入了实用化的阶段。随着管理水平的提高，Internet技术的出现，单单实现文档管理和流转已经不能满足要求，OA的重心开始由文档的处理转入了数据的分析，即所说的决策系统，这时出现了以信息交换平台和数据库结合作为后台，数据处理及分析程序作为中间层，浏览器作为前台(三层次结构)的OA模式，在这种模式下，可以将OA系统纳入由业务处理系统等系统构成的单位整体系统内，可以通过OA系统看到、分析、得到更全面的信息，它涵盖日常办公管理的基本用途，具有较强的通用性。

二、办公自动化的内涵和外延

在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互联网技术的发展，人们对办公自动化的认识也越来越清晰，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网(Intranet);从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公;从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。

办公自动化建设的本质是以提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累，技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累、沉淀，办公自动化才能发挥作用。

办公自动化的灵魂是软件，硬件只是实现办公自动化的环境保障。数字化办公的两个明显特征是授权和开放，通过授权，确保信息的安全和分层使用，使得数字化办公系统有可以启用的前提;通过开放，使得信息共享成为现实。

三、办公自动化技术的三个层次

OA系统，信息管理型OA系统和决策支持型OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。一体化OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统，使办公信息的流通更为合理，减少许多不必要的重复输入信息的环节，以期提高整个办公系统的效率。

一体化、网络化的OA系统的优点是，不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界的信息沟通，使信息沟通的范围更广，能更方便、更快捷地建立远距离的办公机构间的信息沟通，并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。

第一个层次

OA技术分为三个不同的层次:第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统。办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可做成应用软件包，软件包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统(如全文检索系统)、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。为了提高办公效率，改进办公质量，适应人们的办公习惯，相关部门要提供良好的办公操作环境。

第二个层次

信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加，办公人员在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统是把事务型(或业务型)办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放有关单位的日常工作所必需的信息，例如，在我们学校，这些综合信息包括政策，法规，管理办法，办事指南，有关上级部门和下属单位的公文，信函等。作为一个现代化的大学，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，就必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务型OA系统基础之上，它构成信息管理型的OA系统。

第三个层次

决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理型OA系统的基础上，它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，做出相应的决策。随着三大核心支柱技术:网络通信技术，计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点:

(1)集成化。包括软硬件及网络产品的集成，它们人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，它们共同组成“无缝集成”的开放式系统。

(2)智能化。它面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如:汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。

(3)多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

(4)运用电子数据交换(EDI)。通过数据通信网，在计算机间进行交换和自动化处理。

四、创造一个集成的办公环境

办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。

具体来说，主要实现下面七个方面的功能:

(1)建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

(2)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在学校内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

(3)实现工作流程的自动化。这牵涉流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，以实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，对这些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

(4)实现文档管理的自动化。可使各类文档(包括各种文件，知识，信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个单位的文件柜里。因此，文档的保存，共享，使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度，文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。

(5)辅助办公。辅助办公牵涉的内容比较多，像出差、会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等，通过信息化辅助办公系统，可以实现这些辅助办公的自动化。

(6)信息集成。每一个单位，都存在大量的业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和应对能力。

(7)实现分布式办公。即要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。目前，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。