在公共社交关系中，机关、企事业单位需要经常就某些公共事务向公众公开发布言论，以表明其态度与立场，因此告启类文书就成为企业危机传播、政府危机公关以及团体组织与其他公众团体交流合作的沟通平台。通常所谓告启类文书的内涵主要是指机关、单位、团体就某一具体事项向群众公开陈述、报道、解说，说明事物，以使大众周知的一种简短社交文书，具体包括启事、声明、公示、公告、海报、商业广告、通知、通报、产品说明书等。这类文书公开性、时效性、传播速度快与范围广的特性非常显著，因此具有维系公共关系独特的职能。
1.告启类文书的类型
（1）公示：特指党政机关、企事业单位、社会团体等事先预告群众周知，用以征询意见、改进工作的一种社交文书。公示所公布的事项通常是行政机关发布有关政策、法规，告知群众遵守或执行，或者企事业单位宣告某种事项，需要公众周知或者遵守，希望群众知晓并给予必要的协助。例如，法规性公示、知照性公示、意见性公示、办理性公示、制止性公示等。公示具有广泛性、周知性、法规性的特征。
（2）启事：一般是指政府机关、企事业单位或个人向公众说明事实，提请公众注意，或呼吁公众协力、予以帮助、办理事情或传达礼仪信息的社交文书。启事具有公开性、鼓动性及社交求助结合的特点，而不具约束力。启事的应用面广，简便易行。启事的种类很多，如：开业启事、招聘启事、招生启事、征订启事、招商启事、招领启事、征文启事、征婚启事、寻物启事、求租启事等。
（3）声明：它是指国家机关、社会团体、企事业单位以及个人就某一重要问题声明立场、态度、主张或维护自己权益所发表的公开性应用文书。声明的发布途径广泛，发布形式灵活，可以在报刊登载，可以通过广播、电台播发，也可以利用互联网发布，还可以进行张贴。声明的文种包括：作废声明、遗失声明、解除合同声明、解除关系声明等。
（4）海报：海报是向公众报导文化娱乐、体育赛事，例如介绍有关电影、戏曲、杂技、体育、学术报告会、球讯、晚会、电影、演出、展览等等与群众生活密切相关消息时所使用的宣传性应用文。海报的种类很多，包括电影海报、文艺活动海报、体育赛事海报、报告会海报等。
2.告启类文书的特点
（1）鲜明的目的性。由于机关、企事业团体组织鲜明的目的性，因此在拟写告启类文书时就已经明确了公关活动要达到预期效果。告启文书只有在既明确要解决什么问题，又明确要达到什么目的时，才能进行写作。这样写出来的告启文书才能真正解决问题，达到组织或公关活动的预期目的。社交文书的创造力在于“协调”。因而可以说，告启文书写作的目的正是协调各方面的关系。
（2）信息的客观性。告启类文书的一项主要工作就是传播信息，而一般来说，传播信息这一工作本身并不难，难的是如何客观地、实事求是地传播信息。因为信息传播是否客观、真实，与组织、与公众皆有利害关系。告启文书写作要客观地传播信息，首先必须客观地掌握事实，秘书人员在调查、了解有关事实时，应不带偏见，而且必须杜绝主观随意性，力求事实的公正与真实；其次，告启文书在写作时对材料的要求要非常严格，必须认真鉴别，反复核实，实事求是，不容许有任何虚构。
（3）传播的主动性。告启类文书写作的主动性，首先表现在内容上，它是为公共关系活动服务的，是为了解公共关系活动中存在的实际问题，对公共关系活动起着直接的作用。例如，启事是为了把组织好的有关信息传播给公众；海报是为了给公众传递最新的娱乐信息和促销信息。这些都应该是积极主动的，而不是被动的。其次，在瞬息万变、丰富多彩的社交关系活动中，告启文书不是一种机械的固定模式，而是因人、因事、因时、因地而宜的。文书写作要主动根据具体情况灵活运用，才能获得理想的传播效果。
（4）很强的针对性。告启类文书写作还有一个明显的特征就是针对性很强。这里所说的针对性，主要体现在以下几方面：①有明确的涉及范围和对象，读者对象一般都有明确的范围或特定的公众。②针对具体问题而写作。告启类文书写作，总是针对公共关系活动或组织的存在与发展中的具体问题而进行的，因而写成的文章一般都有高度的针对性。
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