应用文概论

第一节　应用文概论

一、应用文的概念和分类

1.应用文的概念

应用文是指具有实际应用价值的文章，是党政机关、企事业单位、社会团体、人民群众在日常工作、生产和生活中交流思想，反映情况，传递信息，经济往来以及处理各种事务时经常使用的，有一定惯用体式的文体的总称。

2.应用文的分类

由于使用范围的广泛，应用文的种类极多，实际上它包括了很多体式不同的文种，并随着时代的需要不断地发展、变化。人们在从事各种社会经济活动时，交往关系是多层次的、复杂的，根据不同的工作性质和内容要求，从不同的角度可以有不同的分类标准。为了方便学习，现将应用文大体分为行政公文、事务文书、商务文书、新闻文体、交际文书五大类。

二、应用文的特点

1.写作目的明确，实用性强

应用文是用来直接处理事务的，写作目的十分明确，“以实告人”。请假要写假条，找工作要写求职信，调查结果要用调查报告的形式上报，新闻要用消息传递;会议记录以便日后查考，通报表彰意在鼓励先进、树立榜样，下级机关报送请示，是为了得到上级机关的指示和批准——凡此种种，皆意在务实办事，解决实际问题，达到预期的目的。

2.政策界限明确，规范性强

应用文是据以办事的，它往往直接体现党和政府的有关方针、政策，本系统、本单位的规章制度，所以在行文时，政策界限要明确。同时，写作程式上的规范，是应用文的一个明显特征。各种应用文，在长期的使用过程中，为了清晰醒目，使用方便，逐渐形成了一定的格式和一些习惯用语，在形式上对应用文起制约作用。

3.内容真实准确，专业性强

应用文是用来办实事的，所以内容必须真实可靠、准确无误，必须一是一，二是二，不仅时间、地点、人物、事情的来龙去脉要真实，连各种数据都必须准确无误，来不得半点虚假。

4.语言简明朴实，时效性强

应用文的语言根据应用文本身实用性、规范性、专业性和时效性特点，必然呈现为简明而朴实的语体风格。它不要求细腻地传情达意，不作生动形象的描写;而提倡一种朴素、准确、严谨的文风，简明、清晰的结构层次和明朗的观点。

三、应用文的作用

在现代社会里，应用文写作既是一个秘书工作者必备的技能，更是一个文明社会的成员所必须具有的基本素质，它是人们处理各种公私事务不可缺少的工具。其作用具体体现在以下几个方面。

1.指导规范作用

市场经济需要有法规、政策对各项工作进行管理;展开经济活动，实现经济意图，也需要施行一系列周密规范的规章、制度，来规范各种经济行为。这些目的，都可以通过制发公文来实现。如：当下属机构收到命令、批复、通知等，就把它作为办事的准则和行为的指南，认真贯彻执行。

2.凭证依据作用

应用文的许多文种在经济活动中具有依据和凭证作用。上级部门下达的指令性计划、指导性意见，是下级机关制订工作计划的依据;经济合同，是签约双方开展经济活动的凭证和依据。不少应用文体都是公务、商务活动的真实记录和见证，有一些应用文，如会议纪要，甚至在其现实效用消失后，仍可以作为档案资料，以备后查，具有历史效用。

3.沟通信息作用

应用文是联系党政机关、企事业单位、社会团体上下左右之间的桥梁和纽带。而应用文可以起到通报交流情况、沟通协调关系的作用。其中最为明显的如简报、消息、调查报告等。

此外，对个人而言，通过学习应用写作，还可以开发智力，因为写作是一个复杂的脑力劳动的过程，是多种知识多种能力的综合运用;通过写作的学习和训练，不仅提高了写作能力，也提高了个人的综合素质。

四、应用文的结构安排

1.开头

一篇文章有个好的开头，能带动全文顺利展开，又能吸引读者，是文章的重要组成部分。应用写作以实用为目的，开门见山，言简意赅，直指主题的开头，给读者留下清晰、强烈的印象。

(1)概述式

这是应用写作中较为常用的一种开头方法，直接写出基本情况、基本问题或工作的大致过程。总结、报告、调查报告等经常采用这种方法。概述式开头的优点在于直接写出基本情况与工作进程，使读者先有一个总的概念、印象，为正确理解主体部分打下基础。”

(2)引用式

引用式开头指文章开头部分直接引述上级指示、有关政策规定，或有关单位来文，作为撰写的根据，为正文主体的表达作好准备。报告、批复、通知、通令、评论等多采用这种方法。《××区政府转发××区要求我区配合行动打击拐卖妇女的来函的通知》的开头是这样的：“兹接××区政府来函，内称：最近以来，本区发现多起外来的犯罪团伙，至农村以介绍到大城市工作为由，诱骗妇女，致使妇女多人，被拐卖到外地。在拐骗过程中，经常将受骗妇女引至附近乡村隐匿，待机带出。”

(3)根据式

根据式开头就是根据上级的有关精神或配合某项工作而对下级或本单位的工作作出指示、安排，起始处常有“根据”、“按照”等词语。根据式开头的优点在于先阐明事项的依据，加深读者对主体陈述的理解，从而提高办事效率。

(4)目的式

目的式开头就是在开头写明某项活动或举措的意义、背景等情况，如合同、经济报告、计划、广告等。在起首处常用“为了”、“为”等词语表明目的所在。例如：《中华猕猴桃果汁、果酱加工工艺科研合同》的开头部分就是这样写的：“为了调动××县果酒厂研究中华弥猴桃果汁、果酱(半成品)加工工艺的积极性，确保科研经费的合理使用，明确甲、乙、丙三方的责任，促使科研任务早日完成，经甲、乙、丙三方充分协商，特签订本合同，以便共同遵守……”。

(5)原因式

原因式开头就是直接地阐明进行某项工作的条件、必要性，在很多应用体式中都可运用。在开头时常用“因为”“由于”等词语。如《关于在承包任务时必须承包安全生产的通知》是这样开头：“由于全体干部职工的努力，19××年我厂在安全生产方面取得一定的成绩。但是还存在不少问题，有些部门在接受厂外加工任务时，由于未承包安全生产，只赶任务而忽视安全生产，造成了手指折断和部件坠落等事故。根据市人民政府和市机械工业管理局关于承包各项任务时，必须承包安全的指示精神，结合我厂的具体情况，特作如下规定。”原因式开头的优点在于阐明“事出有因”，一方面加大了行文的分量，另一方面也引起了读者的重视。

(6)结论式

结论式开头就是把有关事情的结论放在前面，然后再进行叙述或分析，说明产生这个结论的事实和依据，以引起读者对问题的充分重视。总结、可行性分析报告、市场调查报告等都可采用这种方式。例如《对××牌轿车的质量调查》一文的开头这样写道：“××牌轿车，质量、技术水平本来一直处于同行业领先水平，但是，在产品获得＇优质＇称号后;放松了质量管理，造成不断出现严重质量事故。”

2.主体

主体是应用写作的“重头戏”，是全文的重点和核心所在。主体部分的结构安排要充分考虑材料对主旨的表现，考虑材料本身的内在逻辑关系。

(1)纵贯式

纵贯式也称连贯式，是以时间先后为顺序，或以事物发展的先后为顺序，凡是需要凭借人物、事件的来龙去脉或前因后果来直接表现观点的，往往采用这一结构方式。

(2)并列式

并列式也称横式结构，就是安排材料时或以空间方位为顺序，按事物本身的结构组成部分划分层次，依次交代，或以种属差异为顺序，按事物性质类别划分层次，依次交代。凡是需要剖析事物的组成或比较事物的类别从而表现主旨的，常采用这种结构方式。

(3)递进式

递进式就是安排材料时以逐步深入的事理关系为顺序;这种结构方式的条理性依赖于事物内在的逻辑关系。凡是需要凭借这类事理之间的分析综合的逻辑论证关系来表现主旨，较多地采用这种一层进一层的结构方式。

(4)综合式

综合式就是把几种结构方式交错起来使用。或纵贯式与并列式结合，或并列式与递进式结合，或以一种方式为主，辅以其他方式。凡是内容复杂广泛，材料涉及面宽的应用写作，采用这种复合的综合式结构方式才能有效地组织材料，全方位多角度地表现主旨。

3.结尾

结尾，是全文的收束，是文章内容的发展和必然终结。它和文章的开头、主体部分一样，写不好，同样会影响文章的质量。“虎头蛇尾”或“画蛇添足”的结尾都成为败笔的形象化批评。的确，好的结尾使文章结构匀称完美，主题得到强调，并给读者留下深刻印象，带来启发，产生新的思索。

(1)指示性结尾

这种结尾方式多用于公文的下行文书，以向下属传达精神、布置工作、提出希望要求而结束全文，如指示、批复、会议纪要、通报等公文。如《关于表扬××乡超额完成全年粮油征购任务的通报》在表扬了××乡的成绩之后是这样结束的：“当前，我县粮油征购工作仍有少数地区进展缓慢，希望切实加强领导，检查原因，采取有力措施，为早日完成和超额完成今年粮油征购任务而努力。”

(2)请求性结尾

这种结尾就是在文章结尾部分向有关上级或主管部门提出有针对性的请求。这种方式主要用于上行公文，如请示、报告，平行公文如联系、商洽工作的函也有用这种方式结尾的。以上两种结尾方式常用于公文写作，它经常与公文的惯用结束语结合起来组成结尾，有时甚至直接用惯用结束语结束全文。

(3)总结性结尾

这种结尾就是在结尾处概括总结全文的基本观点，与开头相呼应，给读者留下一个完整的印象，以便加深对文章主旨的理解。

(4)自然结尾

这种结尾就是当行则行，当止则止，自然收束，意尽而止，干脆利落。

(5)展望性结尾

这种结尾就是在文章结尾处表达良好的祝愿或表示对今后工作的信念。

(6)说明性结尾

这种结尾如法令、法规等往往在结尾部分说明何时生效、解释修改权归谁等事项。“一式×份，甲、乙双方和见证单位各存一份，以便监督执行。”这样结尾交代了往往容易被人们忽视的重要事项，使行文更加全面完善，从而提高行文质量。

五、应用文写作的行款格式要求

所谓行款格式，是指文章在文面上的安排、布局，包括标题、署名、段落、引文、附注、天头、地脚等等。

(1)标题。标题要力求在文面中显得醒目、美观。标题有各种形式：长题、短题，单行题、双行题、多行题等。单行标题：长题，字数过多要分行写，转行时既要注意保持词和词组的完整，又要考虑在数字搭配上的匀称;短题，字数少，注意字间距要加大;题的左右侧空格要相等，使之对称。双行、多行标题：主题居中，引题在上，副题在下。副题一般用破折号引起，在主题之下，退后两格书写。

(2)署名。作者姓名一般写在标题下面，居中排列，也有将署名放在文章末尾的。

(3)附注。文中的附注有四种形式：段中注——写在正文中间，用括号标识;页中注(脚注)——其位置在本页的下端，与正文之间用一横线隔开;章、节注——放在一章或一节后面;全文附注(尾注)——附在全文之后。选用何种附注形式，要根据需要和方便阅读的原则酌情处理。

(4)天头、地脚。任何文章，在文面安排上都必须注意预留天头、地脚和左右页边距。天头是指标题以上的空白。各种不同的文体，预留的天头是不一样的。如，课本的章始页的天头较大，正文页的天头就较小;公文的天头、地脚更有其严格的规定。地脚，是指文章底行页码以下的空白处，一般书刊留1.2～2公分不等。

六、应用文语言的基本要求

(1)准确即用最恰当的词语和句式来反映客观事物，表达文章主旨。这是对文章语言的最基本最重要的要求。

(2)简明即用简练的语言表达出尽可能丰富的内容，做到言简意赅，干净利落。简要明确，直截了当;同时又，以一当十，能增强语言的信息容量和密度。简明应该是朴素自然，文约而事丰。

(3)得体是行文要根据不同的对象和场合，掌握好恰当的分寸，语言要能体现作者处理事务的立场和态度，要能为特定的需要服务。无论是措辞还是语气，都要与行文的目的、特定的对象和谐一致，使阅文者获得应有的信息，从而收到预期的效果。

(4)平实即平易通俗、朴实自然;不追求华丽的辞藻和形象化的描写，更无须含蓄、虚构的手法，这是它区别于文学作品语言的一个显著特征。

七、应用写作的惯用词语

(一)规范性词语

1.称谓词语

我(局)、本(厂)、你(校)、贵(公司)、该(协会)等。

2.开端词语

为了、根据、由于、按照(遵照、依照)、据了解、据查、经查实、兹、现、关于、业经、兹经、经等。

3.承接词语

总之、综上所述、鉴于此种情况、据此(为此)等。

4.征询词语

当妥、妥否、请核示、请指示、请回复、是否可以等。

5.答复词语

同意、不同意、可行、不可行、照办等。

6.结尾词语

特此函达、特此通知、特此通告、特此布告、特此报告、特此通报、为荷、为盼、为要等。

7.祈请词语

希望、请、务请、希予、即请、希即遵办等。

8.文言词语

鉴(鉴于、鉴别)、悉(据悉、收悉、已悉、阅悉、电悉、谨悉、惊悉)、兹(兹有、兹派、兹介绍、兹将、兹就、兹因)、以(以资、以此、以利)、即(即日、即席、即可、当即、希即、须即)、就(就近、就地、就绪、就业、就学)，等等以上这些规范性的词语，不允许人们随意用同义的词语来代替。

(二)介宾短语

在应用写作中，往往要把有关原因、根据、目的、对象等交代清楚，常用介词和名词或名词性词组构成介词短语，在句子中用作状语、定语，起限制、修饰作用。

(三)简缩词语

使用简缩词语也是应用写作习惯用语的一个特点，尤以公文写作最为频繁。汉语中有多音节词，如总工程师、产品合格率、文化教育、基本建设、中国共产党中央纪律检查委员会，等等。为方便使用，这些多音节词简缩成为：总工、合格率、文教、基建、中纪委。这样一来，写、说、听、记都比较快捷方便了。

(四)模糊词语

(1)表时间：现在、曾经、过去、将来、同时、有时、适时、今冬明春、年年、每时每刻、一度、再度等。

(2)表范围：有关、各、左右、上下、普遍等。

(3)表程度：很、非常、一般、更加、显著、明显、极其、特别、进一步、逐步、基本上、总体上、大体上、何等、略微、总的来说、尽快、尽早、尽最大的力量等。

(4)表数量：许多、广大、几乎所有、多些、一些、某些、半数、接近半数、少数、个别等。

(5)表频率：多次、屡次、经常、连续、不断、反复、再三、三番五次等。

(6)表条件：按有关规定、符合一定条件者、在可能的情况下等。

(五)否定词语

否定词语表示对人对事物作出否定的判断，和肯定正好相对。