错账的查找方法

如果账簿记录有误，应及时查找。查找错账，可采用两种方法：一是抽查法；二是详查法。

1. 抽查法

（1）差数法。

差数法即是根据错账的差数，回忆查找所发生的经济业务和账簿、凭证中，有无与错账相同的数字，这种办法对于发现漏记账目最为简便。例如，一笔业务只在借方账户做了记录，而贷方账户则漏记了，或者相反，则差数即是漏记账目的数字。

（2）除2法。

除2法即是先将差数用2来除，如果能除尽，有可能是一方重复记录的错误，且商数就可能是重记的数字。因为如果记账记错了方向，如应记贷方的记成了借方或者相反，就使一方的合计数加大，而另一方的合计数减少，其差数正好是记错了方向数字的1倍。例如，已查明，借方合计数大于贷方合计数360元，除以2得180元。这时就可以查找有无一笔180元的贷方记录被错记为借方记录。

（3）除9法。

除9法即先将差数用9来除，如果能除尽，可能属于下列两种情况之一。

①顺序错位。例如，将300写成3 000或30 000、30以及3等，这样就将原来的数字扩大或缩小了9倍、99倍，等等。因此，如果差数能被9或99以及999等除尽，则所除得的商数就是错位的数字。根据商数或者将商数扩大或者缩小10倍、100倍、1 000倍等之后，就能查找到写错的数字。例如，已查明，借方合计数大于贷方合计数2 700，用9来除商数为300倍，这时就查有无一笔3 000的贷方记录错记为300。

②相邻两个数字颠倒。例如，将98写成89，将345写成354或者435，等等，它包括以下两种情况：

●两位数的两个数字颠倒，其差数都是9的倍数，被9除以后的商数正好等于这个两位数中的两个数字的差额。例如，把98颠倒为89，其数为9（98-89），差数以9所得商数为1，颠倒的两个数字之差也为1；又如，把13颠倒为31，其差数为18，用18除以9所得商数为2，颠倒的两个数字之差也为2……这种情况很多，为了使用方便，特列“两位数颠倒便查表”，见表4-10所示。

表4-10　两位数颠倒便查表

根据表4-10，当出现错账时，可推断有哪些两位数中的两个数字之差等于所发生的差数除以9后的商数，并据以查找记账金额中的这个颠倒数。例如，已查明，借方合计数大于贷方合计数36，除以9商数为4，根据这个商数，见表中第4行，则有可能贷方是把84写成48，或者把73写成37、62写成26、51写成15、95写成59，等等。又在记账金额中查到有51，则就有可能是这个数颠倒为15。

●三位及三位以上的数中相邻两个数字顺序颠倒。正确数与错误数的差额也是9的倍数，被9除后的商数其首位数字以下的数字都是0，且商数的首位数字正好等于颠倒的两个数字之差，见表4-11所示。

表4-11　多位数颠倒便查表

此我们可以得出如下结论：三位及三位以上的数中相邻两个数字颠倒，其差数被9除以后，若得到商数是一位数，则是这个数中最末两个数字颠倒。若得到商数是两位数，个位是0，则是这个数中的百位与十位数颠倒，若得到商数是三位数，且个位与十位均为0，则是这个数中的千位与百位颠倒，以此类推。例如，经查明，借方合计数大于贷方合计数630，除以9商数为70，则查记账金额中是否有一笔三位或三位以上的数中百位与十位数弄颠倒了。

2. 详查法

详查即全面检查。当用抽查法仍不能找出错误所在时，就可考虑采用这种办法。详查法可以分为顺查法和逆查法两种。

（1）顺查法。

顺查法指按照记账顺序，以原始凭证开始，逐步查到账户发生额及余额试算平衡表为止。

首先，核查记账凭证是否与所附原始凭证相符，凭证中数字与合计的计算有无差错。

其次，将记账凭证及所附原始凭证有关总分类账、明细分类账及日记账逐笔进行核对，检查有无漏记、重记及错记等情况。

再次，检查账户发生额试算表的抄写是否正确，结算是否正确。

（2）逆查法。

逆查法指按照记账的相反顺序，从账户发生额及余额试算平衡表开始，一直查到原始凭证为止。

首先，核算账户发生额及余额试算平衡表中的数字及抄写是否正确。

其次，逐笔核对有关账簿记录与记账凭证是否相符。

再次，核查记账凭证与所附原始凭证是否相符。