角色转换语用策略

社交文书的交际主体在进行合作交际的过程中扮演着一定的交际角色。交际者要能够清醒认识、适时调整自己的交际角色。交际角色实际上是指交际者在具体的交际情境中，与交际对象相对，从而显示出来的一种临时的身份特征。交际者在具体的交际情境中所充当的角色，要求他采取相应的交际策略，从而把握其谈话方式，左右其对话语的选择和使用。秘书在发文时则必须认清文书所代表的交际角色。文书的交际角色代表的是企业、机关、单位团体，即使是以秘书名义发文，也是秘书在职务、权力范围内充当企事业单位的代言人。因此，秘书在进行交际过程中，不同的交际角色决定了使用什么样的合作交际语言。要想交际顺利进行就必须遵守“角色转换合作策略”。所谓的“角色转换合作策略”，是指要在交际过程中，能够从对方的角度出发，了解对方的立场和心理状态，选择有利于双方合作的交际语言，最终促成彼此的合作。角色转换合作策略有利于协调双方的分歧和争议，能够消除彼此之间的矛盾与误会，最终达成合作。具体策略如下：

1.语境趋同

说话人采取的是言语趋同交际策略。言语趋同交际策略是指在言语交际过程中，交际一方改变自己原有的言语习惯或语体，以更接近说话对象的言语或语体。它可表现在发音、语速、停顿、语码等方面。一般来说，言语趋同追求的是获得对方的赞同、接受、喜欢或好感，增进理解和交际效果以及相互间的吸引力等。具体体现在：话题的选择、话轮转接、即席修正、应急填语、停顿等语用手段，包括使用委婉、隐喻等多种修辞手段和模糊语言等，以减少威胁对听话人“面子”的言语，以求达到期待的言语交际效果。秘书在拟写文书时，是在充分考虑交际对象的身份、地位、年龄、性格、修养、文化程度、职业、经历、处境、心绪等因素的前提下，找到自己与交际对象的相对位置。言语目的的实现方式，除了同话语角色的共性社会心理因素相适应以外，还要同话语角色的个性心理特点以及话语角色关系相适应。此外，言语目的的实现方式还要适合交际双方的个性心理特点。例如对性格开朗、大方、礼让、不拘小节的人，较宜采用直接方式；而对性格内向、敏感、斤斤计较的人，则宜采用委婉方式。另外，话语角色转化和心理变化在言语交际过程中也起着重要作用，言语目的的实现过程中也要考虑这些因素的影响。言语交际是一个动态过程，交际双方在话语推进过程中，会不时地转换交际对象，调整各自的话语角色。因此，在言语交际过程中，言语目的的实现方式也要因话语角色关系和交际双方的心理变化而变化。

2.角色定位

交际语言的运用首先要合乎发文单位的身份、权限，文书撰写者要确定站在什么角度，采用什么态度，用什么词语和语气来写社交文书，也就是要适应自己的角色定位，要定好角色关系，这是把握成功交际的必备条件。交际双方的关系互有亲疏与尊卑。当交际主体之间的亲疏关系，对交际活动产生影响时，最明显的就是体现在彼此之间的称呼上。然而，这并不是说在其他方面就没有影响，如前所述，亲疏关系在语气上也会带来一些差异。此外，在话语的措词和节奏上也存在不同：关系亲密的人之间说话的措辞比较随意，节奏比较迂缓；关系紧张的人之间说话措词比较尖刻，节奏比较急促。交际双方关系密切，较宜采用直接方式，因为交际双方在言语方式的接受性上有较大的容忍度。交际双方关系疏远，则宜采取间接方式。从双方的社会角色来看，确实存在着地位高低、职业优劣、年龄长幼、收入多少等方面的差距。例如，在汉语的传统中涉及第一人称和第二人称的，除“你”“我”等代词外，还有一整套相对应的词汇体系，用来表示对交际对象的尊崇和对自己的贬抑：称对方的学生为“高足”，问年长者的年龄用“高寿”，问对方姓名用“贵姓”等等。对地位高的人应称呼其职位名称，或姓加职位名称，如“老师”“局长”“王主任”“张经理”“李教授”等。在这以后可以仍使用职位称呼，也可用“您”相称。此外，又如用作修饰语的“贵”和“敝”，几乎可以通用于表示机构的名词前面，分别表示尊称和谦称，如“贵校”“敝校”“贵厂”“敝厂”“贵公司”“敝公司”等。从理解的角度来说，我们随时可能遇到别人用这些词和我们说话，掌握这些词，可以使我们更好地理解别人的意思；从表达的角度来说，适当的场合，偶尔使用这些词语，可以提高表达的档次和效果。比较麻烦的是，在言语交际中位卑者往往要在称呼和语气等方面考虑更多。

3.了解行文关系

行文就是文书的运转。文书从行文关系可分为上行文、平行文、下行文。行文关系是机关之间文件的授受关系，它是根据机关各自的隶属关系和职权范围来确定。上行文指下级向上级领导机关的发文；平行文指平级机关或不相隶属机关之间的发文；下行文指上级机关向下级机关的发文。不同的行文关系要用相应的行文语气。行文语气指组织文字、表达意思时用的语气。上行文体现本机关请求或接受上级机关的领导，要用请求的语气；平行文体现平级机关之间的互相协商与工作联系，语气要谦虚；下行文体现本机关对下属机关的领导，可用比较严肃、庄重的语气，但也不能盛气凌人。正是由于交际双方关系明确，使社交文书有了上行文、下行文和平行文之分，才能取得好的表达效果。比如，在使用文书交际语言时，面对是广大人民群众或是技术人才或是政府机构人员，他们的知识水平不同、思想观念不同，在运用文书语言时就必须考虑到使用的语言是针对哪类群体，是否能够读懂、理解。如果对非专业技术人才使用很多专业术语，那么就会阻碍交际的顺利进行。同时秘书还要考虑文书的行文方向，根据机构之间的关系来确定是上行文、平行文还是下行文，语气要得当，用语要妥帖。