公文的特点和作用

第二节　公文的特点和作用

一、公文的特点

公务文书与报刊文章、图书资料等书面文字材料显然不同，公务文书具有以下特点。

(一)由法定的作者制作和发布

法定的作者，是指依据法律或有关章程、条例、决定等建立的，并且能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。任何一篇公文的产生都是制发机关集体意志的体现，每一篇公文一般都经过讨论、起草、修改、审核、签发等程序。因此，公文是法定作者在他的权限范围内为行使职权而制作和发布的，其作者不是某个具体的撰稿人，而是指公文的制发者，即机关单位名称。即使是签署个人姓名的公文，也只是他代表所在机关、单位行使职权的一种表现。

(二)有强烈的权威性和时效性

由于公文由法定的作者制成和发布，尤其是党和国家机关中的特定机关和首长发布的公文，代表了制发机关的法定权威，其内容与党和国家的方针、政策、法律、法令密切相关，直接反映了国家机关的指挥意志、政策意向、行动要求和人民群众的根本利益，是实施行政管理的重要工具。因此，它具有法定的强制性和约束力。对每一份具体的公文来说，又有它的特定效用。它代表着制发机关赋予的具体使命，要求受文机关认真贯彻执行，或者予以答复。公文的效用有一定的时间性，没有一份公文是永远有效的。随着形势的发展、情况的变化，以及制发机关本身的更替，旧的公文就会被新的公文所代替。

(三)有明确的制作目的和特定的阅读对象

各级机关、单位制作公文，或是指导工作、布置任务，或是反映情况、请示问题，或是联系事宜、商洽工作，都有具体明确的实用目的，都是针对工作中发生的新情况、新矛盾、新问题，提出解决的方法、措施。公文有特定的阅读对象，公文有目的性、实用性的特点，决定了公文的阅读对象是定向的，从起草公文开始，就已经明确了阅读者及其身份。

(四)有严格的体式和一定的行文程序

体式的规范是公文独具的、异同于其他文体的特征。各种公文一般都具有规定的标题、正文、发文机关等基本组成部分，每个具体文种往往还有自身的写作要求。重要的文件在文头制作、书写格式、纸张尺寸、公文结构等方面也有特别规定。这些规定和要求，在撰写和办理公文时都必须严格遵守，不能自行其是，更不允许自行创造。公文的制发和办理，都必须经过一定的程序。如发文要经过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文要经过签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序，不能随意处理公文。

二、公文的作用

公务文书在办理公共事务过程中，作为书面形式的载体，具有极为重要的作用。概括起来主要有以下作用。

(一)实施领导

中国共产党是我国社会主义事业的领导核心。党通过制定路线、方针、政策来实施领导，而实施领导的重要工具是党政机关的各类公文。党、政、军各级领导机关和各群众团体、企事业单位的重大决策、决定、措施，要通过各级机关的公文传达贯彻下去，下级机关在落实、执行过程中，也需要通过各种公文传达实施，以达到预期的目标。如果靠口头传达，凭脑子记忆，难免产生理解上的差错、记忆上的失误。因此，公文是实施领导的重要的工具。

(二)布政明法

法律是规范人们行为的准绳，它对维护社会正常秩序，保障人民合法权益，安定社会生活，起着极其重要的作用。党和国家的各项方针、政策和法律、规章，都是以公文形式制定的。这类公文一经颁布，就具有法律法规和行为准则的作用，在它的实施范围和实施期限内，无论是机关、团体、企事业单位或是个人，都必经严格遵守、坚决执行。

(三)联系公务

一个机关的公务活动，涉及到上下左右各机关的工作联系。各级政府机关、社会团体、企事业单位之间，需要经常地传递信息、沟通情况、商洽联络、交流经验。如上级机关向下级机关布置工作，需要用决定、指示、通知等公文；下级机关向上级机关汇报工作、请求批准和指导，需要用报告、请示等公文；不相隶属机关之间，互通情况、商洽工作、询问和答复问题，需要借助于函等公文。

(四)宣传教育

公务文书是进行宣传教育的重要工具。许多公务文书是直接向广大干部和群众宣传党和国家重大方针政策、宣传单位个人的典型经验和先进事迹的载体，它起着统一思想、提高认识、鼓舞信心的作用，它还担负着对广大干部、群众进行思想政治教育的重要任务。公文的宣传教育作用较之新闻报道、理论文章来说，更具有直接的权威性，也是新闻、广播、电视等媒体进行宣传教育的重要依据。

(五)历史记录

各类公文，都是各级机关、团体、企事业单位在一定历史时期内的政治、经济、文化等方面活动的真实记录，它不仅指导了当时的各项工作，在归档后，也能对今后的工作具有查考、凭证作用，有的还能成为研究历史的第一手资料，具有重要的史料价值。因此，公文历来是档案的主要来源之一，应妥为保管。