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分清主次,才能高效率

时间:2022-02-26 理论教育 版权反馈
【摘要】:定律阐释艾森豪威尔法则,又称“四象限法则”,指处理事情应分主次,确定优先的标准是其紧急性和重要性程度,据此可以将事情划分为必须做的、应该做的、量力而为的、可以委托别人去做的和应该取消的五个类别。有一次,苏格拉底给学生们上课。在行动之前,一定要懂得思考,把问题和工作按照紧急性、重要性程度等分成不同等级,然后合理安排完成和解决的顺序,这样才能收到事半功倍的成效。

定律阐释艾森豪威尔法则,又称“四象限法则”,指处理事情应分主次,确定优先的标准是其紧急性和重要性程度,据此可以将事情划分为必须做的、应该做的、量力而为的、可以委托别人去做的和应该取消的五个类别。

做事分等级,先抓牛鼻子

一天,动物园管理员发现袋鼠从笼子里跑出来了,于是开会讨论,一致认为是笼子的高度过低,所以他们将笼子的高度由原来的10米加到30米。第二天,袋鼠又跑到外面来,他们便将笼子的高度加到50米。这时,隔壁的长颈鹿问笼子里的袋鼠:“他们会不会继续加高你们的笼子?”袋鼠答道:“很难说,如果他们继续忘记关门的话!”

我们常常会看到这样的现象,一个人忙得团团转,可是当你问他忙些什么时,他却说不出来,只说自己忙死了。这样的人就是做事没有条理,一会儿做这,一会儿做那,结果没一件事情能做好,不仅浪费时间与精力,还不见成效。

其实,无论在哪个行业,做哪些事情,要见成效,做事过程的安排与进行次序都非常关键。

有一次,苏格拉底给学生们上课。他在桌子上放了一个装水的罐子,然后从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。当着学生的面,他把石块全部放到了罐子里。

接着,苏格拉底问全体同学:“你们说这个罐子是满的吗?”

学生们异口同声地回答说:“是的。”

苏格拉底又从桌子下面拿出一袋碎石子,把碎石子从罐口倒下去,然后问学生:“你们说,这罐子现在是满的吗?”

这次,所有学生都不作声了。

过了一会儿,班上有一位学生低声回答说:“也许没满。”

苏格拉底会心地一笑,又从桌下拿出一袋沙子,慢慢地倒进罐子里。倒完后,他再问班上的学生:“现在告诉我,这个罐子是满的吗?”

“是!”全班同学很有信心地回答说。

不料,苏格拉底又从桌子旁边拿出一大瓶水,把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子里。做完这些,他又问:“同学们,你们从我做的这个实验中得到了什么启示?”

话音刚落,一位向来以聪明著称的学生抢答道:“我明白。无论我们的工作多忙、行程排得多满,如果要逼一下的话,还是可以多做些事的。”

苏格拉底微微笑了笑,说:“你的答案也不错,但我还要告诉你们另一个重要经验,而且这个经验比你说的可能还重要,它就是:如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里去,你也许以后永远没机会再把它们放进去了。”

这个故事说明,事先的规划非常重要。在行动之前,一定要懂得思考,把问题和工作按照紧急性、重要性程度等分成不同等级,然后合理安排完成和解决的顺序,这样才能收到事半功倍的成效。

从心理学应用角度看,这就是艾森豪威尔法则的明智之处。它告诉我们,做事前需要科学地安排,要事第一,先抓住牛鼻子,然后依照轻重缓急逐步执行,一串串、一层层地把所有的事情排列起来,条理清晰,成效才会显著。凡事都有本与末、轻与重的区别,千万不能做本末倒置、轻重颠倒的事情。

艾森豪威尔原则分类法

通过上一节的内容我们知道,做任何事情,只有事前理清事情的条理,排定具体操作的先后顺序,一切才能流畅地进行,并得到良好的效果。

在这方面,艾森豪威尔法则给出了一些具体的方法,可以帮助我们根据自己的目标确定事情的顺序。

这一法则将工作区分为五个类别:

A.必须做的事情。

B.应该做的事情。

C.量力而为的事情。

D.可委托他人去做的事情。

E.应该取消的事情。

每天,把要做的事情写在纸上,按以上五个类别将事情归类:

A.需要做。

B.应该做。

C.做了也不会错。

D.可以让别人去做。

E.可以忽略不做。

然后,根据上面的归类,在每天大部分的时间里做A类和B类的事情。即使一天不能完成所有的事情,只要能够将最值得做的事情做完也是很好的。

同样的道理,把自己1~5年内想要做的事情列出来,然后分为A、B、C三类:

A.最想做的事情。

B.愿意做的事情。

C.无所谓的事情。

接着,从A类目标中挑出A1、A2、A3,代表最重要、次重要和第三重要的事情。

把这些A类目标抄在另外一张纸上,并在纸上列出你达到这些目标需要做的工作,接着将这份清单再分出A、B、C三个等级:

A.最想做的事情。

B.愿意做的事情。

C.做了也不会错的事情。

把这些工作放回原来的目标下,重新调整结构,规划步骤,接着执行。

以上程序又被称为六步走方法,即挑选目标→设定优先次序→挑选工作→设定优先次序→安排行程→执行。如果能把这一方法培养成每天的习惯,长期坚持并贯彻下去,相信你将拥有成功的人生。

现实生活中,很多时候,我们总觉得自己身边有“时间盗贼”,没做多少事情,一天就匆匆过去。忙忙碌碌,年复一年,成绩、业绩却寥寥无几。

有句老话说得好:“自知是自善的第一步。”要想改善现状,首先要找出问题的根源。此刻,请你仔细地考虑一下,到底是什么“偷”走了你的时间?是什么让你日复一日地感到时间的压力?想明白这些问题,拿起笔和纸,按照艾森豪威尔法则,开始规划你的每一天,让时间不再像以往那样在不知不觉中被“偷”走。

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