表的数据输入

2.5　表的数据输入

表的结构设计好以后，接下来就可以利用数据表视图输入数据。单击“视图”按钮可在“数据表视图”与“设计视图”之间切换，如图2-21所示。数据的输入如同普通电子表格的数据输入。对于设置有效性规则属性的列，数据输入必须满足有效性规则。设置输入掩码的列，Access会自动设置好格式，以方便用户输入，如图2-22所示。

图2-21　视图选择

图2-22　输入掩码效果

对于OLE类型数据的输入，可单击右键，选择“插入对象”，在如图2-23所示的插入对象对话框中指定对象路径和名称或新建一个对象。

对于是/否类型数据的输入，主要有3种方式。在表设计器窗口，将光标定位到是/否类型字段，单击“查阅”选项卡，在“显示控件”属性下拉列表中选择“复选框”。在数据表视图中输入该列数据时，就可以通过单击复选框操作来实现是/否类型数据的输入。当复选框被选中时，表示逻辑真；反之表示逻辑假。如果在“显示控件”属性下拉列表框中选择“文本框”，则输入true（或on、yes、−1）表示逻辑真，输入false（或off、no、0）表示逻辑假。第三种方法是在“显示控件”属性下拉列表框中选择“组合框”，具体属性设置和数据输入请参考“窗体”一章组合框控件的使用。

图2-23　插入对象对话框

在对表添加新记录或对现有数据进行编辑时，往往需要用到与另一个表相关的数据。例如，在为“联系人”表中的联系人填写联系人类型信息时，如果能够从“联系人类型”表中获取联系人类型标识或联系人类型名称，并以列表的形式自动显示这些信息，使操作由输入改为选择，将会使操作变得简便，同时也可以避免输入错误的数据。Access提供了这种数据处理功能，并将以该方式提供可选数据的列（字段），其称之为“查阅列”。

实际上，查阅列（或字段）也是表中的普通字段，与其他字段不同的是，它的值可以直接录入，也可以利用系统提供的查阅功能从另一个表或值列表中检索而来。表中的一个列（字段）是否为查阅列，可以通过设置字段的“查阅”属性手动地设置。

【例2-6】设置“联系人”表中的“联系人类型标识”字段为查阅列，其值来源于“联系人类型”表。具体操作如下。

（1）在设计视图中将光标定位到“联系人类型标识”字段。

（2）单击“查阅”选项卡，在“显示控件”中选择“列表框”，在“行来源类型”中选择“表/查询”。在“行来源”中输入“SELECT 联系人类型.联系人类型标识FROM联系人类型；”。

（3）切换到“数据表视图”，在每个记录的“联系人类型标识”列单击下拉箭头就会出现一个列表框，列出了所有来自“联系人类型”表的“联系人类型标识”字段的值，供用户选择输入。如图2-24所示。

如果在列表框中显示的是联系人类型名称，将会使输入变得更加清晰。

在上面的第2步，将“行来源”改成“SELECT ^* FROM 联系人类型;”，将“绑定列”设为1，“列数”改为“2”，将“列宽”设置为“0cm”。表示列表框由2列组成，第1列显示联系人类型标识，第2列显示联系人类型名称，且第1列列宽为0cm，被隐藏起来。这样在数据输入时列表框中显示的就是联系人类型名称，如图2-25所示。

图2-24　从列表框中选择输入“联系人类型标识”字段

图2-25　列表框中显示“联系人类型名称”

值得注意的是，虽然从列表框中选择的是“联系人类型名称”，但存储到“联系人”表联系人类型标识字段的值仍然是联系人类型标识数字型数据。

【例2-7】设置“联系人”表中的“性别”字段为查阅列，其值来源于值列表。

对于“性别”字段，只要将“行来源类型”设置为“值列表”。在“行来源”中输入“"男";"女"”即可。列表中的值之间用分号相隔。

【例2-8】设置“联系人”表中的“民族代码”字段为查阅列，其值来源于“民族”表。

（1）在设计视图中将光标定位到“民族代码”字段。

（2）单击“查阅”选项卡，在“显示控件”中选择“列表框”，在“行来源类型”中选择“表/查询”。在“行来源”中输入“SELECT ^* FROM 民族;”，将“绑定列”设为1，“列数”改为“2”，将“列宽”设置为“0cm”。