幼儿园的采购成本控制

一、幼儿园的采购成本控制

成本控制最重要的环节就是采购。采购的目的是在降低成本的同时，确保采购物品质量高、价格低。幼儿园的采购分为幼儿食品采购、物品采购、设施设备采购等三大类。幼儿食品采购属于定向采购，需严格按照国家规定执行“索证”制度，对于每天使用的蔬菜、肉、禽、蛋、水果等原材料，应选择固定供应商定期配送，以降低采购成本，为幼儿采购到安全的食品原材料。幼儿食品采购必须单项列支，做到“专款专用”。本文所涉及的采购仅指物品采购和设施设备采购。

(一)采购内控的要求

1.采购工作中的计划、订货、验收、结算等各个环节都必须分工负责，通过互相监督、互相制约来纠正错误和防止舞弊。通过内部审查，检查采购工作的各项业务是否符合要求。

2.采购人员除经特别授权外不得擅自改变采购内容，只能按批准的品种、规格、数量进行采购。

3.采购的物资须经过验收人员确认后方可入库。验收人员主要查看数量、质量等情况，确认无误后入库。如有不符合标准的情况，要及时通知供货商办理退货手续。

4.如果出现超越权限范围的情况，要及时请示相关领导，特别是在采购活动中的一些关键环节，一定要及时请示汇报。如合同变更、金额变更等。

(二)采购成本的控制方法

1.选择合格的供货商。良好的合作关系，能形成降低成本的共同优势。在选择供货商时，除了价格因素外，还应考虑物品的质量高低及质量的稳定性，按需交货的能力等也将影响到采购成本的高低。

2.做好存货的规划工作，先预后立。做好存货的规划工作非常关键，存量太高，就会占用太多资金；存量少则会影响到正常的运营工作。

3.尽量避免无效的采购作业的发生。能通过一次谈判、协商解决的事情应避免进行第二次、第三次；能集中采购的物品不分批采购等。

(三)采购成本指与采购物品相关的费用。包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于采购成本的费用

降低采购成本应合理控制取得成本。取得成本是指为取得某种物品而支出的成本，包括订货成本和购置成本。

1.订货成本指取得物品的成本，如办公费、差旅费、邮资、电话费等支出。订货成本中有一部分与订货次数无关，称为订货的固定成本；另一部分与订货次数相关，称为订货的变动成本。降低订货成本，就必须控制订货次数，当然，也要综合考虑存货总成本。

2.购置成本指存货本身的价值，用采购数量与采购单价的乘积来确定。控制单价是降低采购成本的关键。

(四)后勤部门是幼儿园采购工作的专业部门，幼儿园所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持、配合权，一般不得自行采购。幼儿园应根据教学、办公计划和实物消耗定额制定实物数量和资金定额，控制合理储备，确定最佳库存量。严防超储积压，造成存货破损和变质等损失，也要避免中途因采购而增加人员成本、汽车费用等

(五)幼儿园应建立物品采购计划和审批流程。每学期末各部门负责人申报下学期物品采购量，并填制申购单报送后勤部门。幼儿园每学期开学前，后勤部门应根据各部门申购单、幼儿在园人数、往期采购数确定本学期采购物品种类及数量。采购人员应认真审定各类采购物品的报价及推荐的供应商，选择合适的采购方式，能集中采购的不分散采购。除小额零星杂项物品，对大宗物品应采用订货制度，公开招标制采购，引入竞争机制

(六)幼儿园应采用集权采购降低采购成本，按照集中订货、分开收货、集中付款的模式，降低间接费用的发生。建立严格的采购验货制度。库存管理员对物品采购实际执行过程中的数量、质量、标准与计划以及报价等要素，通过严格的验收制度进行把关

(七)幼儿园应利用会计监督对采购进行控制

1.监督申购。对申购环节的监督应检查作为申请购买商品是否由有关人员根据需要量和现有库存量共同填制，避免虚报、谎报等。

2.监督采购。后勤部门在收到申购单后，是否依据经过批准的申购单办理订购手续；是否通过充分比较货物的质量、价格及供货方信誉等有关资料，确定最佳购买对象，并根据谈判结果决定是否签订订货合同、是否订货；对一些大额、重要的采购项目，监督采购部门是否在保证供货的质量、及时性和降低成本等方面采取了有效措施。

3.监督验收。验收人员是否按实际记录所采购的物品、种类和数量等内容。查看供货单位发票的内容与相关的验收单、申购单的一致性。

4.监督存储。对已验收物品的保管与采购的其他职务相分离，可减少未经授权的采购和盗用物品的风险。储存已验收的物品应由专人负责，并承担保管责任。

(八)幼儿园应利用合同加强采购控制

1.合同签订前，就合同是否依据经济合同法签订，供应单位是否具有独立的经济法人团体有关资质，以保证预付货款的安全，查看合同有无疏忽或遗漏的情况，购销双方承担的责任是否公平合理。

2.应根据实际用量、库存确定购买数量，如申请单提出的需要量多，而合同订购的数量少，则意味着订购物品未能满足需要；如申请单提出的需要量小，而合同订购的数量多，则意味本期存货储备量可能过多，将造成库存积压。

(九)建立内部审查制度，加强申购、订购等重点环节的控制。所有采购物品应注意变化性或弹性范围以及偶发事件的发生，避免紧急采购而造成工作重复或混乱的情况