提高规划局业务档案利用效率的思考

提高规划局业务档案利用效率的思考

余月英

（淳安县规划局）

摘　要：县级规划局机关产生的业务档案分散、时间跨度大，具有多元性、动态性等特点，而规划业务工作的严谨性需要通过档案资料的前后比对来保证，对档案的管理要求高，利用率高。为此，要严格执行档案法律法规，实行档案前期控制，加强档案信息化建设，以提高业务档案利用效率，更好地服务当前工作。

关键词：规划档案　依法管理　前期控制　信息化　效率

县级规划局是县政府主管城乡规划的职能部门，主要承担城市规划、村镇规划、规划审批、规划监管、规划执法、测绘管理等职能。近年来，随着经济社会的快速发展，规划管理日常工作中产生的文件材料也急剧增多，同时审批与监管工作的严谨性，需要通过查阅业务档案进行仔细地前后比对来保证。从笔者近年来档案工作实践来看，规划业务档案因其特殊性及管理的现状，还存在利用效率不高、档案价值难以充分发挥的问题，需要得到重视和解决。

一、规划业务档案利用存在的几个问题

（一）档案形成部门多，查全率还有待提高

规划局有办公室、审批科、管理科、执法大队、新城分局、编审科、规划中心等科室及派驻机构，分别承担各自的工作职能，日常工作中与土管、发改等兄弟单位及建设单位之间的函、通知书、意见单、会议纪要、各类行政许可及非行政许可审批事项等，各自形成大量文件。但同一个项目的档案资料不在同一个部门产生，所有资料的收集是否完整准确，直接影响业务档案的查全率。

（二）业务档案动态性强，查准率有待改善

一个项目的审批从选址到工程再到竣工核实，往往要几年甚至十几年才能完成，特别是出让土地的项目开始是一个地块，等这个地块项目落地要一个较长的过程，到核发用地阶段名称必然发生改变，部分项目到工程阶段变了一个名称，到竣工核实阶段则又是另一个名称，核实完了之后，名称还会发生新的变化。项目档案形成周期长，身份多变，既不便于整理，也不便于检索利用，影响档案的查准率。

（三）档案信息化程度不够，查阅便捷程度亟待提高

虽然近年来，规划局审批系统已较为完善，一些业务审批过程及图纸都可以通过系统来查阅，但对于部分项目审批往来文件、会议纪要等没进系统的资料及一些年代较为久远的项目审批资料，还是以传统的手工管理为主。规划审批与监管是多个独立的过程，但对于同一个建设项目来说又必须是前后连贯的过程。工程证的审批必须要查看用地阶段的资料，竣工核实又必然要核对工程审批、放样验线、批后修改等阶段的资料及图纸，同时规划管理涉及民生，对一些信访件、案件的调处更需要利用原始依据核对，有的档案反复查阅复印，实体的保护令人担忧。对于审批科，新城分局等派驻机构，由于工作地点与档案室相隔较远，查阅利用十分不便。2012年笔者所在县级规划局档案室承担了工作，整理完成3512卷业务档案，308种规划编制文本，业务档案查阅988人次，1616卷册，其中局外53人次，提供复印资料143页。繁重的档案整理工作已是令人非常忙碌，同时又要应付查借阅工作，常常令档案管理人员忙得焦头烂额，传统的手工管理方法，已不能满足现实利用的需要，此种状况亟待改善。

二、提高规划业务档案管理利用效率的对策

（一）依法管档、健全组织，把好档案收集关

1．依法管档，杜绝据为己有

加强《档案法》《浙江省实施〈档案法〉办法》等法律法规的学习宣传，健全局机关档案管理办法，提高全员档案法律意识和制度意识，杜绝不及时归档，将档案据为己有等行为。

2．明确职责，避免无人管事

根据局机关各科室工作职责及人员情况建立健全全局档案组织网络，尤其是各科室档案联络员要及时根据人员变化情况进行调整补充，并明确岗位职责，确保每个科室日常档案都有人统一保管、移交，避免无人管事，业务资料乱存乱放的局面存在。

3．科学收集，确保业务档案及时归档

科学制定局机关文件材料归档范围、立卷归档制度，并严格执行。加强科室档案联络员档案收集知识培训与协调沟通能力建设，通过审批系统当年审批清单比对，各科室及派驻机构档案联络员相互间沟通协调会议等形式，对该季度、该年度需要归档的业务档案等相关档案资料是否收集齐全进行查漏补缺，明确收集移交内容及时间，确保各科室业务档案及时收集齐全，没有遗漏。

（二）加强与相关科室的衔接，实施前期控制，科学整理著录业务档案目录

1．存根标注，确保业务档案内在联系不被割断

对名称前后不一致的项目，在后一阶段如用地许可证核发阶段，在用地许可存根内注明该项目地块红线原来的名称，在工程证及竣工规划核实确认书核发阶段同样在存根内注明该项目前一审批阶段的名称，确保业务档案内在联系不被割断，同一项目的档案资料整理立卷之时能前后对应。

2．原件校对，确保业务档案的严谨性不被忽略

对于建设方提供的发改、国土等批复文件与证件，在无法收取原件的情况下，必须要对方提供原件进行校对，无误后由审批科盖上审核无误章并签上经办人名字。对于规划局审批过程中的规划设计条件、红线图必须在正式审批件之后附上领导及经办人签字的审批件，按照行政许可案卷质量规划做好规划业务档案整理，实行一个许可一存，由审批科室及时完成初步整理立卷，避免因时间跨度大不及时整理造成资料遗失或经办人调走难以补齐及鉴定的问题，确保业务档案的严谨性不被忽略。

3．互见标识，确保业务档案查准无误

充分利用互见号及备注，著录同一审批项目不同阶段的案卷时，用互见号及名称备注来进行标识，保持各审批案卷间的内在联系，便于查找利用，保证当年入库业务档案查准率100%。

（三）加强档案信息化建设，提高档案利用便捷程度

通过信息技术，实现档案管理现代化、档案存储数字化、档案利用网络化，这是当前规划局机关业务档案管理提高效率的必经之路。因此要将档案数字化建设纳入单位信息化发展规划，配备档案信息化建设所需软件和硬件；对重要传统档案进行数字化加工；加强电子公文、数字文件管理；建立目录和健全全文数据库，配齐系统管理员、业务操作员，科学设置用户权限。让局机关内部工作人员可以自行查阅业务档案信息资料，解决各科室特别是派驻审批科室利用档案不方便的问题，提高档案利用便捷程度和机关工作效率，并有利于档案实体的保护。

对历史负责，为现实服务，替未来着想，这是档案工作的意义所在，对规划业务档案来说，更是如此，我们要依法管档、科学管档，精益求精，为城乡建设发展提供优质高效的档案服务，最大限度地保障和实现规划业务档案的社会价值。