会议举办机构

第三节　会议举办机构

谁是各种规模、档次和类型的会议举办机构呢?《1995年亚太会议市场报告》调查结果曾显示，在亚太地区，加工制造业举办的会议比其他任何行业都多；接下来是批发零售业和专业服务业等专业组织、电讯业、医疗保健业、教育、金融业、政府、交通运输业等也是举办会议的大户（见表3-20）。

表3-20　不同行业举办会议的比例

资料来源：《会议杂志》亚太版的《亚太会议市场报告》。

为了方便起见，国际上一般把会议举办机构分成下列三类：（1）公司；（2）协会；（3）非营利组织。其中公司和协会是两个最主要的会议举办机构。公司和协会举办的会议占整个会议市场的80%。

一、公司（corporation）

公司举办的会议在会议市场上处于特别重要的地位，在欧洲，公司举办的会议占整个会议市场的90%。公司为了业务和工作的需要，举办不同规模和各种层次的会议。公司管理人员经常强调企业内部沟通，而公司内部沟通的最基本方法之一就是会议。

《会议杂志》把公司举办的会议细分成9个细分市场，按照开会的次数，公司会议可细分成：

（1）管理会议；

（2）区域销售会议；

（3）新产品介绍会议；

（4）全国销售会议；

（5）培训研讨会；

（6）奖励旅行；

（7）专业技术会议；

（8）股东会议；

（9）其他会议。

个人出席公司举办的会议肯定是一种业务活动，所以像交通、食宿、招待客户和会议注册费用都可作为业务费用向公司报销。而为经销商或自己雇员举行会议的公司，也可把这些活动的费用作为业务费用计入成本。这对公司举办的会议是一个有力的刺激。但在企业竞争日益激烈的今天，控制成本日益重要，这样。会议费用自然也就成了公司进行会议选址的一个重要考虑因素。

在所有的公司中，哪一类公司是举办会议的大户呢?从公司召开会议的情况来看，有点向大公司倾斜（营业额超过1亿美元），但总的讲分布还比较平衡，请看1995年从《会议杂志》亚太地区版读者（平均有六年半的时间负责计划和组织商业性会议）中得到的调查反馈（见表3-21）：

表3-21　调查反馈者公司的销售额（美元）

资料来源：《会议杂志》，1995。

调查表反馈者公司中有43%公司员工少于100人，而只有11%的公司人数超过5000（见表3-22）。

表3-22　调查反馈者公司职工人数（人）

资料来源：同上表。

总的来说，调查显示超过1/4的人在营业额超过1亿美元的大公司中工作，会议举行的规模、档次、次数一般同公司的规模应该成正比。

公司会议（大多数由公司自己召集）通常为公司内部事务，带有保密和隐私的性质，其成本、账户和决策几乎都不公开。因为它相当具有竞争性，所以也没有哪家饭店和会议设施的业主会公布有关数字。

公司会议有相当数量是在企业外部召开的（见表3-23），除了公司管理层到公司之外去开会外，公司在工作场所之外开会还有许多其他原因。《1995年亚太会议市场报告》显示，大约一半的反馈者认为，在公司之外召开会议的第二原因是为了职工培训，此外还因为销售的原因到公司之外开销售会和展示会（见表3-23）。

表3-23　1994年公司在工作场所外举行的各种类型会议

资料来源：同上表。

国际上，在公司之外举办会议时，出席者经常有配偶陪伴。早在1979年，《会议杂志》在北美进行的调查中，就估计那年出席614000个公司会议的3920万雇员中，有380万配偶陪着进行会议旅行。这意味着大约10个公司会议的出席者中有1个带着他或她的配偶一起进行会议旅行。

我国经济为了实现两个具有全局意义的根本转变，即从传统的计划经济体制向社会主义市场经济体制转变，经济增长方式从粗放型向集约型转变。我们在体制上实行了政企分开，并深入进行了企业所有制的改革，越来越多企业走集约化发展的道路。在实行规模经济、效益经济的发展过程中，越来越多外资企业，中外合资企业，中资企业必然举办各种规模、各种层次、各种类型的会议，使会议业更加活跃，更加繁荣。

二、协会（association）

最明显的会议举办机构还有协会。协会的规模和性质有所不同，它们的规模可从小的地区性协会，到全国性协会，一直到大的国际协会。

在美国，80%多的协会每年都要为全体成员举行一次年会。对美国饭店销售部经理来讲，最著名的团体就是美国协会管理者学会（American Society of Association Executives）。这个团体由各协会的关键决策者和会议策划者构成。他们在为他们举办的协会会议选择城市和饭店时发挥着主要的作用。

在国际上，协会一般分成下列几个类型：

（1）行业协会。

（2）专业和科学协会。

（3）退伍军人和军事协会。

（4）教育协会。

（5）技术协会。

在这些协会中，行业协会通常被认为是最值得作会议市场的营销目标，因为行业协会的成员绝大部分都是由各公司的管理人员组成的，他们是业务的决策者，而且在举行行业协会会议时，常同时举办展览会。

在旅游接待业中最好的一个例子就是美国餐馆协会，它每年在芝加哥聚会时出席者要达11万人左右。会议期间，餐馆厨房和餐厅设备供货商还要进行大量的招待活动。世界上几乎没有一个行业是没有本行业协会的，许多行业甚至有几个涉及行业中不同层次的协会。每一个行业的制造商通常都有他们的协会，批发及销售商也有他们的协会，还有零售商也有他们的协会。所有这些组织都是这个行业中的协会。

在专业和科学领域内无数的协会也是会议的经常举办者（见表3-24），它们的会议主题十分广泛。

表3-24　国际协会举办国际会议的前十个专业领域（按占总数的比例统计）

（续表）

资料来源：国际会议协会（ICCA）。

每个专业既有全国性协会，也有区域性分会。如饭店接待业国际营销协会（The Hospitality Sales ＆Marketing Association International—HSMAI）就是国际饭店接待业中的好例子；美国医学协会（American Medical Association）在美国也几乎家喻户晓。这些专业和科学领域内的协会，除了每年有一次主要的聚会外，一年中还要举行几次区域性的工作研讨会。还有技术领域方面的协会，如上海职工技术协会也举行他们的年会。实际上，你在任何一个专业都可以至少找到一个协会。图书馆管理员、教师、医院行政管理人员、工程师等等都有自己的协会，甚至禁烟者都有自己的协会，如中国控制吸烟协会（原名：中国吸烟与健康协会）。该协会成立以来已召开了13届全国吸烟与健康学术研讨会；还于1997年8月24日至28日和中华医学会一起在北京成功地主办了主题为“烟草——不断蔓延的瘟疫”的第十届世界烟草或健康大会，来自于世界114个国家的1800名代表参加了会议。2007年10月，在和台湾地区控烟非政府组织—台湾财团法人董氏基金会的共同努力下，又成功地举办了首届两岸四地烟害防制交流研讨会（百度百科和索光华，2009）。根据国际会议协会（ICCA）2009年发布的资料，在过去的十年间，医学科学领域是国际协会举办会议最多的一个领域，从2003年开始，技术、科学和工业领域一直处于第二、第三和第四位（参见表3-24）（ICCA，2009）。

在欧美发达国家，退伍军人和军人协会也经常举行会议，一般讲，这些协会聚会时，钱总是花得比较多，尤其是退伍军人的聚会。退伍军人和军人协会每年要举行大型会议，而且总是对选择度假地作为会议场所比较感兴趣。

小学、中学和高等院校的教师，还有其他参加各项学术活动的有关人员，也是会议业的主要客源，他们每年要举行许多全国性会议。许多省市也有某种教师协会，甚至饭店餐饮业教育者也有自己的协会，如美国饭店餐饮公共机构餐饮教育委员会（The Council on Hotel，Restaurant ＆ Institutional Education—CHRIE）。教育应用会议业务对许多饭店特别有吸引力的是他们的开会时间，虽然他们不是富裕的消费者，但是他们经常选择在饭店的淡季举行会议。

在国际上，协会除了按性质分成行业协会、专业和科学协会、退伍军人和军人协会、教育协会、技术协会这5类协会外，还可按地理区域将协会分成国际性、洲内性、全国性和地区性这4种协会。

国际性协会一般要有两个以上的国家作为正式成员参加。国际协会于1947年成立了自己的组织——国际协会联盟（UIA），该总部设在布鲁塞尔。国际协会联盟一年一度出版的《国际组织年鉴》（The Yearbook of International Organizations）使我们能对大约35000多个各类活跃的国际协会和国际组织有所了解（UIA，2009），其中10000多个不仅有简历，而且还有历史介绍。国际协会联盟（UIA）和国际会议协会（ICCA）数据库提供的信息，显示了各种国际组织的总部在世界各大洲的分布情况（见表3-25）：

表3-25　国际组织总部的分布

资料来源：国际会议协会（ICCA），2009。

根据国际协会联盟（UIA）数据库的最新资料，全球国际协会和国际组织于2008年在全球193个国家的1664个城市举行了11423个国际会议（Fischer，2009）。参加成员可包括正式成员和非正式成员，这一类协会总的来讲是非营利性的。国际协会举办的会议吸引着对某一领域具有共同兴趣的人们，是非政府性的活动。这种国际范围的、专业的或职业性协会组织的年会，从数量上讲只占整个会议市场的一小部分，但这样的会议在会议市场中受到各国、各城市和市政当局的高度重视，因为国际性会议尽管人数相对少些，但其威信、影响、名声和职业地位都很高。国际协会联盟（UIA）每年都要按照国家和城市排列公布召开国际会议的主要目的地（详见本章会议业概述）。根据

UIA于2009年6月发布的有关2008年国际会议统计数据的新闻稿，国际协会和其他国际组织于2008年在各洲举办的国际会议占国际协会会议市场的百分比分别为：欧洲52.73%；亚洲21.67%；北美和南美17.83%；非洲4.70%；澳大利西亚/太平洋3.07%（Fischer，2009）。

洲内协会是指某一洲内范围的组织，洲内协会会议参加者也仅局限在一个洲的范围内，例如在北美的旅游研究协会（Travel ＆ Tourism Research Association—TTRA）每年要举行的年会，便是洲内协会会议的恰当例子。它要么在美国举行，要么在加拿大举行，参加TTRA年会成员就是来自北美这两个国家。

全球国家性和地方性的协会也是各国开会大户。在美国，美国协会管理人协会（ASAE）和协会领导中心（The Center for Association Leadership CAL）这两个组织提供服务的协会就要达到10000多家（ASAE＆CAL，2009）。这些协会每年召开的会议是美国会议市场的一个重要组成部分。在我国，目前，仅在上海登记注册的2975家社会团体中，企业协会就达到730家，包括行业协会、商会、经济类社团、专业性协会，其中，行业协会达到214家，拥有会员单位近4.5万，涉及工业制造、商业流通、现代服务、建设交通等领域（姚丽萍和章文峰，2009）。随着市场经济和开放改革的不断发展，行业协会与党政机关人员、机构、财务、资产的“四分开”和协会作用的不断增强，我国协会会议将日益增多。我国各省市的协会一般地在他们自己的区域范围内举行会议。如我国华东六省一市记者协会便是区域性协会，华东记协每年在华东六省一市轮流召开年会、交流工作情况和经验，开展业务讨论，进行新闻评奖活动，研究与港澳台地区和外国新闻界友好交往事宜，讨论进一步作好记协工作的新思路，在为新闻宣传大局服务，为新闻工作者服务方面做出了积极的贡献。

三、非营利组织（non-profit organization）

当讲到会议业时，还有许多不属于公司或协会的非营利组织，这些非营利组织在会议业中虽然并不处于主要地位，但也是很重要的。我们在电视上经常看到党团组织、政府部门、社会团体举办会议的报导，饭店也经常接待关于社会与环境问题的研讨会，非营利组织举办的会议就像那些协会会议一样，对他们的销售服务也应该像对待协会会议的销售服务一样。许多政府机构部门都要在政府办公场所之外的地方为政府雇员和公众举行会议，世界卫生组织（WHO）、世界贸易组织（WTO）和联合国（UN）各分支机构等也是国际会议的主要举办单位，它们介于商业性协会和半政府机构之间，这些机构用许多办法来筹得奖金，但主要靠会员的会费，还有许多政府机构如国家商务部、国家科技部等，它们用的钱当然是公费，对于从事会展业的人来讲，这些机构的钱来自哪里并不是最重要的，最重要的还是要了解这些机构是怎样运转的，它们的会议需求是什么，以及你该怎样有效地对它们进行销售和服务。这里有一点要提醒的就是，在接触国外协会或国际机构时，他们喜欢用缩略语，而这些缩略语有时会代表不同的组织和机构，让我们不知所措，例如AMA，它既可代表美国医学会（American Medical Association），也可代表美国管理协会（American Management Association）；还有世界旅游组织原来的英语缩略语是WTO（World Tourism Organization），但这个英语缩略语又可让人理解为世界贸易组织（WTO），为了避免与世界贸易组织的简称混淆，世界旅游组织的缩略语现已改为法语的缩略语OMT（Organisation Mondiale du Tourisme）。我们应该了解和熟悉会展业中经常使用的各种缩略语，在同国外机构打交道时要听得仔细一点，记好笔记，不要脱离上下文，这样你很快就能用缩略语同外方打交道了。

大的工会也已成为世界上最重要的经济力量之一，最大的工会组织在建筑行业、制造业和运输业。工会组织分为四级，即地方级、省市和地区级、国家级、国际级。各级工会组织都要召开数不清的会议，给饭店提供了很大的市场，工会的活动经费有限，但根据工作需要，它们还是不定期地举行各种表彰会、讨论会、交流会等形形色色的活动，给饭店提供了相当可观的业务。

另外一个也经常开会的非营利组织是全国各地的许多社会团体，像其他非营利组织一样，他们不是大消费者，但它们也是可观的市场，它们经常是一些研讨会和论坛的主办者。

在国际上，人们把这些非营利组织称为SMERF，它代表社会（Social）、军人（Military）、教育（Educational）、宗教（Religious）和兄弟会（Fraternal）。甚至还可以在SMERF后面再加个S，代表体育（Sports）（Feiertag，2004）。亚太地区主要旅游商新加坡Abacus国际公司总裁和首席执行长官唐·伯奇（Don Birch）先生说：“SMERFS从总体上来说，构成了一个巨大的市场，对于开发和恢复亚洲旅游市场具有很大的潜力。Abacus国际公司估计仅香港、泰国和新加坡三地的SMERFS市场一年价值为17亿美元，根据一个公认的美国公式，SMERF市场相当于1/3的会展（MICE）市场。（Abacus International，2006）”

对于国际上的许多饭店来讲，SMERF群体代表了饭店业的一个主要细分市场，因为它们每年都要订大量的客房，而且又多数在饭店淡季时用房。SMERF群体有3个明显的特点：（1）价格敏感性强；（2）喜欢淡季用房；（3）经常使用非专业性的会议策划者，而且每年更换。虽然SMERF群体对价格很敏感，会议出席者常两个人甚至三个人住一间客房，又大多数在饭店外用餐，在娱乐场所里花钱也很少，但事实证明了它们对饭店的日益重要性，前喜来登公司芝加哥销售处全国财务经理巴伯拉·麦克唐纳先生（Barbara Mcdonald）说：“SMERF群体业务曾是报价最低的业务，现在情况并不完全是这样，SMERF群体是在我们没有生意时给我们带来业务的，事情就这么简单，而且小的SMERF业务还可能带来更大的业务。”曾任凯悦饭店公司美国全国销售副总裁助理沃伦·布鲁克斯先生（Warren Breaux）也说过：“饭店至少要有70%住房率才能收回饭店建筑投资。周末、假日、旺季加在一起约4个半月的时间很难让饭店住满，但SMERF群体是一个能帮助饭店住满的市场，我们当然情愿以合理的低价让客房住满，而不是让这些客房空着。当然我们不能一年365天都使用这一策略。”SMERF群体和一般业务不一样，它们会到处要求削价以便获得最好价格，但它们在饭店淡季时却给饭店提供了最好的收入来源。一个愿意提供折扣价的饭店，一个愿意帮助主要是非专业会议策划者的饭店，就能知道SMERF群体会对饭店的收入有多大的影响。