企业无形资产的安全管理

五、企业无形资产的安全管理

（一）企业无形资产档案管理

企业的无形资产档案，是企业重要的档案资料，其本身也是企业的一项重要资产，无形资产档案的管理和充分利用，是企业无形资产管理的重要工作之一。企业要建立完善的无形资产档案管理制度，防止无形资产档案的流失给企业带来损失，提高无形资产档案的使用效率，为企业创造价值。

无形资产档案管理制度包括无形资产档案的范围、整理立卷和保管、销毁等方面的内容。

（1）无形资产档案的范围指无形资产取得前的有关文件资料和实物样本，无形资产取得权属的证明文件，无形资产取得后的有关维护、使用、转让、投资等方面的文件资料以及其他的无形资产档案资料等四个部分。

（2）无形资产档案的整理立卷。一项无形资产的档案形成需要一定的过程。在每一个年度或每一个无形资产项目完成后，需要对无形资产的档案进行整理，要求按统一的分类标准进行分类，档案的形成（包括案册封面、档案卡夹、存放工具、存放序列）也要统一，同时还要建立统一的档案目录。对整理完成的无形资产档案要及时进行装订，装订完成档案的每本封面上要填写好档案的种类、编号、张数、无形资产管理部门负责人和装订人的签章。

（3）无形资产档案的保管的要求主要有：档案移交手续、档案保管要求、档案的借阅、档案的保管期限等。

无形资产档案的移交手续：开列清册、填写交接清单、填写移交日期、交接人员按移交清册和交接清单项目审查无误后签章。

无形资产档案的保管要求：档案室应选择干燥防水的地方，并远离易燃易爆品存放地，周围应备有适当的防火器材，如果存放的有实物样品，还应根据样品的具体情况满足要求的温度、湿度等环境条件；采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有的档案架和堵塞老鼠洞；档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持卫生，防止虫蛀；档案室要保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；如果是磁介质档案，还要注意防盗、防磁等安全措施；对于特别重要的绝密档案，有条件的企业可以安装电子报警和监控系统。

无形资产档案的借阅：无形资产档案原则上不允许借出，有特殊需要的，必须经过无形资产总监或总经理批准；所有借阅人要办理借阅手续，借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚；借阅无形资产档案人员不得在卷宗中乱画、标记、拆散原卷宗，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，必须经过企业无形资产总监或总经理批准，才能携带外出或复制原件）；借出的无形资产档案，管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

无形资产档案的保管期限。各种无形资产档案按其特点可分为永久性和定期性两类。对于国家有明确规定保管期限的档案，其保管期限必须遵守国家规定，对国家没有明确规定保管期限的档案，企业要根据档案自身的特点和管理需要确定保管期限。

（4）无形资产档案的销毁。保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同无形资产管理部门共同鉴定、严格审查，编造无形资产档案销毁清册；无形资产档案销毁，要报本单位总经理批准；无形资产保管期满，但其中存在未了结事项或继续保留价值的文件资料，应单独抽出，另行立卷保管；销毁无形资产档案前，应该按照销毁清册所列项目注意清查核对，销毁档案时，应由档案管理部门和无形资产管理部门派员参加监销，销毁后，经办人在销毁清册上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期。

无形资产档案是企业的一项重要资产，本身具有很高的利用价值，企业的档案管理人员和无形资产管理部门的管理人员，除了按照规定进行常规的档案管理外，还要充分重视无形资产档案的利用，对所存的无形资产档案进行分析，提供有价值的利用建议，充分发挥无形资产档案的价值。

（二）企业无形资产保密管理

企业所拥有的无形资产按照是否可公开，分为非保密类无形资产和保密类无形资产。非保密类无形资产如土地使用权、商标权、商号、域名、专利等，企业已经依法取得独占权，相关的信息已经通过规定的方式进行公开，受法律保护，这一类无形资产信息属于公开信息，不属于保密的范围。在企业中还有一部分属于企业内部没有公开的，属于商业和技术秘密的无形资产，如非专利技术、在研产品、已研究成功但尚未推出的储备产品、工艺配方、工艺流程、机器设备非专利制造技术和革新、产品研究开发的有关文件、客户信息、企业内部文件、企业发展战略及规划等，这一部分无形资产事关企业的安全和利益，秘密一旦泄露，将会给企业带来不可估量的损失。而且，由于这类秘密的无形资产拥有巨大的商业价值，受利益驱动，企业的竞争对手和一部分相关的单位和个人，会采取各种手段来获取。所以，企业建立完善无形资产保密管理制度，对保护无形资产的安全是至关重要的。

1.无形资产的保密分级

任何针对无形资产的保密措施都会产生相应的成本，保密措施越严密，企业所付出的成本越高，根据成本与收益相配比的原则，企业有必要对所有需要保密的无形资产进行分类，不同类别的无形资产采取不同的保密措施，减少不必要的保密支出，提高企业的经济效益。

企业的保密类无形资产可以分为秘密级、机密级和绝密级三个级别。

秘密级别的无形资产，指企业内部一般工作人员可以知晓，需要对外部组织和人员保密的无形资产，如内部管理文件等。

机密级别的无形资产，指只有企业内部相关人员可以知晓，需要对企业内部的一般人员、企业外部组织和人员保密的无形资产，如客户信息、质量控制标准、产品消耗定额、企业发展战略和规划等。

绝密级别的无形资产，指只有企业极少数核心人员可以知晓，需要对企业内部非核心人员以外所有人员、企业外部组织和人员保密的无形资产，如在研产品、储备产品、产品配方、工艺流程等。

针对不同保密级别的无形资产，企业需要采取不同的保密措施。秘密级别的无形资产主要通过信息发放的记录、复制的批准和记录、销毁和收回记录等方式进行控制。机密级别的无形资产主要通过限制发放范围、严格限制复制、文件专人管理等方式进行控制。绝密级别的无形资产主要通过严格专门工具保管、专门区域控制、接触密码验证、不准单人接触等严格保密控制。

2.无形资产的保密方法

企业无形资产的保密方法有很多种，不同的企业，不同的保密级别可以采取不同的保密方法，下面介绍几种常用保密方法。

（1）记录保密方法：通过对接触秘密的人员接触秘密的情况进行记录的方式，使无权接触秘密的人员无法接触秘密，使接触秘密的人员处于随时可以跟踪检查的状态，达到保密的目的。

（2）限制接触保密方法：指任何人没有经过授权批准，不准接近限制接近的区域、实物和文件，一是对直接接触物体本身的限制，二是对接近物体的使用或支配的批准文件的限制。限制接触可以减少机密被窃取的机会，便于划分责任，实施追踪。

（3）物理屏蔽保密方法：指对需要保密的区域和文件建立防护设施的保密方法，如把文件存放到保险柜中，限制进入的区域设置防护门、围墙、防盗报警器等。

（4）设定程序保密方法：指对需要保密的区域的进入、设备的操作和文件的接触提前设定一定的程序，所有的进入、操作和接触都要完成正确的程序才能进入保密的区域、操作保密设备、结束保密文件。如要打开保险柜，必须先对出密码，要进入保密的实验室，必须验证电子身份卡或者对出密码才能进入。

（5）双人临柜保密方法：这是从银行金库进入限制而引申的一种保密方法，就是对重要的保密区域和实物不许一个人单独进入或接触，以达到互相监督的目的，例如存放重要文件的保险柜设置双钥匙，实验室不许一人进入等。

（6）分段接触保密方法：指对重要科研项目、软件开发过程对参与人员进行隔离，每个人只参与其中部分或一个阶段的开发研制过程，任何人都无法掌握全部的秘密。

3.无形资产授权使用的保密

在企业的经营管理过程中，由于自身条件的限制，或者处于战略联盟，相互协作的考虑，有时候会授权相关的单位使用企业的无形资产，为了保证企业无形资产的安全，需要对相关的单位实施保密管理。

对相关单位实施保密管理主要的方法是签署保密协议，要求对方承诺已经知晓相关的秘密，负有对知晓的无形资产保密的义务，承担泄密责任，同时还要明确提出对其保密措施的具体要求，包括限制接触人员、限制文件复制、限制使用地点和使用期限，并且明确双方合作结束，必须及时退还所有的样品和文件资料。对其违反保密规定的行为要有明确的处罚条款。保密协议签署后，无形资产管理人员还要定期到协作单位实地检查保密协议的执行情况。

4.接触机密人员的保密协议

企业要与所有接触无形资产机密的人员签署保密协议，以约束接触机密人员的行为，并对其泄密行为追究责任。保密协议的具体内容包括：接触机密人员承诺其已知晓所接触的无形资产机密和保密级别；接触机密人员承诺其已经阅读企业有关的无形资产保密制度和具体规定；接触机密人员承诺遵守企业的保密制度和规定，保守所接触的无形资产机密；接触机密人员承诺违反本协议的泄密行为将承担本协议规定的责任和法律责任；明确写出对违反本协议的泄密行为处罚规定；明确本协议的有效期限；本协议由接触机密人员和企业签署，并加盖企业公章；写明本协议的签署日期。

【本章参考文献】

1.于玉林主编：《现代无形资产学》，经济科学出版社2001年2月第1版。

2.于玉林主编：《无形资产战略研究》，中国金融出版社2004年1月第1版。

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