在全区政府系统地直文秘人员培训班上的讲话

在全区政府系统地直文秘人员培训班上的讲话

(一九九五年八月十五日)

同志们:

经行署决定由行署办公室主办的地直政务系统文秘人员培训班，在各方努力、精心准备的基础上，今天正式开始了。这次培训班，主要是以准确实施国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》为主题，集中三天时间，采取讲授与讨论结合的方式，邀请地直行政部门、中央省驻平单位以及部分县级厂矿企业的办公室(人秘科)负责人和直接承担公文处理工作的文秘人员参加，重点讲解现行公文理论，交流实施《办法》的经验，统一行文口径，提高行政公文工作的规范化、制度化、科学化水平，以适应社会主义市场经济发展的需要和社会主义现代化建设的需要，为H^[1]的经济发展和社会事业进步做出更大的贡献。下面，我讲三个问题，供同志们参考。

一、增强责任，进一步认识行政公文的重要性

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作的重要工具。因而，它既不同于一般的机关日用文书，也不同于一般文学作品。它在内容上，具有鲜明的政治性和政策性;在效能上，具有很强的权威性和行政约束力;在形式上，具有明显的程式化和规格化;在使用上，具有一定的范围和时限;在文风上，具有可靠的准确性和庄重性。同时，要求主题显豁，结构单纯，语言规范，形式程式化，行文规则化，办理程序化。只有这样，才能有效地发挥公文这个“特殊工具”的作用。近年来特别是《国家行政机关公文处理办法》颁布以来，地直各部门认真实施《办法》，无论在公文写作质量上，还是在行文规范上，都有了明显的进步和提高，对保证行政工作正常运行发挥了较好的作用。但是，我们要清醒地看到，由于传统习惯的影响，由于理解上的差异，由于办文人员素质的差别，在公文内容上，程度不同地经常出现“主题模糊，结构不清，逻辑混乱，一文多体，语言不准，空话、套语连篇，词不达意”等问题;在行文规格上，时常发生多头行文，乱抄乱送，上下文不分，文种乱用等现象;在公文办理上，不断出现错发漏发，急件缓传，程序不清，管理混乱等问题。这既影响了行政公文的权威性，又直接妨碍了行政工作的有效性。同时，也损害了行政职能部门的形象。对此，作为承担和负责行政公文工作的每个同志，具有不可推卸的责任，应当引起足够的重视，增强责任感、使命感和紧迫感，充分认识行政公文在准确贯彻党和国家的重大方针政策，有效行使行政管理职能，维护党和政府权威等方面的重大作用，加强公文理论学习，自觉地承担起这一历史重任。

二、深入钻研，尽快提高行政文秘工作者公文理论水平

公文，是一门实践性、系统性、规律性很强的科学，凡是符合规律的东西，只有学习它，认识它，才能掌握它。舍此，别无捷径可走。因此，学习并掌握行政公文理论，既是这次培训班的任务，也是每个行政文秘工作者一项长期的任务。为了使同志们准确掌握这门科学的基本理论，在地区财力十分紧张，工作任务比较繁重的情况下，我们组织六名从事公务工作、研究公文理论的负责同志和工作人员，从今年初开始，就从理论与实践的结合上，进行了比较扎实、细致、充分的讲稿准备工作。整个培训，分设“公文变革、公文写作、公文种类、行文规则、公文办理和督查与信息”等六个专题，与同志们讲授、讨论。因此，大家要珍惜这次培训时间，克服工作和生活上的困难，安下心，集中精力，专心听讲，认真讨论，真正把基本的东西掌握到手。为使这次培训工作在有序、扎实、有效地环境下进行，除要求每个讲授人员认真、负责地讲好每节课外，凡参加培训的每个同志，都必须无条件地遵守培训班纪律。一是不许请假，不许迟到早退，听课期间不许会客。二是实行点名制度。在每天上、下午开讲前，都必须按单位点名。三是实行考核制度。培训结束时，由培训班负责，每个专题出一道题，进行闭卷考试。四是实行反馈制度。培训结束后，将每个同志的出勤、缺勤、考分等情况，以打印件通知到所在单位。对此，请同志遵守，理解、支持，配合我们搞好这次培训，向行署和部门单位交一份满意的答卷。

三、认真实践，努力实现行政公文规范化目标

实现行政公文规范化，既有一个理论提高问题，又有一个实践责任问题。国务院办公厅、省政府办公厅相继颁发的《国家行政机关公文处理办法》和《实施细则》已经实施一至两年多时间了，但真正达到规范化要求的部门和单位没有几个。实现行政公文规范化，除公文写作方面有一定的难度，需要有一个逐步提高的过程外，公文种类、公文格式、行文规则、公文办理、公文立卷等应用，完全是一个执行的问题，是一个责任性的问题，并不是一个什么难以办到的事。这次培训的全部内容，完全是按照国务院、省政府行政公文权威机关颁布的《国家行政机关公文处理办法》讲授的。因而，这次培训，不是一般公文理论的学习，而是应该严格遵照执行的行政公文理论的培训。说透了，就是掌握、执行的问题，没有任何疑义或争论的地方。因此，大家要在认真学习的基础上，切实搞好本部门、本单位的公文工作实践，使之尽快达到规范化要求。地直行政部门的行政公文工作，按年底60%的要达到规范化标准，到明年底，全部要达到规范化标准。同时，要把行政公文规范化的工作程度，作为检验这次培训班办的成功与否的尺度。

我就讲这些，谢谢大家。预祝培训班圆满成功!祝同志们在行政公文工作上做出新的成绩!

【注释】

[1]H，是省、地(市)、县的“隐代”。本书的研究对象是九种公文写作的方法，不涉及任何省、地(市)、县的具体情况。因此，凡本书中出现省、地、县名称的，都用H来代替。