应用文的功能

第三节　应用文的功能

现代应用文的用途深入到现代生活的每一个领域，为社会的发展与进步越来越发挥其积极功能。在古代应用文就成经国之大业，刘勰在《文心雕龙·章表》中指出：“章表奏议，经国之枢机。”颜之推在《额氏家训·文章》中指出：“朝廷宪章，军旅誓诰，敷显仁义，发明功德，牧民建国，施用多途。”⁽⁵⁾反映颜之推对实用性的文字大加肯定，代表了北朝人重实用的文学观。相反，他反对尚虚谈、重娱乐的文字，曰：“至于陶冶性灵，从容讽谏，入其滋味，亦乐事也。行有余力，则可习之。”

当代《国家行政机关公文处理办法》第一章第二条指出：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”它对行政、组织机构正常地运作起到重要作用。可以说，任何一个国家，任何一个党派，任何一个部门或组织，在新的世纪里，在经济全球化的过程中，应用文会发挥其更为广泛的功能，主要体现在“领导与指导”、“法规与准绳”、“宣传与教育”、“联系与沟通”、“ 凭证与记载”、“分析与研究”、“建功与警示”、“和谐与发展”八个方面。

一、领导与指导功能

一个国家的组织运行依赖于它的行政手段，更确切地讲就是发号施令。应用文就成了国家政府或执政党实施领导、指导、指挥各部门的有力工具，是国家或执政党方针、政策具体化的书面形式。各部门、各单位、各行业也是凭借应用文这一重要手段实施领导与指导。

应用文中的下行文，大都具有行政领导和行政指导的作用。以公文为例，公文是传达贯彻落实党和国家方针、政策及各项指令的有效形式，也是上级领导机关对下级机关进行领导与指导的一种工具。对上级领导机关来说，公文起着记录和传达领导意图的作用。上级机关对某项工作有什么想法、意图，作出了什么安排，见诸文字，形成公文，发给下级，要求下级认真贯彻执行，或是对下级机关请示的问题表示看法和态度，提出指导性的意见和措施，批复下级，这就是领导与指导作用。公文的领导与指导作用，最主要的体现，是党的政治领导和政策指导。中国共产党是执政党，党在国家政治生活中的领导地位，是宪法明确规定了的。党的领导机关，通过制定和发布各项方针、政策、指示、决定、决议等，对各个方面的工作实行政治领导。党的领导机关发布的文件虽然不是法规，但它是法规的指导思想和政策依据，具有领导和规范性质，人人都得贯彻执行。政府机关也经常通过制定各种政策措施，领导与指导社会各方面的工作；业务主管机关也经常通过发文件，领导与指导所属业务部门的工作。因此，公文体现了各级党政机关、行政单位或部门在各种行政管理和公务活动中的领导和指导作用。

世界发展史反复告诉我们：任何形态的社会，都是以有序的组织构成的，个人依附于组织，个体与个体之间保持一种和谐相处的关系，这样有序的社会活动推动着社会政治、经济、文化等各方面的发展与进步。这种和谐相处的关系主要靠政令、规定、法律、文字等的传播，达到全社会的思想、行为的规范与一致。《诗经荡序》中说：“厉王无道，天下荡荡，无纲纪文章”。十年动乱期间，江青、陈伯达、张春桥等人掌握了当时的中央文革领导小组，用党中央的名义炮制、签发了一系列违反、损害国家和人民根本利益的文件，在全国范围内，在各个领域中，引发了极大的动乱，造成了极为严重的损失。中国共产党十一届三中全会以来颁发的一系列发展经济的各种文件，使中国走上了一条富裕、强盛的道路。所以，国家好比一部庞大的机器，各种应用文就是这部机器的传动装置，为了使国家机器协调灵活、有秩序的运转，各部门各单位之间就需要做到上下合拍、左右相连、内外沟通，达到国家安宁与繁荣、人民平安与幸福。发挥这类应用文的行政领导与指导的巨大作用。

二、法规和准绳功能

在应用文当中，有相当一部分文种具有法规与准绳的作用。法规性公文有宪法、法律和规章（如条例、办法等），在发出公文的社会组织的管理范围中，全体成员都要遵守，否则就要受到法规所规定的处理。有的行政公文也有一定的法规和准绳作用，特别是直接发布规定的命令、决定或者通知，如《中国人民解放军总部关于重新颁布三大纪律八项注意的训令》。

有的不是国家权力机关制发，不属于法规范畴，只在制发主体法定职权范围内应用，这类应用文对所辖范围的管理对象，也同样具有规范的作用。因为这类应用文是按照国家的有关法律规范和有关政策条文而制定的。如企业、事业单位或社会团体制定的规章制度，对本系统、本部门、本单位及其所属成员，同样具有不可逾越的约束力，必须遵照执行。如《商标法实施细则》是依据商标法制定的，《对外汇、贵金属和外汇票证等进出国境的管理施行细则》、《对个人的外汇管理施行细则》、《审批个人外汇申请施行细则》、《对外国驻华机构及其人员的外汇管理施行细则》这四个“细则”全部是依照《中华人民共和国外汇管理暂行条例》制定的，起到准绳作用。

三、宣传与教育功能

宣传教育作用是建立在科学性和合理性的基础上的，是通过真实的事例、数据、说理来实现的。应用文中有关方针政策的重要文件，不只是传达政策意图，告诉人们怎么做，而且还要说明道理，告诉人们为什么要这样做。这些文件既是做好工作的重要依据，也是向广大干部群众进行宣传教育的极好材料。党和政府的方针政策贯彻实施的过程，就是对广大干部群众进行宣传教育的过程。应用文中无论是规范性应用文，还是指挥性应用文，无论是知照性应用文，还是报请性应用文，抑或是记录性应用文，大多具有一定程度的宣传教育作用。

我国宣传教育活动频繁不断，尤其是国家一些政策、规定或思想战线上的理论与观点进行宣传与落实，就会形成一系列的应用文，这应用文就起到很好的宣传教育活动。围绕这一活动我们会看新闻，接受传达通知，阅读文件与文章，要做学习记录，要写体会文章，有时还要进辅导班，听报告，出宣传材料，形成有中国特色的宣传与教育的路径。

应用文中具有法规性的，不仅具有法规的权威性，同时也具有强大的宣传教育效力。如关于打击经济领域犯罪分子或刑事犯罪分子的通告，其中规定于某年某月某日以前自首者可以宽大处理，逾期不报者从严、从重处理这类条款，就显示出强大的权威性，在这强大的权威性背后，延伸出宣传、教育与震慑兼而有之的效力作用。

四、联系与沟通功能

国家是一个有机的整体，上下左右各部门之间形成一个网络系统。不论是上级机关发布、颁布、传达方针、政策、法律、法规，还是下级机关就某一问题向上级机关请示、汇报、报告，或者是同级或不同部门之间要洽商工作、交流情况、协作共事，首先都有一个联系的问题，而应用文正是在这个网络中起着联系的作用。缺少这种联系，上下阻隔、闭塞，不仅会影响国家机器的正常运转，甚至会引发动乱。有些应用文，如函、介绍信、简报、电报、传真等，联系本身就是目的，是其主要作用。

应用文是沟通上下的渠道，联系左右的桥梁，它把上下左右联系在一起，使之形成一个有活力的统一的整体，达成共识，协调步伐，推动各项工作有序地、顺利地进行。毛泽东于1948年1月7日在《关于建立报告制度》一文中指出过：“我们所以规定这项政策性的综合的报告和请示制度，是因为党的七次全国代表大会以后，仍然有一些（不是一切）中央局和分局的同志，不认识事先或事后向中央报告并请求指示的必要性和重要性，或仅仅作了一些技术性的报告和请示，以致中央不明了或者不无分明了他们重要的（不是次要的或技术性的）活动和政策内容，因而发生了某些不可挽救的、或难于挽救、或能够挽救但已受了损失的事。而那些事先请示、事后报告的中央局和分局，则避免了或减少了这样的损失。从今年起，全党各级领导机关，必须改正对上级事前不请示、事后不报告的不良习惯。各中央局和分局是受中央委任、代表中央执行其所委托的任务的机关，必须同中央发生最密切的联系。各省委或区党委，同中央局和分局也须密切联系。当此革命已进入新的高潮时期，加强此种联系，极为必要。”这段话，虽然是在建立新政府之前说的，但总结了深刻的经验和教训，它不仅指出应用文上下联系的作用，还提出了这种联系要及时、全面的具体要求。

联系与沟通主要是要建立一个信息交流通道，不论级别高低，不论权利大小，只要有利于社会稳定与发展，就要加强联系与沟通，中央政府与地方政府之间，下级政府与上级政府之间，在政府与人民群众之间，生产者与消费者之间，通过应用文进行交流、沟通，形成相互了解、理解、谅解，达到互相信任，实现相互合作和共同发展。特别是在经济快速发展期和经济转型期，容易产生社会矛盾，更需要未雨绸缪、防微杜渐，加强交流与沟通。当矛盾发生时也要及时处理，做好沟通工作，这其中所有的应用文会为事态的发展起到积极的引导作用。

五、凭证与记载功能

许多应用文原本就是作为凭证依据的需要而出现的。这些文章阐明传达领导的意图和政策界限，使收文机关有据可依，有凭可查。下级机关根据上级机关的命令、决定、批复开展工作；上级机关凭借下级机关的请示、报告等，有针对性的回复、处理和解决问题；平行机关也可以依据来文机关的函、通知等，协调配合，统一行动。各种会议记录、会议纪要也有很强的记载和凭据作用。有些应用文体，如条据、合同和法律文书，本身也作为文字依据而存在的。

在日常工作中常常碰到这样的情况，当部门之间在工作中发生矛盾时，一方说：“请拿出红头文件来!”这就是要对方拿出“依据”来；有的说：“我们没错，这全是按照×发×号决定办事的!”这就是以应用文作为客观凭证。

应用文的凭证作用，主要表现在两个方面：一是上级机关在制定方针、政策或作出决定、规定、计划时，有关领导人除了有限的亲自深入实际工作中调查研究外，一个重要的方面，就是依据下级机关上报的总结、报告、纪要、简报和秘书撰写的调查报告等应用文来进行决策的。可以说，这类应用文成为上级机关决策的依据和凭证。二是下级机关开展工作、处理问题、解决矛盾时，上级机关发布的有关“决定”、“决议”、“条例”、“办法”等应用文，不仅成了他们办事的重要依据，而且成为他们解决矛盾、判断是非的凭证。

应用文的记载功能从诞生起就已注定。我们的祖先在龟甲兽骨上刻卜辞，在青铜器上铸铭文，在竹简、帛上写文书等等，这些古老的文章大多是古人为了占卜、祭祀、征伐、契约、记事的实际需要而做的，起到记载作用。据文献记载，我国夏代已能够铸造青铜器了，商周时代盛行在铜器上铸刻文字，“铭文”的内容有宣扬周文王和武王的善德与天命的，有记述战争胜利的，也有周天子的诰词、训示和命令，如西周康王时期的大盂鼎，在内腹壁上铸有铭文291字，记载了周康王对大贵族盂的训诰和赏赐财务的命令。《尚书》是我国现存最早、保留最完整的文章总集，是一部以应用文为主的历史文献汇编。唐人刘知凡在《史通·六家篇》中，把《尚书》分为六种文体，分别是：“典”、“谟”、“训”、“诰”、“誓”、“命”。“典”是记载古代帝王政治法令的。凭证与记载许多情况下是一致的，凭证就要记载，记载就是为作凭证。当今各级政府、各单位都重视各种文书的记载与凭证作用，即使在民间，人们之间的条据与契约、日记与回忆录等都有这一功能。

六、分析与研究功能

应用文是为政治、经济、军事、教育、文化等各领域服务的，应用文就必然有着分析与研究功能，这里包含两个方面，一是在应用文这个家族中，就功能分有分析研究类应用文；就应用文本身而言由于它有凭证与记载功能，自然就有分析与研究的功能。

在经济时代里，谁把握市场规律，谁洞察市场变化，谁吃准市场走势，谁就能在经济大潮中立于不败。这其中的奥妙就在对市场的分析研究中。就一个单位而言，撰写关于市场调查报告、市场预测分析报告、市场动态分析、商品消费调查、产品开发可行性研究报告等等，是决策必不可少的参考物。就普通投资者而言，国家与地方许多关于行业情况的分析统计报告，也是必须关注与阅读研究。这种分析研究功能对一个执政党研究政治、军事、宗教等都不可小觑。

应用文既然是管理国家、处理政务、交流信息的文字载体，它必然记载着国家政府、政党、政府各职能部门各个历史时期政治、经济、军事、文化、教育、科技、外交等方面的情况，也反映单位和个人的种种活动。可以说，它为历史学家、教育学家、科技学家、社会学家、经济学家、政治学家、军事学家、外交学家们研究国史、经济史、文化史、教育史、军事史、政治史、外交史、科技发展史等提供了真实、可靠而具有权威性、说服力的珍贵资料，为研究某一有影响人物的思想发展、精神、品质和事业上的成败，提供了可信的依据。如南北朝梁代昭明太子编的《昭明文选》，收录了自先秦至梁近1000年间一百余位名作者的作品，分为60卷37类。在这部我国最早集各类优秀作品于一书的总集中，共有诏、册、令、策、表、上书、启、弹事、笺、檄、奏记等类，纯属应用文的，占各类总数的三分之一。这些应用文为研究自秦至南北朝的历史，提供了珍贵的资料。无论是范文澜写的《中国通史》，还是刘大杰、游园思编撰的《中国文学史》都参考了这类应用文，有的还把其中的事例作为自己阐述观点的证据。据统计，《毛泽东选集》中有大量的应用文。这类应用文不仅对研究中共党史能起重要作用，而且对于研究毛泽东思想亦能起重要的作用。即便是“日记”、“书信”这类私人应用文，不仅对于研究写作者的思想、人品等有着极为重要的作用，而且对于研究写作者生活的那个时代、社会、自然环境和政治、经济、文化环境也有不容忽视的作用。如《鲁迅日记》、《谢觉哉日记》、《毛泽东书信选》、《傅雷家书》、《曾文正公书信选》等分别对于研究鲁迅的思想、精神、社会活动等；对于研究谢觉哉的革命活动、思想发展，以及他对中国革命的贡献等；对于研究毛泽东的思想、工作作风、工作方法等；对于研究傅雷的爱国思想、文学艺术观点、教育子女的方式方法等；对于研究曾国藩修身养性、教育子女的方法和艺术等提供了真实可靠、具有权威的资料。可以说，这些应用文是研究他们的重要依据之一。

七、建功与警示功能

应用文建功功能可以从多方面理解，一是国家和政府会通过某些应用文文种的写作为基础，选拔那些一心想建功立业之人；二是应用文撰写者把写作应用文视为建功立业的基石；三是应用文中承载着许多建功立业的史实，是研究历史与人物的重要依据。

我们知道在封建科举考试中常把应用文列为必试科目，在我国唐代、宋代文献典籍中，都有记载。不少朝代帝王通过“问策”与“对策”选拔人才。据《汉书·文章纪》记载：文帝“十五年九月，谓诸侯王公卿郡守举贤良能直言极谏者，上亲策之”。刘勰在《文心雕龙·章表》中也记述过：“及后汉察举，必试章奏。”现如今，国家公务员考试从2000年开始中央、国家行政机关公务员考试增加了一个新的考试科目——申论，不少地方在面试中增加答辩与演讲。

刘勰在《文心雕龙》里专列为一种文体，统称“对策”。于是“对策”不仅指一种考试选拔方法，也成为特定文体的名称。这种文体，后代亦称为“策对”、“策论”。历史上许多有识之士在“对策”施展才智，有的在献策中表达为国尽忠。作为一种文体，刘勰这样概括了它的特点：“使事深于政术，理密于时务；酌三五以熔世，而非迂缓之高谈；驭权变以拯俗，而非刻薄之伪论；风恢恢而能远，流洋洋而不溢。”（《文心雕龙·议对》）译成现代汉语，这几句话的意思就是：“对策”要求所论的事理要反映出对政治的深刻理解，要紧密联系时下重要的事务；要考虑时代的发展，熔铸出合于当世的见解，而不是脱离时代的高谈阔论；要通权达变来挽救世俗的不良风气，而不是发表刻薄的伪谬之论；文辞要有气势，像吹得很远的劲风，像汤汤流淌的江河，但又毫不过分。我们从屈原、陈琳、魏征、韩愈、王安石、范仲淹、左宗棠、康有为等人撰写的应用文，表达忧国忧民、捐躯为国的思想，此类文章既是他们出仕、晋升、为国出力、为人谋利的凭证，又成古代文苑中的名著佳作，流传不朽。辛弃疾曾于1165年写《美芹十论》，陈述抗金救国、收复失地、统一中国的大计。他“冀南宋莫随鸿雁南飞”，希望南宋小朝廷不要偏安江南一隅，而要立志收复失地，表示了他“男儿到死心如铁”的豪情壮志。但因朝廷苟且偷安，辛弃疾虽报国无门，英雄气短，但可见赤胆忠心。

历史与现实中许多应用文反映着英雄人物可歌可泣的事迹，反映着社会进程中那些胸怀大志者的大计良策，这些都在历史的瞬间永驻，为后人树立学习榜样，激发人们爱国情怀。英雄人物传志，英雄人物报告，历史文献中对建功立业者的记载簿，无不让人动感与景仰。《廉颇蔺相如列传》、《岳阳楼记》、人民英雄纪念碑碑文、方志刚先进事迹报告，先进人物通报等等，记载了这些人物的光辉形象，会从阅读中解读英雄、学习英雄。

应用文的警示作用主要体现在内容上，不少文种不仅记载了人们的功绩，同样也记载了历史与现实中的民族败类、贪官污吏、阴险狡诈之人。《资治通鉴》有许多得失让后人为鉴，《明史·魏忠贤传》让人看到奸臣的丑恶嘴脸，从当代贪官的反贿赂中察觉到堕落的轨迹。但警示还体现在许多政治的败露、军事的失误、经营的亏损、教育的失败、人为的灾难中。唐皇李世民说过“以铜为鉴，可以正冠，以史为鉴，可知兴衰”；培根说过“读史使人明智”。汉朝的历史学家班固说，司马迁“其文直，其事核，不虚美，不隐恶，故谓之实录”。也就是说，他的文章公正，史实可靠，不空讲好话，不隐瞒坏事，这样的文章对人的阅读受益是不言而喻的。

八、发展与和谐功能

应用文写作随着人类文明的出现而诞生，人类文明与应用文写作结下不解之缘，应用文写作随着文明的发展而发展，并对文明的发展起到推动的作用。人类文明的物质文明、政治文明、精神文明三个方面，都离不开应用文写作。

物质文明的发展，在古代许多专业应用文中可以解读。我国最早的医学著作《黄帝内经》为中国古代中医的发展奠定了基础；《梦溪笔谈》成了中国科学发展史上坐标式的著作；《天工开物》更是中国古代科技百科全书。中国古代出现了许多用于国家治理经济的应用文佳作，对当时的发展与后来的影响也是巨大的。西汉后期桓宽的《盐铁论》实际上是讨论盐铁国营和酒类专卖的会议纪要。至于贾谊的《论积贮疏》，晁错的《论贵粟疏》，刘启的《重农桑诏》，赵充国的《上屯田便宜十二事奏》，刘序的《货泉》，欧阳修的《通商法诏》，姚燧的《行铜钱诏》，林则徐的《钱票无甚关碍宜重禁吃烟以杜弊源片》等等，均为涉及国计民生的经济文书。

在我国当代建设社会主义物质文明，包括作出正确的经济发展战略决策、坚持社会主义基本经济制度、建立和完善社会主义市场经济体制、改革分配制度、执行社会保障制度等都离不开应用文写作。为了发展社会主义物质文明，我们党和国家制作和颁发公文，制定了一系列方针政策和法律法规。例如，党的十四届三中全会通过的《中共中央关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定》，十六届三中全会通过的《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》，“决定”就是一种法定的应用文。

在政治文明发展的进程中，古代诸多著名的公文，都对当时的政治文明起到了促进作用。秦统一六国前，秦王政听信贵族谗言下令逐客。丞相李斯写了《谏逐客书》，批驳了“逐客”的主张，使秦王收回了逐客令。秦王重用“客卿”，为统一六国作了组织准备，后来建立了中国历史上第一个统一的封建王朝。汉高祖刘邦的《入关告谕》、三国时诸葛亮的《出师表》和曹操的《求贤诏》、隋朝李密的《陈情表》、明代海瑞的《治安疏》、清代施琅的《陈台湾弃留利害疏》等都是在历史上有积极意义的公文。在西方资产阶级制作的某些代表性公文，也弘扬平等、自由、博爱精神和民主法治思想。一部《拿破仑法典》巩固了法国资产阶级革命成果，一篇《人权宣言》宣告了君权神授的破产，一篇《葛提斯堡演讲词》为美国北方军的胜利注入强大的精神力量。

在社会主义初级阶段发展的进程中，应用文促进社会发展的作用越显重要。在政治文明发展方面，有世界多极化分析报告、“一国两制”基本法则、实行党内民主和人民民主章程、依法治国与建设社会主义法治国家的调研报告、人事制度与机构改革方案等。在经济发展方面，各种契约文书、可行性研究报告、生产力发展状况分析预测、企业管理文书、科研实验报告、营销策略、成本分析报告、各种高技术知识图解与产品说明、知识产权与专利保护规则等都能促进经济健康向好发展。

应用文的发展功能还体现在新的文种和新的记载平台。公务文书写作方面出现了“意见”、“公示”、“述职报告”等新文种；在媒体和通讯传播方面，出现了短信、声讯、电子信箱、博客等新的写作形式等等。随着计算机、手机、传真机、复印机、新型打印机等现代办公设备的使用，特别是互联网的崛起，使世界仿佛变成了“地球村”。应用文写作借助于一场写作工具革命，使写作主体的思想、写作载体的传承、写作受体的接收，都发生了很大的变化。写作者不用动笔动手，可以写出洋洋洒洒的大块文章；不用贴邮票写信封，几分钟E-mail可远渡重洋，使万里之外的亲友收到称为“抵万金”的家书。

应用文的和谐作用是在其促进发展的基础上产生的。世界成了一个大家庭，有着语言与文化差异，有着信仰与习惯不同，为了构建世界和平与和谐，离不开众多应用文发挥作用。如双边协议签订，多方共同声明，一个国际组织的联合公告，联合国起草的大会决议等等。就一个国家，一切公务文书都是保证社会发展和社会和谐而服务的，各种法律文书，各种事关民生的利好政策，一个化解政治、经济、外交、宗教矛盾的决策等等。即使个人与个人处理私事，为了和谐不至于事后有矛盾，双方要有契约，做事要有凭据，家庭财产分割要遵循遗嘱，有了矛盾要学会先自己作检讨，感谢他人要多表扬，这里都离不开运用应用文，这也是构建和谐的重要组成部分。发展是硬道理，和谐是本质。