会计信息化及其作用

学习任务1－1　会计信息化及其作用

一、现代信息技术对会计的影响

现代信息技术尤其是计算机网络技术在会计领域的应用，预示着会计工作进入信息化时代。会计信息化的发展，不仅仅是会计技术手段的简单替代，对会计理论与实务都产生了深刻的影响。

（一）丰富了会计核算的内容

信息时代，决定一个企业生存发展的不再是厂房、设备等有形资产，人力资本、知识产权、专有技术、商誉、信息资产等无形资产在企业总资产中的作用越来越重要。现代信息技术的应用，使会计信息处理的能力和速度有了质的飞跃，手工条件下无法做到或完成的工作有了可能，越来越多的新资源被纳入到会计核算中来，使得未来会计报告提供的信息更加丰富，揭示的内容更加充分——不仅包括财务信息，而且还包括非财务信息；不仅包括历史性信息，而且还包括前瞻性信息；不仅包括企业整体性信息，而且还包括分部信息；不仅表内信息更加充实，而且表外项目披露也更加详细和充分。

（二）保证了会计核算的及时性

在工业经济时代，信息的提供受到技术的限制，会计信息系统加工信息需要较长的时间，传统的会计假设要求为编制报表留出一定的时间，这就要求将企业持续经营划分为一个个相对独立又相互连续的期间，以便进行核算和报告。在现代信息技术条件下，财务信息使用者可以随时了解和掌握企业经营及财务状况，增强了决策的准确性和时效性，使企业的财务管理与业务运作协调同步。企业外部与内部的信息使用者都可实时获得最新的信息，而不必等到会计期间结束。因此，未来的会计报告将实现定期报告与实时报告并存，定期报告作为财务成果分配的依据，实时报告成为决策者做出及时正确决策的依据。

（三）拓展和深化了会计的职能

由于计算机对人工的替代，常规的、结构化较强的会计工作将由计算机自动完成，会计人员有更多的时间和精力从事那些非常规、非结构化的会计业务，会计的管理职能将得到充分发挥，整个会计系统成为一个包括事前、事中、事后在内的全面核算和全过程管理的系统。

（四）对会计人员的素质提出了更高要求

电子商务的广泛应用，使企业经营活动跨越了时空的限制，实现了业务协同、远程处理、在线管理，管理模式的变化对会计人员的素质提出了新的要求，会计人员除了具有会计、财税、金融、市场营销和企业管理等相关知识外，还必须能熟练地利用网络财务实现会计核算、会计分析以及经营预测、决策，为企业提供及时可靠的经济信息，最终实现企业价值最大化的目标。

二、手工会计与计算机会计信息系统的区别

会计工作领域的计算机化是会计发展史上的一次变革，与手工会计比较，其在数据处理、内部控制及会计职能上都有较大的变化。

（一）数据处理的变化

对账方法的变化：在手工会计中，对账是为了保证会计核算的准确性而必须实施的一项专门工作。实行会计信息化，同样需要对账，但对账的形式和方法都发生了变化，这是因为原始会计数据在输入过程中都要经过计算机的逻辑校验，所有的日记账、明细账、总账的数据都是数出一源，因此不会发生账证、账账不符的问题。对于账实核对，则是把手工盘点的结果作为原始凭证输入计算机，和机内的账存数进行核对，以确定实物的盘盈或盘亏。

期末账项调整和结账方法的变化：会计核算遵循权责发生制原则，即期末结账前通过一系列的账项调整，把应计入本期的收入和费用登记入账，以计算本期的利润或亏损；同时分别计算出每个账户的本期发生额和期末余额，并将期末余额结转至下一会计期间，即进行大量的结账工作。这些工作在手工方式下是十分繁重的，但在电算化条件下，则由计算机根据预先编好的程序自动完成。

错账更正方法的变化：在手工会计中，错账更正方法有画线更正法、红字更正法、补充登记法等；在会计信息化方式下，输入数据要经过逻辑性校验，因此不需要用画线更正法来更改账簿记录。

手工条件下，会计数据都存储在纸介质上，需要查询时很繁琐；但在电算化条件下，这些会计数据均存放在磁盘或光盘等介质上，需要查询各种数据时，通过查询命令即可实现。

（二）内部控制的变化

在手工会计系统中，内部控制是通过凭证传递程序，规定每个工作点应完成的工作，并在传递程序中选择控制点，使会计工作在日常处理业务中相互校验、相互核对来实现的。在电算化条件下，控制方式从单纯的手工控制转化为组织控制、接触控制、操作应用控制和程序控制相结合的全面内部控制。

（三）会计职能的变化

手工条件下，由于人工操作的局限性，会计职能大多仅限于核算职能，仅能完成记账、算账、编制报表等会计核算工作，而不能充分有效地发挥会计的管理职能。在电算化条件下，计算机强大的处理功能，可以使会计职能由过去单纯的事后核算和分析转向全面核算；由过去会计部门只是反映财务情况，提供财务信息，转为参与管理和决策。

三、从会计电算化到会计信息化

（一）会计电算化和会计信息化概念的出现

1954年，美国通用电气公司首次运用电子计算机计算职工的薪金，揭开了人类利用计算机进行会计数据处理的序幕。

1979年，我国首次在第一汽车制造厂进行电子计算机在会计中应用的试点工作。1981年8月，为了总结第一汽车制造厂在会计工作中应用计算机的情况，指导下一步的应用工作，在国家财政部、原第一机械工业部和中国会计学会的支持下，由第一汽车制造厂和中国人民大学发起，在长春召开了“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”，这次会议正式提出了会计电算化的概念。会计电算化的基本含义是指将电子计算机技术应用到会计工作领域，用计算机替代部分手工会计工作的过程。

随着电子计算机应用技术和现代通信技术的迅速发展，与工业化相对应的信息化逐渐被人们所接受。随着企业信息化等概念的提出，会计信息化一词也应运而生。1999年4月在深圳举行的首届会计信息化理论专家座谈会上，专家们提出了从会计电算化到会计信息化的发展方向，首次明确提出会计信息化这一概念。2005年8月，中国会计学会会计电算化专业委员会在山西太原举办的年会上，正式提出了会计电算化向会计信息化发展的概念。

信息化的进程首先是数字化，然后是网络化，最后是信息化。现代信息技术对社会的冲击远远不是过去的技术所能比拟的，信息革命使人类的生活和工作方式产生翻天覆地的变化。所谓信息化，在宏观上它是一个经济和社会的概念，表明人类社会由传统的工业社会向现代信息社会转化的过程中，经济及社会的发展与变革；在微观上，它是一个技术概念，指在社会变革与社会生活中以信息技术为技术手段和技术特征。因此，信息化就是由信息技术引发的社会变革，包括观念、内容、方法、手段等全方位的变革。

会计信息化是指采用现代信息技术，对传统的会计模型进行重整，并在重整的现代会计基础上，建立充分开放的现代会计信息系统。这种会计信息系统将全面运用现代信息技术，通过网络系统，使业务处理高度自动化，信息高度共享，能够主动和实时报告会计信息。它不仅是信息技术运用于会计上的变革，更代表一种与现代信息技术环境相适应的新的会计思想。

会计电算化和会计信息化是人们随着信息技术在会计领域应用的不断深入而提出的差异概念，是在不同时期和信息技术发展的不同阶段提出来的。

（二）会计信息化与会计电算化的区别

目标上的区别：会计电算化是实现会计核算业务的计算机处理，以解放生产力、提高工作效率为出发点，首先强调的是会计数据处理的规范化，改变手工会计的不规范现实，要求会计软件的开发、会计信息系统的运行按照我国统一会计制度的要求规范操作，立足于财务报告的规范生成；会计信息化是实现会计业务全面信息化，更强调会计输出结果的效率和增值性，以充分发挥会计在企业管理中的核心作用，与企业管理和整个社会构成一个有机的信息系统。

理论基础不同：会计电算化是以传统会计理论和计算机技术为基础的，而会计信息化的理论基础还包含信息技术、系统论等现代技术手段和管理思想。

信息技术环境的区别：会计电算化阶段，人们谋求开发出解决会计领域的单项工作或整体核算工作的软件，从而帮助会计工作人员实现劳动力的解放和生产力水平的提高；硬件方面则主要以单机环境或F／S（文件／服务器）架构为主，很少涉及网络通信技术和感测技术。会计信息化阶段，人们需要研究和开发集财务管理、生产管理、供应链管理、人力资源管理乃至决策支持等诸多子系统于一体的管理信息系统，会计信息系统是管理信息系统的重要子系统，这个阶段MIS（管理信息系统）、ERP（企业资源计划）、SCM（供应链管理）、CRM（客户关系管理）等产品和概念的提出，无不建立在网络和通信技术基础之上。电算化和信息化都应用了计算机技术，电算化较少使用网络通信技术，信息化则更多地依赖于网络通信技术的支持；电算化几乎没有用到感测技术，信息化则会随着其发展越来越多地使用诸如条码感测、智能感测等感测技术。

功能范围不同：会计电算化以实现业务核算为主，会计信息化不仅进行业务核算，还有会计信息管理和决策分析，并能够根据信息管理的原理，重整会计信息处理的流程。

系统地位不同：会计电算化主要服务于财务部门的核算与管理，属于部门级应用；而会计信息化则是企业信息化系统的核心子系统，除了服务于财务部门外，还要为信息管理层、决策支持层和决策层提供服务，属于企业级应用。

信息输入的区别：会计电算化条件下输入系统的是记账凭证，数据主要由财务部门自己输入；而会计信息化的大量数据可从企业内外其他系统直接获取，随着原始凭证标准化问题的解决以及网络安全技术的日臻成熟，经过数字签名的原始凭证会直接进入会计信息系统。

数据处理的区别：会计电算化主要通过批处理方式处理已发生的数据，而会计信息化使企业的业务部门通过Intranet（企业内联网）协同工作，所产生的各类数据信息存储于系统集成的数据库中，会计人员可以通过对数据库的实时访问实现对数据的实时处理。

信息输出的区别：电算化环境下，会计信息的输出主要有显示、打印、磁盘等方式；信息化环境下，除了上述方式以外，更多的可以通过网络实现信息传递与共享，通过授权、划分权限级次，企业内部各个机构、部门从信息系统直接获取会计信息。随着XBRL（可扩展商业报告语言）的深入研究以及B／S（浏览器／服务器）体系架构在大型系统中的逐步推广和应用，会有越来越多的企业在Internet上公布其财务信息。

（三）会计信息化是社会发展的必然

会计电算化系统是手工会计的模拟系统，尽管财务软件提高了会计工作的效率和会计信息的质量，但会计处理程序和方法与手工会计基本上是一致的，形成企业内部的“信息孤岛”。如果我们还在用孤立的PC处理财务信息，那么企业的管理决策、预算、投资、生产决策就会因信息量不足而出现失误。企业信息化离不开会计信息处理与使用，会计信息在企业内部，主要是供管理层决策使用；而在企业外部，则主要是为企业的投资者、债权人等提供服务。会计系统只有实现了信息化，才能够更好地为企业信息化的目标服务。

四、会计信息化的作用

会计信息化是会计发展史上的一次革命，与手工会计相比，不仅仅是处理工具的变化，在会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处，它的产生将对会计理论与实务产生重大影响，对于提高会计核算的质量、促进会计职能转变、提高经济效益和加强国民经济宏观管理，都具有十分重要的作用。

（一）提高工作效率，减轻劳动强度

在手工会计信息系统中，会计数据处理全部或主要是靠人工操作。因此，会计数据处理的效率低、错误多、工作量大。实现会计信息化后，计算机便自动、高速、准确地完成数据的校验、加工、传递、存储、检索和输出工作。这样不仅可以把广大财会工作人员从繁重的记账、算账、报账工作中解脱出来，而且由于计算机的数据处理速度大大高于手工，因而也大大提高了会计工作的效率，使会计信息的提供更加及时。

（二）促进会计工作规范化

目前，我国的会计基础工作尚很薄弱，而较好的会计基础和业务处理规范是实现会计信息化的前提条件。会计信息化的实施，要求会计工作人员熟练掌握会计软件的功能，按照会计软件所确定的流程及要求进行标准化、规范化的操作，从而在客观上促进了手工操作中不规范、易疏漏等问题的解决。因此，会计实现信息化的过程，也是促进会计工作标准化、制度化、规范化的过程。

（三）提高会计人员的素质，促进会计工作职能的转变

会计信息化可以使广大财会人员从繁重的手工核算中解脱出来，减轻劳动强度，使财会人员有更多的时间和精力参与经营管理。会计人员为适应会计职能转变与深化的需要，必须不断提高自身的专业素质，加强对计算机信息处理、网络技术、财务管理等方面知识的学习与掌握，以提高自身素质，应对会计信息化发展的需要。

（四）提升会计信息的全面性、及时性和准确性

在手工操作情况下，企业会计核算工作无论在信息的系统性、及时性还是准确性方面都难以适应经济管理的需要。实现会计信息化后，大量的会计信息可以得到及时、准确的输出，即可以根据管理的需要，按年、季、月提供丰富的核算信息和分析信息，按日、时、分提供实时的核算信息和分析信息。随着企业内联网Intranet的建立，会计信息系统中的数据可以迅速传递到企业的任何管理部门，使企业经营者能及时掌握企业的最新情况和存在的问题，并采取相应的措施。

（五）奠定现代化管理的基础

在现代社会，企业不仅需要提高生产技术水平，而且还需要实现企业管理的现代化，以提高企业经济效益，使企业在竞争中立于不败之地。会计工作是企业管理工作的重要组成部分。据统计，会计信息占企业管理信息的60%～70%，而且多是综合性的指标。实现会计信息化，就为企业管理手段现代化奠定了重要基础，就可以带动或加速企业管理现代化的实现。

◎思考与练习

1．现代信息技术对会计的影响有哪些？

2．会计信息化与会计电算化的区别是什么？

3．手工会计与计算机会计在错账方面有哪些区别？