小额贷款公司费用支出管理

一、小额贷款公司费用支出的范围

小额贷款公司费用支出是指公司从事资金运作、咨询等业务和为股东、客户提供管理服务支付的费用。如公司日常管理费用、相关担保品和抵押品的评估费用、追债费用、借款利息支出、手续费支出、营业税及附加、营业外支出、所得税等内容。

小额贷款公司根据有关法律法规和政策规定为职工缴纳的基本医疗保险、基本养老保险、失业保险和工伤保险等社会保险费用，应当列入成本费用核算。

小额贷款公司依法缴纳的行政事业性收费、政府性基金以及使用或占用国有资源等费用应据实列入成本费用核算。

二、小额贷款公司费用支出的日常管理

第一，小额贷款公司应当结合自身特点，按照内部财务管理制度，强化成本费用预算约束，实行成本费用全员管理和全过程控制。

第二，小额贷款公司应当注重费用支出与经济效益的配比，实行费用支出的归口、分级管理和预算控制，确定必要的费用支出范围、标准和报销审批程序。

第三，小额贷款公司应当对业务宣传费、业务招待费、差旅费、会议费、通讯费、维修费、出国经费、董事会经费、捐赠等实行重点监控。业务宣传费、委托代办手续费、防预费、业务招待费一律按规定据实列支，不得预提。

第四，小额贷款公司应当按照国家有关规定，落实与职工签订的劳动合同，按规定核定和发放职工薪酬。并为职工缴纳“五险一金”。

第五，小额贷款公司应按职工工资总额的2%比例提取工会经费，按不超过职工工资总额的2.5%比例提取职工教育经费。

第六，小额贷款公司经营过程中支付的佣金、手续费等支出，应当签订合同，明确支出标准和执行责任。

第七，小额贷款公司依法缴纳的行政事业性收费、政府性基金等应如实列入成本费用。

第八，小额贷款公司除了对个人业务外，涉及到的资金结算活动必须通过银行转账，不得以现金支付。

三、小额贷款公司费用支出的管理措施

小额贷款公司应当对费用支出业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对基本费用支出业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办部门、经办人办理基本费用支出的职责范围和工作要求。审批人应当根据基本费用支出授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

（一）制定费用审批原则

第一，小额贷款公司费用报销需经办人的主管领导批准，不得自行批准自己的报销费用。

第二，小额贷款公司费用审批不得逾越流程，不得未经直接领导审批，就直接提交公司总经理审批，不得未经财务人员审批就直接提交公司总经理审批。

第三，小额贷款公司出纳支付相关费用必须以经总经理、财务负责人签名后的报销单为依据，一旦发现违规操作，就应该通报批评并追究责任；如造成经济损失，由出纳及相关人员承担连带责任。

（二）明确费用报销、审批责任

第一，小额贷款公司经办人因公办理业务时应向对方索取相应的原始单据，经济业务发生后应及时准确的填写报销单据，对经办的经济业务及提供的原始单据的真实性负有直接责任，并有责任及时向财务人员提供其审核所需的相应文件或资料。

第二，小额贷款公司部门负责人对本部门发生的经济业务进行确认及对经办人提供的原始单据进行审核，对报销业务负有直接审核责任，并有责任协助财务人员的审核工作。

第三，小额贷款公司财务人员审核报销的经济业务是否符合相应的规定，审核报销所提供的原始单据是否符合相应的要求，审核报销单据是否按要求填写相应的项目和内容。对不符合要求的报销单据、原始单据及填写不规范的行为提出相应的处理意见。

第四，小额贷款公司总经理对公司费用进行全面管理，在授权范围内审批公司费用报销。

（三）规范费用报销流程2

1.一般报销流程

（预算范围之内或有经审批的费用）

经办人提报→部门负责人确认→财务负责人审核→总经理审批→出纳支付

2.特殊报销流程（预算之外或没有经审批的费用）

原则上预算之外或没有经审批的费用是不予以报销支付的，如因确属公司正常经营和业务需要而发生的开支，可按以下流程报批：

经办人填制单据并补申请报告→本部门负责人确认→财务负责人审核→总经理审批→公司执行董事（或委托授权人）核准→公司出纳支付

（四）费用的管理控制

小额贷款公司费用的控制管理主要包括费用的岗位分工控制、授权批准控制、费用支出控制、内部报告控制和监督检查等。

1.岗位分工控制

小额贷款公司费用业务的岗位责任制，主要体现在经办人、部门负责人、财务人员和公司总经理方面。

2.授权批准控制

（1）小额贷款公司费用报销需经办人的主管领导批准，不得自行批准自己的报销费用。

（2）小额贷款公司费用审批不得逾越流程，不得未经直接领导审批，就直接提交公司总经理审批，不得未经财务人员审批就直接提交公司总经理审批。

（3）小额贷款公司出纳必须根据经总经理、财务负责人签名后的报销单支付相关费用，一旦发现违规操作，就必须进行通报批评或追究责任；如果造成经济损失，出纳及相关人员需承担连带责任。

3.费用支出控制

据调查，目前部分小额贷款公司直接把业务员的差旅费、电话费或交流费加在业务员工资中随工资统一发放，计入费用，实际发生时，直接由经办人自己垫付。其他部门和人员发生的公务费则实报实销。这种方法简化了财务人员工作量，省去了层层审批的麻烦，但所列费用不符合真实性的原则，最终导致报表反映出来的财务状况和利润数字不能如实的反映客观事实，甚至还存在偷漏税的嫌疑。鉴于此，小额贷款公司有必要把所有费用进行分解，制定不同费用的管理规定，确定不同费用报销流程，以规范小额贷款公司的费用管理。

4.内部报告控制

内部报告控制即建立小额贷款公司成本费用内部报告制度，实时监控小额贷款公司成本费用的支出情况，对发生的超预算的成本费用及时查明原因，做出相应处理。

5.监督检查

监督检查就是要定期检查小额贷款公司费用业务岗位及人员的设置情况；定期检查小额贷款公司费用业务授权批准制度的执行情况；定期检查小额贷款公司费用预算制度的执行情况；定期检查小额贷款公司相关会计制度的执行情况。这是费用内控必要的环节之一，必须落实到位，才能真正保证整个费用内控有效得力。

总之，小额贷款公司经营贷款业务，人力物力成本相对数比商业银行高已成为事实。而成本费用的高低则直接影响着小额贷款公司的利润和员工的权益，所以控制成本费用就是在费用管理、职工薪酬、费用支付等方面借助科学的方法，控制不合理的支出，实现小额贷款公司持续经营的目标。

日常费用报销制度及报销流程

日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

（一）费用报销的一般规定

1.报销人必须取得相应的合法票据（相关规定见发票管理制度），且发票背面有经办人签名。

2.填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

3.按规定的审批程序报批。

4.报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

（二）费用报销的一般流程内控

报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。

1.差旅费报销制度及流程

（1）费用标准（可根据当地物价水平，参考制定）

（2）费用标准的补充说明

①住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。

②实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。

③伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

④宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20%、午餐或晚餐40%）扣减出差人当天的伙食补贴。

⑤出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

（3）报销流程内控

出差申请，拟出差人员首先填写“出差申请表”，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。

借支差旅费，出差人员将审批过的“出差申请表”交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

购票，出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。

返回报销，出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写“差旅费报销单”，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。

2.电话费报销制度及流程内控

（1）费用标准

移动通讯费，为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。

固定电话费，公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。

（2）报销流程内控

①公司人力资源部每月初（10日前）将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部。

②财务部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。

③财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。

④员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。

⑤固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。

3.交通费报销制度及流程内控

（1）费用标准

员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车；市内因公公交车费应保存相应车票报销。

（2）报销流程

①员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好“交通费报销单”。

②按日常费用审批程序审批。

③员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

4.办公费、低值易耗品等报销制度及流程内控

（1）管理规定

为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中购置，并指定专人负责。

（2）报销流程内控

①购置申请，公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

②报销程序，报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

③费用归集，财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

5.招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程内控

（1）费用标准

①招待费，为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。

②培训费，为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。

③资料费，在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写“资料申请表”，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记（资料管理人员在资料发票背面签字）。

④其他费用，根据实际需要据实支付。

（2）报销流程内控

①招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

②培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

③资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。

④其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

资料来源：学会计论坛，企业费用报销制度及报销流程，2010年6月23日。