应用计算机网络管理系统,实现档案微机管理

一、应用计算机网络管理系统,实现档案微机管理

山东电视台的档案主要包括文书档案、宣传档案、图片档案、证书档案、字画档案等。文书档案主要是反映山东电视台不同发展时期所形成的各类文件和各职能部门在工作中所形成的各种文字材料；宣传档案主要是以录像磁带的形式存在的一种档案,是山东电视台的专业档案；图片档案则是反映了重要活动时所保留的照片资料；证书档案是山东电视台历年来获奖作品的证书；而书画档案是全国著名书画家为山东电视台庆祝活动所征集的作品。

我们这次所开发的实物档案,主要包括图片档案、证书档案、书画档案,这部分档案是近几年发展较快、收集较全、利用率较高的档案。比如获奖证书,每年台里都有不同类型的节目获奖,这些获奖节目显现着记者、编辑、编导、灯光、音响、美术、摄像等不同岗位专业技术人员的业绩。过去都放在个人手中保管,统计和查找起来非常不方便,尤其每年一度的职称评聘,获奖人员都需要证书原件,往往一个证书多人使用,传来传去,很容易丢失。另外,散落在个人手中,因为没有统一登记,年底全台总结工作、统计节目获奖情况,易遗漏且不准确。图片档案大、内容多,过去存放不合理,有价值的档案使用后,虽然底片保存,但失去了原件,很难查找。这些问题对实物档案的开发、利用非常不利。

《实物档案网络管理系统》主要是用计算机网络管理系统,将台里的这部分实物档案的原件,用数码相机拍摄后拷入微机或扫描进入微机,并输入每件实物档案的相关资料,实现标准化、规范化、统一化的管理。有利于查询和更好地开发、利用,充分发挥实物档案的作用。《实物档案网络管理系统》具有以下特征：

1.查找快捷,减少物品的损坏

实物档案由微机管理,根据用户的需求,录入相关查找信息,就能很快查到实物的原件。同时,与原件相关的资料一并出现,可以在计算机的帮助下,通过网上选择所需物品,待确认后,直接调用。改变了过去手工检索,只能查到目录,而无法查到原件的弊端,同时避免了反复调取实物的工作程序,减少了物品的损坏。

2.统计准确,提高工作效率

获奖证书的微机管理,是将全台历年来所获得的荣誉证书原件,按不同的年代、类别、奖项、作者等信息著录微机。可以按不同要求,统计出各类奖项的总和,为年底工作总结提供准确的数据,同时也为每位评职称的同志提供获奖明细及原件,使利用证书更准确、全面、方便,也提高了工作效率。

3.开发利用,实现资源共享

图片档案微机管理是在保留底片、照片、文字说明的基础上,将照片扫描进入图片档案管理系统。可以通过网上挑选那些画面影像清晰,形象与主题内容联系最密切,最能满足客户需求的照片。锁定后,进行复制,也可以反复利用,实现资源的共享。