商务合同的形式

第二节　商务合同的形式

合同的形式，是指合同当事人意思表示一致的外在表现形式。我国合同法规定：当事人订立合同可以采用口头形式、书面形式和其他形式。合同的口头形式是指当事人只用口头语言为基础表示订立合同，而不用文字表达协议内容的合同订立形式。口头形式优点在于方便快捷，缺点在于发生合同纠纷时难以取证，不易分清责任。口头形式的合同适用于能即时弄清关系的合同。书面形式是指当事人以合同书或者电报、电传、电子邮件等数据电文形式等各种可以有形地表现所载内容的形式订立的合同。书面形式有利于交易的安全，重要的合同应该采用书面形式。书面形式又可分为下列几种形式：1）由当事人双方依法就合同的主要条款协商一致并达成书面协议，并由双方当事人的法定代表人或其授权的人签字盖章。2）格式合同。3）双方当事来往的信件、电报、电传等也是合同的组成部分。

从广义上讲商务合同的格式包括：协议，订单，备忘录，确认书，议定书和合同。

协议（或协定）：协议书是契约书的一种。通常是由两个（或两个以上）国家（或地区）为调整和发展相互间的贸易关系而签订的书面协议。一般由政府签订，有时也可由民间组织签订。内容包括：进出口贸易额、进出口货单、缔约国对履行货单的义务、作价办法、支付方式、使用货币、关税优惠和关税减让、对签约各方贸易平衡的合理安排、有效期、延长或中止协定的程序等。协定内容一般都能体现有关国家的对外政策。从协定所涉及的方面来看，分双边贸易协定和多边贸易协定，从协定有效期限的长短来看，有年度贸易协定和长期（两年以上的）贸易协定。

订单：在一般货物买卖中，指买方就订购某一种商品，发给卖方的文件。其内容一般包括交易的主要条件，如商品名称、品质、规格、数量、包装、价格、交货时间和地点、付款条件等。卖方接到订单后，如对其内容未表示相反意见，交易即告成立，并据此交货。订单如果是根据卖方的发盘发出的，其内容又与发盘一致，即构成承诺（接受）。如果是由买方主动发出的，则只是一种要约（发盘），有待卖方接受后合同宣告成立。在期货交易中，订单指客户向经纪人发出的购买或售出期货合同的口头或书面命令。其内容一般包括拟购进或售出商品的价格、数量和交货期。这种命令还可根据其作用的不同分为：1）按行市交易订单“market order”，即授权经纪人尽快按可能得到的最好价格成交的订单。2）限价订单“limit order”，客户对交易价格或时间加以限定的订单。经纪人只能在规定时间或市场上出现规定的价格或较规定价格更为优越的价格时，才能执行。

议定书：贸易议定书是缔约国就发展贸易关系中某项具体问题所达成的书面协议。这种议定书往往是作为贸易协定的补充、解释或修改而签订的，内容较为简单，如用来规定有关贸易方面的专门技术问题，或个别贸易协定中的某些条款，有时也用来规定延长贸易条约或协定的有效期。在签订长期贸易协定时，关于年度贸易的具体事项，往往通过议定书的方式加以规定。也有在两国尚未达成贸易协定时，先签订议定书，暂时作为进行贸易的依据。贸易议定书有的是作为贸易协定的附件而存在；有的则是独立文件，具有与条约、协定相同的法律效力。其签订程序比贸易协定更为简单，一般经签字国有关行政部门的代表签署后即可生效。贸易议定书与贸易协定相比的特点：一是作为贸易协定的补充、解释或修改而签订；二是签订的程序比贸易协定更简单，即只须签字国有关行政部门的代表签署即可生效。

备忘录：备忘录也是书面合同的形式之一。它是指在买卖双方磋商过程中，就某些事项达成一定程度的理解与谅解所形成的一致意见，将这种理解、谅解、一致意见以备忘录的形式记录下来，作为今后进一步磋商，达成最终协议的参考，并作为今后双方交易与合作的依据。备忘录是说明某一问题事实经过的文件。备忘录写在普通纸上，不用机关用纸，不签名，不盖章，但可写在备忘录的专用纸上。备忘录可以当面递交，可以作为独立的文件送出。现在备忘录的使用范围逐渐扩大。

确认书：确认书是较为正式的合同订单，是买卖双方在通过交易磋商达成交易后，寄给对方加以确认的列明达成交易条件的书面证明，经买卖双方签署的确认书，是法律上有效的文件，对买卖双方具有同等的约束力。确认书包括销售确认书和购货确认书。我国《合同法》第三十三条：“当事人采用信件、数据电文等形式订立合同的，可以在合同成立之前要求其签订确认书。签订确认书时合同即成立”。《拍卖法》第五十二条规定：“拍卖成交后，买受人和拍卖人应当签署成交确认书。”

人们对协议和合同的定义经常混淆。从狭义上讲，合同和协议是有所不同的。政府或贸易机构间所定的合同我们称为协议。如果是涉及到某个具体的商品，商品的名称必须要写出来，如：小麦贸易协议，棉花贸易协议等等。

合同是正式贸易协议的一种，合同中规定了合同订立双方履行合同的权利和义务。

协议通常是原则性的，而合同是聚焦在协议基础上所定出的具体的条款，换句话说，协议确立了合同的基础，而合同是将协议的内容更加具体化。再有，合同和协议所涵盖的内容不同。具体来说，合同只是集中了一笔生意而协议通常会涵盖几个合同。在协议签订后，可以签订几个合同。最后，合同和协议的格式上也有所不同：合同通常有固定的格式（约首，正文，约尾）；而协议则形式广泛。