论文书立卷

论文书立卷

陈作明

一、文书立卷的对象与性质

文书立卷指的是把处理完毕但仍有保存价值的单份文件，按照规定的基本要求，组合成案卷的一项技术工作。这里着重对其中文书立卷的对象——处理完毕仍有保管价值的文件以及立卷工作的技术性质作一阐述。

（一）文书立卷的对象

在这个问题上需要研究的是什么叫“处理完毕”，习惯的说法是：“处理完毕不是指文件内所说的事情已办理完毕，而是指文书处理程序上已经办理完毕。”^[1]笔者对此有不同看法。文书是人们在开展一项具体的工作中为了交流思想、记录和反映情况而产生和使用的一种文献，是完成一项具体工作任务的智能型工具。它的作用与功能具有针对性和局限性，当该项具体工作任务完成之后，文书的历史使命便已实现，文书的寿命随之告终。其中对人们今后的实践活动无查考价值的可以作废纸处理掉，仍有查考价值的就被转化成档案而保存下来。档案则是人们完成各项工作任务的历史记录，它的作用和功能没有具体的针对性和局限性。如，为完成一项政治工作任务所产生的文书，当它转化为档案之后，不一定只在政治工作方面有查考价值，即使是用于原来的那一项政治工作任务之中，也已经不具原有的那种交流思想和记录反映情况的作用了，而主要在寻找历史轨迹或提供历史凭证方面具有实际价值。由此可见，文书与档案虽然是同一物体，但由于它们处在两个不同的发展阶段，已经成为两个不同性质的事物。类似这种情况，无论在社会中还是在自然界中都有存在。一个剥削者被改造成为自食其力的新人，虽然同是这一个人，但他已经成为一名不同性质的社会成员了。古人云：“旬内为荀（笋的古写——笔者注），旬外为竹，故从旬。”说的是笋出土之后十天左右就质变为竹了，不管它有没有抽枝长叶。这类例子很多，不一一列举了。

既然文书立卷意味着文书生命周期的告终，那么所谓“文书处理完毕”就应当是文书完成了它的成文目的，或者是“文件内容所谈的事情已经办理完毕”，而不是“文书处理程序的完毕”。这是因为，文书处理程序的完毕，同文书生命周期的终结没有必然的联系，当然也同文书转化为档案没有必然的联系。事实上，每一份文书的处理程序基本上都可以在当年度结束，但是有些文书却不能在当年度立卷。例如，跨年度的案件所形成的文件要放到结案的年度立卷，这就同“处理完毕（仍有保存价值）的文件必须立卷”的命题相矛盾。只有把“处理完毕”解释成为完成了成文目的（或使命），才能同文书转化成档案发生必然的联系，才有必要和可能立卷。而且，对于一些特殊情况也能作出科学的解释。例如：

1.在实际工作中，绝大部分文书是分年度（成文年度和文书内容针对年度）立卷的，其中必有一些文书未能处理完毕而立卷了，这如何解释？首先应肯定这部分文书并未处理完毕，因而还未转化为档案。对于这种情况，我们可以用马克思主义的哲学思想来解释：一事物转化为另一事物不总是一刀切的，新事物中总会含有某些旧事物的因素。当一个年度的文书作为一个整体转化成档案后，其中含有少量未转化成档案的文书，这是符合事物发展规律的正常现象，是可以理解的，而且随着时间的推移，这种转化会越来越彻底，这也是可以预料的。

2.有一些文书在收进或发出之后尚未处理就“立卷”了，这如何解释？在正常情况下，文书立卷大都经过从平时归卷到归档前的正式立卷这样一个过程。确切地说，那些文件只是平时归卷而不是正式立卷。这是为了使立卷归档的文书保持完整整洁而采取的一种变通措施。采取这种措施是有条件的。第一，要有重份文件，如果只有单份文件，当然不可能不办理而先归卷。第二，在文件办理过程中没有产生值得归档的办理记录（例如领导人的重要批示和承办人的办理情况记录等），否则就应当用载有批示和办理情况记录的文件去替换已归卷的文件。这就意味着原先的归卷工作无效，同时也证明文书处理完毕后才能立卷的命题是成立的。

（二）文书立卷的技术性

文书立卷是一项技术性很强的工作，这是公认的。它的技术性主要表现在两方面：一是系统化（或有序化）技术。文书立卷不是任意凑合，而是要做到系统有序，便于保管和利用。这就要运用系统化技术，在这里具体指的是分类技术。立卷本身也是一种分类，每一卷文件就是一小类文件。二是鉴别文书保管价值的技术。在立卷过程中要清除不必归档保管的文书，对于组成的案卷要确定保管期限，这就要运用鉴别文件保管价值的技术。与此有关的是，技术性工作需要理论作指导，因此，文书立卷也有理论问题。文书立卷的理论主要是指对文书立卷基本要求的抽象和对立卷基本方法的概括。文书立卷的基本要求和基本方法的科学抽象和概括，是对文书形成发展规律和档案查找规律的认识，能够指导各个机关和社会团体以及各个企事业单位的各类文书的立卷工作。它具备了理论的各种特点，应当承认其理论地位，只不过是一种应用理论罢了。这样认识问题才是符合实际的，对深化理论研究和指导实践活动也才是有益的。

二、文书立卷的基本要求

把单份文件组合成案卷，是科学管理档案的需要，因为档案是以卷为单位进行管理的。

文书立卷的基本要求也可以说是管理档案的基本条件，是根据文书的发展规律和管理档案的实际需要概括出来的。人们一般把文书立卷的基本要求规定为：遵循文件形成规律，保持文件之间的联系，使组成的案卷便于查找和保管利用。这个基本要求对任何单位的任何文书立卷都有指导意义，所以说它具有文书立卷应用理论的特征。这个基本要求含有两层意思：一是立卷的指导思想，二是立卷的目的要求。

（一）指导思想

指导思想的核心是保持卷内文件之间的联系，特别是本质联系。从哲学上说，同一性、一致性与互相联系等，说的都是同一个意思。文书立卷工作中所谓保持文件之间的联系，起码要求卷内文件具有某一方面或若干方面的同一性。所谓按六个特征立卷，就是从文件的六个方面去寻找同一性。然而，保持文件之间某一方面或某若干方面的同一性，不是任意的，而是要根据文件的特点精心选择的。选择得好就保持了文件之间的本质联系，选择得不好就不能保持这种联系。这种精心选择的根据就是各种不同文件的特殊的形成（和发展）规律。文书的形成有一般的规律性，比如它总是为了解决社会实践活动中的某一特定的具体问题而产生的，并且随着这个具体问题的解决而终止。这一形成规律使文书从整体上产生了自己的特点，构成了其同图书、档案等事物的区别。同时，各种不同的文书还有其不同的形成规律。比如，为了解决不同的具体问题必然会形成不同内容的具体文书；不同用途的文书要使用不同的文种；不同内容的文书往往有不同的成文过程，有的要经过会议表决通过，有的可以直接由领导人签发，有的单独创稿，有的依据其他文书而产生，如此等等。不同文书各自不同的形成规律，构成了文书家族中的不同的类别差异，具有不同的特征。这些不同的特征就是文书立卷工作中保持文书之间本质联系的根据。人们通常所说的要根据不同文件灵活地选择不同的特征立卷，就是这个道理。由此可见，遵循文件形成规律同保持文件之间的本质联系，两者具有一定的因果联系。遵循不同文件形成规律方能保持文件之间的本质联系，要保持文件之间的本质联系，必须遵循文件的形成规律。

（二）目的要求

文书立卷要达到的目的要求就是便于查找和保管利用。具体地说，主要有以下三点：

1.每一个案卷必须各具特点。这就要使每一个年度中的每一案卷各有不同的内容成分，并且概括出各不相同的题名，能够各自表达相对独立的概念。如前所说，文书立卷也是对文书的一种分类，每一卷文书可以说就是一个小类。分类是人们认识事物和控制管理事物的手段，分类的实质是区别事物的异同。因此，使每一个案卷各具特点是文书立卷的出发点和归宿，是案卷质量高低的一个重要标志，是便于查找的一个基本条件。

2.卷内文件数量适度。所谓数量适度就是不要使每一个案卷太厚或太薄。过去的提法是50张至200张之间。国标文件《文书档案案卷格式》（GB9715－88）中规定案卷的厚度为10毫米、15毫米、20毫米三种。这样的规定是有道理的。案卷太厚或者太薄，都不利于档案的保管，也不一定便于查找和利用。近年来有人主张“立小卷”，说是有利于计算机的存贮和检索。其实，计算机的存贮和检索可以细到建立文件级的数据库，不是非“立小卷”不可。至于有少量文件由于具有某种特殊性，以致组成了小卷，甚至一文一卷，这是由于文书立卷的复杂性所造成的，不必非议，但也不应当推崇。

要求卷内文件数量适度，似乎会与案卷各具特点的要求相矛盾。其实不然，有些单位往往在相同案卷题名之下，分设卷1、卷2等若干案卷。笔者认为，这种情况应当避免，否则今后要查找其中的一份文件就无法准确地判定它在哪一个卷内。而且这种情况也可以避免，因为案卷题名无非是一个概念，而概念可以扩大或缩小，因此可以通过正确地运用立卷方法，扩大或缩小案卷题名，调节卷内文件数量。

3.使卷内文件保管价值大体上一致。卷内文件保管价值一致，有利于有重点地保护重要档案的安全，有利于向档案馆移交档案，还可以在今后对档案进行价值鉴定时避免大量拆卷，这无疑是便于保管的一个重要条件。一般地说，在文书立卷时只要确实遵循文件的形成规律，保持文件之间的本质联系，就能使卷内文件保管价值大体上一致。特殊地说，由于文件之间的本质联系往往不是唯一的，而是多角度的，因此，就应当注意选择，使卷内文件既保持本质联系，又做到保管价值大体上一致，实现两全其美的理想效果。

三、文书立卷的基本方法

（一）基本方法的科学概括

文书立卷的基本方法可以概括为：遵循文书立卷的基本要求，科学地选用文书中的某些特征作为立卷标准，把文书组合或划分成案卷。这里的核心是科学地选用文书特征作为立卷标准的问题。

因为文书立卷也是一种分类，所以立卷也要选定分类标准，即把符合某些标准的文书集中起来组合成卷；把不符合这些标准的文书区别开来，按照别的标准另外组成案卷。文书立卷的标准当然只能从文书中去寻找。这种组卷标准，过去叫做“文件特征”，现在有的同志认为不如叫“文件属性”确切。《辞海》中解释：属性，作为一种逻辑名词，指对象的特性、特征，包括状态、动作、关系等。由此看来，叫做“文件特征”还是可以的，而且更有专指性。《辞海》对于“特征”的解释为：“一事物区别于他事物的特别显著的征象、标志。”这里所说的“一事物”和“他事物”，也可以理解为“一类事物”和“另一类事物”。《形式逻辑》中曾经提到：“一个事物与另一个事物相同或相异，也就是一个事物的属性与另一个事物的属性相同或相异。……具有相同属性的事物就形成一类，具有不同属性的事物就分别地形成不同的类。”^[2]文书立卷的基本原理也是如此。这里所说的“形成一类”，从文书立卷的角度来说，就是文件的分类和组卷。

文书中有哪些特征（或叫属性）可以作为立卷标准的呢？概括地说，有正文内容、文书作者、成文时间和文种（以文件名称为表征）等特征，其中“正文内容”又可以派生出若干个特征：

（1）正文内容所阐述的一事、一物，概称为问题特征；

（2）正文内容所针对的时间，与成文时间一起，构成“时间特征”；

（3）正文内容所反映的地域范围，概称为“地区特征”。

至此，我们对一般公文已分析出五个可以作为立卷标准的文件特征，即问题、时间、地区、作者、文种特征。本文没有提到传统所说的“通讯者特征”。这是因为“通讯者”这个概念不明确，不宜作为立卷的标准。而且，现在的文书学论著中所解释的按通讯者特征立卷的情况，大都是不相隶属的机关单位之间的商务往来文书，这些文书都应当用“函”或便函这一文种，可以归结为使用文种特征立卷。如果问题相同，还可以归结为按文种和问题特征立卷，不必另立“通讯者特征”这一立卷标准。

关于科学技术文书的立卷，除了同样可以运用文种、时间、作者等特征之外，从图文内容中还可以分析出下列特征作为立卷标准：

（1）图文内容所记述的对象结构特征，包括产品、设备和工程结构等；

（2）图文内容所记述的专业门类特征，如机械制造业工艺图文所反映的铸工、金工等专业，以及建筑工业图文中的土建、结构、水、电等专业；

（3）图文内容所记述的工序类特征，如机器制造业工艺文件中，可以在专业范围内再以工序特征作为组卷的标准；

（4）此外，同样还有图文记述的时间、地域等特征可作为立卷标准。

（二）文书特征在立卷中的灵活运用

上述文书特征并不是在组合或划分每一个案卷时都要普遍使用的，而是要根据文书的具体情况，并且为达到立卷的基本要求而灵活选用其中的一个或若干个特征。这里所说的灵活选用含有三种意思：

1.从保持文书之间本质联系的角度选择。文书诸特征中，问题特征最能代表它的本质属性，所以问题特征是最基本、最常用的立卷标准。有些人主张完全以问题特征为立卷标准，即所谓“一事一卷”，就是这个道理。当然，这种主张太绝对了。有些文书的内容是综合性的，不只是讲一个问题，例如各种例会的记录，各种综合性的报告和规章制度，等等，就无法一事一卷，而要按其他特征立卷。其中时间概念突出的计划和统计报表等，宜选用时间特征立卷；地域明显的社会调查报告和地质、地貌勘测报告等，宜选用地区特征立卷，等等。总之，要从文书特征中选择最基本的一个或若干个特征作为立卷标准，才能使卷内文件保持本质联系，才能有较高的案卷质量。

2.从保持卷内文件保管价值一致性的角度选择。如前所述，文书之间的本质联系是多角度的，同样是保持卷内文书之间的本质联系，选用此特征时能使卷内文书保管价值大体上一致，选用另一个特征时，就会使卷内文书保管价值相差悬殊。在这种情况下，就应当选用能达到两全其美的文书特征立卷，一般有三种选择：

（1）从文书内容所反映的各种特征中选择。比如，某工程有若干种施工记录可以分别组成若干卷，若按记录种类为标准组卷，那就是《××工程原材料试验记录》和《××工程施工质量检查验收记录》，等等。谁都知道，施工记录的保管价值主要取决于施工部位的重要程度而不是记录的种类。上述两卷的卷内文件虽然保持了本质联系，但保管价值是明显不一致的。若是调整为《××工程××部位（重要部位）的原材料试验和施工质量检查记录》或《××工程××部位（次要部位）的原材料试验和施工质量检查记录》等，就使卷内文件既能保持本质联系又能统一保管价值。

（2）从文书种类（文件名称）特征中选择。文书的不同文种往往具有不同的保管价值。比如，有两组反映物资运输方面的文书，若是组成这样两个卷：《某单位关于水运物资通知、指示、通报》和《某单位关于陆运物资的决定、通知、简报》，这无疑照顾不了卷内文件的保管价值。若是调整为：《某单位关于物资运输的决定、指示》和《某单位关于物资运输的通知、简报》，就能够使卷内文件在保持本质联系的同时又做到保管价值大体一致，达到两全其美的效果。需要说明的是，这里并不是按文种特征立卷，而是在不同文种的结合方面作出了较优的选择。

（3）文书作者特征的选择。文书的作者常常对文书的保管价值起相当重要的作用。本机关制作的文书，必然反映本机关的活动情况；外机关发来的文书，有的反映本机关的活动，有的不反映本机关的活动。这两类文书若是所反映的问题相同，无疑前者比后者重要。在不反映本机关活动情况的文件中，上级机关来文往往要本机关贯彻执行，保管期限要长一些；下级机关来文往往是备案性质的，保管期限可以短一些。这些情况说明，在文书立卷中要使卷内文件保管价值大体上相同，灵活地选用作者特征也是值得讲究的。比如，同是上级机关发来的关于廉政建设的通报，凡是通报本机关的可以同本机关相关的文件一起立卷，不通报本机关的应当单独立卷。因为前者保管期限都要从长，后者保管期限都可以从短。同是上级机关关于任免干部的通知，只有任免本机关干部的可以同本机关有关文件一起立卷，非任免本机关干部的文件在本机关无保管价值，可以不立卷。

3.从调节卷内文件数量的角度选择。有些文书的特征可以概括也可以具体，应当灵活运用。比如作者特征，可以是文件的具体作者，也可以是“上级”、“下级”等加以概括的作者。问题特征更可以概括也可以具体。如前面所说的“物资水运”和“物资陆运”，是两个具体问题，可以概括为“物资运输”这一个问题；再如“组织工作”是一个概括起来的问题，它可以具体分为“干部考察”、“干部任免”、“建党整党”等许多具体问题。时间和地区特征可以扩大或收缩文书立卷范围。一周、一月、一季、一年等都是时间特征；一乡、一区、一县、一市、一省等都是地区特征。若同类文件数量众多，可以用具体的特征；若同类文件数量较少，可以用概括的特征。总之，要灵活地选择运用，以调节卷内文件数量。

（三）文书特征在立卷中的结合运用

在文书立卷的实践活动中，一个案卷的组成常常不只是运用一个特征而是结合运用若干个特征。例如：《某厂工程地基沉降观察记录》这个案卷，就结合运用了作者特征（某厂）、问题特征（地基沉降观察）和文种特征（记录）。文书特征在立卷中的结合运用，至少有两方面的意义：

1.可以调节卷内文件数量。从逻辑学的角度分析，文书特征的结合运用，相当于扩大或缩小概念。一个案卷题名相当于一个概念，其中结合运用的文书特征越多，就相当于扩大概念的内涵，从而缩小概念的外延，这就是概念缩小法的运用。反之，结合运用的文书特征越少，就相当于缩小概念内涵，扩大概念外延，这就是概念扩大法的运用。如何结合运用文书特征，要根据同类文件数量的多或少来确定。仍以前述《某厂工程地基沉降观察记录》一卷为例，如果这种记录数量很多，可以再结合运用地区特征，成为《某厂东厂房工程地基沉降观察记录》和《某厂西厂房工程地基沉降观察记录》等至少是两个卷。如果这类记录数量特别多，还可以再结合运用时间特征，或是分季度或是分月度，这样又可以使案卷增多数倍，而每一个案卷所能包含的文件范围却在明显缩小。

2.可以增加立卷方法，以适应文书立卷的复杂性。如果文书立卷不能结合运用文书特征，那么，能从文书中分析出多少个特征就只能有多少种具体的立卷方法。这无疑不适应各种门类的文书的复杂性。此时可结合运用文书特征立卷，使得每一种结合方式都构成一种具体的立卷方法。对此，我们可以用数学中的“组合”方法来描述具体立卷方法的多种变化。以一般公务文书为例，我们在前面已经分析出它有五个特征可以作为立卷标准，运用“组合”的算式来描述其具体的立卷方法的变化，那就是：

需要说明的是，笔者只是举例描述具体立卷方法的多变性，并不是指有31种具体立卷方法。

（原载《档案学通讯》1992年第4期）

【注释】

[1]梁毓阶：《文书学》，中国档案出版社1987年版。

[2]金岳霖：《形式逻辑》，人民出版社1981年版。