电力企业会计档案管理探析

电力企业会计档案管理探析

陈　丽

（丽水市电业局）

摘　要:本文分析了供电企业会计档案在内容、来源和管理上的特殊性，指出了供电企业会计档案管理存在的问题，提出了改进供电企业会计档案管理的办法和措施。

关键词:供电企业　会计档案　档案管理

供电企业会计档案是供电企业会计档案生成部门在经济活动中直接生产的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是反映经济业务的重要史料和证据。供电企业会计档案管理就是对这些会计核算类资料依据档案管理法规、制度、职责和技术进行管理的活动。

一、供电企业会计档案管理的特殊性

（一）供电企业会计档案内容的特殊性

供电企业会计档案一般包括会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计核算材料等四类，这些资料显然都是直接和会计核算本身有关的。会计档案具有专业性、广泛性、严密性的特点:专业性是会计档案经济活动和财务收支过程中的产物，与会计活动密切相关；广泛性是从形成会计档案的部门与单位来看，凡是具备独立会计核算的单位，都可以形成会计档案；严密性是会计档案形成过程具有严密和联系性，在反映经济活动与财务收支方面缺一不可。

（二）供电企业会计档案来源的特殊性

供电企业会计档案涉及的范围很广，几乎从事经济活动的单位或者个人，都会涉及会计活动，也就会产生会计凭证、会计账簿等供电企业会计档案内容。供电企业会计档案一般都是由各个单位和组织的财务会计部门和财务会计人员产生的，是这些部门和人员的直接工作工具和结果，是记录单位和组织经济活动的重要依据。

（三）供电企业会计档案管理的特殊性

会计档案管理的独特之处在于，它不但受一般性的档案管理法规约束，档案管理人员必须遵守这些档案管理法规，它还受到专门的《会计档案管理办法》的约束。因此，供电企业会计档案管理人员其实处在双重法规的约束之下进行管理工作的。同时，在管理过程中，供电企业会计档案的管理其实也是由档案管理部门和财务人员共同实施的。可见，供电企业十分重视会计档案管理工作。

二、供电企业会计档案管理存在的问题

首先，在实际供电企业会计档案管理中，往往将财务管理档案和企业会计档案相混淆，结果就导致了供电企业会计档案管理出现混乱。比如，不该被纳入会计档案的内容被纳入了会计档案管理，势必会使整个企业会计档案在整理、编目等环节上出现问题，同时也增加了管理的劳动量。当然，也会给以后的财务审计工作带来麻烦。

其次，财务会计制度不完善和会计人员不专业，导致了供电企业会计档案不能及时归档和归档不规范。目前，许多供电企业多经部门的财务会计只是一个单纯的记账部门，是被动式的接受会计事务，会计档案的形成必然就会不及时。很多会计人员专业水平不高，也导致了大量的会计凭证、会计账簿和报表不规范或者不真实等，这些问题都会严重地影响到供电企业会计档案的质量。

再次，会计档案管理责任错位。按照《档案法》和《会计管理办法》规定，供电企业会计档案一般要接受双重管理。会计档案作为一种专业性很强和使用频率很高的档案资料，供电企业首先必须保证会计部门能够及时使用，同时也只有由会计部门来管理才能更加专业地保存这些资料。但是，作为重要的档案资料，这些会计档案也必然要接受供电企业综合档案室及其档案管理人员的指导管理。但是，有的供电企业仍认为会计档案天然地只能由财会人员管理，甚至直接由出纳来管理，造成会计档案管理责任错位，难以保障会计档案的安全性和保密性。

三、改进供电企业会计档案管理的办法

针对供电企业会计档案的特殊性及其目前管理上存在的问题，笔者认为应采取下列措施和办法，加强和改进供电企业会计档案的管理。

（一）要配好配强会计档案管理人员

首先，由于档案工作的机密性和政治性特点，要求档案工作者必须具备良好的政治素质。要时刻注重政治理论学习，深入理解党和国家的路线、方针、政策，积极提高自身的思想政治觉悟和明辨是非的能力，使自己具备扎实的政治理论素质，坚定立场。只有这样，才能在档案管理工作中不迷失方向。其次，要有坚定的事业心，作为一名档案工作者，要充分认识到档案工作的价值，岗位的重要性，要以负责的态度，做好自己的本职工作。再次，要有严谨的工作作风，档案人员在工作中要细致严谨、一丝不苟、精益求精，把这种工作作风贯穿在整个业务工作过程中，及时把散存各科室个人手里的材料收集起来，进行鉴别、分类和存档，防止档案缺件或主要内容遗失，通过鉴别保证材料的原始性、真实性，切实保证档案的内在质量，对不合格的档案材料，不能随意迁就、马虎凑合，该返工的要返工。树立较强的安全防范意识，防止档案泄密事件发生。

（二）要加强对会计人员和档案人员的业务培训

很多供电企业会计档案管理混乱，都是由于不熟悉档案管理技术导致的。比如很多供电系统的多家企业及下属部门会计档案管理不规范，编目混乱，类别混乱，增加了管理和检索的难度。很多单位和组织没有成熟的档案管理制度，导致企业会计档案该归档而没有归档，不该归档的却归档。还有更多的企业单位，只将会计档案作为会计记录加以保存，根本没有进行归类和整理。因此，要加大对会计人员的档案管理水平培训，要把档案管理法规知识纳入对财务部门和财会人员的培训内容中去。也要加强对供电企业档案管理人员的培训，使其认识到自己在会计档案管理方面所承担的职责。要让会计人员和档案人员都熟悉会计档案理论和操作实务，使双方能配合做好供电企业的会计档案工作。

（三）建立健全会计档案管理组织

组织是工作的保障。这里包含两个方面的内容，首先，在一个供电企业单位必须要有档案管理职能部门和会计档案管理职能部门。较大的单位可以将供电企业会计档案管理职能列入财务部门和档案管理部门；对于较小的单位，这些职能可以由个人兼任，但是这些组织职能必须要具有。其次，这些职能之间要相互协调和衔接。比如一份会计档案在什么程度下应该由财务部门保管，什么程度下应该移交给档案管理部门。在财务部门保管期间，档案管理部门应当如何参与管理，在档案部门管理期间，财务部门又该如何参与管理，以及这些档案在外借、销毁时，财务部门和档案部门应该如何协调等，都需要在其部门职责和岗位职责里面以及在企业的档案管理制度和会计管理制度中有清楚规定。

（四）建立会计档案管理绩效考核制度

要将供电企业会计档案管理效果纳入到财务部门和档案管理部门的绩效考核中。只有绩效考核部门和考核体系参与到会计档案管理中，相关管理人员才会最终遵守规定。据了解，会计档案管理的考核在供电企业整个考核体系中没有得到应有的重视，很多供电企业对财务和档案管理人员缺乏考核措施。即使有考核办法的，对财务、档案人员的考核和对其他人员的考核没有内在的统一性，这就导致了无法实现考核的公平性和激励的公平性。在激励兑现中，这些部门和这些职能得不到重视，起不到真正的激励效果，工作也就很难有改进的内在动力。因此，供电企业应进一步完善会计档案管理制度，建立起内在统一的会计档案管理考核体系，以推进供电企业会计档案管理的规范化、科学化。