信息资源采访工作的主要内容

3.1.4　信息资源采访工作的主要内容

信息资源采访工作内容丰富繁杂，涉及面广，既有政策法规的制定，又有具体信息资源的采集。我国高校图书馆的采访工作，依图书馆规模的大小、采访工作量的多少，其内容的划分有所不同。规模大、采访工作量多的高校图书馆，其工作内容划分较细；规模小、采访量少的高校图书馆其工作内容划分较粗。

不论高校图书馆对工作内容的划分是详还是略，采访工作都应包括以下主要内容：

1.制定采选方针及文献收集标准

主要包括：文献采选的基本原则；各学科文献采选的原则及标准；各类型出版物的采选原则；采选文献的结构；复本量；文献采访方式及渠道；文献采访的工作流程；文献采访岗位的工作职责及要求；文献采购经费的管理及使用等。

2.编写文献采购经费预算方案

包括：馆藏建设和读者对文献的需求；上年度经费的使用情况；图书馆文献信息资源建设面临的主要问题及可能带来的严重后果；经费预算及其可行性分析。

3.建立文献采访管理制度

包括制定高校图书馆文献采访工作规范；建立文献经费管理制度等。

4.书目信息收集

通过各种渠道积极收集国内外的书目信息，保证书目搜集的完备性和准确性。

（1）掌握各种书目信息的来源及渠道。国内中文出版物主要书目信息的类型包括邮发书目、书店书目和出版社书目，还有专题性书目、回溯性书目、参考性书目、报刊书评、网络书目信息和其他信息等。国外出版物的书目信息主要有发行商书目、出版社书目、书评报道、在版书目、网上信息、国际交换目录等。

（2）注重对各种专业出版机构书目信息的搜集，尤其注意知名出版机构的书目信息的收集。

（3）通过订购、免费获赠、展会搜集等各种方法收集书目信息。注重书目搜集现代化手段的应用，熟练掌握主要的网络搜索引擎，了解主要的专业网站、数据库的使用方法。

（4）加强对各类型出版机构书目信息的评价，包括：书目信息是否完备准确、及时；评价内容是否恰当等。

5.调查、收集和研究读者的信息需求

通过对读者需求信息的搜集，为馆藏文献信息资源建设提供准确的参考数据。提高文献采选质量，满足读者的阅读需求。

（1）制订调查方案及调查方法 调查方案主要包括调查的目的、调查规模、调查范围、调查方法、人员安排、时间进度、分析报告等。

（2）方案实施 根据确定的调查方案、实施细则将各项工作分配到相关部门及相关人员。

（3）工作进度定期检查 了解并解决工作中出现的问题，建立内部反馈机制，加强与各工作部门的沟通及反馈，使调查工作顺利进行。

（4）完成读者调查报告 汇集调查数据、分析统计结果，提出工作改进的方法和措施。

6.浏览各类书目，进行文献选择

通过对搜集到的各种订购目录进行圈选、确定需要采集的文献。在实际工作中，根据各高校图书馆的实际情况，可采取文献初选、复选和终审三个流程，或者简化为初选与复选两个流程。文献初选就是由图书馆采选人员对本馆所需文献的初步选择。包括：整理订购书目、圈定所需文献、确定入藏复本量、订单检查与整理等内容。复选是馆长或采访主审对采选人员所做的文献初选书目进行全面审核，对出现的问题予以解决，并完成订单的确定工作。包括：核查初选书目是否达到本馆的入藏标准、所选文献是否合适、是否有文献内容或对象不符合本馆收藏标准的情况；对漏订和误订的文献是否及时进行处理；从文献的价值和实际需求、经费及书库情况出发，核查初选书目的复本量是否恰当，特别是高价文献的复本量是复选核实的重点；对每批订单的整体情况做出记录，包括每批所订文献的种数、册数、总价格。终审是对每一种文献是否购买做出最终的决定。一般只对贵重文献和特殊文献、采选人员提出的疑难问题、文献采选中需要馆级解决的问题等进行统一协调和处理。

7.制作、发送订单

文献采选订单也称订购目录，是图书馆订购文献时所使用的目录。通过制作、发送订单等工作环节，来完成文献的订购工作。订单的制作包括查重、订单的计算机录入、核查、生成订单和打印等主要内容。

网上采购是指直接登录网上书店网站，浏览书目信息，选定文献后放入“购物篮”，经查核后提交订单。

文献采选订单可采取手工、电子或网络等方式进行发送。

8.政府采购

按照国家相关法律法规的规定，高校图书馆使用财政性资金采购政府采购目录以内的或者采购限额标准以上的文献，都应该采取政府采购方式采购文献。高校图书馆可根据不同的采购环境、采购对象等合理选择公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价以及政府采购监督管理部门认定的其他采购方式等政府采购方式采购文献。

9.验收、登到文献

验收文献是指高校图书馆所订文献到馆后，由验收人员对文献的数量、质量、价格等进行的核查工作。主要是核查订单、到货清单和文献，核对三者是否一致，文献的质量、数量是否达到入藏要求，文献价格是否有误。

登到文献，又称藏书登录、登记、记到等，是对图书馆入藏的所有文献进行登到。分为总括登到和个别登到两种，登到要做到及时、准确、完整、一致。总括登到在每批文献验收后进行，反映每批图书的入藏情况，登到项目有入藏时间、总括登记号（批次号）、来源、发货单据号、总种数、总册数、总价格、内容、个别登记起止号等。个别登到在总括登到后进行，按文献的个别登录号进行登到，一般包括登记日期、个别登录号、书刊名、著者、出版者、出版年、单价、来源、注销号等项目。

10.开展文献的赠送和交换等工作

11.经费使用管理与财务结算

依据年度采购计划，有步骤地合理使用经费。定期对经费的使用情况进行检查，定期与财务人员对账，以准确掌握经费的使用情况。认真核对购书清单的价格和书价，按实际验收的金额同供书单位结账，并验收发票；严格遵守财务制度，及时办理请款、报账手续。保证账目清楚，一切手续和凭证符合财务管理要求。按要求做好经费统计，每年对经费的支出情况进行统计分析。定期检查购书经费使用、报账等方面的情况。

12.定期对未到馆的文献进行清查、做好文献采集的查漏补缺工作

13.建立采访数据档案

建立书商档案、重要读者档案、订购档案、财产档案等采访档案。

根据上述采访工作内容，通过科学的分工，组成一个合理、有序、高效的采访系统，才能达到采访的目标和理想的效果。

我国高校图书馆的采访业务，因图书馆管理模式、机构设置和采访工作内容的不同，有着多种不同的分工方式。

按照文献信息资源的类型进行划分：可分为图书、期刊、电子资源、非书资料四项。

按照文献信息资源的语种进行划分：可分为中文与外文信息资源采访两项。在我国高校图书馆采访方式中，这种方式最为普遍。主要原因在于中文与外文信息资源的出版发行渠道、采购方式，甚至对采访人员基本素质的要求有着相当大的差别。

按照文献信息资源的来源进行划分：可分为订购、赠送、交换三项，主要为订购，赠送与交换因为工作量较少往往归为一项。

高校图书馆为了保证文献信息资源的采访质量，一般都从行政管理上形成分层负责的组织管理机制。我国高校图书馆一般都有图书馆委员会——图书馆馆长——文献信息资源建设小组——采访主管——具体采访人员的分层负责制度，配合适当的采访政策、合理的分工，从而达到优良的绩效和成果。