控制的技术与方法

第三节　控制的技术与方法

一、预算控制

在管理控制中使用最广泛的控制方法就是预算控制,它清楚表明了计划与控制的关系。预算是计划的数量表现,是组织未来某一个时期具体的、数字化的计划,也就是用财务数字和非财务数字来表明工作的结果。预算是一种计划,也是一种预测,更是一种重要的控制方法。

(一)预算的种类

1.收支预算

即收入预算和支出预算。收入预算是某一时期有关收益及其来源的预算,如销售收入;支出预算是在一定时期内支出的预算,如各种费用。收支预算描述了为收入和支出所作的资金计划。它使用最为广泛,并且最容易令人理解。很多公司每个月都有一份收支预算,后来逐渐演变出季度预算、半年预算和年度预算。大多数的收支预算把经营支出进行了分类。主要经营支出包括工资、福利、租金、公用设施、差旅费、设备维修费等。收支预算很难与现金预算分开。

2.现金预算

现金预算是指一定时期内现金的收支情况,它用来与真实的开支进行比较。现金预算反映了企业的现金偿付能力,所以在控制衡量中起着重要的作用。一个企业即使有很强的运营能力,但如果费用太高、入不敷出,仍然可能破产。

3.生产预算

生产预算是对产品和服务的详细计划,它必须与销售预算和存货需求相匹配。一项生产预算可以认为是一张生产进度表。

4.物料购买和使用预算

在预测生产需求之后,有必要对满足需求所需花费的成本作出估计。物料购买和使用预算,是确保所购买的原材料和零件必须满足产品需求的一项计划。在零售业企业中,此类预算明确指出所购买的货物必须符合预期的销售需求。

5.人力资源预算

为了满足销售和生产要求,必须有具备一定素质的员工。人力资源预算是对在未来一个时期内的人力资源的需求以及为了满足这种需求所要付出的成本作出预测。员工规模的扩大和缩小是否能与销售和生产预期的增加和减少相一致,是管理者关注的热点之一。

6.投资预算

企业在维持现状的同时,还必须为了未来进行投资,如设备、厂房、技术改造等。

7.综合预算

即综合考虑各种因素,采用多种预算方法所进行的预算。它合并了不同部门的预算,目的是对这个企业的财务状况进行控制和预测。

以上称为固定预算。固定预算是一次性的资源分配,企业必须留有固定数额的资金,以维持整个预算周期的正常运作。

事实上,每位管理者都承担着一些预算职责。如果没有预算,我们不知道将要使用哪些资源、这些资源从何而来、已经使用了多少、还有多少可以使用。

(二)预算的作用

预算的作用主要体现在以下四个方面:

(1)帮助管理者掌握全局,控制组织的整体活动。资金财务状况对任何组织而言都具有十分重要的意义。通过预算,组织管理者可以清楚地看到资金由谁使用、在什么项目上使用、使用的额度是多少,以及资金的来源如何,从而可以通过资金状况来了解和控制组织的整体活动。

(2)帮助管理者合理配置资源。组织中各项活动的开展都离不开资金的支持,资金作为一种重要的杠杆调节着组织各项活动的轻重缓急以及规模的大小。因此,组织管理者可以通过预算合理配置资源,以确保组织重点活动的开展,对非重点活动进行有效控制。

(3)有助于管理者对各部门的工作进行评价。根据各部门执行预算的情况,可以看出各部门资金使用的效率以及工作任务的完成情况,从而对各部门的工作进行评价。由于预算规定了各项资金的运用范围和资金使用负责人,所以通过预算还可以控制各级管理人员的职权,并明确各级管理人员的职责。

(4)有利于提高资金的使用效率。预算具有严肃性,并且组织管理者常常把预算的执行情况作为考核下级管理人员的依据,所以各部门管理者在收支方面会尽可能地精打细算、避免浪费、提高资金的使用效率。

表6.1给出了一家企业2014年前3个月的预计销售额和费用。在实际工作过程中,需要在空格处填写实际发生额,以便将两者进行比较,并进行相应的控制。表6.1中的预计毛利等于销售总额减去各项费用。

表6.1　某企业预计销售额和费用单位:元

二、非预算控制

非预算控制的方法主要有质量控制技术和数量控制技术两个类型。

(一)质量控制技术

质量控制技术是基于人的判断对绩效所作出的评价,它常常是一种语言的而非数字的评价。如对客户服务的评价是“非常优秀”,而不是在1～5尺度上的某一点,它是基于评价者的综合判断。

1.视察

视察就是到现场进行督导。其优点是:能够掌握第一手资料,使管理者不断保持和更新对组织的感觉,敏感体会组织系统的运作是否正常;可以了解员工真实的工作状态,有利于对员工的正确评价;能够及时发现问题并解决问题。缺点是:可能引起员工的误解,以为管理者不信任自己。视察是成功企业常用的管理方法。

2.报告

报告是用来向负责实施计划的主管人员汇报全面而系统的计划执行情况、存在问题及原因、已采取的措施、已获得的效果,以及预测可能出现的状况等一系列事情的一种方式。报告应及时、简明、突出重点。这样才能有助于管理者了解计划的进度,并且及时进行指导和改进。报告可以根据需要分为专项性报告和综合性报告。

3.外部审计

外部审计是由外部机构(如会计事务所)选派的审计人员对企业财务报表及其反映的财务状况进行独立的评估。为了检查财务报表及其反映的资产与负债的账面情况与企业真实情况是否相符,外部审计人员需要抽查企业的基本财务记录,验证其真实性和准确性,并分析这些记录是否符合公认的会计准则和记账程序。外部审计的优点是可以保证审计的独立性和公正性。但是,由于外来的审计人员不了解内部的组织结构、生产流程和经营特点,在对具体业务的审计过程中可能产生困难。

4.内部审计

内部审计是对公司本身的计划、组织、领导和控制过程进行的阶段性评估。它评估的是:公司为自己做了什么,公司为员工做了什么,公司为客户做了什么,公司为社会做了什么,等等。公司可以对很多因素作出评价:财务的盈利状况、生产效率、经营成本、人力资源开发、公共关系和社会责任。审计涉及公司的过去、现在和未来。

5.管理审计

管理审计是一种对企业所有管理工作及其绩效进行全面系统地评价和鉴定的方法。管理审计既可以由内部的有关部门进行,也可以聘请外部的专家来进行。管理审计的方法是利用公开记录的信息,从反映企业管理绩效及其影响因素的若干方面将企业与同行业相关企业,或者其他行业相关企业进行比较,以判断企业经营与管理的健康程度。

管理审计可以发现的问题有:库存控制不良、机器设备使用不经济、资源浪费、工作流程不科学等。管理审计可以对整个组织的管理绩效进行评价,为指导企业在未来改进管理系统的结构、工作程序和工作业绩提供有用的参考。管理审计可能存在的问题是重复工作、浪费人力。

6.绩效评估

通过一系列测量、评价和回顾员工工作业绩的方法,指出工作中的不足,并且进行改进。这一项工作应该由管理者和团队成员共同完成。

质量控制技术需要由人来完成质量控制信息的收集,所以,人们的工作能力和道德规范会影响这些控制信息的有效性。

(二)数量控制技术

数量控制技术是基于用数字衡量绩效的方法,如每分钟打字80个、每天拜访客户5位等。

1.甘特图

甘特图是一种用图表描述一项工作计划的与实际的进展情况,其目的是说明项目进展情况。

2.PERT技术

PERT技术是利用时间预测安排活动时间的一种方法,其目的是衡量项目与时间表的吻合度。

3.盈亏平衡分析

盈亏平衡分析是研究固定成本与价格减去可变成本的比率,其目的是衡量组织绩效并作为纠正组织行为的基础。

4.偏差分析

偏差分析是生产中最主要的策略,其目的是设定原材料、劳动力、管理费用的标准成本,并衡量其偏差。

5.比率分析

比率分析又可以分为财务比率分析和经营比率分析。

财务比率分析就是通过计算实际的财务比率,并将其与目标值相比较,作出判断进行管理控制的方法。常用的财务比率有销售利润率、负债率、资金周转率等。

经营比率分析就是通过计算实际的经营比率,并将其与目标值相比较,作出判断进行管理控制的方法。常用的经营比率有市场占有率、投入产出率、客户满意率等。

由于数量控制技术看似准确而客观,因而被广泛采用。

三、信息系统和控制

信息系统(IS)或者管理信息系统(MIS),是一个为管理提供有用的或者必要的信息,以帮助管理者作出正确决策的系统。基于有效的信息而进行的管理控制使信息系统成为任何控制系统中不可或缺的一部分。

(一)信息系统提供控制信息

信息系统涉及的范围在不断扩大。这种扩大一部分归因于对有用的控制信息的需要在不断增长,而信息系统产生的控制信息是无限的。

信息系统主要有以下作用:

(1)报告不同地区、不同销售商的产品销售情况和顾客清单;

(2)提供不同地区、不同仓库、不同产品的库存信息;

(3)提供产品使用人的年龄、收入和职业情况;

(4)报告来自不同地区、不同部门的预算偏差情况;

(5)自动计算财务比率,并与相关行业指标进行比较;

(6)自动计算生产和经营指数,并与标准做比较;

(7)对资金运行作出判断,估计投资收益;

(8)利用互联网,比较产品的服务和价格。

如7-11连锁便利店的计算机信息系统,能够追踪库存情况并且预测销售。该系统可准确跟踪记录2　300个项目,帮助每个便利店详细列出库存商品的准确数目,再根据时间、天气和地区统计数据分析预测销售趋势,这样就可以使管理者对积压的易腐商品和脱销的热销商品保持高度的敏感。

(二)计算机辅助工作监控

越来越多的公司利用信息系统进行计算机辅助工作监控。在这种监控形式下,信息系统收集员工的工作习惯和生产效率等方面的数据;或者通过计算机终端网络,监控在工作中使用计算机及相关设备的员工。一旦安装了监控软件,中心计算机就会处理和记录各终端计算机的信息。电子监控的主要贡献是增加了远离管理人员的视线而工作的员工的人数。办公室职员是最容易被监控的。JetBlue航线公司的预约中心有700个预约代理。他们都在家中用公司提供的计算机和电话系统工作。公司在跟踪员工的电话软件的帮助下能够保证理想的工作状态。当一个代理接到一个电话,电话系统就会记录下电话是否被迅速接听、电话持续时间、谁先挂电话等一系列数据信息。管理者还可以亲自监听任何员工的电话,以便保证服务的质量满足服务标准。

电子监控系统的主要优点是可以让管理者进行严密的监督,因为它使管理者更全面、更真实地掌握员工的工作情况。不足之处是有人认为它侵犯了员工的隐私和人格尊严,甚至会降低员工对工作的满意度。电子监控对工作内容需要创新思维的员工监控也会产生一些困难。

四、运营控制

运营控制是为了保证各项运营计划的全面完成而进行的一系列管理工作。即衡量运营计划的实际执行情况,将其与控制标准进行比较,发现偏差并分析原因,采取措施纠正偏差从而保证作业计划顺利实施。一般来说,运营控制主要包括成本控制、质量控制、采购库存控制。

(一)成本控制

成本控制是在对系统作出全面详细的分析以后,层层分解成本指标,以其作为衡量控制的标准。也就是说,通过监控成本形成的过程来控制成本,从而提高企业的竞争优势,确保企业在预定成本下获得预期目标利润。

(二)质量控制

质量控制是指管理者通过监控质量的全过程,以确保产品的质量符合既定的标准。全面质量管理(TQC)是目前提高质量较流行的方法之一,它是指为保证产品质量符合规定标准和满足用户使用要求,企业在产品设计、试制、生产制造直至使用的全过程中,进行全员参与的、预先控制与事后检验相结合的,控制影响质量的每一个环节的全方位的质量管理。

(三)采购库存控制

一般来说,库存是为了满足未来需要而暂时闲置的资源,人、财、物、信息等各方面的资源都有库存问题。企业的生产要正常连续地进行,供应链不能断,需要有一定的库存。库存控制主要解决的问题是:哪些物质需要有库存?合理的库存量是多少?多长时间检查一次库存量?什么时候提出采购申请?每次采购多少?等等。库存控制的目标不是增加库存,而是在保证正常生产的情况下,不断降低库存。