购货与付款循环的主要凭证和记录

第二节　购货与付款循环的主要凭证和记录

采购与现金支出交易的适当控制一般要涉及多种凭证的使用，并记录到有关账户，按适当的方法列示在相应的报表项目中。

一、主要凭证类

(一)原始凭证类

(1)请购单(Purchase requisition)。这是指由仓库、商品制造、资产使用等部门的有关人员填写，送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。

(2)订购单(Purchase order)。这是指由采购部门填写，向另一企业购买订单上所指定的商品、劳务或其他资产的书面凭证。

(3)验收单(Peceiving report)，或称“验收报告”。这是指收到商品等资产时所编制的凭证，列明从供应商那里收到的商品或资产的种类和数量等。

(4)供应商发票(Sale invoice from suppliers)。这是指由供应商开具的，交给买方以载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。

(5)付款凭证(Voucher)。这是指由采购方企业应付凭单部门编制的，以载明已收到商品、资产或所接收劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是企业内部记录和偿付负债的授权证明文件。

(二)记账凭证类

记账凭证类主要包括转账记账凭证和付款记账凭证。

二、主要账户类

(一)主要的明细账、序时账类

主要的明细账包括存货明细账和应付账款明细账；序时账则指现金日记账和银行存款记账。

(二)主要的总账类

(1)存货类账户：“库存商品”、“原材料”账户和其他存货账户；

(2)“库存现金”、“银行存款”账户；

(3)“固定资产”、“工程物资”、“在建工程”账户；

(4)“预付账款”、“应付账款”账户；

(5)“应交税费”账户等。

此外，我们需要对重要性、风险和审计策略加以考虑。有很多账户都受采购与付款循环交易的影响。实际上，该循环交易比其他几个循环所影响的项目还要多。并且，该循环影响的这些账户中多数(比如存货、固定资产和主要费用种类等)从单个来看可能都很重要。因此，采购与付款循环交易是财务报表重要错报的来源。注册会计师在审计采购与付款循环时，应力求达到一个低的风险水平。和采购与付款循环交易有关的重大错报风险，包括以下影响因素：(1)交易量通常很大；(2)可能发生未授权的采购和现金支出；(3)已购买的资产可能被侵吞、滥用；(4)可能出现诸如成本应为资本化还是费用化等会计问题的争论。这些因素可能受该循环交易影响的认定有很高的固有风险。

在很多情况下，审计人员都指望被审计单位的内部控制结构能防止或发现受采购与付款循环交易影响的“存在或发生”认定、“完整性”认定以及“估价或分摊”认定的错报。内部控制也有助于保证绝大多数采购的支出分类适当，因此，采购与付款循环交易的控制还影响到该循环中的“表达与披露”认定的控制风险。同销售与收款循环的情况一样，支出循环的内部控制对于降低“权利和义务”认定的重大错报风险一般没有什么帮助。

因此，注册会计师在审计采购与付款循环时，应对与每项认定所采取的策略相关的那部分内部控制结构有一定的了解。