社交文书的概念

社交文书是一种运用书面形式进行交际，有明确交际目的、交际内容、交际对象的固定书面语言系统，多用于较为正式的社交场合，具有广泛性、长期性、准确性和权威性的特征。它的发文者往往是以机关、企事业单位、社会团体组织的名义出现，主要体现的是发文机关的意图，而非个人意图。即便是秘书以个人名义拟写出现的，实际上代表的仍是机关、企事业单位组织。社交的双方即为表达者和接受者，团体性成为交际双方的基本角色。社交文书的种类繁多，如契约性文书（国际贸易经济合同等）、礼节性文书（国际往来的邀请函、请帖、感谢信、商函等）、介绍信、证明信、邀请信、感谢信、祝贺信、慰问信、申请书、吊唁信、求职信、推荐信等等，恰当得体的社交文书能帮助企事业单位有效地沟通人际关系，交流思想感情，提升企业形象。它不会受到时间、地点的制约，而且在写稿完成之后还可以进一步修改，达到准确、规范。

实际上社交的本质是关系能力维系的一种体现。具体包括为沟通双方是否能够满足彼此自主和交往的需求，达到交往预期；在社交过程中是否能够互惠互利，产生共识，并且以礼相待，有效合作；同时双方文化和心理习惯是否可以互相适应，灵活变通，处理和解决各种矛盾问题。一个优秀的秘书不但需要了解相关社交对象的背景、行为规则、情境的信息，而且需要了解他人文化中的交际者对其交际的目的和动机所在，并能够恰如其分地将其融进社交文书的写作中，这对于国际商务文秘来说，是必要的社交技能。因为沟通的成功与否、企业与客户之间是否有良好关系的建立，都与社交文书是否规范有直接关系。

1972年社会语言学家Hymes在《论交际能力》中提出了 “交际能力”（Communicative Competence）的概念。Hymes认为，一个人的交际能力包括语法（合法性）、心理（可行）、社会文化（得体）和概率（实际出现）等方面的判断能力。Hymes认为，语言能力其实只是交际能力的一个组成部分，如果一个人获得了交际能力，也就是说他不但习得了与语言规则相关的知识，而且还具有在实际的社交中适当使用语言的能力。此外，他还认为，学生在学习有关句法知识时，不但要掌握相应的语法规则，还要尽可能地理解言语在特定语境下的恰当性。他称这种运用能力为语用能力。因此，认知、情境与语言三种能力是紧密相连、互相作用的，三者互相作用，从而能够推动国际商务文秘的沟通顺利进行。