【摘要】：在物业管理公司接管物业和业主或用户人伙以后，物业管理公司应积极收集并建立物业管理档案资料。物业管理的档案资料不是事后编写的，也不是任意收集的，更不是虚假捏造的，它是物业管理活动的真实反映，具有法律凭证作用。根据物业管理相关要求，通过例行的接管制度和专门的收集办法，将分散在各个单位、部门、个人以及其他地方的有保存及利用价值的资料，有组织、有计划地集中到物业档案管理部门，实现档案的统一管理。
物业档案在收集时应遵循以下要求：
1.资料收集要及时，并需要不断更新
在物业管理公司接管物业和业主或用户人伙以后，物业管理公司应积极收集并建立物业管理档案资料。并在今后的使用和管理过程中不断更新，以保持档案资料的时效性，满足有关方面利用的需要。
2.资料收集的关键是要力求完整
完整齐全的档案资料从时间上讲，要包括从规划设计到竣工的全部工程技术资料，以及验收和日后管理过程中形成的各种资料文件。从空间上讲，包括物业从地下到楼顶、从主体到配套、从建筑到环境，以及各相关主体等方面的资料。
提醒您
物业管理的档案资料不是事后编写的，也不是任意收集的，更不是虚假捏造的，它是物业管理活动的真实反映，具有法律凭证作用。
3.资料档案的收集工作要制度化、规范化
根据物业管理相关要求，通过例行的接管制度和专门的收集办法，将分散在各个单位、部门、个人以及其他地方的有保存及利用价值的资料，有组织、有计划地集中到物业档案管理部门，实现档案的统一管理。
相关知识
档案资料收集渠道
物业管理公司可以从物业管理的各个方面收集资料，主要包括：
物业接管移交时，与房地产开发商及设计单位、施工单位积极合作，全面、准确地收集到工程建设、工程技术及物业产权等各科原始技术资料；
业主入伙、装修阶段，从业主或用户及物业管理的具体工作部门收集住户资料；
日常管理，从物业管理企业相关部门收集设备运行档案、房屋维修档案、业主或用户投诉与回访记录及企业相关资料，并将档案收集工作制度化、规范化；
通过政府主管部门获取相关的信息等。
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