记录管理学派

记录是记录存在多种媒体上的信息。从历史上看，最初系统地生产和保存记录的是政府，后来，工商企业、社团和各种社会组织也开始系统地生产和保存记录，并出现了图书馆、档案馆等专门保存和管理记录的社会机构。记录管理是指系统地控制各种记录，从它们的生产或接收，经过处理、分发、组织、存储和检索直至最终处理。记录管理包括对信息资源生命周期的各个阶段施加控制，从其产生和组织直到传播、使用和永久保存或销毁。美国联邦政府的记录管理是IRM 形成的直接来源之一。美国各政府部门向来有重视文书管理的传统，20世纪初开始的地方政府一体化和国际化进程，尤其是第二次世界大战期间临时增设的各种机构，导致了文书数量和文书管理成本的激增，对此，美国政府运用行政和立法双管齐下的办法实施整治。1942年，国会制定了《联邦报告法》（Federal Reports Act），规定通过控制政府文书的需求来控制公民和企业的文书负担。1943 年，国会通过了《记录处置法》（Records Disposal Act），授权国家档案馆在记录调查结束后制订处置计划。1966年，美国政府颁布《信息自由法》（Information Freedom Act），规定任何人都有权利用联邦政府部门的记录，同时还授权公开这些记录。1975 年，国会授权成立联邦文书委员会（Commissionon Federal Paperwork），该委员会对联邦政府文书工作进行了两年的调查研究，提出了一份含有800项建议的最终报告。其核心思想是政府官员不能再把数据和信息视为“免费物品”，强调应对联邦记录和文献中的数据和信息内容进行管理并提供有效的服务，而非仅仅是对物理文献的管理。为了推行这一思想，他们提出了“信息资源管理”的概念，强调记录是有“生命周期”的，应把对诸如资金、人员、设施等资源进行控制和管理的技能应用到信息上。这些思想在美国国会1980年颁布的《文书削减法》（Paperwork Reduction Act）中得到有效采纳和体现。因此，IRM 的诞生被视为联邦文书委员会工作的结果，《文书削减法》也成为IRM 理论形成的标志。

图书情报部门的信息管理也是IRM 的来源之一。图书情报的工作对象文献本身就是记录的一种形式，图书情报部门对文献信息的管理形成了信息工作的某些传统，其对信息进行组织、存取、检索、传播和利用的理论方法构成了IRM 的理论资源。霍顿、施奈德曼（R.Schneiderman）等人均认为，在IRM 出现之前，图书馆一直在从事着信息管理工作。

记录管理学派的代表人物主要有里克斯（B. R. Ricks）和高（K.F. Gow）、罗比克（M.F. Robek）、库克（M.Cook）等人。记录管理学派理论学说具有如下特点：

（1）将信息资源等同于记录，认为记录既是一种组织资源，也是一种组织资产，高效率的记录管理有助于实现组织目标。

（2）注重记录的生命周期，即记录的创造、采集、存储、检索、分配、利用、维护、剔除和控制过程，这一过程构成了记录管理理论的内在依据。

（3）对记录生命周期的管理形成了记录管理系统，该系统由输入、处理和输出三个要素构成，其基本职能方法是规划、组织、调配、指挥和控制，它们共同作用以实现记录管理的目标。

（4）虽然在理论上对信息技术关注不够，但在实践中大量采用了数据处理（DP）、办公自动化（OA）、信息系统（IS）和通信技术，并强调对其进行集成管理，注重信息技术规划在组织战略规划中的整合应用。

（5）记录管理学派主要关注对信息媒体和信息本身的管理和利用，并吸收了图书馆学、情报学、档案学等学科的理论方法，使其在信息内容管理方面显示出自身的特色。但由于其淡化信息资源观念和经济管理手段，以及对信息技术和组织的技术架构关注不够，使其理论学说的视野和应用范围受到限制，这是记录管理学派的局限性所在。