档案网站建设

随着互联网络在世界范围的迅速发展，信息资源的全球交流与共享正在变成现实，档案网站也如雨后春笋般迅速发展起来，成为档案部门对外提供服务的新窗口。

档案网站有广义和狭义之分。广义的档案网站是指一个应用框架，它将各种档案应用系统和各类档案信息资源集成到一个信息管理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户，从而建立起档案部门面向各类用户的信息通道。狭义的档案网站，是指基于互联网对档案信息资源进行集成并提供有关档案信息服务的应用系统。这里主要从狭义的角度叙述。

档案网站建设是档案馆拓展服务功能和档案信息化建设的重要内容，它是一个集多项功能于一体的开放性服务窗口。其基本功能包括以下几方面：

1.档案信息服务功能

这是档案网站的基本功能，也是区别于其他网站的本质所在。建立档案网站的主要目的是向社会公众提供档案信息服务，使档案用户借助于网络可以实现快速方便的档案信息查询，并通过网络完成档案信息的传输服务。为此，档案网站应该提供尽可能丰富的档案信息资源和在线查询服务。

2.宣传功能

档案网站的宣传功能主要有两方面。一方面，它可以成为档案工作、档案机构和档案职业形象宣传的有效工具，可以利用馆藏档案资源进行宣传，还可以宣传各种档案知识、各类档案服务项目等，扩大档案工作的社会影响力，增强全社会的档案意识。另一方面，通过网上档案展览、档案公布等形式，开展传统历史文化教育和爱国主义教育，发挥档案网站的社会宣传教育功能。

3.网上办事功能

档案信息服务只是公众单向地从档案部门接收信息，却无法向档案部门提出要求。因此，档案网站还需要在档案信息服务的基础上，增加动态咨询服务，实现网上办事，达到档案部门与公众之间的双向互动。如档案行政许可的申请和办理、档案业务培训的报名与确认、查阅档案的请求与回复等。

4.交流功能

通过网上对话、留言板与网上调查、网上投诉、电子信箱等方式，档案网站可以起到档案部门与公众之间交流的信息桥梁作用。建立相应的回应机制，对公众的建议和意见进行及时反映并做出有效处理，如借助网站提供专家答疑栏目、讨论区、聊天室等，使档案网站成为档案用户、档案专家、社会公众相互交流，研究探讨档案管理和档案学理论的交流园地。

1.科学定位

就目前来看，档案网站分三种类型，即基本信息型、单向互动型和双向互动型。

（1）基本信息型。这是档案网站发展初期较为普遍的一种形式。它主要是面向档案业界人士和普通浏览者，以介绍档案部门的基本情况、宣传档案部门形象、发布档案和档案工作信息为主。

（2）单向互动型。这是档案网站发展的中间阶段。它既面向档案业界人士和普通浏览者，也面向特定的档案信息用户。这类网站除发布档案和档案工作信息外，还向网络用户提供某些特定的服务，如现行文件查询、开放档案查询和文件下载等。

（3）双向互动型。这是档案网站发展的成熟形式。它主要面向档案信息网络用户，以提供档案信息查询和档案电子政务办理为主。通过这类网站，利用者不仅可以浏览档案信息，还可以向档案部门发送信息；不仅可以下载文件、图表，还可以办理档案行政审批事项，报名参加培训，预约查阅档案等。

建设档案网站，要从档案部门自身条件及其服务对象来进行分析定位，以科学确定档案网站的类型。

2.专业特色

档案网站是一种专业性网站。一个完整意义的档案网站还应该以专业的态度突显档案工作的特点，以使初次接触的浏览者就能从视觉或文字上对档案工作和档案部门的形象有一个清晰的了解。因此，档案网站在栏目设置上要跟档案和档案工作相关，不能一味追求点击率，设置和上传一些与档案工作无关的栏目和信息。

3.视觉美化

档案网站设计作为视觉设计范畴的一种，其最终目的是达到最佳的主题诉求效果。有明确的主题，并按照视觉心理规律和形式将主题主动地传达给浏览者，使之符合浏览者获取信息的心理需求和逻辑方式，让浏览者快速地理解和吸收，通过对网页构成元素运用艺术的形式美化，更好地营造符合设计目的的视觉环境，突出主题，增强浏览者对网页的注意力，增进其对网页内容的理解。因此，档案网站的美化，更多的是为了让浏览者注意并记住网站的内容。

要注意网站的层次性、整体风格的一致性、界面的简约性以及与网站的功能性相结合的特点。目前，国内档案网站为了追求严谨稳重的风格，网站的结构栏目划分等都大同小异，在版式设计上也基本上是上下分栏、左右分栏等方式。如何将档案网站设计得有个性而不失稳重，是档案网站设计过程中的一项很重要的工作。

4.方便实用

一个优秀的档案网站最突出的特点就是方便实用，网站速度快，网站内容容易找到并且易于检索。方便实用的网站应做到以下几点：

（1）网站的结构应该是条理清晰的，板块的划分应该有充分的依据并且容易理解。不同板块的内容尽量做到没有交叉重复，结构层次不宜过深，通常以不超过5层为佳。主要的信息应该放在突出的位置上，常用的功能则应该放到容易操作的位置上，以减少用户点击次数。

（2）应该具有明确的导航条和网站地图，以提供快速导航操作。主要界面尽量不超过浏览器高度的200%，大量信息内容尽量不超过浏览器高度的500%；如果超过，应该使用页内定位或者进行分页。

（3）功能的命名应该简洁、定义清晰，档案信息内容的获取和功能服务的过程都应该尽量将所需要进行的步骤控制在3～5步以内，对于专业的术语、复杂的操作等有直接的、容易理解的帮助。

（4）要考虑到浏览器兼容性、字体兼容性和插件流行程度等因素，尽量减少客户端插件的使用。

（5）避免错误或者无效的链接。

内容设计是档案网站整体设计的核心部分，是实现档案网站功能的关键所在。档案网站的内容设计应根据网站需要实现的基本功能进行设计，主要反映本单位的基本信息和服务项目，并进行科学合理的分类，确定栏目名称、结构层次及其排序。档案网站的内容一般包括以下几个方面：

（1）反映档案机构与职能的信息。包括机构名称、历史沿革、领导介绍、内设机构、地址环境、馆舍情况等。

（2）反映档案工作的信息。包括档案工作动态信息、统计数据、政策法规、业务标准、规范性文件等。

（3）反映馆藏档案的信息。包括档案馆指南、馆藏介绍、馆藏数量基本统计、专题档案介绍等。

（4）档案等信息的查询。包括档案目录查询、档案全文查询、政府公开信息查询、档案展览、档案公布等。

（5）反映档案电子政务的信息。包括档案行政许可和行政审批项目的程序、受理、决定公布等。

（6）反映档案利用服务的信息。包括档案查阅利用制度、查档指南、开放档案公告、未开放档案查阅利用办法、电话代查、信函代查、网上预约等。

（7）利用者反馈的信息。包括电子信箱、业务论坛、网上调查、网上预约查询等。

（8）下载服务。包括各种表格下载、文件下载、软件下载等。

（9）相关链接。包括国内外档案网站的链接、本地政府及部门网站链接、常用公共网站链接等。

以上内容是档案网站内容设计的基本方面，各级档案部门应根据实际需要增设一些带有地方特色和自身特点的栏目，以体现档案网站的不同个性。