文秘人员的工作任务

目前我国的秘书基本可以分为两大类：一类是公务秘书。指在各级机关、团体、部队、企事业单位办公厅（室）里担任秘书工作的干部，包括那些由组织选派、专为高级干部直接服务的秘书；再一类是私人秘书。指由个人出资聘请、专为私人服务的秘书。秘书依其职责，又可分为秘书长、秘书处长、秘书科长或股长、秘书；依其所担负的不同工作内容，则可分为政务秘书、事务秘书、机要秘书、生活秘书等。

总的来说，秘书工作的基本职能有两种：

（1）参谋决策。指的是以直接为领导决策和工作运转服务为轴心，当好领导的参谋。

（2）管理事务。指在协助、主持处理综合性的日常事务（办文、办会、办事等）方面，当好领导的助手。秘书的这两种既是互不相连、各自独立的，又是相互关联、紧密结合的。也就是说，秘书不能是专职的智囊，而只能结合日常的办文、办会、办事过程来开展工作，通过撰写或处理公文、收集或整合信息、开展调查研究、编制决策方案报告、组织各种会议、催办或检查工作等具体的事务中，既做助手，又当参谋；在做好助手的基础上去当好参谋；在当好参谋的同时去做好助手。

秘书工作有四大突出特点：

（1）从属性。所有秘书的工作都是直接服从并服务于各级领导的决策与中心工作来运转的。

（2）被动性。这是由秘书工作的从属性而派生出来的。秘书工作不但以服从和服务于领导的决策和中心工作为出发点，而且以服从和服务于领导的决策和中心工作为归宿；但秘书工作的这种被动，只是就秘书工作的总体而言，在每一件具体的工作任务上，秘书工作又是应该主动，也必须主动的。

（3）机要性。既指秘书这个职务处于中心要害部门，也指秘书自身的许多工作都带有一定的机密性。

（4）综合性。说的是秘书位处中枢位置，工作千头万绪，需要沟通上下、协调左右、综合各方，好像什么事都管，又好像什么事都不管。

秘书的作用有四项：

（1）参谋作用。主要体现在两大环节上：领导决策前，为领导收集资料、调查研究、反映情况、编制规划或计划；领导决策后，上传下达、起草文件、贯彻协调、催办检查、跟踪调查、信息反馈等。

（2）助手作用。这有两层含义：既指秘书承担了机关单位中日常大量的综合性具体工作；也指秘书在办文、办会、办事的过程中，实际成为了领导的得力助手。

（3）耳目作用。说的是秘书在采集信息、调查研究时所接触的方方面面材料，客观上丰富了领导决策的视野与思考的深度和广度。

（4）综合协调作用。是说秘书位处首脑机关和职能部门之间、领导和群众之间，各种情况都有所接触和了解，一定程度上也能起到领导不便于直接出面协调的功能作用。

无论哪种秘书工作，其共性原则都是：第一，要实事求是，客观反映情况；第二，要准确迅速，讲求办事效率；第三，要保守机密，提高职业修养。简言之也就是客观、准确、保密这六个字。

就一般而言，秘书工作的具体内容或者说基本任务，可以归纳为“三办”，即办文、办会、办事。

办文是指秘书部门和秘书人员对公文的处理，是秘书工作的首要任务。包括公文的拟写、公文的收发、处理和保管、利用等环节。具体体现在公文文稿的撰写、印制、收入、登记、分发、交办、催办、归档等工序上，目的是有效地减轻领导者在公文方面的大量事务性劳动，又从大量的第一手资料中察觉、筛选出有价值的信息来。

办会是指秘书部门和秘书人员操办会议事项，是秘书工作的基本职责之一，包括起草会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议程、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等。

办事。从广义上说，办文、办会也都是在办事；但这里所说的办事，主要是指除了办文、办会以外的其他工作。具体包括各种政务、事务或其他工作，比如综合协调、查办、督办、催办、交办具体事项、信息采集、调查研究、值班接待、计划（包括方案预案）拟订、及完成领导交办的各种具体事项等，都可以称之为“办事”。

需要说明的是：本书之所以大体区分出办文、办会、办事三种，目的只是为了便于说明问题的需要；事实上，在秘书工作的实践中，这三者之间并无严格界限，而常常是相互交叉在一起的。

目前的时代发展已对秘书工作提出了新的更高的要求，简言之就是“一基、二高、两服务、四转变”。

“一基”：秘书工作必须遵循一条基本规律，那就是“既做助手，又作参谋”。做助手要求“全面、得力”，作参谋则要求“高明、高远”。

“二高”：一是高质量，二是高效率。办文、办会得讲究质量；办事要讲究效率。事实上这二者是紧密结合在一起的，很难截然分开。我们提倡的是“在讲求质量的前提下提高效率，在提高效率的同时保证质量。”

“两服务”：就是为领导服务（包括直接领导和相关的各级领导）、为人民服务。

“四转变”：一是从简单的办文、办会、办事，转变为既办事又出谋献策；二是从单纯收发公文、信息，转变为既收发、递转，又综合处理；三是从机械的被动服务，转变为能动地主动服务；四是从凭传统的老经验办事，转变为现代化的科学管理。

总之，无论是公务秘书还是私人秘书，每一位文秘人员都应自觉地把以上几个要求作为自己的新标高，不断努力，同时也不断地进步。