信息系统规划与分析

导入语

按照结构化系统开发方法的开发过程，系统规划与分析位于信息系统开发的前期。

信息系统的开发是一项十分复杂的系统工程，要使整个开发工作顺利进行，不仅需要正确的开发策略和方法论来指导，更需要合理的组织和有效的协调。其中，系统规划面向长远的、未来的、全局性和关键性的问题，主要目标是明确系统整个生命周期内的发展方向、系统规模和开发计划。如果信息系统建设缺乏科学有效的规划，草率上马将会造成很大的浪费，甚至造成管理混乱。系统分析则是对现有的管理系统进行详细描述。系统分析阶段从对现行系统的详细调查开始，通过对现行系统的功能和信息进行分析和抽象，完成新系统的需求分析，以确定新系统应当“做什么”的问题。

本章将以某图书馆为背景，结合系统规划和系统分析的方法，介绍该图书馆图书借阅系统的建立过程和方法，使读者通过学习实例对系统开发的过程有更真实的了解。

学习本章，应掌握以下主要内容：

●理解信息系统规划的概念、目标、任务和内容以及系统规划的必要性；

●掌握系统规划主要方法的内容和步骤；

●掌握可行性分析的主要内容；

●掌握系统分析的概念、目标和主要任务；

●了解系统详细调查的目的和方法；

●了解组织结构图、业务功能表的作用；

●掌握业务流程图、数据流程图的符号、绘制与用途；

●熟悉数据字典的组成、格式与用途，处理逻辑的描述工具；

●系统逻辑方案和系统分析报告。

9.1 信息系统规划

管理信息系统规划又称管理信息系统的战略计划，是对组织总的信息系统目标、战略、信息系统资源和开发工作的综合性计划，也是一个组织的总体展露规划的重要组成部分，属于组织对信息系统最高层次的管理范畴。

9.1.1 MIS战略规划的作用

管理信息系统的建设是一项耗资大、历时长、技术复杂且涉及面广的系统工程，在正式开发前必须认真地制定充分有效的总体规划。MIS的总体规划是对整个管理信息系统建设的外部环境和内容所产生的不确定、风险性进行战略分析和研究，用一套规范化的科学方法来指导其建设，以免产生时间、资源和财力的浪费。总体而言，进行MIS战略规划的原因有下面几个方面：

（1）MIS建设是组织变革的过程。因为企业或组织的信息化目的，是提高管理水平，创建适应市场竞争的新的管理模式。期间难免会对以往不适应的模式进行改革，若盲目上马，势必造成信息系统建设与组织的长远目标发展战略的不一致，非但对组织发展不利，还会造成组织资源的巨大浪费；另外，信息系统的建设是一个渐进的过程，若忽视这一特点，以突击的方式进行MIS建设，既可能出现准备不足，导致项目的虎头蛇尾，造成MIS建设无功而返的结果，也可能出现开发规模大而效果小、系统维护量过大企业负担过重等情况。所以，通过制定规划，找出切实存在的问题，更正确地识别和明确系统目标，是非常重要的。

（2）MIS建设是资源进行合理配置的过程。要保证整个管理信息系统建设工作在统一目标和有序的环境下进行，使得人力、物力、财力和时间等资源得到合理的安排，节省总投入，也必须通过总体规划来解决。

（3）MIS建设是一项大的系统工程。也就是说，一套完备的MIS是由多项子系统组成，各个子系统除了完成相对独立的功能外，相互间还需要协调工作。制定合理的开发计划，指导管理信息系统开发，用规划的方式可使信息系统的各个组成部分之间良好地协调。同时，也可以作为将来考核系统开发工作的标准。

总之，制定信息系统的战略规划，是信息系统建设成功的保证，是信息系统建设的行动纲领。通过这一规划，可以合理分配和利用信息资源，节省投资，争取以最少的投入获得最大产出，也能通过规划，找出存在的问题，正确识别出信息系统必须完成的任务，促进信息系统的应用。

9.1.2 信息系统规划的主要内容

（一）立项与初步调查

信息系统项目一般开始于立项，并需要以“立项报告”的形式对项目的名称、性质、目标、意义和规模做出回答，以此对准备开发的系统做概括性描述。

初步调查的目的是明确系统总体目标，通过调查，收集相关信息用以进行可行性研究。初步调查注重宏观上的内容，如组织概况等，而不是具体的细节。初步调查的实施者由一些有经验的系统开发人员组成，一般用1—2周时间来完成。调查的内容包括：

（1）企业概况。企业的发展简史、目前规模、经营效果、业务范围、管理水平、企业的总目标和总任务。

（2）企业领导和管理人员的信息意识。信息意识强弱决定了新系统的成败。

（3）企业的组织机构和人员分工。调查企业的组织机构、领导关系、人员分工和配备情况，从中不但可以了解现有系统的构成、业务分工，还可以了解到人力资源，发现组织和人事制度的不合理成分。

（4）现行信息系统运行情况。现行的信息管理系统（人工的或人机的）运行状况。诸如系统的结构、功能、效率、可靠性、问题等。

（5）新系统开发的条件。包括计算机设备情况，计算机应用人员情况；资金来源；原始数据的完整性和精确度；管理基础等。

（6）问题和薄弱环节。企业期待MIS解决的问题，问题的重要性及解决这些问题的可能性。

（二）系统规划的内容

在初步调查的基础上，需要根据企业发展目标、经营策略和内外部环境合理安排信息系统的建设进程，提出新系统建立的总体方案，这就是系统规划，即指整个企业管理信息系统的全面规划。

系统规划主要目标是制定出MIS的长期发展方案，决定MIS在整个生命周期内的发展方向、规模和发展进程。它一般包括3～5年或更长期的计划。

系统规划的主要内容有：

（1）信息系统的总目标、发展策略与总体结构。系统的总目标规定信息系统应实现的功能；发展战略提出衡量具体工作完成的标准；总体结构指明信息的类型和组成的子系统，提供系统开发的框架。

（2）现行信息系统的状况及相关信息技术发展预测。充分了解和评价现有的信息系统状况，包括软件设备、硬件设备、人员、各项费用、开发项目的进展及应用系统的情况等。在此基础上，对规划中涉及的软硬件技术和规划方法的发展趋势及可能带来的影响做出预测。

（3）近期实施计划。主要包括开发阶段划分、进度安排、设备的购置、人力和资源的需求计划安排等等。

（4）可行性研究。系统规划的后期是进行可行性研究。这是项目开始后能顺利进行的必要保证（见本章第二节）。

MIS规划是建立管理信息系统必不可少的基础，其质量直接关系到开发建设工作的成败，能帮助企业充分利用信息技术来规范企业内部的管理提高企业工作效率和客户满意度，为企业获取竞争优势，实现企业的宗旨和战略目标。不少企业管理人员经过亲身体验后甚至得出结论：系统规划阶段所投入的时间和精力越多，将来设计和实现时效果越好、花的时间越少，困难和波折也越少。由此可见规划的重要性。

【相关链接】

凯越公司（化名）信息系统规划案例分析（改自：全球品牌网（http：//www.globrand.com）。）

背景陈述

凯越公司是国内一家大型企业，企业实行总公司—公司—分公司三级管理。企业已建立了OA办公自动化、财务系统、人力资源系统等，并已搭建了公司广域网、局域网。由于公司提出了创国际一流企业的目标，因此公司希望信息化建设也要向国际最先进的企业看齐。

问题诊断

由于公司在前期的信息化建设中是以服务支持软件应用为主，没有站在战略的高度开展信息化，因此也没有制定完整的信息化规划，各信息系统的建设以总部的各部门、下面的各公司为主，各自为政，信息及系统没有集成，信息孤岛现象严重；系统中的业务流程以及相应的信息流存在断层现象，尤其是在营销、物资、工程、生产和财务等业务关联较密切的各环节；管理体制和资产归属不一致，导致各公司的硬件、网络管理各自为政，如广域网络和局域网络分别由两个不同的部门负责，管理十分不便，服务器系统十分分散，没有统一的维护管理等；机房的统一化和灾难恢复的功能也没有引起足够重视，没有配备专门的网络监控管理人员，存在较大的安全隐患；信息中心的培训内容主要针对新的信息技术和产品，对项目管理、信息规划、行业专业知识方面的培训比较缺乏，没有培养有效的信息技术决策和实施能力。

解决方案

针对上述问题，凯越公司对信息化现状进行了全面的调查和分析，从信息系统对业务的支持、系统集成、基础设施与安全管理、信息管理组织架构几个方面重点提出了解决方案。

信息系统对业务的支持。企业信息化的建设必须能支持公司战略的发展，而对公司战略的支持又主要体现为对具体业务开展的支持。基于这种思想，凯越公司采用需求分解法，从公司的战略入手，结合公司的业务发展状况，深入分析了企业发展对信息化建设提出的需求。例如：企业需要加强与客户的关系，实践中就必须先建立总公司层面的客户档案，以便进行客户细分，然后才能有针对性地为客户服务。这就对信息化提出了具体的要求，如首先可以实施客户关系管理系统，记录客户信息，然后集成企业资源计划与客户关系系统，使公司拥有一个全面的客户信息资源库，包括客户的基本信息、交易信息、服务信息等等。利用需求分解法，凯越提出了未来信息化建设的要求：必须建设项目管理系统、财务系统、资产管理系统、客户关系管理系统、业务管理系统等，通过与现有信息化现状的比较，找出差距，并结合战略进行信息化建设的优先级分析，为企业的信息化建设指明了方向。通过上面的分析，凯越公司已明确信息化必须首先考虑重点解决的问题。然而，需求分解法只能指出信息化建设的大方向，对于细部和局部的系统功能，在所有部门的配合下，结合业务流程和功能，发现了目前运行的信息系统的缺陷与不足，如财务管理，总公司和分公司现在分别采用国内的一套财务软件，虽然能够完成各财务部门所负责的总账、固定资产日常报表功能，但无应收应付的功能，并且结账很慢；又如项目管理，无统一软件，工程项目的进度管理，成本核算，分析所使用的系统均处于分散状态，因而影响了财务部门对工程项目的核算的效率等。通过分析整理，凯越公司对每一套信息系统都提出了详细的业务需求。通过对国内外成熟相关信息系统的分析比较，在综合考虑需求满足程度、成本、服务、成功案例等各方面因素下，凯越公司选择了一套国外的成熟软件产品进行分步实施。

系统集成。凯越公司过去的信息化工作以部门为主，暴露出了许多问题：首先是系统分散、没有整合，由于标准不统一，给系统的集成带来了很大的困难，信息不能共享；其次是数据缺乏标准化，无论是自行开发，还是从市场上买来的应用软件，一般都不注意数据的标准化，或数据标准自成一体，因而形成了许多“信息孤岛”，应用项目上得越多，信息孤岛就越多，数据的不一致性就越严重；最后是系统开发没有标准化，信息系统的建设过程中没有使用一致的开发平台和开发工具，不利于降低系统维护成本、技术人员培训成本等。要解决这些问题，必须对系统进行集成，并建立信息化建设的统一标准。凯越公司通过对业务流程的分析，从业务的角度提出了企业的信息流，明确了系统间所需要的的集成关系。为了很好地整合现有及未来的系统，实现信息的集成、共享与流转，减少手工的干预，凯越公司提出了信息技术架构和整合方案，包括信息模型、应用系统的组成与结构、信息和数据在应用系统之间的分布与流向、信息技术标准和规范等。同时，还分析了目前市场上主流的系统集成的技术和产品，在尽量保护现有投资，同时又兼顾未来系统方便集成的原则指导下，凯越公司选择了最合适的产品和技术对现有的系统进行分步整合。

基础设施与安全管理。凯越公司虽然在基础设施方面投入很大，但不够完善，服务器没有集中管理，重复投资，维护成本高且难以管理；核心网络缺乏备份，一旦核心设备出现故障，将会造成网络全面的瘫痪。没有从技术和管理两方面构建完整的安全体系，存在很大的安全隐患。针对这些问题，凯越公司从四个方面入手进行规划：广域网络系统架构规划、局域网络系统架构规划、Internet连接架构规划、服务器及存储系统架构规划。在安全管理方面，凯越公司首先从技术上提出了完整的安全解决方案，如把公司的Web服务器、Mail服务器设置在防火墙之后等，同时还从管理的角度提出了具体的规范，包括通信和操作安全性管理、访问控制安全性管理、系统开发和维护的安全性管理等。

信息管理组织架构。然而凯越公司的IT组织架构设置不尽合理，主要表现在：（1）总公司没设专门的信息部门，负责信息化建设的人员隶属于行政管理部。（2）没有建立起信息化的工作规程和制度，包括信息系统建设需求的提出、论证、选型、实施等都没有规范的流程，也没有明确的职责划分。对上面的问题，同时考虑到总公司、公司、分公司在日常管理上又有一定的独立性，凯越公司提出了信息化建设在业务上进行垂直指导，在行政上横向管理的矩阵方式，结合信息集中化管理的基本原则，其信息化管理框架实现了下面的转变。凯越公司在信息化组织设计，建立了集中的信息技术管理和资源共享的机制，将原来挂靠在行政管理部下的信息中心提升为信息技术部，作为独立的职能部门进行信息技术的管理，并为总公司及其下属的公司和分公司提供信息技术服务；拓展了信息技术管理的职能范围，统一系统规划、建设与管理，如合同管理、信息资产及文档的管理及ERp、CIS、CRM等应用系统的建设、实施、维护及技术支持等；统一整个企业网络、服务器、信息系统（数据库及应用软件）及客户端软硬件的搭建、维护、备份、升级与管理，以及网络、信息系统的安全管理等；建立分布式的信息技术组织布局，在公司和分公司的总工室下设IT专职人员，为本公司提供信息技术支持，但业务上受总公司信息技术部的指导。在设计方案中，凯越公司对三层体系之间的职责做了明确的划分，总部的信息技术部负责全公司信息化的管理与决策，如进行集中、统一的信息技术管理和规划，负责全公司网络架构及网络安全等；公司及分公司层次主要负责信息化的实施与维护。

实施与执行

对信息化建设规划来说还有一个非常关键的问题，即系统的实施及资源配置计划。凯越公司在综合分析了公司战略、业务及系统现状后，提出了系统实施计划。在实施计划中，不仅安排了实施的时间表，还给出了系统实施的大概预算及主要的产品供应商，同时提出系统实施需要注意的主要问题等，为以后几年的信息化建设提供了很好的参考依据。

问题讨论：1.凯越公司在信息化建设前做了哪些系统规划工作？

2.如何理解系统规划对系统开发的重要性？

9.1.3 常用系统规划方法

目前尚无可以指导系统规划全过程的适用方法，因此必须采用多种方法相互配合，取长补短。较为常用的有企业系统规划法、关键成功因素法和战略目标集转化法。分别介绍如下：

（一）企业系统规划法（business system planning，BSp）

企业系统规划法是IBM公司用于内部系统开发的一种方法，可以帮助企业作出信息系统的规划。这种方法基于信息系统支持企业运行的思想，通过全面调查，分析企业的信息需求，制定信息系统的总体方案。

1.BSp的工作原理

BSp法先自上而下地识别企业目标，识别企业过程，数据分析，识别数据，然后自下而上设计信息系统，以支持企业目标。如图所示：

2.BSp的工作步骤

进行企业信息系统规划是一项浩大的工程，因此在进行之前需要做好扎实有效的准备工作。企业的领导者在进行规划之前要反复地问自己4个问题，即“做什么”、“为什么做”、“如何做”、“目标是什么”。除此之外的准备工作还有工作计划、员工访谈计划、最终报告提纲等。BSp的主要工作步骤是：

（1）准备研究。成立由单位一把手牵头的领导小组，提出工作计划，组成开发规划研究组。研究组通过深入各级管理层，查阅资料，了解组织的业务过程、管理决策过程的主要活动，并找出存在的问题。

（2）识别和定义组织的业务过程和管理过程。识别业务过程是BSp法的核心。企业的管理活动一般由多个业务过程组成，对业务过程的识别可以帮助企业更深刻地认识企业目标是如何达到的。对业务过程的识别要基于企业已有材料来进行分析研究，并与有经验的管理人员交流沟通。这样按业务过程规划的信息系统是相对独立于企业组织的，当组织结构发生变化时，信息系统也不用做过多改动。

（3）业务过程重组。在对组织的业务过程和管理过程定义的基础上，找出需要保留的正确过程，用信息技术来支持改造、优化低效过程。

（4）定义数据类。即按照组织的业务过程，对输入的数据和输出数据按逻辑相关性整理、归类。数据类的定义可以利用企业实体法进行。企业的各种实体（原材料、产品或服务、顾客、人员等客观存在的东西）在其生命周期内会产生各种数据，将联系密切的实体划分在一起形成的实体组即是数据类，在数据类的基础上形成主题数据库模型。

（5）定义管理信息系统的总体结构。根据组织中部门的职能和主要活动来划分子系统，搭建管理信息系统的总体结构，并对构成总体结构的各个子系统按先后顺序安排开发计划。其划分子系统所使用的方法可以采用U/C矩阵。

（6）完成业务系统规划的研究报告，提出建议书和开发计划。

3.U/C矩阵的应用

企业系统规划法将过程和数据两者作为定义企业管理信息系统总体结构的基础。我们这里讨论的U/C矩阵是以图表的形式描述了组织的数据类和处理过程的关联关系，使得组织的管理部门能够确立哪些数据类支持多重业务处理过程。在该项矩阵中的行表示数据类，列表示过程，并以字母U（Use）和C（Create）来表示过程对数据类的使用和产生。

U/C矩阵还可以用来划分子系统。我们对数据作重新排列，对其“功能”这一列，把“功能”按“功能”组排列，每一功能组内按处理发生的先后次序排列，然后调换“数据类”的横向位置，使得矩阵中C尽量靠近对角线。将U和C最密集的地方框起来，就构成了子系统。框外的U表明了子系统之间的数据流向。这样，整个系统被划分为经营计划、产品研发、生产制造、销售、财会和人事等六个子系统。

我们在对系统进行划分并确定了子系统以后，可以看出所有数据的使用关系都被小方块分隔成了两类：在小方块以内所产生和使用的数据，则是今后考虑放在本子系统的计算机设备上处理；而小方块以外的数据联系，则表示各子系统之间的数据联系，这些数据资源今后应考虑放在网络服务器上供各子系统共享或通过网络来相互传递数据。

U/C矩阵的正确性，可由三方面来检验：

（1）完备性检验。这是指每一个数据类必须有一个产生者（即“C”）和至少有一个使用者（即“U”）；每个功能必须产生或者使用数据类。否则这个U/C矩阵是不完备的。

（2）一致性检验。这是指每一个数据类仅有一个产生者，即在矩阵中每个数据类只有一个“C”。如果有多个产生者的情况出现，则会产生数据不一致的现象。

（3）无冗余性检验。这是指每一行或每一列必须有“U”或“C”，即不允许有空行空列。若存在空行空列，则说明该功能或数据的划分是没有必要的、冗余的。

4.BSp方法的优缺点

（1）优点

全面考虑了一个组织对系统数据的使用及不足；适用于组织新创立或者有重大变动时，通过这一方法，对组织本身如何利用信息由一个比较全面的认识和了解；另外，各个部门的中层管理者和最终用户的参与可以帮助组织内达成一致的意见，也能从信息处理的角度帮助组织确定系统的主要任务。

（2）不足

存在的一些不足主要体现在：首先是需要搜集和分析的数据量较大，且花费不菲；其次，该法对导出管理的关键目标和最需要信息的地方有所欠缺，因为有些调查只是在当前已有的系统中进行的，容易造成简单的用系统模拟手工作业的结果，对用信息系统优化流程表现不够。

（二）关键成功因素法（critical success factors，CSF）

关键成功因素的使用在帮助新系统和经营目标一致方面很有价值。所谓关键成功因素是指对一个组织的成功起关键性作用的因素。80年代初由麻省理工学院（MIT）的John Rockart教授把CSF法引入信息系统战略规划。Rockart认为，CSF法可以通过根据组织的战略目标确定影响这些目标的关键成功因素，然后制定用于描述关键成功因素的关键性能指标（即所谓KpI指标，Key performance indicator）之后得到与这些关键性能指标相关的定律和定性数据，这依就可以得到信息系统给予的数据库。简言之，就是通过分析找到影响组织成功的关键因素，围绕关键成功因素确定组织对于信息系统的需求。

使用CSF通常有以下几个步骤：

（1）了解企业的目标；

（2）识别关键成功因素；

（3）识别性能的指标以及标准；

（4）识别测量性能的数据。

CSF法就是识别联系信息系统目标的主要数据类型及关系。识别关键成功因素的主要工具是树枝因果图。例如，某造船企业的目标是缩短造船周期，可以用树枝因果图画出影响它的各种因素，以及影响这些因素的子因素。

需要注意的是，不同的行业、组织、智能部门、管理人员，甚至同一个企业的不同时期，对影响组织战略目标的关键成功因素的看法是不同的。例如，制造企业更加关注的是产品的成本和质量，服务企业关注的是客户满意度等。因此，采用CSF方法时一定要结合企业的具体情况来制定信息系统规划。

CSF法的主要优点，在于为企业的管理人员提供了一种关注核心信息需求的信息系统规划方法，企业可以集中有限的资源进行系统规划。基于CSF方法制定的系统规划有助于提高企业的核心竞争力。同时，与BSp方法相比，CSF方法更简单，可操作性也较强。

但同时也应看到，CSF方法在确定关键成功因素的过程中，管理者的个人主观看法常处于支配地位，所以由此得出的信息系统规划的主管色彩较浓，随意性较大。而且，关注企业核心的、关键的成功因素的大多为中高层管理者，对基层一线人员和系统操作者那里获取的需求信息不足，也使得该法规划的整体观点较弱。

（三）战略目标集转化法

战略目标集转化法（strategy set transformation，SST）是由William King于1978年提出来的，他把组织的整个战略目标看成是一个“信息集合”，由使命、目标、战略和其他战略变量（如管理的复杂性、改革习惯以及重要的环境约束等）组成。MIS的战略规划过程就是将组织的战略目标，转化为MIS的战略目标的过程。

构造组织的战略集合的步骤是：

（1）描绘组织中各类人员的结构。如卖主、经理、雇员、供应商、顾客、贷款人等；

（2）识别每类人员的目标。

（3）识别每类人员的使命及其战略。

SST的要点在于正确识别组织内各类人员的战略和目标，将其转化到对应的信息系统战略上去，然后提出整个管理信息系统的结构。

以上三种不同的规划方法各有所长。战略集合转换法确定了企业相关人员的需求，并对这些需求进行分析和综合，导出并转化为MIS的战略集合，能保证目标，但不如关键成功因素法那样突出重点。关键成功因素方法突出重点，适用于确定管理目标。而企业系统规划法从企业的既定目标出发，识别企业业务流程，确定信息需求，通过U/C数据类矩阵的分析可以定义出支持其业务过程的MIS的总体结构。

在进行系统规划时，可以三种方法并举，用CSF法确定企业目标后，用SST法补充并将这些目标转化为MIS目标，最后用BSp法检验目标，确定MIS总体结构。也有人将这种综合方法称为CSB——CSF-SST-BSp。

这几种系统规划方法更多的是在现行系统过程的基础上通过应用现代管理技术，借助于计算机技术来分析设计系统。虽然也涉及企业过程的改造，但不是规划的重点。在许多情况下，应用企业系统规划法和关健成功因素法无法解决问题，无法获得预期的效益，必须从根本上重新考虑现行系统是否合理，因而提出对现行系统进行重新组织，形成了企业流程重组的概念。

9.1.4 企业流程重组与流程改进

企业流程重组（（Business process Regineering/Redisign，BpR），又叫企业流程再造，是20世纪90年代由美国的Michael hammer和Jame Champy提出的。BpR和BSp一样由过程的观点来看待企业，所不同的是BpR主张彻底的变革，而且在改造企业过程方面研究出了许多行之有效的方法，因而把BSp向前推进了一步。实施BpR的初衷是：为企业营造一个适应市场竞争机制的良性空间，使企业能够在激烈的竞争中占据先机。如AT&T，该公司通过重组客户订单处理流程，在缩减了35%人员的同时，将交货时间从“月”单位减少到“天”单位。

（一）BpR的概念

BpR就是对企业业务过程进行根本的再思考和彻底的再设计，以求企业当代关键的性能指标获得巨大的提高，如成本、质量、服务和速度。这里的“根本的”指的是不是枝节的，不是表面的，而是本质的，即是对现行系统进行彻底的怀疑，看透存在的问题；“彻底的”意思是要动大手术，要大破大立，不是一般性的修补；“巨大的提高”是指改组后要实现成十倍成百倍的提高，例如有的企业人员减少到只剩10%，产量提高10倍，总体效益就提高了百倍。这中增长幅度是巨大的，带来的是量变基础上的质变。

BpR 是一种管理思想，一种经营变革的理念。信息技术则是一种技术，BpR可以独立于信息技术而存在。这种独立是相对的，在BpR由思想到现实的转变中，信息技术起到了一种良好的催化剂作用。从管理信息系统的角度来看，BpR主要是指利用信息技术，对组织内或组织之间的工作流和业务过程进行分析和再设计，以减少业务的成本、缩短完成时间和提高质量的一系列技术。

BpR的实现主要体现在两方面：一方面是充分发挥信息技术的作用，利用信息技术改变企业的业务过程，简化其业务过程。另一方面就是变革组织结构达到精简组织、提高效率。没有深入地应用IT，没有改变组织，严格地说不能算是实现了BpR。

【相关链接】

福特汽车公司和IBM信用卡公司利用BpR提高效率

90年代初，美国三大汽车巨头之一的福特汽车公司位于北美的应付账款部有500多名员工，负责审核并签发供应商供货账单的应付款项。按照传统的观念，这么大一家汽车公司，业务量如此庞大，有500多个员工处理应付款是非常合理的。但日本马自达汽车公司负责应付账款工作的只有5个职员。5∶500，这个比率让福特公司经理再也无法泰然处之了。应付账款部本身只是负责核对"三证"，三证相符则付款，不符则查，查清再付。应付账款本身不是一个流程，但采购却是一个业务流程。公司对采购进行了流程重组。重组后的业务流程完全改变了应付账款部的工作和应付账款部本身。现在应付账款部只有125人（仅为原来的25％），这意味着节约了75％的人力资源。

相同的还有IBM信用卡公司（IBM Credit Corporation），通过业务流程重组工程，使信用卡发放周期由原来的七天缩小到4个小时，即提高生产能力100倍。

（二）BpR的主要工作

企业流程重组利用信息技术简化企业的业务过程，目标在于实现管理的现代化。主要的工作内容有：

（1）打破职能分割，按企业流程改造企业管理模式，企业管理的指导思想由分工论转向集成论；

（2）减少管理层次，下放权力，组织扁平化，按项目确定流程，实现劳动力的动态组合，在企业活动中领导是教练，职工参与管理；

（3）团队组织和并行工作是企业劳动组织的主要形式；

（4）重视人的素质而不单是技能，由重技能培训转向重教育；

（5）工作业绩考核重结果而不重工作量；

（6）信息系统是 BpR的主要手段，信息系统应保证企业各部门之间和企业与用户、企业与合作者之间的信息畅通和工作高效率。

总之，企业流程重组的主要思想是战略上精简分散的流程，职能上纠正错位的过程，执行上删除冗余的过程。下面给出的是一个业务流程重组的例子。

（三）业务流程改进的思想

BpR强调对流程的全新设计，由于其最初理念的极端化，在企业实际实施过程中产生了很多误区，使得大规模的业务流程重组的成功几率不高。大多项目（包括国外的一些经典BpR项目）采用的并非一种全新设计的方法，而融入了业务流程改进或者业务流程优化（Business process Improvement，BpI）的思想。相对而言，BpI强调渐进改良，要分析理解现有流程，在现有流程基础上进行优化并建立新流程。

BpI的特点是一些局部的变革，对企业的冲击相对较小，相对比较容易实施。缺点是只是一些改良，对一些存在结构性问题的企业往往不能解决根本性问题。一般在进行流程优化的时候关注的是相对低层次的流程的效率和成本等，可以采用一些方法和工具对现有的流程进行改良，同时强调流程的有效执行，一般不会涉及到大的组织变革和流程变革，解决的是一个从有到更好的问题。

企业到底是应用BpR还是BpI，是由其内外环境决定的，无所谓对错，只有谁更合适。对于国内的企业来讲，业务流程的管理按照其变革的程度应该分为三个层次：业务流程的建立和规范、业务流程优化和业务流程重组。这三个不同层次的变革分别适用于不同阶段和管理基础的企业。当然他们之间的界限不是严格意义上的。在进行业务流程的规范时，最好能对流程进行一些优化，业务流程优化和业务流程重组之间的界限也只是程度上的区别，关键是进行流程管理时根据管理的现状采用合适的方法和步骤。

（四）基于流程重组的信息系统规划

前面提到的企业系统规划法（BSp）为管理信息系统的规划提供了一种规范的步骤和方法，但是，BSp方法是在企业现有流程的基础上进行的，在定义业务流程的过程中没有面向流程的创新、重组和规范化设计。所以，这样规划的信息系统难以适应企业经营环境的变化以及管理信息系统的发展。试想，若仅仅用计算机系统去模拟原来手工管理的过程，是不能从根本上提高企业的竞争能力的，甚至最终导致信息技术成为组织僵化的原因。在系统进行规划的阶段，若引进业务流程重组，则可以有效地解决这个问题。

9.2 系统开发可行性研究

可行性研究也称可行性分析，是指在管理信息系统开发之前，分析在组织内外当前的具体条件下进行系统开发项目的必要性和可能性。如果分析结果是可行的，企业就可以着手开发工作，否则必须等某些条件具备后才能开发。管理信息系统的开发和建设是一项投资大、时间长的复杂工程，可行性分析更为必要。

可行性分析的目的在于：确定项目开发的依据、确定工作范围、编制工作计划、协调各部门活动的依据。这对于保证资源的合理使用、避免浪费是十分必要的，也是管理信息系统一旦开发后能顺利运行的必要保证。可行性分析工作的长短取决于管理信息系统的规模。一般来说，可行性分析工作的成本是预期项目总成本的5%～10%。

9.2.1 可行性分析的主要内容

（一）必要性分析

必要性分析是从管理角度对信息系统的客观要求及当前系统的可满足性出发，分析新系统开发是否必要。若当前的管理信息系统的处理速度及处理内容满足不了日益发展的管理要求，则认为新系统的开发是必要的。在确定了有必要开发一个新的管理信息系统之后，则下一步就是从技术、经济、管理上分析其可行性。

（二）可行性分析

1.经济可行性

进行开发成本和可能取得效益的比较分析，确定系统开发的经济性，同时也可以得出整个系统的投资回收期。

一方面是投资系统开发的费用估算。主要包括硬件设备费用（包括计算机的硬件、网络设备、空调、电源、机房等设备费用等）、软件设备费用（计算机平台软件、开发工具、数据库、程序设计语言等）、人力费用（管理信息系统的开发费用、人员的培训费及系统试运行等方面所需要的费用）、维护费用（系统投运所需消耗的打印纸、磁盘、水电费及管理人员工资费用，以及运行中的修补费用，信息资源的更新、管理费用等）。

另一方面是新系统开发后带来的经济效益估算。从直接经济效益和间接经济效益两方面进行分析。直接经济效益表现在成本的控制、库存资金的降低、产量的增加、废品的减少、人力物力的节约等对企业利益的直接影响。间接经济效益表现在MIS提高了管理水平，提高了企业信誉，加强了企业与顾客的沟通；为企业提供决策支持，管理信息的采集、加工、处理使用的及时性；市场信息提供的及时性所带来的经济效益等。

2.技术可行性

主要从设备条件、技术力量等方面分析，确定在现有资源条件下，实现系统的技术风险多大，系统能否实现。

设备方面包括硬件设备和软件支持，主要指计算机的主频速度、存储容量、联网能力、输入/输出设备，计算机网络的可靠性、安全性等方面是否满足管理信息系统的数据处理要求，数据的传送与通讯能否满足要求，网络和数据的可实现性，软件平台和软件工具支持如何等。

技术力量方面主要考虑从事系统开发与维护工作的技术人员，在数量和质量上能否满足要求。如系统分析员、系统设计师、程序员、操作员及软硬件人员等各类技术人员的技术水平能否满足系统的要求。

3.社会（法律）可行性

从社会因素和人的因素来考虑对MIS项目的制约。例如，企业的领导、部门主管和有直接关系的管理人员对新系统开发是否真正从思想上认识到其重要性，是否从管理理念上接受新系统，支持开发系统的态度是否坚决；企业的管理基础工作和现行管理系统的业务处理是否规范等；新系统的开发和运行将导致企业管理模式、数据处理方式及工作习惯发生怎样的改变等。

此外，还应考虑法律可行性和实际运营的可行性。法律的可行性是指在管理信息系统的开发过程中可能要涉及各种合同、契约、侵权、责任以及各种与法律相抵触的问题。运营方面是指管理信息系统的使用单位在行政管理工作制度和人员素质等方面能否满足系统使用方式的要求。

【实例说明】

某图书馆借阅管理系统的系统规划

某所大型的综合性研究型公共图书馆，馆内藏书总量达1320多万册，每天要接待约1万人次的读者，其中仅外借处就拥有25万册图书供读者借阅，每天平均接待读者1500人次，借阅图书5000余册。原有的图书借阅系统不能很好地满足对读者借阅的管理，于是提出在原有的基础上，开发一套更为有效的图书借阅管理系统，以体现以人为本的服务宗旨，提高对读者的服务质量。

本系统的调查主要方式是与图书馆领导及相关的工作人员进行交流沟通，经过询问、查看等工作，初步调查了原有系统的基本情况、系统中信息处理的状况、系统的资源情况及系统的各类人员对信息系统的态度。

1 开发背景

1.1 现行系统使用情况：

经调查，上海图书馆外借处目前使用的是七年前购置的hORIZON图书管理系统，到目前为止，根据读者的需求和室藏图书数量已进行过三次版本升级。据该室工作人员反映，此系统基本上能满足日常的图书借阅管理工作，使用也比较方便。

1.2 现行系统不足：

由于全社会都在大兴学习之风，来图书馆充电的读者日益增多，针对这一情况，采编已经加大了外借室的图书采购量，由于图书馆推行人性化的服务理念，提供的图书借阅时间较长（28天），读者往往忘记归还时间，造成图书借阅逾期现象严重，从而降低了图书的流通速度，读者的满意度也一定程度上有所下降。

1.3 提出可能的解决方案：

面对目前外借室的现状，中心领导有三种选择：

对系统不做任何改变，但是要加大图书采购的数量，以此来降低拒借率。

重新购买市场上的商品化软件，来提高图书借阅管理的水平。

根据图书馆面临的实际情况，对现有系统进行修改，完善现有的图书借阅管理系统。

第一种选择首先被排除。图书馆每年的购书经费都由市财政局按预算拨款，要加大外借室的图书采购量，势必要减少其他部门的购书经费，这个方案操作起来要涉及的部门较多，难度较大，况且盲目加大图书采购量也容易造成资源上的浪费。

那第二种方案是否可行呢？答案是否定的。原因在于图书馆的所有业务部门如采编、典藏等都使用hORIZON系统，如果外借室重新购买另外的软件，整个图书馆的管理软件都需要更换，且可能造成现有系统中各项数据的丢失，这种大动干戈的方法不可取。

2 开发目标

2.1 总目标

新的图书借阅系统的总目标是希望通过新系统的应用，促进图书管理工作的规范化、标准化和自动化，提高管理水平和管理效率，为读者提供更完善的信息服务，使馆藏资源得到有效的利用，最大范围地满足读者的借阅需求。

2.2 具体目标

加强图书归还提醒业务，提高图书利用率。

外借部提出更方便读者的借阅规程（如预订、续借等）。

加强并提高读者服务中心的业务管理水平，提高工作效率。

实现强大的查询功能，更好地实现信息的及时沟通，为决策提供支持。

3 可行性分析

3.1 技术可行性：图书馆使用hORIZON图书管理系统已有七年了，所有工作人员对电脑和网络的使用都具备了一定的经验，完全有能力熟悉和使用新的系统。编制软件采用VFp编程语言。VFp是面向对象程序开发的理想语言，开发接口好，适合非计算机人员使用。

3.2 经济可行性：一方面，图书馆有现成的服务器，而且外借室的所有电脑设备都刚经过更新，只需另购两台打印设备即可。外借室的所有工作人员上岗前都经过严格的培训，所以也不需另外培训。另一方面，新系统的开发可以较好地解决图书馆处理效率低的局面，并可以及时了解各项业务的进展情况，为及时调整经营决策提供可靠的数据支持，从而提高经济效益，同时还可以减少出错率、提高工作效率、扩大业务量和增强竞争能力。

3.3 营运可行性：该系统是在熟悉图书馆各项业务运作的基础上开发的，贴合实际，操作简便。图书馆拥有一批较高素质的员工，短期内就可熟练操作新系统。

通过以上分析，图书馆借阅管理系统的开发在经济上、技术上、营运上都是可行的。

5 项目开发计划

5.1 资源利用

设备：微机五台，打印机五台

费用支出：初步调查费，系统开发费

5.2 项目开发进度安排

9.2.2 可行性分析报告

可行性分析报告是系统人员对现行系统的初步调查、可行性分析的结果做个结论，是新系统开发的依据，也是管理信息系统开发过程中的第一份文档。一份可行性分析报告内容与格式的实例如下：

1 引言

1.1 编写目的【阐明编写本可行性分析报告的目的，指出读者对象。】

1.2 项目背景

【应包括：a.所建议开发信息系统的名称；b.本系统的任务提出者、开发者、用户及实现软件的单位；c.本系统与其他系统的关系。】

1.3 定义

【列出本文档中用到的专门术语的定义和缩写词的原文。】

1.4 参考资料

【列出有关资料的作者、标题、编号、发表日期、出版单位或资料来源。】

2 可行性研究的前提

2.1 要求【列出并说明建议开发系统的基本要求】

2.2 目标

【可包括：人力与设备费用的节省、处理速度的提高、控制精度或生产能力的提高、管理信息服务的改进等。】

2.3 条件、假定和限制

【可包括：建议开发软件运行的最短寿命、经费来源和使用限制、法律和政策方面的限制、硬件、软件、运行环境和开发环境的条件和限制、可利用的信息和资源等。】

2.4 可行性研究方法

2.5 评价尺度

3 对现有系统的分析

3.1 处理流程和数据流程

3.2 工作负荷

3.3 费用支出【如人力、设备、空间、支持性服务、材料等项开支。】

3.4 人员【列出所需人员的专业技术类别和数量。】

3.5 设备

3.6 局限性【说明现有系统存在的问题以及为什么需要开发新的系统。】

4 所建议技术可行性分析

4.1 对系统的简要描述

4.2 处理流程和数据流程

4.3 与现有系统比较的优越性

4.4 采用建议系统可能带来的影响

【包括：对设备的影响、对现有软件的影响、对用户的影响、对系统运行的影响、对开发环境的影响、对运行环境的影响、对经费支出的影响等】

4.5 技术可行性评价

【包括：a.利用现有技术，功能目标能否达到；c.开发人员数量和质量能否满足要求；d.在规定的期限内，开发能否完成。】

5 所建议系统经济可行性分析

5.1 支出【包括基建投资、其他一次性支出、经常性支出】

5.2 效益【包括一次性收益、经常性收益、不可定量收益】

5.3 收益/投资比

5.4 投资回收周期

5.5 敏感性分析

6 社会因素可行性分析

6.1 法律因素【如合同责任、侵犯专利权、侵犯版权等问题的分析。】

6.2 用户使用可行性

【如：用户单位的行政管理、工作制度、人员素质等能否满足要求。】

7 其他可供选择的方案

8 结论意见

【结论意见大致是下列五种之一：

a.可着手组织开发；

b.需待若干条件（如资金、人力、设备等）具备后才能开发；

c.需对开发目标进行某些修改；

d.不能进行或不必进行（如技术不成熟，经济上不合算等）；

e.其它。】

可行性研究报告需要报送领导审批，一旦正式通过，可行性研究工作才算结束，即可进行下一步系统分析的工作。

总体规划和可行性研究可看作是一种初步、小型的系统分析，一般由企业主管信息系统的领导、系统分析师组成的总体规划小组完成。

9.3 系统分析

紧接系统规划阶段的是具体的系统开发。系统开发是系统建设中最为繁重的阶段，可划分为系统分析、系统设计和系统实施三个阶段。本节主要讨论系统分析。

系统分析的目标，就是按系统规划所定的某个开发项目范围内明确系统开发的目标和用户的信息需求，提出系统的逻辑方案。即确定系统需要“做什么”，把要解决哪些问题、满足用户哪些具体的信息需求调查、分析清楚。

这一阶段的主要任务是在通过详细调查获得的系统需求的基础上，分析企业组织结构与功能，理清企业业务流程和数据流程的处理，并且将业务流程与数据流程抽象化，通过对功能数据的分析，提出新系统的逻辑方案。概括来说，系统分析过程分两步：首先应将业务或数据流程弄清楚，然后提出新系统拟采用的方案（保留原方法、局部修改原方法或采用全新的方法等）。

本节将从系统分析的具体过程出发，进一步介绍详细调查、组织功能分析、业务流程分析、数据流程分析和新系统逻辑方案的提出等工作。

9.3.1 详细调查

系统需求的获取建立在对现行系统详细全面、细致调查的基础上。详细调查的目的是收集一切有关的事实、资料和数据，彻底掌握现行系统的工作情况，从而获得用户对信息系统的需求，包括对系统功能、性能，对硬件配置、开发周期、开发方式等方面的要求，为建立新系统的逻辑模型提供依据。

由于详细调查是一项工作量很大，涉及的业务和人员、数据、信息较多的工作，只有采用适当的方法才能有效地完成任务。主要的方法有：

（1）研究资料。对各部门的计划、报表、文件和资料进行收集和分析，从而了解企业的生产经营和操作程序，理解不同渠道获取信息的处理方式，如来自企业外部的各项法规、市场信息，以及企业内的各种分析报告、合同、账单和统计报表等。

（2）召开调查会。这是一种集中讨论的方法，用于掌握企业的宏观情况。

（3）问卷调查。通过设计调查问卷进行较大范围的需求收集。优点是大范围调查时成本低，一般可快速返回问卷，便于整理和归纳。但是质量上难以把握，模糊的问题不易回答。

（4）一线访谈。对业务人员和管理人员等进行访谈，优点是有助于开发人员发现用户深层次的需求，与被访人员建立良好的合作关系。但这需要开发人员有一定的沟通技巧。此外，这种方法也比较费时。

（5）直接参加业务实践。这是一种很好的方式，可以获得更清晰、更具体的第一手资料。有利于弄清复杂的工作流程和业务处理过程。但也比较花费时间，数据整理较为繁琐。

在收集资料时，要注意收集全部输入单证（如入库单、收据等）、输出报表和数据存储介质（如账本、清单等）的典型格式，注明各项数据的类型（如字符型、日期型等）、长度、取值范围等。同时还要注意有关环节的处理方法和计算方法。

在系统调查和分析时，应该尽量使用各种形象、直观的图表来描述详细调查的结果和分析问题，如用组织结构图来描述组织的结构，用业务功能一览表描述系统的功能体系，用管理业务流程图和表格来描述管理业务状况，用数据流程图和数字字典描述系统的逻辑模型。开发人员应不仅学会使用这些工具和方法来归纳现行系统和需求，还要能使用这些工具建立起新系统的逻辑功能，并利用他们写出系统分析报告。

9.3.2 组织结构与功能分析

组织结构与功能分析是整个系统分析工作中最简单的一环。组织结构与功能分析主要有三部分内容：组织结构分析、业务功能一览表、业务过程与组织结构之间的联系分析。

（一）组织结构分析

首先要了解企业的组织结构与组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系，作为后续分析和设计之参考。一般可用树形图形式的组织结构图将它描绘出来。绘制时应注意，除后勤（如食堂、医务室、幼儿园、小学等）与企业生产、经营、管理环节无直接关系的部门外，其他部门一定要反映全面、准确。

（二）业务功能分析

然而，实际工作中，组织的各部分并不能完整地反映所有业务，组织机构的划分也会随功能的扩展或缩小、人员的变动等因素变化，而功能是相对稳定的。所以在分析组织情况时还应该画出其业务功能一览表，就是将系统的功能进行分解，按功能从属关系表示的图表。它是描述组织内部各部分的业务和功能的树形图，画法类似于组织结构图。

信息系统可以看作是实现统一目标的功能集合，对其中每项功能还可以继续分解为第三层、第四层……甚至更多的功能。从概念上讲，上层功能包括 （或控制）下层功能，愈上层功能愈笼统，愈下层功能愈具体。功能分解的过程就是一个由抽象到具体、由复杂到简单的过程。图中每一个框称为一个功能模块。功能模块可以根据具体情况分得大一点或小一点。分解得最小的功能模块可以是一个程序中的每个处理过程，而较大的功能模块则可能是完成某一任务的一组程序。

销售系统被分解为销售系统管理、销售合同管理、销售核算与统计、成品库管理与市场预测等五个子功能，其中每个子功能还可以继续分解下去。

以业务功能一览表为基点分析问题能使系统获得较强的生命力。如最早的质量检验工作就是由生产科、成品库和生产车间各自交叉分管的，后来由于产品激烈的市场竞争和管理的需要，这时质量检验科产生了。虽然我们事先是无法全部考虑到这类变化，但对于其功能是可以发现的。

（三）组织/业务关系分析

在对组织结构进行调查中，还应详细了解各部门人员的业务分工情况，有关人员的工作职责、承担的工作、决策内容以及个部门之间的联想程度等，所以通常增设组织/业务关系来反映各组织部门在承担业务时的关系。组织/业务关系反映出的是具体业务、功能之间的关系，而不是组织部门之间的关系。纵向表示功能与业务，中间栏则表示组织在执行业务功能的过程中各具体部门的职责和作用。

【实例说明】

图书馆组织结构

通过实地调查，与各部门负责人及一些负责具体工作的员工进行多次交流，从而掌握了关于图书馆的行政管理和职能分工的第一手资料，图书馆的组织结构。

9.3.3 业务流程分析

组织和功能分析不能反映系统的细节，为了弄清具体的业务是如何在有关部门完成，以及当时信息处理工作的一些细节，这就必须与被调查的不同层次的业务负责人一起完成管理业务流程分析。业务流程分析可以帮助我们了解业务的具体处理过程，发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏，修改和删除原系统的不合理部分，在新系统基础上优化业务处理流程。

业务流程分析是在业务功能的基础上将其细化，利用系统调查的资料将业务处理过程中的每一个步骤用一个完整的图形串起来。绘制业务流程（Transaction Flow Diagram，TFD）是分析业务流程的重要步骤，因为绘制过程中可以发现问题，分析不足，优化业务处理过程。

【实例说明】

通过详细调查，对该图书馆外借室的业务流程进行描述。

采编部：在采购新书后，根据CNMARC的格式，对新书进行编目，对已编书目进行数据修改或删除，存入书目库，以供读者查询，并从数据库中获取读者反馈的需求信息，为下次采购图书做准备。

读者：通过书目库进行查询，查找自己想借的图书，并查看图书的借阅状态，如在库中则去外借室进行借阅，借期28天，到期则将图书带至外借室办理归还或续借手续，如图书发生逾期，则需按逾期天数支付逾期费。

外借室：

借书：工作人员用光笔扫入或手工输入读者借阅证上的读者条码，系统自动识别读者的信息，查看读者的借书资格，其中包括借阅证是否有效、借书额是否已满、所借图书是否过期等，若不合格，系统拒借，并显示拒借原因；若读者具备借书资格，依次扫入要借阅的图书条码，系统显示所借图书的具体信息及还书日期，完成借书手续。

还书：光笔扫入欲还图书的条码，系统自动识别图书是否逾期，未逾期则打印还书凭证；如逾期则显示逾期天数和罚款金额，办理罚款手续后，打印罚款凭证。

统计：同时每天查看借书记录，对逾期未还书的读者发催还通知单；每月进行图书流通统计，打印借阅统计报表、罚款统计报表、催还统计报表，送交中心主任处存档。

图书报废：对于破损严重或遗失的图书做报废处理，打印相应的破损书目单或遗失书目单，通知采编部进行数据修改或删除。并查询书目库中的复本量，根据情况决定是否要重新订购，如需订购则通知采编部。

9.3.4 数据流程分析

业务流程分析中绘制的业务流程图，虽然能较为形象地表达管理过程中信息的流动和存储过程，但其中仍包含了一些如货物、产品等物化的要素。为使信息系统满足用户需求，系统分析人员还应对详细调查材料进行加工、提炼，抽取出只反映企业中信息运动规律的部分。数据流程分析就是把数据在组织（或原系统）内部的流动情况抽象地独立出来，舍去了具体组织机构、信息载体、处理工作、物资、材料等，单从数据流动过程来考察实际业务的数据处理模式。分析的目的是发现和解决数据流通中的问题，如数据流程不畅、前后数据不匹配、数据处理过程不合理等，修改和删除原系统的不合理部分，在新系统基础上优化数据流程。

数据流程图（Data Flow Diagram，DFD）作为数据流程分析主要的实现形式，是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。它的图形描述简明清晰，不涉及技术细节，即使完全不懂信息技术的用户单位的人员也容易理解，因此DFD是系统分析人员与用户进行交流的有效手段，也是系统设计的主要依据。其具体的做法是：按业务流程图理出的业务流程顺序，将相应调查过程中所掌握的数据处理过程，绘制成一套完整的数据流程图，通常可以在整理绘图的同时，核对相应的数据和报表、模型等。

（一）数据流程图的基本组成

DFD由四种基本符号组成。

1.外部项（外部实体）

外部项是代表系统的数据源点和终点的各种实体或工作环节，它们向所开发的系统发出或接收信息。

2.数据流（Data Flow）

数据流由一个或一组确定的数据组成，以标明的箭头表示，箭头指向表示其流向。数据流名称用名词直观反映其含义，如日常业务中的产量日报表、汇款单、录取通知书、课程表等均可直接用做数据流名。也可以用一组数据中的主要数据命名，如“学生成绩单”由学生姓名、成绩、通讯地址等数据组成，可用“学生成绩”命名。

3.加工

加工表示对数据流的操作，能将输入的数据流转换成输出的数据流。加工的符号分成上、下两部分。上半部分用于标注加工编号，以“p”开头；下半部分是功能描述部分，用来写加工名。加工名一般由动词或动宾词组组成，应简单概括地说明对数据的加工行为，如登录成绩、编排课表、输入会计凭证等，其详细描述在数据词典中定义。加工要逐层分解，以求分解后的加工功能简单、易于理解。

4.数据存储

数据存储是逻辑意义上用来存放数据的。数据存储名写在开口的长方框内，概要地说明文件中的主要数据。数据存储的编号写在文件符号左端小方格中，以“D”开头。数据存储上必定有数据流，如果数据流指向数据存储是写操作，离开数据存储则是读操作。有的加工要修改数据存储，则用双向数据流表示读写操作。

它表示数据流“付款单”从外部项“客户”（源点）流出，经加工“账务处理”转换成数据流“明细账”，再经加工“打印账簿”转换成数据流“账簿”，最后流向外部项“会计”（终点），加工“打印账簿”在进行转换时，从数据存储“总账”中读取数据。在实际中，数据处理过程常常比较繁杂，应按照系统的观点，自顶向下地分层展开绘制。

（二）数据流程图的绘制规则

在数据流程图中，数据流主要用来做连接符号，通过连接其他三类符号表示数据处理的内部逻辑。

1.数据流和处理过程的连接

●处理过程能改变数据的内容或形式，所以至少要有一个数据流流进过程符号，一个数据流流出过程符号

●处理过程可以有多于一个的流出数据流，也可以有多于一个的流入数据流

●处理过程可以连接任何其他的符号，包括另一个过程符号

●数据流至少一个终端必须有过程符号

2.数据流图中数据存储符号的使用

●数据存储的规则是数据存储至少有一个流入数据和一个流出数据（例外，当从信息系统外部获取数据时，可以只用单独的流入数据流来表示）

●两个数据存储的连接是不正确的，它们之间缺乏必要的过程

3.实体的连接

●数据流图只显示提供数据给系统或从系统接收输出的实体（实体—关系图则要列出所有实体）

●数据流图实体也称为终结者，它们是数据源或最终目的地

●外部实体可以是一个源、一个接收者或者两者都是

●每个实体必须通过数据流连接一个过程

（三）数据流程图的绘制步骤

1.确定所开发的系统的外部项（外部实体），即系统的数据来源和去处。

2.确定整个系统的输出数据流和输入数据流，把系统作为一个加工环节，画出关联图。一般应把数据来源置于图的左侧，数据去处置于图的右侧。

3.确定系统的主要信息处理功能，按此将整个系统分解成几个加工环节（子系统），确定每个加工的输出与输入数据流以及与这些加工有关的数据存储。

4.根据自顶向下、逐层分解的原则，对上层图中全部或部分加工环节进行逐层分解。

5.重复步骤（4），直到逐层分解至处理过程不能再分解为止。

6.对图进行检查和合理布局，主要检查分解是否恰当、彻底，DFD中各层是否有遗漏、重复、冲突之处，各层DFD及同层DFD之间关系是否正确及命名、编号是否确切、合理等，对错误与不当之处进行修改。

7.和用户进行交流，在用户完全理解数据图内容的基础上征求用户的意见。

【实例说明】

图书馆借阅管理系统数据流程图的绘制

首先，在调查研究的基础上绘出最高层的数据流程图——系统关联图。

然后，根据自顶向下、逐层分解的原则对系统关联图进一步细化，绘出如下的顶层DFD图。

说明：

F1 图书入库信息 F2 图书需求信息

F3 图书需求反馈 F4 图书信息

F5 图书借阅信息反馈 F6 图书流通信息

F7 借阅需求 F8 图书逾期信息

F9 逾期信息查询 F10逾期信息反馈（罚款单）

F11 报废图书信息 F12逾期通知

F13 图书归还 F14报废图书信息反馈顶层数据流程图仅从总体上反映了图书借阅管理工作的信息关系，在此基础上，按自顶向下、逐层分解的分析方法对顶层图进一步细化，得到第一层图和第二层图（篇幅原因，这里仅列出p1、p2的第一层图和p2的第二层图）。

9.4 数据字典

数据流程图是从数据流向的角度说明系统的组成以及各个组成部分的相互关系。但我们要具体地说明系统各个组成部分和对数据流程图中所有数据，则必须通过数据字典来完成。将两者结合起来利用，就能够对一个系统的逻辑模型进行详细、具体、全面的描述。

在系统分析中，数据词典起着重要作用。它包含关于系统的详细信息。一般来说，系统分析人员把不便在数据流程图上注明而对于系统分析应该获得、对整个系统开发以至将来系统运行与维护是必需的信息尽可能放入数据词典。总的来说，数据词典对数据流程图中有关成分的描述说明下列问题：什么？（是什么、做什么）何处？（在何处、来自何处）何时？（何时出现、时间长短）。

9.4.1 数据字典的概念及组成

数据字典就是对数据流程上的所有数据元素进行具体、详细的定义和描述。数据字典包括的主要内容有：数据元素、数据流、数据加工、数据存储和外部项。其中数据元素是组成数据流的基本成分。这些内容一般采用文字或表格方式来描述，按一定次序排列起来便成为一本数据字典。下面以图书馆借阅管理系统为例说明数据字典的描述方法。

（一）数据元素的定义

在一个系统中，数据的基本单位称为基本数据项（简称“数据项”）。在数据字典中，主要是描述数据项的静态特征。其内容包括：数据元素编号、数据元素名、数据元素别名、数据类型、数据长度、取值范围、意义、存储处等。

【实例说明】

图书馆借阅管理系统的数据元素

对所有数据元素必须进行说明。

（二）数据流的描述

在数据流程图中，只能描述系统中数据的处理步骤和流向，而并没有对数据流做详细的描述和说明。内容包括：数据流编号、数据流名称、数据流来源、数据流去向、数据流结构、数据流量、高峰流量等。

【实例说明】

图书馆借阅管理系统的数据流

以“图书逾期”数据流条目为例。

（三）数据加工描述

数据处理描述主要是对数据流程图中的数据处理模块进行描述。数据加工主要包括：加工编号、加工名、输入数据流、输出数据、加工逻辑、处理频率等。

【实例说明】

图书馆借阅管理系统的数据处理

该图书馆借阅管理系统的系统DFD顶层图共有五个加工，以“书目检索”加工为例。

（四）数据存储的说明

在数据处理的过程中，原始数据、中间结果和最终结果数据都需要存储。在数据字典中要对这些数据存储的逻辑结构进行说明，它包括的主要内容有：数据存储编号、数据存储名称、存储组织（一般格式文件存储或者二维关系表存储）、记录数、记录组成、关键字、相关联的处理模块、简要说明等。

【实例说明】

图书馆借阅管理系统的数据存储

对所有数据流程图中的所有数据存储进行说明，以“书目库”条目为例。

（五）外部项的定义

系统的外部项（源点和终点）是系统环境中的实体。因为它们与系统有信息联系，在数据字典中应对它们逐一定义。外部项的定义包括以下内容：系统名、编号、条目名、别名、输入/输出数据流、主要特征（说明其一些基本情况，如基本组成、处理数据概况等）等。

【实例说明】

图书馆借阅管理系统的外部项

以“采编部”为例。

9.4.2 数据字典的用途

编制数据字典通常有如下四种用途：

（一）按要求列出数据字典的有关内容

（1）全部列出。根据要求，按数据项、数据结构、数据流、数据存储、处理功能及外部实体名称，分别按字母顺序列出全部内容，以保证系统设计时不会有遗漏的数据项或数据结构。

（2）部分列出。根据需要列出部分内容。如列出某一类项目的名称及简述，或列出与某一处理逻辑有关的数据项、数据流、数据结构的名称及描述。

（3）专项列出。对某一个问题而查询数据字典。如对某个数据结构进行详细了解，可专门列出它的组成及组成数据项的详细内容。

（二）修改和补充数据流程图

数据流程图建立起来后需要不断修改和优化，如某个数据结构的定义需要补充数据项，或某个数据项的长度需要修改。这些工作只需要通过检索并修改数据字典中相关条目即可完成，且不易遗漏。

（三）按描述内容检索名称

如果不知道某数据项的名称时，可在数据字典中按其内容检索其名称。

（四）实现一致性和完整性

（1）可以查出未指明来源和去处的数据流。

（2）可以查出未指明数据存储的数据项，及未指明所属数据流的数据元素。

（3）可以查出某些已作为数据流被输入处理逻辑中，却没有被处理逻辑使用的数据项。

（4）可以查出本该使用某些数据项，但却没有在其数据流中输入这些数据项的处理逻辑。

9.4.3 处理逻辑

数据字典中对处理逻辑的描述是高度概括的，难以对各个处理逻辑的细节加以详尽的说明。例如，用文字说明描述图书馆中判断读者是否符合图书借阅要求的处理逻辑：

【实例说明】

图书馆图书借阅规则

借阅规则：所有属于指定参考资料的刊物，外借期限为2天；所有不属于指定参考资料的图书（杂志除外），外借期限为：教职工28天，学生14天；所有不属于指定参考资料的杂志，每个人的外借期限均为7天；任何人如有过期未还书刊，不可再借新书。

可以看出，一般的文字说明不容易清楚地描述处理逻辑，也可能存在很多含混不清之处。因此，对于某些处理，应该采用合适的工具进行确切的描述。下面介绍三种处理逻辑的描述工具：决策树、决策表、结构化语言。

（一）决策树

决策树又称判断树，是一种图形工具，表达比较直观、明确，一目了然，适合于描述加工中具有多个策略，而且每个策略和若干条件有关的逻辑功能。决策树的图形表示是这样的：左边节点为树根，成为决策节点。与决策节点相连的成为方案枝（或称条件枝）。最右方的方案枝（条件枝）的端点（树梢）表示决策节果，即所采用的策略。中间各节点为分段决策节点。

（二）决策表

对于决策分析来说，决策树并不是很好的工具，当系统规模复杂，判断的条件多，各条件又相互组合，相应的决策方案较多时，会因为分支过多、路径过长而导致树结构复杂，无法帮助分析。决策表又称判断表，为描述这类加工逻辑提供了表达清晰、简洁的手段。决策表呈表格形。左上角为各种条件，左下角为各种决策方案，右上角为条件的组合，右下角为相应条件组合下与决策方案对应的规则。

（三）结构化语言

结构化语言是介于自然语言与程序设计语言之间的一种人造语言，因而较严谨，不死板，易于使用、理解和交流。结构化语言使用的语句只有以下三类：简单的陈述句、判断语句、循环语句。结构化语言有三种结构，即顺序结构、选择结构和循环结构。

9.5 系统逻辑方案建立与系统分析报告

系统分析人员必须明确新系统的功能和用户的信息需求。通过分析现行系统中存在的问题，如数据流向不合理、数据存储冗余等，弄清新系统在现有基础上要做的哪些改变，以及这些改动的必要性和可能性。在此基础上提出新系统的逻辑方案，完成系统分析阶段的最终成果：系统分析报告的编写。

9.5.1 新系统逻辑方案的建立

新系统的逻辑方案是指经过分析和优化后，新系统拟采用的管理模型和信息处理方法。因它不同于计算机配置方案和软件结构模型方案等实体结构方案，故称其为逻辑方案。前面的详细调查，以及进行的各阶段系统分析都是为最终确立新系统的逻辑方案做准备。所以说，新系统逻辑方案的建立是系统分析阶段的最终成果。

新系统的逻辑方案包括：

1.新系统的业务流程及业务处理方式。

将第三节中业务流程分析和业务流程优化重组后的结果在此正式提出来。内容包括：

（1）说明原业务流程的不足及需删除、合并和优化的过程。如：除去不必要的、多余的业务环节，对重复的环节进行合并，对缺少的必需的环节进行增补等；

（2）新系统的业务流程；

（3）确定业务流程图中由新系统（主要指计算机系统）处理的环节。

2.新系统的数据指标体系和数据流程。

将第三节中数据流程分析的结果在此正式提出来，通过把数据流程和业务流程结合起来分析能帮助我们更容易发现其中存在的问题，并合理解决之。其具体内容包括：

（1）请用户确认最终的数据指标和数据字典；

（2）说明原数据流程的不足及需删除、合并和优化的过程。如：确定最终删除或合并或增加的数据处理过程，确定数据处理过程的优化、改动、增补及其原因等；

（3）给出最后确定的数据流程图；

（4）确定数据流程图中新系统（主要指计算机系统）可完成的部分。

3.新系统的逻辑结构及数据资源分布。

新系统的逻辑结构是指子系统的划分方案，常在规划阶段用U/C矩阵完成。数据资源分布指确定数据资源是分布在服务器还是主机中。

4.新系统的管理方式、算法或模型。

管理模型指确定新系统在每个管理环节上的处理方法。常用的有综合计划模型、生产计划管理模型、库存管理模财会管理模型、成本管理模型、经营管理决策模型、统计分析模型及预测模型等。

5.与新系统相适应的管理制度和运行体制建立。

6.系统开发资源与时间进度估计。

9.5.2 系统分析报告的编写

除确定新系统的逻辑模型外，还要能使用数据流程图、数据字典和处理逻辑的表达工具等写出系统的分析报告。系统分析报告是系统分析阶段的主要工作成果，也是后续系统设计阶段工作的主要依据之一。只有系统分析报告经过系统开发工作的领导部门审查批准后才能进行下一阶段的工作。

系统分析报告应该不仅能充分展示前段调查的结果，而且要能反映出新系统的逻辑方案。新系统的逻辑方案是分析报告的主题，反映了系统分析的结果和对创造新系统的设想。系统分析报告主要包括以下内容：

1.开发项目概述；

2.系统的目标和开发的可行性；

3.现行系统的状况；

4.新系统的逻辑方案。

【本章小结】

系统规划建立在立项和初步调查的基础上，是对管理信息系统的全面规划，它的好坏对系统建设的成败影响重大。常用规划方法有企业系统规划法、关键成功因素法和战略目标集转化法等。

可行性分析是在开发系统之前，分析在组织内外当前的具体条件下进行系统开发项目的必要性和可能性。它是系统开发的依据，包括经济可行性、技术可行性和社会可行性三方面的内容。

系统分析的目标是确定新系统的逻辑方案，内容有详细调查、系统组织结构与功能分析，业务流程和数据流程分析，其中数据流程图和数据字典构成了系统逻辑模型的主体。最后给出系统逻辑方案与系统分析报告作为系统分析阶段的成果。

【练习与思考】

1.描述管理信息系统战略规划的作用。

2.企业系统规划法在管理信息系统战略规划中有何作用？

3.谈谈你对管理信息系统开发策略的认识。

4.常用的管理信息系统开发方法有哪些，它们各有什么优缺点？

5.简述系统调查的主要内容。

6.系统可行性分析应该包括哪些内容？

7.什么是系统分析，系统分析的主要内容是什么？

8.试着描绘一个你所熟悉的组织（企业、事业单位或政府部门等）的组织结构图和业务功能表。

9.试着用数据流程图分别描述储蓄所存款和取款的过程。

10.某商业公司的销售策略规定，不同的购货量、不同的顾客可以享受不同的优惠。具体办法是：顾客每年购货额在5万元以上且最近无欠款的客户可享受15％的折扣；若最近三个月有欠款，已与公司交易20年以上的老顾客，可享受l0％的折扣；若不是老顾客，只有5％的折扣。年购货额不足5万元者无折扣。试用决策树来表达该销售策略。