1．签收
签收邮件时一定要遵循清点、检查、签字的程序，才能有条不紊地处理文件。
（1）清点
对所收邮件的件数要认真清点，查对所收件数与投递单上所标件数是否相符，如不相符则应立即弄清，或在投递单上注明。
（2）检查
清点后要核对所收邮件的信封或封套上所注的收件单位、部门或姓名是否是应由本部门接收的。
文秘部门应收邮件的范围是，在收件人处注有本单位名称、单位办公室或文书科名称、单位或办公室负责人姓名，以及只注有单位或办公室“负责人”字样的。
提醒您
如有误投，应立即退回，以免误时误事；如可以转递且又比退回省事的，也可以代收。
（3）签字
经清点、检查无误后，收件人要在送件人的投递回执单或送文簿上签字，并注明收到的时间。
时间一般写年、月、日即可，但对急件还应加注时与分。
在签收手续上，因为经手的信件很多，久后易忘，所以一定要严格管理，以便于事后查询。
2．分类
邮件收进后，第一步工作就是根据其性质大体分为以下几类，然后按其轻重缓急分别处理：
第一类：电报、特殊性专递、航空信等急件。
第二类：业务往来公函。
第三类：写明上司亲启的信函。
第四类：汇票、汇款单。
第五类：包裹、印刷品。
第六类：报纸、杂志。
第七类：同事的私人信件。
3．拆封
拆封信函要遵循以下原则：
（1）拆封文件应保持原封的完好
拆封时应注意保持原封的完好（最好用剪刀剪），特别要注意保持发信单位名称和邮政戳迹的完好，更不要破坏了封内的文书材料。必要时，应将原封别在封内文书材料的后边，一并处理。
（2）应清点清楚、放置整齐
拆封后要注意将封内的文书材料取完，清点清楚，放置整齐；既不要与已处理的文书材料混同，也不要让别人在未登记之前拿走或挪乱。如发现封内文书材料有差误时（如份数不对或封内无件），应及时向发文单位或部门询问清楚，并在登记时作相应的记录。
（3）转出的文件要及时
如发现应转至其他单位处理的文件，可不登记，利用原封转出，并在收件的投递二联单上注明转往单位，同时请收件人在二联单上签字。不过，要注意及时转出。凡转出的信件，一定要在拆封后确认无误时再转，不可在未拆封前盲目转出，以免误时误事。对方送错了的文件，则应退回，并加以说明，或在转送有关部门处理的同时回函告之。
（4）绝密件须负责处理到底
拆封后如发现是指定专人保管的绝密件，那么拆封的人员则要负责把它一直处理到底，除按公文要求主要领导批示给指定的人员阅读外，不得再转交他人阅读、传递和保管，以防机密扩散。待一定时期后，按有关规定立卷归档。
（5）公文手续不齐应拒收
当所收请求性和指导性公文或公稿，无发文单位印章或领导签字，或其他手续不齐全时，应拒收，因为收后也不便于处理。对不符合行文格式要求的公文，除急件暂予处理外，一般均应予以退回。在处理急件时，也应回函告之今后不要如此行文。
4．登记
除私人信件外，其他公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记，以便管理。
登记时应写明：编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理号码等。
5．分发
一般情况下，上司亲收件应立即呈送。应归部门办理的文件信函要及时送交各部门，需由多人阅办的文件可按常规程序传阅或分送复印件。
提醒您
如果只有一份文件，除按“三主”优先原则组织传阅外，在条件允许的情况下，也可复印若干份同时分发各有关领导和部门。
如遇只此一份而又急待处理的特急件，也可先送业务主管部门阅处，由他们提出处理意见后再请示领导，或边处理边汇报，或事后汇报。在这种特殊情况下，需要的是灵活，而绝不能因按固有的程序处理而误时误事。
另外，同事的私人信件可放入指定信袋或顺便送交。报纸杂志则分别上夹或上架。
6．阅办
高级文秘阅看文件、信函应仔细、认真。重点部分可用红笔画出，以提醒上司注意，如注意参阅某日来信、某某文件等。内容复杂的长信应做摘要，甚至提出拟办意见置于信前。
每份信笺、信封及附件等应平整装订在一起，然后分送上司或有关部门处理，以便于办理完毕保管备查。
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