机关和办公人员常用文书

第二节　机关和办公人员常用文书

一、概述

机关和办公人员常用的文体，主要包括调查报告、总结、简报、计划、章程、条例、电报、传真等。

二、常见机关和办公人员常用文书的写作

（一）总结的写作

总结是回顾和检查一个阶段或某个方面的工作、生产、学习任务的完成情况，并加以分析研究，找出经验教训，得出一些规律性的认识，以便指导今后工作而形成的书面材料，是一种应用文体。总结是总结类文书常用的名称，它有时还称为“小结”、“回顾”、“体会”、“经验”、“做法”等。

总结的结构由标题、正文和落款三部分组成。

（1）标题

总结的标题一般有三种写法：公文式标题（由单位名称、时限、事由和文种构成）、文章式标题（用简练的语言提示中心，便于抓住读者）、双行标题（由正标题和副标题组成。正标题概括主要内容或中心，副标题补充说明单位、时限和内容）。

（2）正文

从结构上分析，正文一般包括前言、主体和结尾三部分：

①前言，又称引言，是基本情况概述。

②主体，具体地介绍成绩、经验、做法等，并通过分析、归纳，理论联系实际，把感性认识上升到理性认识，从而肯定成绩和经验，找出问题和教训，得出规律性的东西。

③结尾，主要指出问题、困难，提出今后的打算，明确努力的方向，如主体已解决上述问题，也可不写结尾。

（3）落款

总结的落款包括单位（或个人）名称和成文日期。若标题中已有单位名称，或标题下已署名，在此仅写成文日期即可。随公文报送的总结不写成文日期，需要写的则写在正文右下方。

例27

××公司2002年经济工作总结

2002年，我公司遇到了因各地日用百货生产发展所造成的市场供应缓和，产地之间竞销激烈，部分商品调低价格，运输不畅，商品待运期增加等困难。广大职工通过学习党的文件，提高认识，振奋精神，力排众难，在按需组织收购、扩大商品销售、改善经营管理等方面做了大量工作，超额完成了各项经济指标。其中：收购实绩××××万元，比去年增长6.27％；销售实绩××××万元，比去年增长3.98％；利润实绩××××万元，比去年增长14.29％；费用水平0.68％，比去年下降0.02％。

回顾过去一年，我们主要做了以下四个方面的工作：

一、密切协作，按需收购，促进适销对路

在过去的一年中，我们积极引导和促进工业部门按需增产，为扩大销售提供物质基础。

（一）加强市场预测，确定商品经营方向（略）

（二）适应市场需要，促进适销产品增产（略）

（三）坚持商业检验，促进提高商品质量（略）

二、改进服务，提高信誉，扩大商品销路

努力扩大销售，以销促购，以购促销，以购促产，满足人民需要，既是我们商业企业的光荣职责，又是提供经济效益的根本途径。去年我们从改进服务、提高信誉入手，在扩大销售上做了以下工作（略）

三、加强核算，改善管理，提高经营效益（略）

四、开展竞赛，组织培训，调动职工积极性（略）

总的来说，我公司职工在党的领导下，经过一年的辛勤努力，在按需组织收购、扩大商品销售、改善经营管理等方面做了大量工作，取得了一定成效。但应该看到，由于我们对当前形势下出现的各种新问题及时分析研究不够，抓得也不够扎实，因而工作中还存在着不少应改进的地方。比如进货管理要进一步健全，市场预测需大力加强，服务质量应继续提高，管理制度要进一步改进、完善等。这都要求全体干部、职工在新的一年里，继续贯彻上级指示精神，努力工作，在社会主义市场经济建设中作出新贡献。

× ×公司

二○○二年十二月十日

（二）简报的写作

简报是党政机关、群众团体、企事业单位编发的内部使用的一种简要工作报告或情况交流。常见的工作动态、情况反映、通讯、简讯、情况交流、内部参考简报、快报、信息摘编等，都属简报范畴。随着简报的广泛使用以及报道内容的日益丰富，简报的范围不断扩大，由一事一报变为一报多事，逐渐演变为内部小报。报送方向也由向上报告的单向报道，变为多向报道，即上传下达，左右互报。简报有固定的报名，有固定的发送对象，定期或不定期编发。

简报的式样像小报，由报头、报核和报尾三部分组成。

（1）报头部分

报头又称版头，一般占首页1/3的上方版面，用间隔红线与正文部分分隔开。报头的内容包括简报名称、期数、编发单位和印发日期。

（2）报核部分

刊登简报文稿的部分称为“报核”，是简报的核心部分。一般由按语、标题、正文和作者四项组成。

（3）报尾部分

报尾在简报最后一页的末尾，用横线隔开，写上发送单位名称和印刷份数。

例28

××市××区消协简报

第十二期

× ×区消费者协会编印　　　　　　　× × × ×年× ×月× ×日

商品房的“水分”有多大

近期本协会对我区新建的19幢商品房大楼进行了为期40余天的调查、走访、测量，发现这19幢大楼均存在水分，尤其成问题的是有2幢系不合格商品房。现将有关情况综述如下：

一、居住空间的楼层高度普遍达不到有关部门规定的2.8米，一般在2.7米左右，其中有“甲9”、“甲11”、“乙3”，三幢只有2.61米。

二、商品房的建筑面积普遍被夸大，平均夸大达到4.8％，其中“乙2”、“丙2“两幢楼的夸大程度达5.4％。

三、墙体厚度普遍不够，在安全、隔音等方面都不理想。

四、共享面积的计量与分摊有不合理之处，26户居民意见很大，31户居民勉强表示接受，不少居民认为不合理，而且认为说了也没有用。

五、原定的配套设施自行车棚、花坛绿地等均未建筑。

由上述诸项可见，目前我区新建商品房水分实在不小，希望有关方面加大监管力度，以保障消费者的权益。

报：× ×市技术监督局。

送：× ×市报社。　　　　　　　　　　　　　　　　（ 共印30 份）

（三）计划的写作

计划是机关、团体、企事业单位对一定时期的全面工作或某项工作提出预想的目标、预先做出安排时使用的一种公文，同时制定出实现这个目标的具体步骤、方法、措施等，做到事先心中有数，减少盲目性。

计划的写作形式有条文式和表格式两种，有时两种方式可配合使用。一个完整的计划应包括标题、正文和落款三部分。

（1）标题

一般有三种写法：由计划单位名称、期限、内容和文种组成；由计划期限、内容和文种组成；由计划内容和文种组成。

（2）正文

计划的正文一般有前言、主体和结尾三个部分。

①前言

又称导言、序言，是计划的开头部分。说明制定计划的指导思想、政策依据，概括制定计划单位的基本情况。或交代制定计划的目的、缘由；或分析前段时间的实际情况、工作经验和存在的问题，宏观地提出今后的工作总体任务和目标。

②主体

交代任务和指标、时间和步骤、措施和方法。写作时，可按开展工作的时间顺序，把内容分成几个部分，再分条列项写。每一条都分别写明目的、任务、要求、方法措施和完成期限，同时又要分清主次缓急。

③结尾

结尾是正文的收束部分。可提出执行计划的要求；可提出希望和号召；可作补充说明；或表示完成任务的决心；或提出监督、检查事项；等等。有的计划也可不写结尾，主体完成后即结束正文。

（3）落款

落款是计划的文尾部分。一般注明制定单位名称和制定日期。如在标题中已标明了制定单位名称，或标题下已署名，在此便无须重复，仅注明制定日期即可。上报或下达的计划，还要在落款处加盖公章。

例29

滨河市××造纸厂2001年质量工作计划

随着我国经济体制的深入发展，企业外部环境和条件发生了深刻的变化，市场竞争越来越激烈，质量在竞争中的地位越来越重要。企业管理必须以质量管理为重点，提高产品质量是增强竞争能力、提供经济效益的基本方法，是企业的生命线。2002年是我厂产品质量升级、品种更新换代的重要一年，特制定本计划。

一、质量工作目标

1.一季度增加2.5米大烘缸一只，扩大批量，改变纸页湿度。

2.三季度增加大烘缸扎堃一根，进一步提高纸质页的平整度、光滑度、要求此项指标达到QB标准。

3.四季度改变工艺流程，实现里浆分道上浆，使挂面纸和小泥袋纸版达到省内外同行业先进水平。

二、质量工作措施

1.强化质量管理意识，进行全员质量教育，培养质量管理骨干，使广大职工提高认识，管理人员方法得当。

2.成立以技术厂长为首的技术改造领导小组，主持为提高产品质量以及产品升级所需设备、技术改造工作，负责各项措施的布置、落实和检查工作。

3.由上而下建立质量保证体系和质量管理制度，把提高产品质量列入主管工作厂长、科长及技术人员的工作责任，年终根据产品质量水平结算奖金，执行奖惩办法。

4.本计划已纳入2002年全厂工作计划，厂部负责检查监督，指导实施，各部门、科室要协同配合，确保本计划完满实现。

滨河市××造纸厂