档案实行一体化管理初探

医院图书、档案实行一体化管理初探

项　滨

（温州市中心医院）

摘　要：图书和档案是信息的两大主要来源，既有共性又有区别。在当前医院临床、科研人员对信息需求越来越大的情况下，迫切需要在尊重两者共性和差异的基础上，对其实行一体化管理。

关键词：图书　档案　一体化管理

医院图书馆和档案室是提供信息服务，满足医务科技人员信息需求的主要部门，两者在馆（室）藏内容、工作方法、工作目的等方面极其相似。笔者认为，在当前医院临床、科研人员对信息需求越来越大、要求越来越高的情况下，有必要加强医院图书馆和档案室的相互协作，尽快推行医院档案、图书一体化管理，加大档案、图书信息整合力度，实现信息资源共享，以满足社会的信息需求。

一、医院图书、档案实行一体化管理的必要性

当前，医院图书、档案普遍实行分散管理，图书馆、档案室职能分割，各自为政，互不联系，其带来的直接后果有以下三种情况。

（一）信息管理成本居高不下

图书、档案同属信息，却又各自保管、重复建设，容易造成人、财、物的大量浪费，使信息管理成本居高不下。

（二）浪费利用者的时间和精力

图书、档案分散管理，使得相关信息未能得到有效整合，利用者往往既要翻阅档案，又要查看图书、报纸或科研报告，这不仅会占用他们大量的医学科研时间，同时还容易造成对同一种信息的漏查。

（三）不利于信息资源的开发利用

图书馆、档案室各行其是，相互之间缺少合作和沟通，不利于信息开发利用的整体规划，影响了信息工作向纵深发展。

上述三种情况，迫切需要实行一体化管理加以扭转。

二、实行医院图书档案一体化管理的举措

（一）部门整合形成统一体

建立医院档案、图书一体化管理的领导机构，对图书馆、档案室进行整合，实行统一的强有力的行政领导，从宏观上实现档案、图书一体化管理，对信息资料实行统筹规划、全面安排和整体建设，兼顾两者的文献信息特点及文献资源现有配置与管理现状，实现统一领导下的分工合作、优势互补，形成结构合理、配置优化、系统协调、标准统一、各类信息资料融合集成的新局面，以提高整体提高医院医药文献信息服务水平；对图书馆、档案室原有的管理机构和人员进行撤并和精简，减少重复建设，避免不必要的浪费，以最小的投入获取最大的经济效益。

（二）建立管理网络，实现资源共享

医院要实行档案、图书管理一体化，必须充分利用当代计算机技术和相关机器设备，建立管理网络平台，实现医药文献信息资源的联合采购、统一编目、分散建库及共建共享，使得图书情报、档案信息一经产生就能立即在网上得到高效、准确的采集、存储和利用，从而极大地提高医药文献信息资源的利用率，为实现医药科技知识更新和技术创新提供方便。

（三）实现图书、档案信息数据格式的标准化

实现医院图书、档案信息数据格式的标准化是信息一体化管理的基础。而实现格式标准化的关键就是要在正视医院图书、档案信息两者差异性的基础上，对其中涉及的标准化关键技术进行研究，从而实现图书、档案信息资源著录与数据格式标准的统一，达到信息整合和相互交流的目的。最近几年，国外档案专业受图书著录和编目方法的影响很大，一些国家在研究用于自动化信息系统的图书著录和编目方法时，也尝试将其用于全宗、系列、案卷和文件级的档案著录等方面，以使之适用于更广泛目的的收集、整理、贮存、检索和传递。

（四）培养符合一体化规范管理要求的复合型人才

医院图书、档案一体化管理，需要一支知识结构合理，既懂档案、图书管理，又能掌握现代化信息技术的新型专业队伍作人才支撑。因此，医院应定期组织学术讨论，促进学科之间彼此沟通、交流、学习和借鉴，同时注重继续教育，从现代化知识、管理科学、电脑技能和外语等方面入手，对各类专业人才进行填平补缺式的培训，培养出既具备档案、图书专业知识，又具有计算机操作能力和网络知识，并能将专业知识和现代化技术结合起来的复合型人才，为实现医院档案、图书资源一体化管理奠定坚实的基础。

参考文献：

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