本书自1995年8月初版以来，曾几经修订，在内容上不断增删改调，力求应时适变，与时俱进，以适应和反映社会的发展。
这次修订与前几次相比，是在内容上作了重大的调整与变动，这主要体现在三个方面：一是贯彻中央最新的有关文件的精神，把“行政公文”改为“党政机关公文”，对第一章进行大改动。二是适应形势发展的需要，针对近年来国家公务员考试的实际，增加了“申论”一节，把它确定为一种独立的，实用的新型文体。不过这种文体从它的特征与写作要求来看，与本书各类文书均有所不同，难于归属；若把它作为单独一章，显得体例失调，十分不妥；又由于它与新闻短论稍有近似之处，于是只好暂且把它归入传播文书一章。三是材料调整，更换了许多实例，力求选用近年的新鲜材料作为有关章节的例文。上述三方面的变动，使本版修订面貌一新。
本书另外两位原作者，李孝华同志已亡故，徐航同志因工作岗位变动而难于参与修订，这使我感到要完成工作量很大的修订工作力不从心。因此，我特请浙江大学人文学院富有多年文秘写作教学经验的王国英博士承担主要的修订任务。王国英同志欣然接受我的委托，历时一年有余，搜集与选用了大量的最新材料，对第一章作重大改动与增补，对全书的文字表达作了认真推敲与精心调整，并执笔撰写了新增的“申论”一节。王国英同志的积极参与与辛勤投入，终于使这次修订工作得以完成。
因《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准自2012年7月1日起施行，书中所引的部分例文可能在成文日期书写等格式方面与新标准不完全一致，为避免引起混乱，引用时已作调整，敬请原作者谅解。
这本第四版教材内容的更新，当还有缺憾与不足之处，祈请读者赐教。
余 荩
2012年10月于浙江大学
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