【案例五】简报并不简单

某市政府工作会议即将召开，会务处、接待处、秘书处都有条不紊地开始了各自的准备工作。会议为期四天，其中三天是全市各行业各单位的领导们议政的时间，这三天每天都要出一期简报。包括孙处长在内的秘书处十二人，全都下到各个讨论小组，负责开会时做记录。代表们讨论完，他们就是该小组简报的编写人。按惯例，五点半讨论结束，简报稿子七点半交办公厅主任审批，当晚就要印刷装订妥当。第二天早上八点准时送到每个参会者手中。

秘书处的陈晓和郑经经第一次写简报，都觉得时间短、任务重，心里不免紧张。第一天讨论结束时，陈晓的会议记录密密麻麻记了４８页。她参加的是工业组，每个老总都滔滔不绝，有的讲话尖锐，有的不知所云，有的一个例子讲了十分钟还没说到正题。陈晓连厕所都没敢去，生怕漏掉了什么。郑经经参加的是金融组，不少银行行长口若悬河，可郑经经是人类学系的毕业生，很多讲话内容听不明白，只好尽可能将讲话人的观点记下来，所以她的会议记录只有20页。她俩来不及吃晚饭，就开始编写简报。

孙处长特别留意这两个“新手”，看了她们的初稿后说，陈晓写得太细太烦琐，概括不够精练；郑经经的只有五百字，内容太单薄。她俩在处长的精心指导下，几经修改，终于在七点半准时交稿。虽然顺利地通过了审批，但两人已经累得筋疲力尽，都觉得小小简报并不简单。

【问题思考】

1．会议简报的作用是什么？你怎样理解会议简报“简、真、快”的特点？

2．秘书做好会议信息工作的一般程序都有哪些？

3．案例中的两个秘书为什么发出“简报不简单”的感慨？

【案例分析及参考要点】

这个案例讲的是会议信息的收集与编写。由市政府主持召开的工作会议，参加者都是来自不同系统、不同地区、不同部门和单位的领导，他们熟悉各自领域的情况，都有自己的见解和态度。他们所提供的情况和意见本身就是社会各行业工作实践的反映，具有很强的代表性，值得市政府高度重视。简报就是他们的观点和意见的归纳和见证，某些意见和建议会被市领导采纳，作为制订新的计划或修改决策的基本依据。

一般而言，秘书进行会议信息工作的程序是：记录、核实、整理与筛选、编写、发送或归档。

记录，主要靠秘书现场记。记录形式有传统手写记录、运用速录仪记录、先以录音笔录音回去重新整理三种。记录的详略视讲话内容的重要程度和意见是否重复而定。重要的、有新见解的应该详细记，尽可能把每句话都记下来，重复的则只记概要或表态的意见。表态性的意见对统计某个决议的代表性和赞同数量有用处。

核实，要检查记录内容有无错误或遗漏。理论上讲，会场上未听清的内容，特别是重要的人名、时间、数据等，应该找发言人核实清楚。但这在实际操作中很难做到。

整理与筛选，整理是第一步，将多数的、同类的信息归纳在一起，以便概括；筛选是第二步，就是把重要的、有用的信息挑选出来，把无意义的信息删去。

经过筛选的信息仍然是原始信息，这就要由秘书人员加以编写。

会议信息的主要形式是会议简报，它具有“简、真、快”的特点。字数在两三千，但内容广泛，既有会议的综合报道，又有发言摘要，也有花絮新闻，具有高度的真实性和新闻性。简报要求编写发送的速度要快，当天的情况在会后第一时间就选、写、编、印，尽可能早地发送到与会者手中。简报上所登载的信息往往未经原发言人审核，仅作为会议的宣传交流材料，一般不公开。