1．确定目标
确定目标是制订计划的基础。目标除了指明方向以外，还可以作为标准来衡量实际的绩效。制订目标应遵循的SMART原则包括具体的、可衡量的、可达成的、具相关性的、按时间划分这五个要素。如下所示：
S——Specific，具体的；
M——Measurable，可衡量的；
A——Attainable，可达成的；
R——Relevant，具相关性的；
T——Time-based，按时间划分的。
只有具备SMART的计划才具有良好的可实施性，也才能指导和保证计划的可实现性。
2．制订计划
高级文秘在制订计划时，不能脱离实际业务的需求去空想。可以通过部门的述职报告了解所在部门、所在岗位的业务定位，通过沟通了解上级主管的业务目标、上级主管对你的期望和要求以及其他相关岗位的业务接口的要求。
（1）计划的内容
计划须包括以下内容：
➊目前的情况，现在所处的位置。
➋前进的方向——做什么，向哪里前进。
➌行动——需要怎么做才能达到。
➍人员责任——由谁来做。
➎开始日期。
➏计划的阶段性反馈，或突发事件发生时，紧急处理程序。
➐结束日期。
➑预算成本。
（2）计划的制订技巧
➊分析要达到的工作目标。
➋判断所处的工作环境。
➌找出影响目标实现的决定性因素。
➍分析所拥有的资源，如人员情况、产品优势、资金、时间等。
➎依据所拥有的资源和决定性因素，分析研究各种达到目标的可能方法，选择最有可能的方法。
➏根据所选定的方法拟定具体的实施方案，将各项工作分配给各个人员，并建立相应的评估和考核方法，以此对相应人员的工作进行考评。
➐对行动进行有效而合理的排序，如哪些行动可以同时进行，哪些行动必须要按照一定的顺序进行等。
➑决定完成各个行动项目所要的时间，并得出整个计划完成所需要的时间。
➒建立追踪计划、评估和修正的方法和程序，这样有利于及时发现来自执行人员自身由于工作能力、经验等方面原因造成的问题，从而进行辅导、人员补充或人员调换。
3．制订计划的常见错误
制订计划的常见错误包括：
第一，一说到工作计划就认为是长期计划。
第二，没有弹性。
第三，没有充分考虑实现计划所需要的人员、资源、时间和期望等条件，不符合实际。
第四，没有包括一套处理各种情况的方案，在制订计划时没有统一意见。
第五，制订计划时过于注重时间性安排，而忽略了其他的因素。
第六，注重计划的可操作性。
第七，没有使参加行动的人员了解。
第八，没有明确对下属的工作标准。
第九，对于涉及的相关部门和同事的情况，在制订计划时没有同未来的合作者进行沟通。
提醒您
好计划一般具有以下特征：
1．详尽并且清晰，使目标不存在如下疑问：要完成什么？由谁来完成？什么时间完成？
2．完整，以避免行动中造成脱节。
3．要符合实际，以现有的人员、资源、时间可以做得到。
4．要有弹性，使这个计划能够配合新的情况或者能够充分利用新出现的各种机会。
5．列出优先顺序，使行动成员都能了解什么事情是最重要的。
6．界定行动，使成员能明白哪些活动是希望他做到的，哪些是一定要做到的。
7．附有衡量该计划成功的标准。
8．事先与合作者进行充分的沟通。
9．定出日期以便定期检查计划的进展情况。
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