在信息发送过程中，信息包括信息、思想和情感三个方面内容。在沟通中，发送的不仅仅是信息，还有思想和情感。因此，在发送信息的时候，要注意以下几个问题。
（一）选择有效的信息发送方式（HOW）
有效的信息发送方式在沟通中十分重要，这就要求我们要针对沟通对象和目的的不同选择不同的发送方式。信息发送方式很多，比如会议、电话、亲笔信件、电子邮件、面谈等。如果是一般的说明情况的信息沟通，通过信件、电话、邮件就可以解决；如果是为了交流感情和增加信任，则应该在合适的时间、地点面谈为好。
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正确使用商务电子邮件
无论在内部还是在外部通信中，电子邮件变得越来越受到青睐。在用电子邮件进行内部通信的时候，你既可以直接输入信息，也可以将正式的便函附在信中。电子邮件大大提高了组织内外通信的效率。
在发送电子邮件的时候，请在主题栏清晰地写明信函的主旨。不要简单地写“你好”这样的问候语。由于许多电脑都安装了杀毒软件，所以像“紧急”或“重要”这样的词汇最好也不要出现在主题栏里。
正如不要将办公用品挪作私用一样，你也不应该在办公的时候收发私人电子邮件。请记住，电子邮件是工作通信的重要组成部分，所以，请不要在邮件中用情绪符号（笑脸或眨眼等符号），这样做会让别人觉得你不专业。转发与工作无关的电子邮件也是不妥的。你应该经常更新电子邮件地址簿，并且确保相关信息的准确与安全。
（二）何时发送信息（WHEN）
例如何时约见客户，何时发出致谢函，何时向老板汇报，何时与下属谈心，要讲究“天时、地利、人和”，这一点非常重要。
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善用感谢便条
感谢便条对于建立良好的人际关系非常重要。当你表达感谢的时候，别人下次继续帮助你的可能性就会增加。感谢便条一定要亲笔书写，不过不用写得太长，几句话就足够了。如：“谢谢您把有关商务礼仪的书借给我。我对于有关出席社交活动的章节特别喜欢。您一直鼓励我和教导我，对此我深表谢意。”
你应该养成好习惯，每当有人花费5分钟以上的时候帮助你，或赠送给你小礼物的时候，你就应该及时书写感谢便条以示谢意。
目前，比较流行用微信或短信的方式表示感谢，当然这样更为便捷，但措词一定要诚恳，用语一定要合适，而且感谢要及时。
（三）确定信息内容（WHAT）
信息的内容是沟通的实质，不存在没有任何内容的沟通。因此，在沟通开始前，应该对信息的内容做些适当准备，哪些该说，说到什么程度，哪些不该说。信息的内容应该清晰简洁，用词准确，避免模糊不清或容易引起误解的表述。专业术语在基本确认对方能够理解的情况下方可使用。同时还应该注意的是信息的载体，比如语音、语调、肢体语言的不同运用，就会给对方形成不同的感受，进而影响沟通质量。
（四）谁该接受信息（WHO）
在发送信息之前，要确定信息的接受者。信息接受者可以是人，也可以是社会组织、团体、企业，还可以是物体、机器等。如果是组织需要了解组织的需求，如果是个人要通过有效的途径先获得接受者的注意，进而了解接受者的观念、需要和情绪，以进行有效的信息发送。
（五）何处发送信息（WHERE）
在正式场合还是非正式场合，比如销售部经理要求财务部改善服务流程和服务态度的建议，就不宜在会议场合提出，而应在平时与财务部经理进行“私下”沟通，否则会被人误解为“发难”或“告状”。而与客户前期预热洽谈阶段，则不一定要在办公室这样的正式场合，在休闲的茶社、咖啡厅等地方则比较合适。
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