合作社货币资金管理制度

第一节　资产、负债和所有者权益的管理

一、货币资金内部控制

货币资金是合作社资产的重要组成部分，是合作社资产中流动性最强的资产。根据货币资金存放地点及其用途不同，货币资金分为库存现金和银行存款(含其他货币资金)。

由于货币资金具有高度流动性，而且货币资金业务与其他业务具有广泛的联系，在组织会计核算中，加强货币资金的管理和控制是至关重要的。合作社财会制度明确规定，合作社必须根据有关法律法规，结合实际情况，建立健全货币资金内部控制制度。货币资金业务的内部控制主要包括货币资金收入内部控制和货币资金支出内部控制。控制住了货币资金的收入和支出，再加上对库存现金的强化保管措施，也就保证了货币资金的基本安全。

1.货币资金收入内部控制

合作社应根据实际情况，采取措施加强对货币资金收入的控制。首先要根据农民专业合作社的业务、管理结构、人员等特点，合理设计货币资金收入业务的处理流程，严格实施会计与出纳等不相容职务分离，采取控制收款凭证、由独立于货币资金收入业务处理人员以外的其他人员进行核对等控制方法加强控制。

开设银行账户必须经过相应程序批准，银行账户需要由独立职员定期核对余额。所有的销货和收款都应使用统一规定的发票和收款凭证，发货和收款凭证应预先连续编号，并按编号次序记账。收到的支票、汇票等，要及时登记，及时存入银行。

对于现金收入尤其要加强控制。每天现金收入数要与现金实存数核对相符，并与销售收入金额进行比对。当日收入的现金应及时存入银行，不准以白条抵库，不准挪用，不准公款私存。未能及时存入银行的现金必须列表说明金额、理由，并经授权人批准，日后再及时存入银行。库存现金由开户银行或信用社和合作社根据实际情况商定，一般情况下，以合作社3～5天的日常零星开支数额作为库存现金的限额。

2.货币资金支出内部控制

合作社要根据实际情况，设计货币资金支出业务流程，确定不相容职务并确保其相互分离，建立严格的支付授权批准制度。

合作社要根据国家有关规定，结合实际情况明确各种货币资金结算支付方式的使用范围。货币资金支出应尽可能使用支票、汇票等方式，通过银行进行支付，以避免更多人接触现金。现金开支项目一般仅限于日常零星开支和工资及个人劳务报酬支出等项目。

(1)现金支出的控制。对于合作社准备用现金支付的零星开支，一般应采取借款报销或定额备用金两种方式加以控制。

①借款报销控制:按照借款报销方式，如需要支付现金，首先应填制现金借款单，说明借款金额及其理由，经授权人按照国家有关规定及合作社的管理制度审核批准后，从出纳员处预支现金。出纳员只有得到授权人签字同意的现金借款单才能借出现金，会计人员应根据出纳签章的借款单及时记账。借款人在业务完成后应及时办理报销手续。报销时，必须填制现金报销单，附上所有原始凭证，由授权人审核签字批准后，会计人员方可办理报销手续。

②定额备用金控制:定额备用金制度是加强现金内部控制比较有效的方法。采用定额备用金制度时，合作社应预先确定定额备用金的种类、使用范围和金额。

通常情况下，定额备用金的金额不能过大。当备用金余额在规定数额以下时，备用金保管人应办理正常报销手续，将已支付的凭证送交授权人审核批准，在办理报销手续后，按定额补足备用金。

定额备用金的保管人不能同时负责现金收付的审批及登记账簿。应选派独立的人员不定期抽查清点备用金，合作社也可以通过替备用金保管人在银行开设备用金专户方式加强控制。

(2)银行存款支出的控制。支票支出内部控制一般应包括如下方法:

所有支票必须预先连续编号，空白支票应存放在安全处，严格保管。空白支票及支付所用财务印鉴不能由同一个人保管。

每项支票支出，应经过授权人审批，支票授权审批人不能同时填写支票、编制付款凭证和登记账簿。已经签署的支票应直接寄出或交给受票人，不能再退回支票编制人。每项支票签出时，都必须有经核准的发票或其他必要的凭证作为书面证据。

已经作为签署支票书面证据的有关凭证，应于签署支票后，加盖“已付讫”戳记。任何有文字或数字更改的支票应该作废，应加盖“作废”戳记。作废支票应按照顺序号加以保留。所有已经签发的支票，应于当日及时记入银行存款日记账中，并定期与应付款或其他总分类账加以核对。

银行存款账户的开设和撤销应有正式的批准手续。应定期编制银行存款对账单，与银行核对银行存款余额。负责编制银行存款对账单人员不应同时负责货币资金收入和货币资金支出的会计核算工作。

合作社应定期或不定期地对货币资金的内部控制进行监督检查，以确定是否遵守程序以及是否存在薄弱环节，对发现的问题，要及时查明原因，追究责任，对薄弱环节，要及时采取措施加以纠正和完善。

二、应收款项内部控制

合作社的应收款项分为两类。一是合作社与外部单位和个人发生的应收及暂付款项，为外部应收款;二是合作社与所属单位和成员发生的应收及暂付款项，为内部应收款。

1.应收账款记录控制

应收账款的记录必须以经核准的销售发票和发运账单等为依据，以防止不存在的应收账款被虚列。应当建立应收账款账龄分析制度，编制应收账款的账龄分析表。应当建立逾期应收账款催收制度，指定专人对应收账款账龄较长的客户进行催收和索取货款。对催收无效的逾期应收账款应及时追加法律保全程序。对于挂账时间长的应收账款应当按照规定程序报告并进行审查，确定是否确认为坏账，应查明责任，并履行规定的审批程序后作出会计处理。注销的坏账应当记录于备查登记簿，做到账销案存。已注销的坏账又收回时要及时入账，严禁形成账外款。有关应收账款贷项文件应预先顺序编号，妥善保管并定期与有关资料核对和调整。对于附有抵押物的应收票据，其抵押物应由出纳员和记账员以外的人员保管。

2.应收账款核查控制

应收账款的核查工作是有关应收账款内部控制不可或缺的控制措施之一，应由销售人员以外的人员定期与客户进行应收账款和应收票据的余额核对。欠款客户回函上的金额和对账单上的金额之间的差异，应及时采取必要措施处理，保护债权。必须详细分析检查账款差异发生原因，并采取各种防范改进措施。账款差异情况及相关责任人必须记录在案，留底备查。

3.折扣折让的内部控制

折扣和折让是销售与应收账款的减少额。应制定严格的制度，进行严格的审核，使这种减少额保持在合理的范围内。合作社应制定出较为详细的折扣政策或规定，经批准后执行，作为日常操作中可依据的规定。给予客户的折扣应经过相应授权人员的审核签字认可。办理现金收入或记录应收账款明细账业务的人不能同时办理给予客户折扣的业务。任何折扣和折让的批准文件应记录在事先连续编号的折扣、折让事项备忘录上。

4.收款的内部控制

合作社必须根据实际经营环境和经营能力制定适合的收款政策，并经审批后实行。收款应由出纳收取，不论是现金还是银行存款，都必须当日存入银行或保存于保险柜中。应收账款及收款业务的核算和记录职责由会计人员承担，核算和记录应收账款应依据对方单位确认的发货凭单或者已经发货的销售发票，发货凭单或者销售发票应连续编号。应收账款的总账与明细分类账、明细分类账与客户、总账和分类账与有关原始凭证应定期核对。出纳员和负责登记应收账款明细账的人员应相互分离，出纳员不能接触应收账款明细账。账证核对、账账核对的结果应记录在案，留底备查，如有差异应及时报批处理，并查明原因。

三、存货内部控制

合作社的存货是指在生产经营过程中持有以备出售，或者仍然处于生产过程中，或者在生产或提供劳务过程中将消耗的各种材料、物资等。具体来讲，合作社存货包括种子、化肥、燃料、农药、原材料、机械零配件、低值易耗品、在产品、农产品、工业产成品等。存货是合作社的流动资产，是生产经营活动必不可少的物资保障，而且具有流动性强，类别品种繁多，不易计量，容易毁损、变质、散失的特点，应加强对存货的管理和核算。

1.采购内部控制

采购是农民专业合作社采购商品和劳务的活动。一般应包括采购申请及审批、购买、验收入库等环节。采购控制是为了在采购活动中，避免当事人出于自身利益或其他原因产生暗箱操作、以次充好、收受回扣等损害农民专业合作社利益的现象。对于合作社而言，供应商选择的关键在于制定相应的评判标准和选择程序，坚持不相容职务分离原则。加强对采购价格、采购合同和订单的控制，建立相应的采购价格授权批准程序。验收的内部控制应该遵循不相容职能相互分离制约的原则，应由独立于采购人员、会计人员以外的人员参与验收工作。

2.存货内部控制

合作社应当建立健全制度，建立保管人员岗位责任制。存货入库时，保管员清点验收入库，填写入库单;出库时，由保管员填写出库单，主管负责人批准，领用人签名盖章，保管员根据批准后的出库单出库。合作社对存货要定期盘点核对，做到账实相符，年末必须进行一次全面的盘点清查。盘亏、毁损和报废的存货，按规定程序批准后，按实际成本扣除应由责任人或者保险公司赔偿的金额和残料价值后的余额，计入其他支出。

四、对外投资管理

对外投资是指合作社为通过分配来增加财富或为谋求其他利益而将资产让渡给其他单位的行为。主要包括货币资金投资、实物资产投资和无形资产投资等。大部分合作社还处于起步发展阶段，因此现阶段合作社对外投资的主要目的是有效利用闲置资金，为合作社创造更多的经济利益。

合作社应当建立对外投资业务内部控制制度，明确审批人和经办人的权限、程序、责任和相关控制措施。对于审批人超越授权范围审批的对外投资业务，经办人有权拒绝办理，并及时向上级主管部门反映。合作社的对外投资业务(包括对外投资及其收回、转让与核销)，应当由理事会提交成员大会决策，严禁任何个人擅自改变理事会或成员大会的决策意见。合作社对在对外投资中出现重大决策失误、未履行集体审批程序和不按规定执行对外投资业务的人员，应当追究相应的责任。合作社应当对对外投资业务各环节设置相应的记录或凭证，并加强对审批文件、投资合同或协议、投资方案书、对外投资有关权益证书、对外投资处置决议等文件资料的管理，明确各种文件资料的取得、归档、保管、调阅等各个环节的管理规定及相关人员的职责权限。合作社应当加强投资收益的控制，对外投资获取的利息、股利以及其他收益，均应纳入会计核算体系，严禁设置账外账。合作社对定期或不定期监督检查过程中发现的对外投资业务内部控制中的薄弱环节，应当及时采取措施，加以纠正和完善。

合作社要建立有价证券管理制度，加强对各种有价证券的管理。要建立有价证券登记簿，详细记载各有价证券的名称、券别、购买日期、号码、数量和金额。有价证券要由专人管理。

五、农业资产管理

合作社会计制度将农产品和收获后加工而得产品列为流动资产中的存货，将生物资产中的牲畜(禽)和林木列为合作社的农业资产，主要包括幼畜及育肥畜、产畜及役畜(包括禽、特种水产等，下同)、经济林木和非经济林木等。

农业资产按下列原则计价:购入的农业资产按照购买价及相关税费等计价;幼畜及育肥畜的饲养费用、经济林木投产前的培植费用、非经济林木郁闭前的培植费用按实际成本计入相关资产成本;产役畜、经济林木投产后，应将其成本扣除预计残值后的部分在其正常生产周期内按直线法分期摊销，预计净残值率按照产役畜、经济林木成本的5%确定，已提足折耗但未处理仍继续使用的产役畜、经济林木不再摊销;农业资产死亡或毁损时，按规定程序批准后，按实际成本扣除应由责任人或者保险公司赔偿的金额后的差额，计入其他收支;合作社其他农业资产，可比照牲畜(禽)资产和林木资产的计价原则处理。

六、固定资产管理

合作社的房屋、建筑物、机器、设备、工具、器具和农业基本建设设施等劳动资料，凡使用年限在一年以上，单位价值在500元以上的列为固定资产。有些主要生产工具和设备，单位价值虽低于规定标准，但使用年限在一年以上的也可列为固定资产。合作社以经营租赁方式租入和以融资租赁方式租出的固定资产，不应列作合作社的固定资产。

1.固定资产入账管理

合作社应当根据具体情况分别确定固定资产的入账价值:

(1)购入的固定资产，不需要安装的，按实际支付的买价加采购费、包装费、运杂费、保险费和交纳的有关税金等计价;需要安装或改装的，还应加上安装费或改装费。

(2)新建的房屋及建筑物、农业基本建设设施等固定资产，按竣工验收的决算价计价。

(3)接受捐赠的全新固定资产，应按发票所列金额加上实际发生的运输费、保险费、安装调试费和应支付的相关税金等计价;无所附凭据的，按同类设备的市价加上应支付的相关税费计价。接受捐赠的旧固定资产，按照经过批准的评估价值或双方确认的价值计价。

(4)在原有固定资产基础上进行改造、扩建的，按原有固定资产的价值，加上改造、扩建工程而增加的支出，减去改造、扩建工程中发生的变价收入计价。

(5)投资者投入的固定资产，按照投资各方确认的价值计价。

(6)在建工程按实际消耗的支出或支付的工程价款计价。形成固定资产的在建工程完工交付使用后，计入固定资产。

2.建立固定资产折旧核算制度

固定资产折旧是指在固定资产使用寿命内，按照确定的方法对应计折旧额进行系统分摊。《农民专业合作社财务会计制度(试行)》规定，合作社必须建立固定资产折旧制度，按年或按季、按月提取固定资产折旧。一般来说，经济业务少的，可按年提取折旧;经济业务较多的，可按季或按月提取折旧，所提的折旧费应保证对固定资产损耗价值的补偿。

合作社应计提折旧的固定资产主要包括:房屋和建筑物(不论是否使用);在用的机械、机器设备、运输车辆、工具器具;季节性停用和大修理停用的固定资产，其中，季节性使用的固定资产要在使用期内提足全年折旧;融资租入和以经营租赁方式租出的固定资产。固定资产的折旧方法可在“平均年限法”、“工作量法”等方法中任选一种。折旧方法一经选定，不得随意变动。提取折旧时，可以采用个别折旧率，也可以采用分类折旧率或综合折旧率。

固定资产提足折旧后，不管能否继续使用，均不再提取折旧;提前报废的固定资产，也不再补提折旧。

3.健全固定资产内部控制制度

应根据合作社实际情况，制定一系列固定资产管理规章制度，授权批准控制、职责分工控制、定期盘点制度、固定资产档案管理制度，报损、报废、调出审批制度等。审批人应当根据固定资产业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理固定资产业务。对于一般固定资产采购，应由采购人员充分了解和掌握供应商情况，采取比质比价的办法确定供应商;对于重大的固定资产采购，应采取招标方式进行。建立人员岗位责任制。应当定期对固定资产盘点清查，做到账实相符，年度终了前必须进行一次全面的盘点清查。盘亏及毁损的固定资产，应查明原因，按规定程序批准后，按其原价扣除累计折旧、变价收入、过失人及保险公司赔款之后，计入其他支出。合作社应加强固定资产的日常管理工作，建立固定资产的维修、保养制度，保证固定资产的正常运行，提高固定资产的使用效率。对固定资产处置及出租、出借收入和发生的相关费用，应及时入账，保持完整的记录。

七、无形资产管理

无形资产包括专利权、商标权和非专利技术等。

合作社购入的无形资产，应以实际支付的价款作为入账价值;接受投资转入的无形资产，应以投资各方确认的价值作为入账价值;捐赠方提供了有关凭证的，按凭证上标明的金额加上应支付的相关税费确定;捐赠方没有提供相关凭证的，按同类或类似无形资产的市场价值加上应支付的相关税费确定;合作社自行开发并依法申请取得的无形资产，其入账价值应按依法取得时发生的注册费、律师费等费用确定，依法申请取得前发生的研究与开发费用，应于发生时确认为当期费用。无形资产在确认后发生的支出，应在发生时计入当期损益。

无形资产摊销是将无形资产的入账价值在其预计可使用年限内逐期转入费用的过程，摊销期限一般不超过10年，计入管理费用。转让无形资产取得的收入，计入其他收入;转让无形资产的成本，计入其他支出。

八、负债管理

负债是指合作社因过去的交易、事项形成的现时义务，履行该义务预期会导致经济利益流出合作社。负债作为一种经济资源，合作社如果能够利用好，合理控制负债数量和结构，就能促进合作社的健康发展。反之，如果不顾自身实际，盲目举债，就有可能背上沉重的债务包袱，甚至影响合作社正常经营，乃至破产清算。因此，必须加强对负债的管理。

1.要合理举债

合作社进行生产经营和为成员提供服务，必须根据自身实际，量力而行，科学决策。在具体工作中，一是要正确处理自有资金与负债的关系。与自有资金不同，负债具有使用上的时间性，需到期偿还，不论经营状况如何，都要付固定的债务利息，从而形成合作社固定的负担，其风险较大。因此，要综合权衡，合理确定负债数量。二是要正确处理财政补助资金与负债的关系。合作社接受国家财政直接补助资金，用于支持合作社开展信息、培训、农产品质量标准认证、市场营销和技术推广等服务，虽然作为负债管理，但是可由合作社在规定的项目内按自有资金支配使用，直接转账处理，不需要偿还;用于农业生产基础设施建设等形成的财产，在合作社解散、破产清算时，不可作为可分配剩余资产分配给成员，处置办法由国务院制定。三是正确处理长期负债和流动负债的关系。长期负债主要应满足长期性资金短缺的需要，而流动负债主要用于满足流动资金短缺的需要。二者相比，长期负债筹资速度较慢，成本较高，而短期负债的筹资速度较快，成本较低，但偿还压力大。所以，合作社要根据各类资产的性质和数额，合理确定长期债务和流动债务的比例。

2.建立健全借款业务内部控制制度

合作社应根据《农民专业合作社财务会计制度(试行)》，建立和健全借款业务的内部控制制度。一要明确审批人和经办人的权限、程序、责任和相关控制措施，不得由同一人办理借款业务的全过程。二要按章程规定进行决策和审批，并保留完整书面记录。三要在借款各环节设置相关记录，填制相应的凭证，核对有关单据和凭证。同时，要加强对借款合同等文件的管理，对借款要专款专用，不能改变借款用途。四要定期或不定期对借款业务内部控制进行监督检查，对发现的薄弱环节，应当及时采取措施，加以纠正和完善。

3.建立健全付款业务内部控制制度

付款的内部控制包括对应付账款确认记录和款项支出的控制。合作社应合理设置应付账款记录登记及付款业务流程，对应付款的登记和支付进行严格控制。对零星采购可以使用采购备用金，建立采购备用金的内部控制制度。加强应付账款入账的控制，加强对采购合同、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的管理。款项支付前应按规定经过审批，会计人员应根据审核无误的有效凭证办理付款。

九、所有者权益管理

1.股金

股金是合作社成员实际投入合作社的各种资产的价值。它是进行生产经营活动的前提，也是合作社成员分享权益和承担义务的依据。

为了反映投资人实际投入的股金以及股金的增减变化情况，应设置“股金”账户，该账户属于所有者权益类账户，贷方登记实际收到的股金金额以及用资本公积转增的股金数额，借方登记按规定程序减少的股金数额。期末贷方余额反映合作社实际拥有的股金总额。该账户应按合作社成员设置明细账户进行明细核算。

2.专项基金

专项基金是合作社通过国家财政直接补助转入和他人捐赠形成的专用基金。专项基金形成的资产，无论折旧、摊销甚至报废毁损都不减少专项基金。专项基金平均量化到每位成员，定期进行调整，有指定用途的捐赠资产除外。量化到成员的专项基金在成员退社时不退给该成员。

3.资本公积

资本公积是合作社通过成员入社投入的资产和其他来源取得的用于扩大生产经营、承担经营风险及集体公益事业的专用基金。合作社收到成员入社投入的资产，双方确认的价值与按享有合作社注册股金的份额计算的金额的差额，计入资本公积;对外投资中，资产重估确认价值与原账面净值的差额计入资本公积。

4.盈余公积

合作社从当年盈余中按一定比例提取盈余公积。盈余公积是合作社的公共积累。根据章程规定和经成员大会讨论决定，盈余公积可用于转增股金，弥补亏损等。