行政单位流动资产的核算

一、行政单位流动资产的含义

行政单位流动资产是指行政单位占有或者使用的可以在一年内变现或者耗用的资产，包括库存现金、银行存款、零余额用款额度、应收及预付款项、存货等。行政单位的流动资产作为行政单位履行相关职能的重要资产，其管理也日益显得重要。

二、行政单位的库存现金

（一）库存现金的概念与管理

1.库存现金的概念

行政单位的库存现金是行政单位在预算执行过程中为保障日常开支需要而存放于财务部门的货币资金。现金是流动性最强的一种货币性资产，它具有普遍的可接受性，可以随时用来购买货品、支付费用或偿还债务，也可以随时存入银行。行政单位应该严格按照国家有关库存现金的管理规定，加强管理，接受监督。

2.库存现金的管理

随着行政单位公务卡结算的普遍推进和强制使用，行政单位库存现金的业务会随之减少，但其管理仍然是行政单位资产管理的重点。行政单位现金管理的要求包括：

（1）严格遵守银行核定的库存现金限额。库存现金限额，是银行根据规定对行政单位核定的可以保留库存现金的最高限额。银行核定单位库存现金限额时，一般以不超过单位3天零星开支所需的现金为准。行政单位现金的数额，超过限额的部分，必须及时存入银行。

（2）收到的现金，必须及时送存银行，不得坐支。坐支是指以本单位收入的现金直接支付本单位的支出。行政单位每天收入的现金，必须当天送存银行，不能直接支用。因特殊原因需要坐支现金的，应事先报经开户银行审查批准，由开户银行核定坐支范围和限额。

（3）明确规定现金的使用范围。按照国家有关规定，现金可以在以下范围内使用：职工的工资、奖金、津贴；个人的劳务报酬；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；向个人收购农副产品和其他物资的价款；出差人员必须随身携带的差旅费；银行结算起点以下的零星开支；银行确定需要支付现金的其他支出。行政单位与其他单位的经济往来，除按规定范围可以使用现金外，均应通过银行办理转账结算。随着国家要求行政单位使用“工资卡”发放工资、奖金和津补贴，推行行政单位实施“公务卡”结算，现金的使用范围明显缩小。前者要求单位发放给职工的所有“钱”均通过银行卡进行发放，不再以现金形式发放；后者要求符合公务支出范围的公务活动开支，均通过“公务卡”结算，减少现金的开支，缩小现金的使用范围。这些都将有利于国家和单位对现金的管理，有效解决用款不便和资金的安全问题，降低现金使用的风险。

（4）严格现金的收付手续，行政单位收入现金必须及时存入银行，必须给交款人予正式的收据；支付现金应在付款的原始凭证上加盖“现金付讫”戳记；钱账分管，相互牵制，是钱物和账务分别管理的一种内部控制制度。行政单位的会计人员和出纳人员应当要有明确的分工，出纳人员管钱不管账（除现金日记账和银行存款明细账外），会计人员管账不管钱，会计和出纳岗位的工作相互监督、相互牵制。

（二）库存现金的会计核算

为核算行政单位的现金业务，应设置“库存现金”科目，反映库存现金的收付及结存情况。借方登记库存现金的增加数，贷方登记库存现金的减少数，余额在借方，表示库存现金的结存数量。

行政单位应当设置“现金日记账”，根据收付款凭证，按日逐笔登记。每日终了，应当计算当日的现金收入合计数、现金支出合计数和结余数，并与库存数核对，做到账款相符。如果出现原因待查的现金溢余或短缺的，应通过“待处理财产损溢”科目进行核算，待查明原因后再做处理。对于现金短缺，属于应由责任人赔偿或向有关人员追回的部分，借记“其他应收款”科目，贷记“待处理财产损溢”科目；属于无法查明原因的，报经批准核销的，借记“经费支出”科目，贷记“待处理财产损溢”科目。对于现金溢余，属于应支付给有关人员或单位的，借记“待处理财产损溢”科目，贷记“其他应付款”科目；属于无法查明原因的，报经批准后，借记“待处理财产损溢”科目，贷记“其他收入”科目。

如果有外币的行政单位，还应当按照人民、外币的种类分别设置“现金日记账”进行明细核算。

【例16－1】某行政单位以现金购买办公用品560元。

【例16－2】某行政单位向社会提供复印服务，本日收到复印服务收入3500元。

【例16－3】某行政单位从银行账户中提取现金15000元，以备日常零星开支之用。

【例16－4】某行政单位职工姜某公务出差，预借差旅费4000元，用现金支付。

【例16－5】某行政单位对当日的现金进行盘查，发现库存现金账面余额22500元，现金盘点22800元，本日现金溢余300元，原因待查。

【例16－6】接上例，经过查询，多余的现金属于本单位职工王某已报账但是尚未领取的。

【例16－7】某民政局收到A委托方捐赠某灾区的现金67000元，已收妥。

注意：受托代理现金业务和现金的溢余或短缺，都是新制度中新增加的内容，其会计处理方法也需要特别注意。

三、行政单位的银行存款

（一）银行存款账户的开立与管理要求

银行存款是行政单位存放在金融机构的货币资金。行政单位的银行存款主要来源于财政拨款，它是行政单价行使行政职能的物质保证。为此，行政单位的银行存款必须安全可靠，便于管理和监督。根据有关规定，行政单位必须严格银行存款的开户管理，不得多头开户。

行政单位办理银行存款开户时，应当遵循银行规定的申请开户程序。行政单位填写银行规定的“开户申请表”，经上级主管部门和同级财政部门审核同意后，连同盖有单位公章和主管人员印章的印鉴卡，送开户银行办理开户手续。开户银行审查同意后，行政单位即在该银行开立账户。随着国库集中支付制度的实行，行政单位的同级财政拨款均通过财政国库单一账户体系进行办理，相应的银行存款业务会有所减少。

行政单位在银行开立的账户，必须严格执行银行的相关管理要求，如遵守银行的各项结算制度和现金管理制度，接受银行的监督和管理；银行存款户必须有足额的资金以供使用；各种收付款凭证必须如实填写款项的来源或者用途，不得巧立名目、弄虚作假，严禁利用银行存款户搞非法活动；银行存款账户只能供本单位使用，不准出租、出借或转让银行存款账户；不准签发空头支票。

（二）银行结算方式

根据银行结算制度的有关规定，银行结算方式主要包括银行汇票、银行本票、商业汇票、汇兑、支票、委托收款、异地托收承付等。由于行政单位涉及银行结算的业务主要是在其公务活动中使用政府资金所引起的，因此，在实际工作中，行政单位经常使用的银行结算方式主要是支票和汇兑，除此之外，还有办理预算拨款的预算拨款凭证等，只不过在目前的国库集中支付制度下，预算拨款凭证的使用不如以前频繁。

1.支票结算方式

支票结算是银行的存款人签发支票给收款人，用来委托开户银行将款项支付给收款人的一种结算方式。支票可以分为现金支票和转账支票两种，现金支票可以提取现金，也可以办理转账，但转账支票只能办理转账，而不能提取现金。行政单位开出支票付款时，根据开出支票的存根和相关原始凭证，作为支出入账；收到支票时，应及时填写进账单，并连同支票一起送达开户银行，根据开户银行盖章退回的进账单和原始凭证，作为收入入账。

2.汇兑结算方式

汇兑结算是银行的存款人委托银行将款项汇给收款人的一种结算方式。汇兑有信汇和电汇两种。信汇是由银行通过邮递划转款项的结算方式，电汇是银行通过电报划转款项的结算方式。行政单位对于汇入的款项，在收到银行收款通知时，据以登记作为收入入账；对于汇出的款项，在向银行办理完汇款手续时，根据汇款回单，作为支出入账。

3.预算拨款凭证

预算拨款凭证主要是财政部门与主管部门或基层单位之间办理预算拨款时使用的一种结算凭证。主管部门或基层单位收到银行转来的“预算拨款凭证”收款通知时，作为收入进行入账管理。

（三）银行存款的会计核算

为核算银行存款业务，行政单位应设置“银行存款”科目。行政单位将款项存入银行或其他金融机构时，借记本科目，贷记“现金”等有关科目；提取和支出银行存款时，借记“现金”等有关科目，贷记本科目。该科目余额在借方，表示行政单位银行存款的数额。

【例16－8】某行政单位收到财政预算拨款为7200000元。

【例16－9】某行政单位从非同级财政部门取得一笔款项430000元，用于完成专项委托任务，款项已经存入银行存款账户。

【例16－10】某行政单位从单位银行账户转账支付购买的办公用品13000元，直接列为当期的支出。

【例16－11】某行政单位收到R企业捐赠给希望工程的捐赠款700000元，款项已到账。

行政单位应按开户银行、存款种类等分别设置“银行存款日记账”，并由出纳人员根据收付款凭证，按照业务发生顺序逐笔登记，每日终了时结出银行存款余额。有外币业务的行政单位，应在“银行存款”科目下分别按人民币和各种外币设置“银行存款日记账”，进行银行存款明细分类核算。

【例16－12】某行政单位银行存款户收到外事服务收入5000美元，当日人民币与美元的汇率为6.8∶1。

【例16－13】接上例，该行政单位发生外事服务支出，用去外汇2000美元，人民币与美元的汇率为6.86∶1。会计分录为：

【例16－14】接上例，年末人民币与美元的汇率为6.96∶1，行政单位美元户存款余额为3000美元（5000－2000），折合为人民币20730元，汇兑差额为－600元［（3400－13720）－3000×6.96］。

注意：大多数行政单位没有外币业务。有些行政单位存在外币业务，但没有外币存款，如因出国（境）人员自行兑换外币，持相关单据票据以人民币到财务部门进行报销，而行政单位不存在外币业务的核算。

（四）银行存款余额调节表的编制

为保证行政单位对银行存款的记录与开户银行对行政单位银行存款的记录相互一致，行政单位应该定期与开户银行进行对账，至少每月要核对一次。月份终了，行政单位与开户银行对账时，行政单位“银行存款日记账”的余额与“银行对账单”的余额经常会出现不一致的情况。其原因主要有：一是行政单位或开户银行发生记账错误，二是行政单位或开户银行存在未达账项。如果是属于记账错误，行政单位应及时更正或通知银行更正错误，如果是属于未达账项，即结算双方由于凭证的传递需要时间，出现了一方已登记入账，而另一方尚未登记入账的账项，则需要通过编制银行存款余额调节表进行调节。用银行存款余额调节表进行调节的未达账项可分为以下四类：

（1）银行已收款入账，而单位尚未收款入账。

（2）银行已付款出账，而单位尚未付款出账。

（3）单位已收款入账，而银行尚未收款入账。

（4）单位已付款出账，而银行尚未付款出账。

通过调节，行政单位银行存款日记账账的余额与银行对账单的余额应当相互一致。

【例16－15】行政单位月末收到银行送来的银行对账单，银行存款余额为5432700元；单位银行存款日记账上的月末余额为5315200元。经过逐笔核对后发现：

（1）单位将收到的转账支票一张6900元存入银行，并登记入账，而银行未登记入账；

（2）单位签发转账支票一张43600元，并已根据支票存根及其他有关原始凭证登记入账，而银行未登记入账；

（3）银行收到属于单位的汇兑款项的86000元，并已登记入账，而单位由于尚未收到收款通知，因而未入账；

（4）银行代单位支付水电费5200元，并已登记入账，而单位由于尚未收到付款通知和水电费收据，因而未入账。

根据上述资料，该行政单位编制“银行存款余额调节表”如表16－2所示：

表16－2　银行存款余额调节表

四、行政单位的零余额账户用款额度

（一）国库集中支付制度和零余额账户

如前所述，我国政府正在推行国库集中支付制度，在这种制度下，零余额账户用款额度是财政部门授权行政单位根据批复的用款计划收到和使用资金的额度。行政单位的零余额账户是财政国库单一账户体系中的一类账户，是由财政部门为行政单位在商业银行开设，用于行政单位的财政授权支付结算，财政部门定期向行政单位下达财政授权支付额度，行政单位在下达的额度内，自行签发授权支付指令，通知代理银行办理支付手续，代理银行于每日终了与财政国库存款账户进行资金清算后，余额为零，故称为“零余额账户”。

（二）科目设置及会计核算

为了核算零余额账户用款额度业务，行政单位应设置“零余额账户用款额度”科目。在收到“财政授权支付额度到账通知书”时，根据通知书所列数额借记该科目，贷记“财政拨款收入”科目，按规定使用额度时，借记“经费支出”等科目，贷记本科目。从零余额账户提取现金时，借记“库存现金”科目，贷记本科目。

年度终了，财政要收回没有使用完的额度，即“零余额账户用款额度”科目无余额，这也印证了这类账户余额为零的说法。行政单位根据代理银行提供的对账单作银行注销额度的相关账务处理，借记“财政应返还额度—财政授权支付”科目，贷记本科目。若单位本年度财政授权支付预算指标数大于财政授权支付额度下达数，两者之间的差额，借记“财政应返还额度—财政授权支付”科目，贷记“财政拨款收入”科目，反之，亦然；待下年度年初，行政单位根据代理银行提供的额度恢复到账通知书，做恢复额度的相关账务处理，借记本科目，贷记“财政应返还额度—财政授权支付”科目。

【例16－16】某行政单位收到代理银行转来的“授权支付到账通知书”，本月用于项目支出的财政授权支付用款额度500000元已经到账。

【例16－17】某行政单位开出授权支付凭证，通知代理银行支付购买办公用品款项36000元。

【例16－18】某行政单位年末根据代理银行提供的对账单，注销尚未使用的零余额账户用款额度25000元。

【例16－19】年末，某行政单位经过对账发现，本年度财政授权支付预算指标数大于财政授权支付额度下达数，两者间的差额为42000元。

【例16－20】某行政单位年初根据代理银行提供的额度恢复到账通知书，恢复上年未使用完的零余额账户用款额度。

（三）公务卡结算制度及会计核算

自2007年开始，财政部开始推行公务卡制度，并在2012年底前全面推行公务卡。公务卡是财政预算单位职工持有的，主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。作为公务业务的一种新型结算方式，公务卡操作可以概括为“银行授信额度，个人持卡支付，单位报销还款，财政实施监控”。行政单位的差旅、会议、公车运行维护费等公务支出要使用公务卡进行结算，即在公务卡信用额度内，先通过公务卡支付结算，并取得相关票据等财务报销凭证和银行卡消费凭证，在公务卡的免息还款期内，到所在单位财务部门报销；财务部门按规定予以报销后，签发财政授权支付指令，通知发卡行从单位的零余额账户向指定的公务卡还款；代理银行于收到支付指令的当天，将资金支付到职工的公务卡账户。

公务卡具有一般银行信用卡所具有的授信消费等特征，属于银行卡的范畴，是一种现代支付结算工具；同时也具有财政财务管理的独特属性，可以将财政财务管理的有关要求与银行卡的独特优势相结合，形成一种新型财政财务管理工具和手段。公务卡在额度设定、组织申办、结算报销和支付结算的信息管理等方面，有不同于普通银行卡的专门管理制度规定，从这个意义上来讲，公务卡又属于财政财务管理之范畴。所以，不能简单地将公务卡作为一种替代现金支付的结算工具来理解。

公务卡结算制度的实施有利于提高财政预算资金的使用效率，降低行政成本；有利于深化财政国库集中支付改革，规范财政资金管理，保证每一笔财政支出都公开透明，从而提高财政的管理水平；也有利于促进非现金支付工具使用，减少预算单位现金支付和流通，从而利于建立良好的经济社会秩序。

【例16－21】某行政单位按财政部门要求实行公务卡结算。某职工用公务卡方式支付培训费用3200元，已经办理报销手续。财务部门通知单位的零余额账户将报销款项划入该职工的公务卡账户。

五、行政单位的财政应返还额度

（一）财政应返还额度的概念和内容

1.财政应返还额度的概念

在国库集中支付制度下，行政单位年末没有使用的财政直接支付额度和财政授权支付额度，按照相关规定要进行年终注销，需要在次年恢复的年末未实现用款额度。这些额度相应的资金仍然留存在财政国库，但是行政单位可以要求财政对其返还，换句话说，这些未使用的额度一般仍然归行政单位所有，只是按照管理要求，年末的余额只能为零，故要求行政单位将额度进行注销，因此，行政单位在年末形成了财政应返还额度。

2.财政应返还额度的内容

行政单位的财政应返还额度包括财政应返还直接额度和财政应返还授权额度两种。

财政应返还直接额度是财政直接支付额度本年预算指标与本年财政实际支付数的差额。本年预算指标数大于财政实际支付数，则确认收入的同时，作为应收款项进行确认，即财政应返还额度。

财政应返还授权额度是财政授权支付额度的本年预算指标与当年行政单位实际支付数的差额，主要包括未下达的授权额度和未使用的授权额度。未下达的授权额度是指当年财政预算已经安排，但财政部门没有下达到行政单位代理银行的授权额度，是授权额度的本年预算指标与当年下达数之间的差额。未使用的授权额度是指财政部门已将当年的授权额度下达到行政单位的代理银行，但其当年未完成实际支付的数额，是授权额度的本年下达数与当年实际使用数之间的差额。

（二）财政应返还额度的会计核算

1.科目设置

行政单位应该设置“财政应返还额度”科目，核算国库集中支付制度下的行政单位应收财政返还的资金额度，并设置“财政直接支付”和“财政授权支付”两个明细科目，进行明细账核算。期末，借方余额反映行政单位应收财政返还的资金额度。

2.直接支付下的财政应返还额度的会计处理

年度终了，对财政直接支付额度要进行注销，即根据本年度财政直接支付预算指标数与本年财政直接支付实际支出数的差额，借记“财政应返还额度—财政直接支付”科目，贷记“财政拨款收入”科目。下年年初，对于恢复财政直接支付额度，在收到恢复预算额度通知时只做记录，待财政部门使用以前年度的财政直接支付额度发生支出时，再行确认，借记“经费支出”科目，贷记“财政应返还额度—财政直接支付”科目。

【例16－22】年末，某行政单位本年度公共财政预算基本经费拨款的财政直接支付额度预算指标为4300000元，当年财政已经完成支付4160000元，需要注销未实现的财政直接支付额度。

【例16－23】下年年初，某行政单位收到“财政直接支付额度恢复通知书”，恢复上年末注销的财政直接支付额度140000元。

恢复的额度140000元，并未实际支付，只是通知该额度为行政单位所有，因此不需要进行会计确认，仅仅进行预算管理记录。

【例16－24】某行政单位使用恢复的上年度用款额度，采用财政直接支付的方式，支付公务员培训费130000元，已经收到国库支付执行机构委托代理银行转来的“财政直接支付入账通知书”及相关原始凭证。

3.授权支付下的财政应返还额度的会计处理

年度终了，行政单位对未使用的授权额度，根据代理银行提供的对账单作注销额度的账务处理，借记“财政应返还额度—财政授权支付”科目，贷记“零余额账户用款额度”科目；对于未下达的授权额度，行政单位本年度财政授权支付预算指标数大于下达的零余额账户用款额度数，确认为当年收入，即借记“财政应返还额度—财政授权支付”科目，贷记“财政拨款收入”科目。下年年初，若有恢复的财政授权支付额度，则据代理银行提供的额度恢复到账通知书，借记“零余额账户用款额度”科目，贷记“财政应返还额度—财政授权支付”科目；年度中间使用以前年度财政授权支付额度发生支出时，借记“经费支出”科目，贷记“零余额账户用款额度”科目。

【例16－25】某行政单位本年度公共财政预算专项经费拨款的财政授权支付额度预算指标数为7600000元，当年财政已经下达的授权支付额度为7000000元，实际使用了的授权额度为6700000元，需要注销未实现的财政授权支付额度，包括财政未下达的授权额度400000元和未使用的授权额度300000元。

【例16－26】下年年初，某行政单位收到银行转来的“财政授权支付额度恢复到账通知书”，上年末注销的授权额度700000元已经全额恢复。

【例16－27】某行政单位使用上年度的财政授权支付额度，支付会议费（基本支出拨款）39000元，款项已经通过单位的零余额账户进行支付。

注意：近两年以来，财政部门对行政单位尚未使用完的“额度”的处理略有变化。不再确认为资产，而是冲减当期的财政拨款收入。具体的处理根据同级财政部门的要求进行。

六、应收账款

应收及预付款项是行政单位在开展公务活动中所形成的各种债权，包括应收账款、预付账款、其他应收款等。财政应返还额度也属于一种债权，由于其对象是同级财政部门，有自身的特点，所以前面已经单独进行过介绍，在此不再赘述。

（一）应收账款的会计核算

1.应收账款的概念

应收账款是行政单位出租资产、出售物资等应当收取而尚未收到的款项。这些款项在按照税法规定扣除应缴税费后，应当上缴财政部门，由财政统一管理，统筹安排使用。行政单位的国有资产管理执行《行政单位国有资产管理办法（试行）》。

2.应收账款的会计科目

行政单位应该设置“应收账款”科目，核算行政单位出租资产、出售物资等应当收取而尚未收到的款项，并按照购货、接受服务单位（或个人）等进行明细核算。收到的商业汇票也通过本科目进行会计核算。期末，本科目的借方余额反映行政单位尚未收回的应收账款。

3.应收账款的会计核算

行政单位对出租资产尚未收到款项的，借记“应收账款”科目，贷记“其他应付款”科目；待收回账款时，再将“其他应付款”扣除应缴税费后的余额转入“应缴财政款”科目，即实行“收支两条线”管理。

行政单位对经批准出售的物资，发生的应收款项，借记“应收账款”科目，贷记“待处理财产损溢”科目；收回时再将“应收账款”科目进行冲销。

行政单位对收到的商业汇票，包括出租资产和出售物资而收到的商业汇票，同时设置“商业汇票备查簿”，逐笔登记每一笔应收商业汇票的相关信息资料。

4.坏账的核销

行政单位对于逾期3年或以上、有确凿证据表明无法收回的应收账款，先转入“待处理财产损溢”科目；按规定报经批准予以核销，借记“其他应付款”科目，贷记“待处理财产损溢”科目；对已经核销又在以后期间收回的，则应上缴财政，即借记“银行存款”科目，贷记“应缴财政款”等科目。

【例16－28】某行政单位经批准将某一闲置房屋对外出租，租赁合同租金为每年96000元。

【例16－29】收到上述承租人交来的本季度租金24000元，存入银行存款账户。计算应缴税费为2880元。

注意：按照《行政单位国有资产管理暂行办法》的相关规定，行政单位出租资产所取得的收入属于国有资产收益，扣除应缴税费后的净额应当上缴同级财政。在会计核算上，要先通过“其他应付款”科目进行过渡，待收到时再转入“应缴财政款”科目。

【例16－30】经批准某行政单位出售一台办公设备，原价为36000元，已计提的累计折旧为31500元，账面价值为4500元，出售价格3000元。价款收到后应当上缴财政部门（假设无税费）。

七、预付账款

（一）预付账款的含义

行政单位按照购货、服务合同规定需要预先支付给供应单位（或个人）的款项，由于其已经形成款项的付出，所以，一方面要满足预算管理的需要，确认为行政单位的支出；另一方面作为预付款项实质上仍然属于行政单位的资产，要确认资产和净资产。这种“双分录”的核算方法，也是新制度改革的显著之处，由于预付账款属于非货币性资产，若在发生时只确认预付账款而不确认支出，会造成单位资金已经支付，但仍然反映在账面的结余中，不能满足预算管理的要求。

（二）预付账款的科目设置及会计核算

行政单位应当设置“预付账款”科目，核算按购货、服务合同规定预付给供应单位（或个人）的款项，包括依合同规定支付的定金，并按照供应单位（或个人）进行明细核算，期末借方余额反映行政单位实际预付但尚未结算的款项。行政单位要根据合同及时跟踪管理，避免长期挂账，造成国有资产不实。

行政单位发生预付款项时，借记“预付账款”科目，贷记“资产基金—预付款项”科目；同时借记“经费支出”科目，贷记“财政拨款收入”“零余额账户用款额度”“银行存款”等科目。

行政单位在收到所购物资或者服务时，应该冲减所对应的资产基金。如果发生退回的，属于本年度的款项，则冲销即可；属于以前年度的款项退回，则不能冲销支出科目，要通过“财政拨款结转”“财政拨款结余”“其他资金结转结余”等科目冲销。

如果行政单位有逾期3年或以上、有确凿证据表明确实无法收到所购物资和服务，且无法收回预付账款的，按规定报经批准后予以核销。即借记“待处理财产损溢”科目，贷记“预付账款”科目，经批准核销时，借记“资产基金—预付款项”科目，贷记“待处理财产损溢”科目。已经核销又在以后期间收回的预付账款，借记货币资金科目，贷记“财政拨款结转”“财政拨款结余”“其他资金结转结余”等科目。

【例16－31】某行政单位对职工进行业务培训，与A培训中心签订合同。根据合同规定，本次培训费用为45000元，预付定金20000元，其余部分在培训结束后再行支付。定金已经通过零余额账户支付，为公共财政预算基本经费拨款。

【例16－32】接上例，职工的业务培训结束后，行政单位支付差额25000元，款项已经通过零余额账户付清。

同时：

【例16－33】某行政单位由于供货方B公司提供的货物不符合要求，不再进行购买，已经收到供货方退还至银行存款账户的预付款项5600元（该事项发生于当年）。

同时：

【例16－34】某行政单位2012年支付预付款购买×公司开发的软件，合同价款25000元，已经预付10000元，截至2015年11月，尚未收到软件，经了解，×公司由于经营不善，濒临破产，支付的预付账款收回无望。按相关规定报请上级部门批准核销。

11月份会计处理：

12月经批准核销：

八、其他应收款

（一）其他应收款的含义

行政单位除了应收账款、预付账款以外，还会发生一些其他的各种应收未收和暂时支付的款项，这类款项统统归入“其他应收款”进行核算管理。如备用金、职工预借的差旅费、应该向职工收取的各种垫付款项等。

（二）科目设置及会计核算

行政单位应当设置“其他应收款”科目，核算因预借职工差旅费、垫付各种暂付款而发生的其他应收及暂付款项，并按照类别及债务单位（或个人）进行明细核算。期末，本科目余额一般在借方，反映行政单位尚未收回的其他应收款。

行政单位发生应归入其他应收款的款项支付时，借记“其他应收款”科目，贷记“零余额账户用款额度”“银行存款”等科目。收回预借款项或转销暂付款项时，借记“零余额账户用款额度”“银行存款”或有关支出等科目，贷记“其他应收款”科目。

行政单位有逾期3年或以上、有确凿证据表明确实无法收回的其他应收款，按规定报经批准后予以核销。即借记“待处理财产损溢”科目，贷记“其他应收款”科目。经批准核销时，借记“经费支出”科目，贷记“待处理财产损溢”科目。已经核销又在以后期间收回的预付账款，借记货币资金科目，贷记“经费支出”（本年收回）、“财政拨款结转”、“财政拨款结余”、“其他资金结转结余”等科目。

【例16－35】某行政单位职工郑某出差到偏远地区，无法使用公务卡结算，借支差旅费4000元，单位财务已经支付现金。

【例16－36】某行政单位实行备用金制度，D业务处室核定的备用金是2000元，款项由财务部门以库存现金支付。

【例16－37】某行政单位实行备用金制度，D业务处室到财务报销备用金600元，财务部门以库存现金向其补足备用金。

九、行政单位的存货

（一）存货的概念与管理要求

存货是指行政单位在开展业务活动及其他活动中，为耗用而储存的各种物资材料，包括材料、燃料、包装物和低值易耗品及未达到固定资产标准的家具、用具等。存货应当在其到达存放地点并验收时确认。行政单位随买随用的零星办公用品等，在购进时直接列作支出，不作为存货核算。

行政单位对于购入、调拨材料，要严格实行计划管理，先由用料部门根据工作需要，提出用料计划，材料管理部门根据计划和材料库存情况，汇编材料采购计划，经会计主管人员审核，经单位领导人或其授权人批准后，方可执行；对采购金额较大的存货，还要进行集体决策。

存货是行政单位流动资产的重要组成部分，其管理得好与否，直接关系到行政单位的管理水平。行政单位应从以下几个方面加强存货的管理：

第一，建立、健全存货的购买、验收、入库、保管和领用等一系列管理制度，明确管理责任，保证存货的安全和完整。做到有制可依，有制必循。

第二，应当加强对存货的盘点清查工作，存货应至少每年盘点一次，对于盘盈或盘亏的存货，应及时查明原因，分清责任，及时做出相应的处理。

第三，对存货盘点时应及时进行核对，对于盘点数与账面数的差异，按规定及时进行调整，确保存货的账、实相符。

（二）存货的计价

行政单位的存货在取得时，按实际成本计价入账。对于购入的存货，其成本包括买价、相关税费、运输费、装卸费、保险费及其他使存货达到目前场所和状态所发生的支出。

对于置换换入的存货，其成本按照换出资产的评估价值，加上支付的补价或减去收到的补价，加上为换入存货支付的其他费用等确定。

对于委托加工的存货，其成本按照未加工存货的成本加上加工费用、运输费等确定。

对于收到捐赠、无偿调入的存货，其成本按照有关凭据注明的金额加上相关税费、运输费等确定；没有取得相关凭据，但依法经过资产评估的，其成本应当按照评估价值加上相关税费等确定；没有相关凭据也未经评估的，参照同类或类似存货的市场价格确定；没有相关凭据也未经评估的，其同类或类似存货的市场价格无法可靠取得，该存货按照名义金额，即人民币1元入账。

行政单位在存货发出时，应当根据实际情况采用先进先出法、加权平均法或者个别计价法确定发出存货的实际成本，计价方法一旦确定，不能随意变更。

（三）存货的会计核算

行政单位应设置“存货”科目，按照存货的种类、品种、规格等进行明细核算。若有委托加工存货业务的，应当在该科目下设置“委托加工存货成本”明细科目进行核算。本科目的期末借方余额，反映行政单位存货的实际库存成本。存货属于非货币性资产，所以应当采用“双分录”核算，一方面确认购买存货形成的经费支出，另一方面确认非货币性资产在净资产中的份额。

购入存货并验收入库时，借记“经费支出”，贷记“银行存款”“零余额账户用款额度”等有关科目，同时借记“存货”科目，贷记“资产基金—存货”科目。如果是尚未付款的，则按照应付未付金额，借记“待偿债净资产”科目，贷记“应付账款”科目。行政单位业务活动领用存货出库时，只需记录存货的减少即可，借记“资产基金—存货”科目，贷记“存货”科目。经批准对外出售存货的，按照存货的实际成本，借记“待处理财产损溢—待处理财产价值”科目，贷记“存货”科目；出售过程中发生的费用，借记“待处理财产损溢—处理净收入”科目，贷记“库存现金”“银行存款”“零余额账户用款额度”“应交税费”等科目，若是收到价款收入，则借记“银行存款”科目，贷记“待处理财产损溢—处理净收入”科目。完成出售时，一方面，借记“资产基金—存货”科目，贷记“待处理财产损溢—待处理财产价值”科目；另一方面，如果出售取得的是净收益，则收益上缴财政，借记“待处理财产损溢—处理净收入”科目，贷记“应缴财政款”科目；如果出售是净支出的，则列入当期支出，借记“经费支出”科目，贷记“待处理财产损溢—处理净收入”科目。

通过置换换入的存货验收入库时，根据确定的成本，借记“存货”科目，贷记“资产基金—存货”科目；同时按实际支付的补价、运输费等，借记“经费支出”科目，贷记“财政拨款收入”“零余额账户用款额度”“银行存款”等科目。对于置换换出的存货，借记“待处理财产损溢—待处理财产价值”科目，贷记“存货”科目；置换发生的相关费用，借记“待处理财产损溢—处理净收入”，贷记“库存现金”“银行存款”“零余额账户用款额度”等科目，若是置换收到价款、补价等收入，则反向处理；处置完成后，借记“资产基金—存货”科目，贷记“待处理财产损溢—待处理财产价值”科目；同时按照“待处理财产损溢—处理净收入”科目的余额，转入“应缴财政款”或者“经费支出”科目。

捐赠和无偿调入的存货验收入库，根据确定的成本，借记“存货”科目，贷记“资产基金—存货”科目；若有支付的相关税费、运输费、安装费等，借记“经费支出”科目，贷记“银行存款”“零余额账户用款额度”等科目。对行政单位经批准，对外捐赠、无偿调出的存货，按实际成本借记“存货”科目，贷记“资产基金—存货”科目；由行政单位承担的运输费等支出，借记“经费支出”科目，贷记“银行存款”“零余额账户用款额度”等科目。

委托加工的存货，按照发出存货的成本，借记“存货—委托加工存货成本”科目，贷记“存货”科目下的存货品种的明细科目；支付的运输费、加工费等，借记“经费支出”科目，贷记“银行存款”“零余额账户用款额度”等科目，同时借记“存货—委托加工存货成本”科目，贷记“资产基金—存货”科目；对于完成加工，验收入库的，借记“存货”科目下的存货品种的明细科目，贷记“存货—委托加工存货成本”科目。

报废毁损的存货，先转入“待处理财产损溢”，根据存货的账面余额，借记“待处理财产损溢—待处理财产价值”科目，贷记“存货”科目，经批准核销时，借记“资产基金—存货”科目，贷记“待处理财产损溢—待处理财产价值”科目；报废毁损存货在处置过程中发生的相关费用，或者取得变价收入的，通过“待处理财产损溢—处理净收入”科目进行核算。处置完后，如果“待处理财产损溢—处理净收入”科目的余额在贷方，则上缴同级财政国库，借记“待处理财产损溢—处理净收入”科目，贷记“应缴财政款”科目；如果是借方余额，则作为单位支出，借记“经费支出”科目，贷记“待处理财产损溢—处理净收入”科目。

行政单位清查盘点存货，无论是盘盈，还是盘亏，应当及时查明原因，并报经批准后进行账务处理。对于盘盈的存货，按照同类或类似存货的实际成本确定入账价值；没有的，则按同类或类似存货的市场价格确定入账价值；以上两类价格都无法取得的，按照名义金额，即1元入账，借记“存货”科目，贷记“待处理财产损溢—待处理财产价值”科目；报经批准后，借记“待处理财产损溢—待处理财产价值”科目，贷记“资产基金—存货”科目。对于盘亏的存货，按其账面价值，借记“待处理财产损溢—待处理财产价值”科目，贷记“存货”科目，经批准予核销时，借记“资产基金—存货”科目，贷记“待处理财产损溢—待处理财产价值”科目。

注意：2014年新《行政单位会计制度》对于存货的采购运输过程中发生的运输费、税费、保险费等相关费用计入存货的价值，但1997年的《行政单位会计制度》中对此则不计入存货的价值，而直接计入有关的支出。

【例16－38】某行政单位通过政府集中采购购买A材料，价值总计56000元。材料已经验收入库，款项已通过财政直接支付方式完成支付。

【例16－39】某行政单位购入乙材料一批，价款3200元（含税），运费200元，以银行存款支付，材料已经验收入库。本次采购资金为非财政性资金。

【例16－40】某行政单位因业务工作需要，领用丙材料，价值6700元。

【例16－41】某行政单位库存存货过多，经报上级部门批准同意出售部分存货。出售B存货一批，账面余额38000元，销售收到出售过程中通过零余额账户支付运费800元，应当承担交纳的增值税1260元，售价42000元。

【例16－42】某行政单位用本单位的甲材料，置换C行政单位的丁材料。换出的甲材料账面价值为50000元，评估价值55000元，根据协议，需要支付补价3000元，已经通过零余额账户支付完成。无其他费用发生。

对于换入方某行政单位，其会计处理如下：

假设C行政单位换出的丁材料价值60000元，对于C行政单位，其会计处理如下：

【例16－43】某行政单位从其他单位无偿调入一台专业工具E，该设备无证明其价值的凭据，但行政单位有一台与其类似的工具，目前的市场价格为750元，调入时发生运输费100元，已使用现金支付，并验收入库。

【例16－44】某行政单位接受某企业捐赠的材料F一批，其发票价值为23000元，发生的运输费和保险费为1000元，通过银行转账支付，已经验收入库。

【例16－45】某行政单位由于业务工作需要，委托企业加工R材料一批，R材料的账面价值为6000元，通过零余额账户支付加工费1500元。加工完成后，S材料已交付行政单位，验收入库。

【例16－46】某行政单位的H材料已经不能使用，经批准报废，账面价值为6900元，报废过程中发生清理费用600元，取得变价收入500元。

【例16－47】某行政单位年末对存货进行清查，发现J材料盘亏10千克，账面价值1500元；K材料盘盈6件，账面价值2200元。报经批准后进行相关的账务处理。

对于J材料，其会计处理如下：

对于K材料，其会计处理如下：