几种常用公文的写作

第三节　几种常用公文的写作

一、通告

1．通告的概念

通告——指国家行政机关或有关部门对一定范围的机关团体或人民群众公布应当遵守或需要知晓的事项时所使用的公文。

通告是一种具有行政约束力的公文，法规性和政策性较强，必须遵守，不得违背。

2．通告的写作

通告的正文由三部分组成:①原由部分，写发通告的目的。②事项部分，写通告的内容。③结尾部分，用“特此通告”作结束语。如果在过渡语中用了“现通告如下”，可不用结尾部分。

3．通告写作应注意的事项

①通告的法令性和政策性很强，所以撰写中一定要认真调查研究，掌握政策，做到实事求是，有的放矢。

②通告的文字要简洁，篇幅不宜过长。

③通告面向群众的，行文措辞要通俗、易懂，便于广大群众接受。

【例文1－1】

××市公安局、交通局、建设局

关于交通安全的紧急联合通告

近日来气温突然下降，雨后大雪，道路很滑，给车辆和行人带来不安全的因素，为了确保车辆和行人的安全，特通告如下:

一、机动车:(1)各有车单位车管人员必须进一步加强驾驶员特别是新驾驶员冬季安全行车的思想教育和技术教育。(2)车辆在上下路和通过拐弯及交叉口时，要减低速度。(3)车辆机件设备，特别是制动装置，风挡防箱装置(雨刷、电热等)必须完整有效。(4)各公司建设部(科)要在坡路外设置沙箱防滑设备(有轨电车已设沙箱)。

二、非机动车:(1)凡在市内行驶的马车，马匹一定要挂胶皮马掌;车辆必须有坚固的安全闸;通过坡路、拐弯和交叉路口时车夫必须下车牵马。(2)自行车必须靠右侧道边行驶，在上下转弯时注意机动车辆。车闸、车灯、车铃必须齐全有效，不得与机动车抢道，拐弯时要伸手示意。

三、行人:(1)走路要在人行道上走，没有人行道的地方要靠边走，横过马路时要在横道线内走，并且左右看好，安全通过。(2)小学教师和学生家长要教育学生和子女，不要在马路上爬犁、玩脚滑子和冰猴等游戏。

四、马路两侧不准任意堆物、作业及向马路泼水，现有堆积物应迅速清除，以免影响交通。

×年×月×日

二、通报

1．通报的概念

通报是表彰先进，批评错误，通报工作情况的一种公文。

2．通报的种类

通报的种类主要有:①表扬性通报;②批评性通报;③情况性通报。

3．通报的写作

①表扬性通报。是表彰先进单位、先进个人，树立先进典型，总结和推广先进经验，向榜样学习的通报。

表扬性通报的正文包括四个方面的内容:

第一，概括叙述先进人物的先进事迹或先进经验，包括时间、地点、人物、过程、重要情节。

第二，对先进事迹进行分析评论。揭示人物的思想品质和事迹的实际意义，概括出值得人们学习与发扬的主要精神。

第三，表彰决定。写出通报机关对先进人物或群体的表彰决定。如“××机关特此通报表彰”或“为了表彰×××，经研究，决定授予×××荣誉称号”。

第四，写出通报机关的号召和要求。主要写向先进人物学习哪些好的思想和品质。

②批评性通报。通过对错误行为或典型事故的揭露和批评，达到教育的目的。

批评通报的正文由四部分组成:

第一，错误事实。概括写出批评对象的错误事实、后果及损失等。

第二，分析实质。对错误事实进行分析评论，揭示其性质、造成问题的原因，指出责任人应承担的责任或应吸取的教训。

第三，处理决定。对责任人作出处分或处理;或对损失的工作提出挽回或改进的措施和方法。

第四，希望要求。对下级机关及广大群众有针对性地提出具体要求。

③情况性通报。是上级机关将当前的政治、经济、社会治安等情况传达给一定范围的下级机关或有关部门，使之知晓，引起重视。

情况性通报正文的写法:

第一，先概括叙述通报事件总的情况。

第二，具体介绍通报事件情况的特点，或分析形成某一情况的原因。

第三，提出指导性意见或要求。

4．通报的写作要求

①事例要有典型性。通报的事例都必须具有典型性，富有教育意义，才可作为榜样和借鉴。无论表彰或批评，事例应当让人感到确实值得学习或引以为戒。

②评价要恰如其分。通报中对人、事或问题的评价要客观、公正。因此，议论分析要讲究表述的分寸，批评要中肯，态度要明朗;遣词造句要准确、简洁、规范。

③行文要及时。通报对现实有一定的指导作用，要写得及时，发得及时，以便及时指导工作。

【例文1－2】

中共××县委员会关于表彰

李××同志不畏强暴、勇斗走私犯事迹的通报全县各级党组织:

共产党员李××同志是我县工商管理所青年检查员。19××年×月×日清晨，他在对一辆长途客车执行检查任务时，查获走私犯罪分子张××走私黄金八两二钱。在押送张×回所的途中，张先以人民币300元妄图贿赂李××同志，被李××同志严词拒绝后，就凶相毕露，拔刀行凶，刺伤李××同志脸部、胸部。李××同志身负重伤，临危不惧，英勇地与张犯搏斗，在群众协助下，终于将张抓获。

李××同志今年26岁，参加工作四年来，机智地战斗在缉私岗位上，先后破获各种走私案件十多起，连续四年被评为县先进工作者。

鉴于李××同志一贯表现突出，在关键时刻又经受了严峻考验，特予以通报表扬。

希望各级党组织发动党团员和广大青年，学习李××同志为维护党和人民的利益，不畏强暴，坚决同违法犯罪分子作斗争的英勇事迹;学习他热爱本职工作，出色地完成党交给的艰巨任务的高尚品质。

中共××县委员会

19××年×月×日

【例文1－3】

××货运公司

关于运输员陈××向货主勒索钱物的通报

我属下××公司运输员陈××，自今年4月4日至13日，利用发货职权，在××客运码头先后向7个提货的货主进行明目张胆的勒索，有些货主不答应，陈××就采取不发货，不点数，不放行等手段进行刁难。经查实陈××共勒索钱物折合人民币×××元。陈××所勒索的金额虽然不多，但手段恶劣，性质严重，引起货主强烈不满，严重败坏了商业信誉，使货运工作受到一定的损失。在5月25日的《××日报》揭露其勒索行为后，本人态度恶劣，拒不认错。为严肃纪律，整顿商风，经省××分公司研究，决定给予陈××开除公职留用察看两年的处分，并责令其将勒索的钱物退回给有关货主，向货主赔礼道歉，作出深刻检查。

陈××由于平时生活自由散漫，骄傲自大，不遵守公司规章制度，我行我素，不听别人劝说，因而造成这次错误。

在广泛进行商业职业道德教育的今天，发生这件事，应引起各单位领导重视。为了杜绝类似事件的发生，各单位应当把陈××这件事作为反面教材，联系本单位的实际，进一步加强对职工队伍的职业道德教育，树立全心全意为人民服务的思想，提高职业道德观念，建立良好的商业风尚。同时，要提高政策观念，严肃行业纪律，建立健全各项规章制度，堵塞漏洞，对违反纪律、以权谋私的人和事，发现一个查一个，都要严肃处理。

××货运总公司

×年×月×日

【例文1－4】

××部关于城市燃气管道事故情况的通报

××部发［1996］×号

各省、自治区、直辖市劳动人事厅:

近一段时间，城市燃气管道事故频繁发生，造成城市居民伤亡和财产损失。现将今年1、2月份燃气管道重大事故通报如下:

1月6日12时50分，××省设备安装公司新建职工住宅楼煤气管道一弯头丝扣连接处断裂，煤气泄漏，发生爆炸事故，死亡3人，重伤4人，轻伤9人，直接经济损失50万元。

2月14日夜至15日凌晨，××省××市管道煤气公司四方区部分用户，由于煤气调压器阀口橡胶损坏，煤气泄漏直接进入用户，造成7人死亡，多人煤气中毒。

2月18日19时45分，××省××市南门街道一居民楼，因煤气管道泄漏，发生爆炸，死亡19人，重伤3人，轻伤3人。

2月20日15时至16时，××省××市永和街一居民楼，煤气泄漏，从暖气地沟扩散到居室，造成3人死亡，32人中毒。

以上城市管道发生事故的主要原因:一是安全管理和安全监察不到位;二是违章占压燃气管道;三是管道工程施工质量差;四是建筑施工违章损坏埋地燃气管道;五是管子、管件、阀件及密封件等材料质量低劣。

为了遏制城市燃气管道事故的频繁发生，各地必须进一步贯彻落实《城市燃气安全管理规定》(1991年3月30日建设部、劳动部、公安部10号令)，并切实做好以下几方面的工作:

一、城市燃气生产、储存、输配、经营等单位要认真贯彻执行现行的有关安全规章、技术标准，建立健全安全管理制度，严格执行城市燃气管道的巡线检查制度。

二、有关主管部门要组织企业对城市燃气管道安全状况进行一次普查，要认真贯彻劳动部《重大事故隐患管理规定》(劳部发［1995］322号)，千方百计查清事故隐患，采取有效措施进行整改。普查城市燃气管道后要建立档案，逐步实现科学化、法制化管理。毎个城市燃气管道普查结果，都应向当地人民政府提出书面报告，并抄报当地劳动行政部门。

三、城市燃气管道安装施工单位，要严格执行有关城市燃气管道的法规和技术标准。主管部门要加强对城市燃气管道安装施工单位的管理，以确保安装施工质量。

四、主管部门要加强城市燃气管道执法检查工作的力度，尽快解决违章占压和建筑施工违章损坏地下城市燃气管道的问题。

五、劳动行政部门要加强对城市燃气管道的安全监察(后文略)。

六、按照“找不出原因不放过，本人和群众受不到教育不放过，没有制订出防范措施不放过”的原则，严肃查处事故。

××部(公章)

一九九六年×月×日

三、通知

(一)通知的概念

通知是一种传达性、告知性下行文。它主要用于发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同履行的事项时，所使用的一种告知性文书。

(二)通知的种类

常见的通知有:指示性通知、发布性通知、转发通知、批转通知、事项通知、会议通知、任免通知。

(三)通知的写作

通知的正文由三部分组成:事由，发通知的原因和目的，使人知道为“什么”要通知;内容，把通知的内容分项具体写明;结尾，常用“特此通知”。

1．指示性通知

是上级机关对下级机关某一项工作有所指示和安排，根据公文的内容又不必用“令”、“命令”或“指示”时，而采用通知这种形式。如《国务院关于加强安全生产工作的通知》。

【例文1－5】

国务院关于加强安全生产工作的通知

国发［1993］50号

各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构:

近年来，我国的安全生产形势十分严峻。一九九二年各类事故造成死亡九万多人，伤十六万多人，直接经济损失数十亿元;特别是重大、特大恶性事故频繁发生，一次死亡十人以上或直接经济损失五百万元以上的事故多达一百七十四起。今年前几个月，各类事故仍居高不下，重大、特大恶性事故不但没有得到有效的控制，反而比一九九二年同期增加许多。同时，职业危害问题也是相当严重的。这种状况，给国家和人民群众的生命财产造成巨大损失，影响改革开放和经济建设的健康发展。为此，国务院要求各地区、各有关部门和单位，必须以对国家和人民高度负责的态度，采取坚决有效的措施，迅速扭转目前安全生产状况不断恶化的局面，特作如下通知:

一、各地区、各有关部门和单位的领导同志，应当充分认识加强安全生产工作的重要意义，进一步增强搞好安全生产的责任感和紧迫感;要加强领导，扎扎实实地贯彻“安全第一、预防为主”的方针，努力抓好安全生产管理责任制和各项法规、制度及措施的落实，要高度重视安全生产中出现的问题，及时研究处理，认真抓紧解决。

二、在发展社会主义市场经济过程中，各有关部门和单位要强化搞好安全生产的职责，实行企业负责、行政管理、国家监察和群众监督的安全生产管理体制。应互相支持配合，共同努力做好安全生产工作，坚决防止发生重大、特大事故，尽量减少一般事故和减轻职业危害。

三、国务院确定，劳动部负责综合管理全国安全生产工作，对安全生产行使国家监督职权。负责安全生产工作法规、政策的研究制定;组织领导各地区、各有关部门对事故隐患进行评估和整改;代表国务院对特大事故调查结果进行批复，根据需要对特大事故进行调查。安全生产中的重大问题由劳动部请示国务院决定。

四、各级综合管理生产的部门和行业主管部门，在管生产的同时必须管安全，对企业的安全生产工作加强管理，帮助企业解决安全生产方面的实际问题，支持、指导企业搞好安全生产。

五、企业必须坚决执行国家的法律、法规和方针政策，按要求做好安全生产工作;要自觉接受国家监督和行业管理，并结合本企业情况，努力克服安全生产中的薄弱环节，积极认真地解决安全生产中的各种问题。企业法定代表人是安全生产第一责任者，要对本企业的安全生产全面负责。

六、各级政府和各有关部门应充分重视乡镇企业、外商投资企业和私营企业的安全生产工作，对这几类企业加强安全管理，区别不同情况给予必要的指导，提出严格要求，进行经常的监督检查。同时严格外商投资企业立项审批工作，严禁将职业危害严重和安全可靠性差的项目引入我国。

七、各地区、各有关部门和单位在机构改革和企业转换经营机制过程中，对安全生产工作只能加强，不能削弱，要有机构和人员负责安全生产工作，要增加安全生产的资金投入，用好技改经费，通过技术改造消除事故隐患，改善劳动条件。

八、要加强安全生产方面的法制建设和制度建设，在目前已有法制、制度的基础上，通过总结经验教训，加快安全生产法规、标准和制度的补充、完善。应强调有法必依、执法必严、违法必究，并强调制度的严肃性，对违反制度的必须予以追究，把安全生产工作纳入法制和制度管理的轨道。要进一步做好事故的调查处理工作，事故发生后立即严肃认真查处，对因忽视安全生产工作、违章违纪造成事故的，必须坚持追究领导人员和当事人的责任，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任;要认真吸取教训，提出有效的防范措施，防止事故再次发生。

九、要广泛深入开展宣传教育，增加全体职工的安全意识和搞好安全生产的自觉性。可通过新闻媒介，采取多种有效形式，经常宣传安全生产的重要性及如何搞好安全生产工作。应注意用正反两方面的典型事例并结合企业实际情况，开展生动活泼的宣传教育。同时，应提倡和鼓励广大群众对安全生产工作进行必要的监督。

十、要加强安全培训工作，对所有上岗人员应进行安全生产知识和技能的培训，并根据不同行业的特点，运用多种形式和手段，加强对管理干部的安全培训，努力提高全体职工的安全素质。

十一、在安全生产管理中，各级政府及其有关部门要转变职能，认真贯彻《全民所有制工业企业转换经营机制条例》;应注意工作方法和减轻企业负担，到企业检查安全生产工作要按国家规定办理，简化程序，讲究实效。

各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各有关部门，应根据通知精神，认真检查当前安全生产状况，找出存在问题，尤其要查清事故隐患，提出具体措施加以解决;对一九九二年和一九九三年上半年的特大事故，尚未结案的要抓紧处理。请于八月底前将贯彻本通知的情况报送劳动部，由劳动部汇总报告国务院。

中华人民共和国国务院

一九九三年七月十二日

2．发布性通知

它是上级机关用来对其所属下级机关颁发、发布行政法规和规章或印发有关文件的一种形式，以增强下发规章的权威性与执行效用，履行发布生效的程序。

【例文1－6】

关于发布《保税区外汇管理暂行办法》的通知

国家外汇管理局、各省、自治区、直辖市分局、计划单列市、经济特区分区:

根据国务院对上海、天津等地设立保税区批复的精神，国家外汇管理局制定了《保税区外汇管理暂行办法》(附后)，经国务院特区办、海关总署并经中国人民银行批准，现发布此办法。各有关分局可根据当地保税区的具体情况，按本办法制定实施细则。

附件:《保税区外汇管理暂行办法》

国家外汇管理局

一九九一年六月二十九日

3．转发通知

是下级机关认为上级机关、平行机关和不相隶属机关的公文对本系统工作有指导作用，按照行文关系不能直接下发，而采用转发方式。

【例文1－7】

河南省人民政府转发国务院

关于在全国进行消费基金检查的通知的通知

各省辖市人民政府、各地区行政公署、省政府各部门:

现将《国务院关于在全国进行消费基金检查的通知》(国发明电［1994］第11号)转发给你们，请将结合我省实际提出的以下意见，一并贯彻招执行。

一、认真搞好自查自纠。自查的重点是，机关、事业单位实际增资水平和自行规定的津贴、补助等项目的情况，社会集团购买力增长的情况，以及社会集团消费中是否存在用公款支付个人高消费和转化为个人消费基金的问题;国有企业实行工效挂钩的具体做法和存在的问题，工资储备基金提取和使用情况，企业经营者与生产者收入差距的情况;个人所得税征收情况及个人按规定申报的纳税，代扣代缴税款制度的执行情况和存在的问题等。各部门要认真检查本地区、本部门消费基金的增长是否违反国家的有关规定，及时纠正检查中发现的问题，并提出整改措施。

二、为了切实加强领导，保证检查工作的顺利进行，省政府确定由常务副省长范钦臣负责，省计经委会同省监察厅、财政厅、国税局、地税局、人事厅、劳动厅、经贸委、商管委、人民银行、审计局、统计局、工商行政管理局等部门，具体组织全省消费基金检查工作。各市、地，各部门也要指定一位主要领导同志负责，切实组织好这项工作，省政府将于9月份派检查组对部分市、地进行重点抽查。

三、各市、地、各部门要于10月15日前将检查结果报省政府，同时抄报省计经委。

河南省人民政府印

一九九四年八月二十日

4．批转通知

批转通知是上级机关认为某一下级机关的公文具有普遍意文，用文件形式批转给所属其他下级机关的通知。

【例文1－8】

××省人民政府批转省审计厅

关于全省计划生育事业费和计划生育费审计情况的报告的通知

各行政公署，省辖市人民政府，各县(市、区)人民政府，省财政厅、省审计厅、省计生委:

省政府同意省审计厅《关于全省计划生育事业费和计划生育费审计情况的报告》，现批转给你们，请认真研究，纠正违纪做法，对性质恶劣的要依法依纪查处，并建立健全管理制度，进一步加强检查监督，使计划生育两项经费的管理、使用逐步走向正轨。

附件:《关于全省计划生育事业费和计划生育费审计情况的报告》一份。

××单位(公章)

×年×月×日

5．事项通知

是用来让有关范围知道一件事情或情况的通知。

【例文1－9】

××省计划生育干部学院关于举办2005年

第一期县计生委主任培训班的通知

各地、市计生委、处、办:

近一年来，各县计生委充实了一些领导干部，补充了新鲜血液，加强了领导力量，各地、市计生处、委的中层干部，也有所调整。为了使这批新的领导干部尽快熟悉计划生育工作，掌握必要的计划生育理论知识和政策，省计生委责成我院举办县级计生委主任培训班。2005年内打算办两到三期，并定于6月中旬(具体时间另行通知)举办第一期。现将有关事项通知如下:

一、学习时间:每期课程安排四周。

二、培训对象及选送办法:培训对象为各县(市辖区)计生委正、副主任及各地、市计生处、委正、副科长，各地、市名额分配见附件。参加学习的具体人选，由地、市计生处、委确定名单后，请各地、市于6月10日前电话通知我院参加学习人员的姓名、性别、年龄、职务、以便编组及安排食宿。

三、费用问题:参加学习人员，学习用具及生活费自带，医药费、旅差费回原单位报销，学习期间的住宿及杂支费由我院负担。

四、报到地点:本院，自××火车站乘102电车，至新华一厂下车后往北100多米即到。

五、其他:参加学习人员不要带小孩、保姆，如果必须要带者，食宿自行安排，一切费用自理。

附件:第一期学员名额分配表(略)

××省计划生育干部学院(盖章)

二○○五年五月二十一日

6．会议通知

告知某一会议参加者有关会议的时间、地点、会议内容及要求等事项的通知。通知的正文由三部分组成:

①事由。写发通知的原因和目的。

②内容。把通知的内容分项具体写明(包括开会的时间、地点、参加人员、会议的主要内容)。

③结尾。常用“特此通知”。

【例文1－10】

会　议　通　知

经局长办公会商定，于6月24日(星期四)下午2时，在本局第一会议室召开全局职工大会，传达市政府机构改革工作会议精神，布置我局机构改革工作。请准时出席。

特此通知

××市商业办公室

×年×月×日

7．任免通知

上级机关宣布对下级机关的领导干部或有关人员职务的任用或免去的决定，用任免通知。

任免通知的正文，包括任免时间、决定任免的机关或会议、所依据的文件和任免人员的具体职务等。

【例文1－11】

××县人民政府关于陈×等同志职务任免的通知

各乡、镇人民政府，县政府各部门:

经研究，决定:

陈×任林业局局长;

游××任××县物价局副局长;

张××任××县教育局局长;

张××任××县多种经营办公室副主任。

免去:

张××的××初级中学校校长职务;

李××的××县文化局长职务;

王××的××县卫生局副局长职务。

特此通知

××县人民政府

二○○五年十月十二日

四、报告

1．报告的概念

报告——指下级机关向上级主管机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问时使用的陈述性公文。

2．报告的类型

报告按内容分有:综合报告、专题报告;按性质分有:工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告。

①工作报告

工作报告的概念:工作报告是将某一阶段的工作情况、成绩、经验或教训、存在的问题，今后的打算等向上级汇报所用的一种公文。

工作报告根据内容可分为综合工作报告和专题工作报告。

(1)综合工作报告。综合报告是综合汇报某阶段的工作情况，内容包括回顾这段工作的情况，总结经验教训，提出今后措施方向等，工作报告属于综合工作报告。

(2)专题工作报告。专题工作报告是某项工作做完之后的单项汇报。

如《××市关于2004年预算执行情况和2005年预算草案的报告》，其主要内容:

一、2004年预算执行情况。

二、2005年预算草案，为圆满实现2005年财政预算而努力。

报告的结尾可以写成“特此报告”或“以上报告，如有不妥，请指示”。

②情况报告

情况报告是下级机关在工作中遇到的特殊情况，发生的意外事情，或出现未曾预料的新问题向上级机关进行反映的报告(如灾害、事故、案情、民情、社情、特殊情况等)。

情况报告是一种专题报告，就工作中出现的某一问题从某一角度进行汇报。

情况报告的正文包括以下几个部分:

第一，概括叙述意外情况发生的大致过程及造成的结果。

第二，深入分析发生意外情况的直接原因和间接原因。

第三，对当事人及有关领导提出处理意见，以及切实可行的防范措施或意见、建议。

第四，结尾可用“特此报告”。

【例文1－12】

××学校关于刘××

老师跌伤抢救经过的情况报告

市计划生育委员会领导同志:

2005年10月5日上午7点30分，我校语文教研组组长、市特级语文教师刘××老师，从家中出来，准备给我校计划生育干部管理班的同学上课，由于刘老师住在五层楼，走廊里比较黑，又无照明灯，所以刘老师下楼梯时，右脚踩空，跌倒在楼梯上，头部受伤，右臂骨折。我校党支部书记刘成礼和校长路文山等同志听到这个消息之后，便立即赶赴刘老师受伤地点，马上同市第一人民医院急诊室联系，迅速用救护车把刘老师接到医院抢救。同时，我校主要负责同志也赶到医院，积极配合医务人员抢救刘老师。经医院外科赵大夫等详细检查，积极治疗，刘老师已脱离危险，头脑也已清醒，能够说话。至于刘老师的具体伤情，医院的几名主治医生正同有关医院的医生会诊，等确诊后，我们再亲自去市计生委汇报。

关于刘老师的住房问题，我们早有过考虑，打算让他搬到已盖好的新的教工宿舍楼一层，并为他留下一套房间。可是，他一直坚持不搬，要把此房让给一位年纪大的住在校外的张为民老师居住。张老师认为刘老师虽比他年纪小两岁，但工作比他重，应住那套房间。近日内，我们一定设法解决刘老师的住房问题，把他家从旧楼五层搬到新楼一层合适的一套房间，张老师的房子也作好安排。刘老师受伤，这件事对我们来说是一个深刻的教训，它说明我们关心教师和职工生活还很不够，抓得不紧。我们党支部和校行政负责人已决定，马上召开一次校务会议，通盘研究一下教职工的住房等有关问题，等安排好后，一定向委领导汇报。

以上情况的报告，如有不当，请指正。

××市计划生育干部学校

二○○五年十月七日

③答复报告(也叫回复报告)

用于答复上级机关询问事项的报告。如《××学校关于修建教学大楼筹备情况的答复报告》，其正文的写法是:

第一，先引叙上级机关来文的发文号，或来文日期加标题，如“你厅×字［2003］15号”函悉。

第二，针对上级提出的问题或询问的问题，逐项回。

【例文1－13】

关于调查处理××县水利系统40名工人

更改年龄、突击退休补员情况的报告

××市人民政府:

今年11月14日来函询问我局关于李××等人反映《××县水利系统40名工人更改年龄、突击退休补员》一事处理的情况，现将调查处理的结果报告如下:

2004年10月20日接李××等人来信后，我局局长×××同志，市劳动服务公司经理××同志立即赴××县进行调查。查明群众反映情况属实，该县水利系统从2004年10月5日至15日，办理退休的40名工人全部未到退休年龄。由于本人弄虚作假，所在的25个乡政府未经认真调查即发给改大年龄的证明信;县水利局明知其中有假，却大开绿灯，为他们办了退休手续。这40人中，最少的改大了11个月，最多的改大了23岁。

中共××县委、县政府对该事极为重视，并立即采取了果断措施:(一)暂停办理水利系统的工人退休、子女补员手续;(二)对已办理退休、补员的逐人进行检查，凡不符合政策与有关规定、弄虚作假办理了退休、补员手续的坚决纠正;(三)对参与作假者给予严肃处理。

根据××县委、县政府的指示，我局已责成该县水利局将招收的40名子女全部清退;已办理退休手续的40名工人全部于2004年12月1日前返回原单位工作，并经研究、决定给予具体参与此事的×××同志以警告处分。此事处理的结果已经在××县报上公布。

特此报告

××市××局

×年×月×日

④报送报告

报送报告是专用向上级机关呈送公文或物件(资料)时所附的报告。

报送报告的标题一般写送文报告或送物报告。

【例文1－14】

送　文　报　告

省教育厅:

我校××年工作计划经校务委员会讨论通过。现随文呈上五份，请指正。

××××大学

×年×月×日

【例文1－15】

送　物　报　告

学校办公室负责同志:

我院教职工和学生为我省受洪水灾害的群众捐献的衣物已全部送来。现随文送去棉衣500件，单衣400件，鞋子200双，现金15000元。请查收。

××××学院办公室

×年×月×日

四、请示

1．请示的概念

请示是下级机关用来向上级机关请求指示、批准，给予答复、审核批准时使用的一种公文。

2．请示与报告的区别

请示与报告都是上行文，在使用这两种公文时，要注意辨别文体的性质，正确地选择文种。

①作用不同。请示是陈述某一问题或要求，请求上级处理并批复，受文者不管同意与否都要答复;而报告则是汇报工作，反映情况，提出意见，回答问题，供上级参考，不要求答复，受文者不必批复。

②行文时间不同。请示必须在事前行文，绝不能“先斩后奏”;报告则可根据不同需要，可在事前、事中、事后进行行文。

③内容不同。请示的内容以请示的缘由，请示的事项，请示的要求为主，而报告是以汇报情况，反映问题为主。

④结尾形式不同。请示结尾多采用“以上请示，请予审批”，“可否，请批复”;报告采用“特此报告”，“专此报告”等等。

3．请示正文的写法

①请示缘由。是指出请示的原因和理由，是请示事项的基础，要根据请示的内容需要写作。

②请示事项。是请求上级给予审核和批准的具体问题，要写得明确、具体，便于上级机关批准。

③请示要求。请示要求也就是请求语，如“以上请示当否，请批复”或“以上请示如无不妥，请审批”。

4．请示写作要求

①标题必须规范。

②行文必须合乎规则。

第一，请示“应当一文一事”，切忌一份请示中写几件事，使上级无法批复，贻误工作。

第二，请示一般只有一个主送机关，不要“多头请示”，否则容易造成上级部门互相推诿，得不到及时答复。

第三，请示一般不得越级请示，要逐级请示。

第四，提出处理意见要明确，请示中除了部分陈述理由还要明确提出具体处理意见，以便上报机关考虑给予答复。

【例文1－16】

××公司驻泸办事处

关于私自离岗或无故超假是否扣发工资的请示

公司人事科:

我处×××不经组织批准私自回家，×××无故超假不归。关于是否扣发工资问题，我处意见:在公司没有统一规定之前，对私自离岗或无故超假期间的工资，应予以扣发。

以上意见是否妥当，请批复。

驻沪办事处(印章)

二○○五年×月×日

【例文1－17】

××服务公司关于进口一台复印机的请示

××局:

我公司从去年五月成立以来，国内外商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、外事资料、技术资料需要复印，而且时间要求很急，为便于工作我们拟用局的留成外汇购买一台复印机，恳请给予批准，并请代向机械出口委办理有关进口手续。

可否，请批复。

××局服务公司

×年×月×日

【例文1－18】

××县棉纺厂关于购买一台冷冻机的请示

××县财政局:

我厂职工食堂现有2000人就餐。因无制冷设备，春、夏、秋三季副食品不易保管。特别是到了夏季，副食品经常腐烂变质，不但造成浪费，影响食堂卫生，而且也直接影响职工的身体健康。为解决这一问题，拟购买一台GH－2型冷冻机，所需资金25000元从厂福利基金中开支。

以上请示，请予审批。

××县棉纺厂

×年×月×日

【例文1－19】

××省财政厅关于解决

××县广播电视设备问题的请示

×财字(×年)×号

财政部:

××县是我省贫困县之一。近几年在中央和各级领导大力支持下，广播电视事业较以前有了很大的发展，但是，由于该县纯属山区，自然条件很差，经济实力非常薄弱，财政资金十分困难，所以，县广播电视事业发展比较缓慢，长期以来全县人民收看不到中央电视台的节目，省电视台的节目也效果不好。

为使全县人民看好电视节目，县政府采取了积极措施，一方面发动全县人民集资，另一方面县财政挤出一部分资金，建立县电视转播台，总投资90万元，除地方解决50万元外，尚缺资金40万元，特请示财政部帮助解决。

妥否，请批示。

××省财政厅

×年×月×日

【例文1－20】

××学院关于新建外籍专家楼的请示

财基字(××年)第××号

××省财政厅:

根据国家教委和总行的指示，为发展西南地区经济的需要，我院金融系从1997年起将与×国、××国等东南亚国家加强学术交流、互派专家学者进行访问、教学。而我院原有教工宿舍拥挤，院招待所设备、条件较差，无法解决外籍专家的住宿问题，经研究，拟在上马村新校区新建3000平方米专家楼一幢，需资金550万元。为此，特请省财政厅拨给基建经费500万元，我院自筹资金50万元。

当否，请批复。

×××学院

×年×月×日

五、批复

1．批复的概念

批复——指上级机关针对有隶属关系的下级机关的请示而答复时使用的下行公文。

2．批复正文的写法

①批复引语。主要说明依据什么请示而作的批复，一般引用来文日期、标题或文号，使下级机关一看便知道批复是哪一个请示。如《××市税务局关于同意××县工具厂免税的批复》引语:你局××税字［2004］3号《关于××县工具厂申请免税问题的请示》收悉。批复引语之后一般用“经研究批复如下”等过渡语过渡到批复意见部分。

②批复意见。根据有关政策和权限，针对请示事项作出明确的答复。对请求的事项完全同意，则表明肯定意见，并重复批准的内容;对请示事项完全不同意，则表明否定意见，并说明理由。

③批复结尾语。常用“此复”，“特此批复”等语。

3．批复写作应注意的问题

①要及时，有针对性。批复要及时，否则失去了批复的意义;批复要针对请示的问题一一予以答复。

②内容应具体、明确。批复对下级请示事项的答复，应态度鲜明，观点明确。同意、不同意、基本同意、不完全同意要明确表态，理由充分，语言简洁明了，不能模棱两可，含糊其辞，使下级无所适从。

【例文1－21】

××省人民政府关于××市南河大桥

设站收取车辆通行费的批复

××市人民政府:

你市市府字［2004］95号、104号文收悉。经省人民政府研究，现批复如下:

一、贷款修建的××市南河大桥符合国家有关部门和省定的贷款修路、建桥收费还贷的条件，同意设立收费站，对过往机动车辆收取通行费、专项用于归还建桥贷款。

二、具体收费标准、范围、年限由省物价局会同省交通厅、省财政厅共同制定下发，并报省人民政府备案。

三、设站收费的有关手续和收费管理办法，按照省政府有关规定办理。

××省人民政府

×年×月×日

【例文1－22】

××市税务局

关于同意××县工具厂免税的批复

××税字［2005］×号

××县税务局:

你局××税字［2005］×号《关于同意××县工具厂申请免税的请示》收悉。经研究，批复如下:

××县工具厂，因去年底受台风袭击，厂房损坏严重。今边建房边生产，资金不足，影响生产。同意你局意见，对该厂给予免征工商税1年(2005)的照顾。

此复。

××市税务局

二○○五年十月十二日

【例文1－23】

××省财政厅关于同意

××学院新建外籍专家楼的批复

×财总复［2005］18号

××学院:

你院财基字［2005］第55号文收悉。根据智力引进开发规划要求和你院金融系教学改革及对外学术交流的需要，经财政厅×月×日厅长办公会议研究，同意你院在学院上马村新校区规划建设外籍专家楼一幢，建筑面积为3000平方米。所需资金550万元全部由财政厅一次拨给。

请速与当地建委等有关部门联系，按基建审批程序报批，以便尽快实施。

特此批复

××省财政厅

二○○五年×月×日

六、函

1．函的概念

函是不相隶属机关和平行机关之间联系工作，处理事务使用的公务文书。它主要用于不相隶属机关和平行机关之间相互商洽工作，询问和答复问题。

2．函的种类

①按性质分为公函、便函两种;

②按行文方向分为发函、复函两种;

③按内容分为商洽函、询问函、答复函等。

3．函的写法

①发函，即主动发出的函。

发函的正文:首先具体写清楚商洽、联系、询问的事宜;然后明确地提出希望和请求;结尾使用“特此函达”，“请函复”。

②复函，即被动发出的函。

复函的正文:首先引叙来函的日期、标题，如“你单位×年×月×日《关于××函》收悉”;再围绕来函表明本单位的意见和态度;结尾用“函复”或“特此函复”。便函的结尾可用“此致，敬礼”。

4．函的写作要求

①内容的针对性。一般一函一事。

②语言要有分寸感。函的语言要语气平和、恳切、分寸得当，既要符合本机关职权身份，又要尊重对方，讲究礼节。

③行文要开门见山。函件往来要开门见山，直陈其事，文字要精明，用词要准确。

【例文1－24】

××公司关于请求协助解决在京

召开订货会用房问题的函

××省驻京办事处:

我公司将于×年6月1日～6月5日在北京召开云南白药系列产品看样订货会议，需租用贵办事处招待所房间8间、大小会议室各1间。为此，特请给予支持，协助安排5月30日～6月6日的上述会议用房，不胜感激。

请回复为盼。

××××公司

×年×月×日

【例文1－25】

便　　函

××大学教务处负责同志:

我院是初建单位，师资力量比较薄弱。为提高教学质量，我们决定聘请你校×××副教授从下学期开始担任我院写作课。具体时间是从2005年8月23日开始到2006年1月20日结束，每周两次，每次两小时。如同意，我们按有关规定付讲课报酬。收信后，希函复为盼。

此致

敬礼

××大学教务处

二○○五年六月二十日

【例文1－26】

××市××局关于集体企业职工节

假日加班工资计算问题的复函

××字［2005］第×号

××局:

你局××字［2005］第×号《关于集体企业职工节假日加班工资如何计算的函》一文收悉。现答复如下:

经请示省××厅答复:集体企业职工节假日加班工资的计算办法，可参照国务院×年×月×日××字第×号《关于国有企业职工节假日加班工资的若干规定》第×条执行。请按上述文件精神通知有关企业办理。

此复

×市××局

×年×月×日

【例文1－27】

便　　函

××日报社人事处:

2006年6月30日第34号来函收悉，关于你社拟送15名青年记者来我校新闻系进修一事，我们收悉后立即同新闻系领导进行了商量。因要求来我校进修的新闻单位较多，加上教室较挤，只能接收10位同志来校进修，十分抱歉，敬请见谅。现随复函寄去进修学员登记表10份。填好后，请于7月20日前寄到我校教务处师资培训科。另外，请通知来我校进修学员于2006年8月18日来我校办理入学手续。进修费用等有关事宜，请按随后寄去的文件办理即可。

此致

敬礼

××大学教务处

二○○五年七月五日

七、会议纪要

1．会议纪要的概念

会议纪要——指一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。

2．会议纪要的种类

①议决性的会议纪要。用于宣布会议决定的事项并要求下级机关或有关部门认真贯彻执行。这种会议纪要的指示性和行政权威性较强。

②讨论性会议纪要。用于反映不同意见，科研、学术情况讨论会议多属于这一类，主要用于传递信息，沟通情况。

③指导性会议纪要。用于总结工作和布置工作，大型工作会议纪要、座谈会议纪要属于这一类。

3．会议纪要的写法

①标题:会议纪要标题由会议名称和文种两项构成，如《××工作会议纪要》。

②正文:正文包括前言、主体、结尾三部分。

(1)前言:概括会议基本情况。交代会议的名称、时间、地点、参加人员、与会单位、会议主要议程等。

(2)主体:主要反映会议情况和会议结果。

(3)结尾:一般向收文单位提出希望和要求，或对会议作出评价。

③落款:包括署名和时间两项。

4．会议纪要写作要求

①忠实会议。会议纪要忠实会议的内容，真实、准确、全面地反映会议情况和会议精神，不能随意增删或更动。

②突出中心。会议纪要是对会议全部材料的概括、综合和提炼。因要抓住要点，突出中心，按照会议精神和领导意图，对材料分类和筛选。

③善于归纳。会议纪要要善于分析、研究各种意见，根据会议宗旨归纳，形成带有指导性观点的意见。

④逻辑清晰。会议纪要不是会议材料的拼凑或堆砌，从结构到内容，要体现出条理化和理论化，体现出逻辑层次。

【例文1－28】

××省人口学会2005年第一次常务理事会纪要

元月19日上午，在××宾馆召开了××省人口学会2005年第一次常务理事会。会议由××会长主持，×××、×××等常务理事出席了会议。会议针对参加老年学会研讨会的全体人口学会会员，对学会2004年工作总结与2005年工作安排提出的意见进行了研究，并讨论了发展会员、增补理事和常务理事值年问题。会议纪要如下:

一、根据理事们的意见，对2004年学会工作总结及2005年工作计划进行了修改和补充。

与会同志一致同意2005年进行两次学术讨论会。第一次为“计划生育与社会服务”讨论会，建议与省计生委联合召开，时间暂定为6月份。提交会议的论文要求于5月前送省人口学会。第二次为“城镇化与人口流动问题”讨论会，安排在11月份召开，提交会议的论文要求于9月底以前送人口学会。

二、发展会员

1．继续发展个人会员。由值年常务理事审批。

2．地、市人口学会愿意参加省人口学会者，可发展为团体会员。

三、增补理事

由于人事变动与工作需要，会议决定增补×××为常务理事。

附件:省人口学会2004年工作总结及2005年工作计划。

【本章小结】

本章讲授了行政公文的基本概念、特点、作用、种类和制发程序;介绍了通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要的概念、结构和写法;请示与报告的区别;请示、函和会议纪要的写作要求。通过本章的学习，要求了解行政公文的概念、特征、作用、种类，行政公文的制发程序。掌握行政公文的书面格式;通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要的概念，基本结构和写法;请示与报告的区别;请示、函、会议纪要的写作要求;会写通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。