系统的输出设计

四、系统的输出设计

在系统设计中，输出设计同样占据很重要的地位。因为计算机系统对输入数据进行加工处理的结果，只有通过输出才能为用户所使用。另外准确、及时地输出各种会计信息，也是会计信息系统开发的最终目的。输出设计的内容主要包括：确定输出的方式、介质和设备；确定输出信息的内容；确定输出的格式。

（一）输出方式设计

目前可使用的输出方式有很多，如显示输出、打印输出、磁带和磁盘输出、光盘输出等等。输出的方式不同，其所使用的输出介质和输出设备也不同。会计信息系统使用最多的是显示、打印和磁盘三种输出方式。

1．显示输出

即在显示器上输出信息。主要用于查询和检索，以人机对话的形式输出信息。这种输出方式的特点是实时性强、速度快、效率高，节约时间和纸张，但输出的信息不能保存。

2．打印输出

即在打印机上输出信息。这种方式可以使所输出的信息长期保存，且阅读和传递都更符合人们习惯。需要说明的是，由于计算机数据有不直观且容易被侵害的特点，所以对会计信息系统中的一些原始数据和重要数据，必须要设置打印输出功能，以满足定期打印的制度要求。而对系统中的其他各种证、账、表也都应设计打印功能，以供用户选用。另外，在系统设计时还应充分了解用户的其他信息打印输出的需要，以尽量满足。

3．磁盘输出

即将产生的信息输出到磁盘介质中。凡需要长期保存的信息和系统内较重要的信息，都应用磁盘进行备份。磁盘输出主要有两个作用：一方面可以存储大量的信息，另一方面在系统发生故障时，可用备份的数据进行系统恢复，增加系统的安全可靠性。

（二）输出信息内容设计

一般来说，会计信息系统的输出内容主要有：①日记账；②总账；③明细账；④内部会计报表；⑤外部会计报表，等等。而对输出内容的设计，主要是要根据输出对象的特点和使用要求，设计该输出对象的说明书。在说明书中，一般应包含以下内容：确定所输出信息的名称、功能、输出周期、输出方式、所存放的数据库名、输出该信息要编制的程序名、输出的宽度（输出数据每行输出多少字符）、输出的份数、输出的数据结构（即所输出数据的库文件结构）、输出的格式（即所输信息以什么样的格式输出），等等。这些输出的信息内容都应填写在规范的输出设计说明书上。该说明书将作为程序员编程的依据和以后对系统进行维护的重要文档资料。表3-8（a）、表3-8（b）和表3-8（c）给出了资产负债表的输出信息内容设计说明书举例。

表3-8（a）　输出设计说明书

表3-8（b）　输出设计说明书附表（输出数据结构）

表3-8（c）　输出设计说明书附表（输出信息格式）

（三）输出格式设计

设计输出格式时，首先应考虑各级财政部门的统一规定，以原手工系统的格式为基础，同时考虑计算机及打印设备的特点和限制，设计出内容丰富、形式灵活、使用方便的各种输出格式。输出格式通常有两种，即屏幕格式和打印格式，主要通过一定的表格或图形方式将所输出的信息表示出来。不论哪种表格，它所包括的信息总是分为表头、表尾和表体三部分。表头位于表格的上端，用以说明表格名称或表格内容；表尾位于表格的下端，如总计、合计或页数等；表体位于表头与表尾之间，它是经过处理后的结果信息，是用户需要信息的主体内容。