电子文件的提供利用

1.网络服务

网络服务是指借助于互联网为用户提供服务。Web网站是最为常见的网络服务形式，是目前提供电子文件利用的主流方式。电子邮件是另一种网络服务形式，一些个性化利用需求可通过电子邮件进行。

2.咨询服务

文件、档案人员以电子文件信息为依据，以口头或书面形式，为用户解答有关电子文件及其管理状况的一种服务方式。

3.集中阅览

指开辟阅览室，供利用者直接查阅利用电子文件。这种方式可以保证利用的质量，提高利用的效率；保护文件安全。

4.复制供应

指以电子文件及其信息加工产品的各种载体形式的复制件，如静电复印材料、晒印蓝图、缩微胶卷/胶片、光盘等，适用于对社会开放的不涉密政府文件信息。

5.出借

指按照一定的制度将有关文件借给用户的服务方式。适用于某些软件、内部参考资料、机密性文件的使用。

访问控制就是在身份认证的基础上，根据事先定义好的授权对提出的资源访问请求加以控制。电子文件形成单位在开展电子文件的访问权限控制时，应围绕安全访问策略的制定，理清权限控制的主体和客体资源的类型及其关系，设置不同类别的访问控制。

1.确定角色、分组和用户

电子文件管理系统常见的角色有系统管理员、文件管理员、普通用户等。

2.明确权限控制的粒度

对于管理电子文件来说，权限控制资源所对应的对象可以是文件、案卷、分类，也可以混合在一起，常见的权限操作类型有增、删、改、查、浏览等。

3.设置访问控制策略

访问控制策略包括系统访问权限控制和网络访问权限控制。系统访问控制主要设置不同用户及分组对电子文件各级别实体资源（如文件实体资源、案卷实体资源）的访问权限，网络访问控制则用于设置用户对网络资源（如Web服务器、目录服务器）的访问策略。

4.验证权限访问控制是否有效

通过实际操作验证权限控制是否正确有效，并进行反馈修正。

1.改进服务理念，提升用户体验

档案馆的利用工作是一项服务性的工作，服务主体是档案馆工作人员，服务对象是各社会机构和普通公众，要始终坚持培养工作人员的文件服务意识。同时，档案馆应提供便捷、免费或低成本、无障碍的电子文件利用方式，不断改善用户体验。

2.完善文件利用政策

国家层面应不断完善与文件利用有关的法律法规，明确电子文件的利用范围，指导和约束文件管理部门的具体利用政策；档案馆在遵循法律法规的前提下，制定本单位具体的文件利用政策，保证文件利用不因人而异。

3.做好利用的基础工作，加强内容开发

档案馆应加强电子文件信息的组织与存储；不断提高电子文件的在线数量；提供良好的检索功能；加强对电子文件的二次开发利用，不断建设专题数据库；增加可以利用的电子文件种类。

4.提供多元化手段，满足不同的利用需求

档案馆不但要提供在线查找利用，满足普通公众的常见需求；当用户在线检索失败后，仍可以电子邮件等方式继续提出检索需求，结合人工服务，满足特殊文件利用需求。