第一节 提高公文写作水平的基本方法
提高公文写作水平的四个基本方法是:阅文法、模仿法、修改法、多写法。本节主要介绍每一种方法的特定含义、具体做法与作用，并举例进行说明。具体如下。
一、阅文法
（一）特定含义
阅文法的特定含义有两个，一个是对于相应的公文管理办法的认真研读，一个是对于相应范文的认真研读。
（二）做法与作用
阅文法的第一个做法是，认真研读公文管理办法。每个系统都有本系统公文管理办法，一般由该系统最高权力机关制定并发布。比如国务院系统，前文提到，2000年国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》。这是国务院系统最高权力机关对于公文管理的最新规定。作为国务院系统工作人员，特别是在国务院机关工作的人员，要想提高公文写作水平，第一步，必须从这里做起。这是根本。作为国务院系统工作人员，要提高公文写作水平，如果连国务院对于公文写作的规定和要求都不了解、不理解、不掌握，所谓提高公文写作水平又从何谈起?
阅文法的第二个做法是，认真研读相应公文范文。何谓相应范文?首先是上级来文，其次是通过其他途径获得的公文，只要水平上乘，均需认真研读。
（三）举例说明
关于第一种做法，即认真研读相应公文管理办法，如何去做?比如是在人民银行系统工作，或在教育系统工作，如果要提高公文写作水平，如果想从根本上解决问题，第一步，一定认真研读相关公文管理办法:本系统有多少种公文，每一种公文的主要功能是什么，格式有什么要求，语言有什么要求等，要研究准，研究深，研究透。
运用这一方法的另一面，实际上也为各系统最高管理层提出了要求:要抓公文管理，第一步不是要培训相关人员，而是出台本系统公文管理办法。作为一个系统，如果没有明确、权威而稳固的公文管理办法，其系统所有人员的公文写作，则无“法”可依了。无“法”可依，公文写作水平又如何提高?
关于认真研读相应范文，如何去做?比如上级来文，如果公文写作者经常写作部署工作的通知，当收到上级机关同类公文时，一定要认真研读。读什么?读标题、读开头、读过渡、读照应、读结语、读措辞。这些内容都需认真研读，目的是从中获得借鉴。
对于其他文种的研读也一样。如果经常写作通报，经常写作批复，经常写作函或会议纪要，当收到上级机关或遇到其他机关相应公文时，只要其写作水平较高，令自己佩服，均需认真研读，从中获得借鉴。
他山之石，可以攻玉。长期坚持去做，公文写作水平定会有较大提高。
二、模仿法
（一）特定含义
模仿法是对于上述阅文法的承接，主要是对阅文法中第二种做法的承接，即对于认真研读相关公文范文的承接。初学公文写作者，允许对于公文中的范文进行模仿。其前提是对于公文范文的认定、备份与积累。
（二）做法与作用
模仿法的具体做法，是指对于同种公文的范文进行模仿。自己要写某一公文，如果不知道从哪里入手，或找不到写作该种公文的语言感觉，比较简便可行的方法是，先把以往早已备份好的同种公文范文挑选出来，作为借鉴。有感悟能力的公文写作者，比较容易就能从该范文中得到启发，并找到自己写作该种公文的模式与感觉。所要模仿的，主要是该范文的格式、结构和语言，所要更换的，是该范文的内容。从这个意义上说，公文的写作过程，可理解成是一种“更换”公文内容的过程，是对作为范文的公文内容的更换，所要保留或基本保留的，是原范文的格式、结构和语言风格。当所要表达新内容比较完好地更换上去了，可以说，一篇新的公文的写作就完成了。完全可以照猫画虎一样做。这可以理解成是提高公文写作质量的一条比较快捷的途径。
其实，不光是公文写作可以这样做，往大处说，人类所有进步行为的最初起点大都是从模仿开始的，都是从对于前人或别人有益行为的模仿而获得的。人们总爱说人的第一任老师是自己的家长或幼儿园老师，只要细想一下就会明白，其实就是模仿，或许也只能是模仿。这种方法用在公文写作上，非常简单易学，且学之有效。最关键的是，对于所要模仿的公文，一定要选准，被模仿的公文，必须是那种有资格作为范文的公文。否则就“画虎不成反类犬”了。
（三）例文说明
例文1:
中国人民银行公告
〔2002〕第8号
中国人民银行定于2002年4月26日发行2002年观音幻彩纪念金币一枚。该币为中华人民共和国法定货币。
一、纪念金币图案:
（一）正面图案
该纪念金币正面图案为普陀山朝圣门，并刊国名、年号。
（二）背面图案
该纪念金币背面图案为幻彩背景的送子观音图，并刊面额。
二、纪念金币规格和发行量;
该纪念金币为精制币，含纯金1/10盎司，形状为圆形，直径18毫米，面额50元，成色99.9%，发行量为33000枚。
三、该纪念金币由瑞士0AM03.A.铸造，中国金币总公司总经销。
（印章）
二○○二年四月十七日
例文2:
中国人民银行公告
〔2002〕第9号
中国人民银行定于2002年5月15日发行中国民俗——端午节纪念银币一枚。该币为中华人民共和国法定货币。
一、纪念银币图案:
（一）正面图案
该纪念银币正面为屈子祠，并刊国名、年号。
（二）背面图案
该纪念银币背面图案为龙舟竞赛图，并刊面额。
二、纪念银币规格和发行量:
该纪念银币为精制币，含纯银一盎司，形状为圆形，直径40毫米，面额10元，成色99.9%，发行量40000枚。
三、该纪念银币由上海造币厂铸造，中国金币总公司经销。
（印章）
二○○二年五月十日
说明:
这两篇公文都是普发性公文，没有很明确的收文对象。如果公文写作者要写作的是这种公文，如果写作者又不曾撰写过这样的公文，或者是曾经撰写过，却总是写不好，在写作之前，就可以拿这两篇公文作参照，对这篇公文的格式、结构和语言进行“模仿”。首先，可以“模仿”这两篇普发性公文的标题。大家可以看到，该两篇公文的标题均只有“发文机关”和“文种”，均省略了“事由”，由此可见，像“公告”这样的普发性公文，标题一般都应这样拟定。其次可以“模仿”该文的“公文编号”。该两种公文的公文编号均由两项内容组成，即“年号”和“公文顺序号”，均省略了“机关代字”。第三，还可以“模仿”该两篇普发性公文的正文的写作格式与写法。在该两篇公文的公文编号与正文之间，省略了收文单位，这应该理解成是普发性公文最典型的特征，既然是“普发”，就应该是面向整个社会公众的，而像“公告”这样的公文，所面向的，还不只是中国的社会公众，还包括了国际以至世界的公众，所以其收文单位不必明确标出，可以省略，直接进入正文。
这两篇公文正文的表述方式，也有可以“模仿”和借鉴之处。比如对序码数字的排列，其书写序号为，先是“一”，然后是“（一）”，而不是在“一”之下用“1”，但是一些不大注意这些细节的公文，却常常错误地在“一”之下用“1”。还有一个细节应注意，就是在“一”之后用顿号“、”，在“1”之后用一个点“.”。这个细节虽然在该两篇公文中没有分别明确的显示出来，但这个细节也应引起注意。
这两篇公文的正文，在语言措辞上，也有值得“模仿”和借鉴之处。例如正文中的一句:“该纪念金币正面为普陀山朝圣门，并刊国名、年号”，其中“该纪念金币”的“该”字、“为普陀山朝圣门”的“为”字，这两个词没写成“这个”、“是”，“并刊国名、年号”，没写成“还刻上国名、年号”，都明显体现出了公文特有的语言特征，公文的语感非常鲜明。
此外，该两篇公文的正文结构也可“模仿”和借鉴。首先，用一句话开门见山地写明该公告的主要内容，即于什么时间发行一枚什么币以及该币的性质;接着，从三个方面进行告示，一是该币的图案，一是该币的规格及发行量，一是该币的制作单位及经销单位。可以说，这样的正文结构方式已经成为该种公文的一种结构模式，凡是类似的公文，均可按照这种方式组织正文的结构。
例文3:
财政部关于进一步做好金融企业国有资产产权登记管理工作的通知
财金〔2002〕32号
各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局），财政部驻各省、自治区、直辖市、计划单列市财政监察专员办事处，各有关金融企业:
为了进一步做好金融企业国有资产产权登记管理工作，切实清理核实金融企业国有资本占有和变动情况，根据国务院颁发的《企业国有资产产权登记管理办法》（国务院令第192号），现将有关事项通知如下:
一、在中华人民共和国境内或境外设立的金融企业，凡其实收资本包括国家资本金的，均须按本通知规定办理国有资产产权登记管理工作。
金融企业以国有法人资本金形式在中华人民共和国境内或境外设立分支机构、子公司或依法投资其他非金融企业（包括债转股企业）的，由该金融企业按本通知规定代办国有资产产权登记管理工作。
二、金融企业国有资产产权登记管理工作按照统一政策、分级管理的原则，由县级以上（含县级，下同）主管财政机关组织实施。
……
十九、本通知从2002年4月1日起实施。
（印章）
二○○二年三月二十二日
说明:
这是一篇专发性公文，有比较明确的收文对象。该文的收文对象主要是三个，第一个是各省、自治区、直辖市、计划单列市的财政厅，第二个是财政部驻各省、自治区、直辖市、计划单列市财政监督专员的办事处，第三是各有关金融企业。公文写作者如果写作的是这种专发性的公文，而且收文对象又不止一个，那么收文对象的写法就可以“模仿”该文写法。首先，从写作格式上说，要顶格;其次，从标点符号的标引方式上说，可以参照此文用顿号与逗号相结合的方式，在各收文对象之间用逗号，在每一个收文对象内部的各并列单位之间用顿号。这是对于收文单位的“模仿”。至于公文内容的“模仿”可以从以下几个方面考虑，第一是对于该文标题的“模仿”，第二是对于该文正文的“模仿”。对于该文正文的“模仿”，又可以从以下两方面考虑，一是“模仿”该文的“写作格式”，一是“模仿”该文的“语言措辞”。先看该文正文的开头。这篇“通知”的开头比较典型，是一篇较为规范的“部署工作的通知”的开头写法，表明了该公文的发文目的，且语言简洁明确;接着，便是该通知的具体内容，一项一项按照一定的逻辑顺序逐条来写;最后说明了该文所部署的工作开始实施的具体时间。这种写法，可以说几乎适用于所有的部署工作的通知的写作。对于这种较为规范的写法进行“模仿”，便于掌握“部署工作的通知”的写法，对于那些初次接触这种公文的写作者来说，就更为有益。
三、修改法
（一）特定含义
这里所说的修改，不是指作者对自己起草公文的修改，而是指别人对作者起草的公文的修改。修改者可能是作者的直接领导，也可能是公文核稿部门。
（二）做法与作用
通过这条途径提高公文写作质量的具体方法是，不管修改者是谁，不管是公文撰写者的直接领导还是核稿部门的同志，只要修改得确实有水平，确实令人口服心服，那么对于那些被修改的地方，一定要引起公文撰写者的高度重视，一定要引以为戒，极力避免在今后的公文写作中出现类似问题。
具体分析起来，对所起草、所撰写的公文的修改，主要包括三大方面，一是对于公文题目的修改，一是对于公文正文内容结构的修改，另外一个就是对于公文语言措辞的修改。下面分别说明。
先说对于公文题目的修改。公文题目中最容易出现的问题主要有两个，一个是所选用的文种不对，另一个是对于“事由”的表述方式不对。文种的不对常易出现的问题也有两个，一个是文种混淆，比如将“报告”与“请示”相互混淆，或是将“行政文书”与“党务文书”相互混淆;一种是将公文与其他实用文体相混淆，比如将公文混同于事务文书和会务文书，误认为计划、总结、调查报告或是领导者在会议上的讲话文稿为公文。这种问题在公文的写作中经常会出现，特别是在刚接触这项工作的人的写作中，更是经常出现，却不易被发觉。当写作者起草的公文出现了这个问题的时候，同时当这个问题被写作者的领导或核稿部门发现并纠正过来以后，一定要引起起草者的高度重视，一定要杜绝这个问题的再次出现。公文题目容易出现的另一个问题是对于“公文事由”的表述不清楚。这种问题最容易出现在转发性通知的题目之中，比如，“关于转发××通知”的通知。在同一个公文题目中出现了两个相同的文种，这是在国务院的规定中所不能允许的。当这种问题出现以后，当上级领导或核稿部门把这个问题纠正过来以后，公文起草者也一定要尽力避免这种问题的再次出现。总之，当公文题目中的这两个较大的问题经过别人的“修改”，而且使公文撰写者得以杜绝以后，该公文撰写者的公文写作质量肯定会有一个较大的提高。
再说对公文正文内容结构出现的问题的“修改”。公文正文内容结构比较容易出现的问题主要也是两个，一个是写作顺序不对，哪项内容应该安排在前，哪项内容应该安排在后，公文撰写者的头脑不清楚，安排颠倒了，甚至完全安排乱了;另一个问题是前后不够一致和统一，前后不相照应，首尾不相呼应。
可以明显看出，公文正文内容结构的问题比公文题目的问题要复杂一些，不易被发现，也不易被纠正。因为正文内容结构问题更多是属于“逻辑”方面的问题，是属于思维方式和思维方法的问题，而不仅是格式和语言表达的问题，比如因果关系的问题，比如提出问题、分析问题和解决问题的逻辑顺序问题，比如时空先后的关系问题等，这些内容在正文结构的安排上都是不可以弄颠倒的。当这一问题出现并被有关领导与核稿部门发现、修改以后，公文撰稿者对于修改的地方一定要高度重视，一定要避免同类问题的再次出现。
至于前后不够一致、不够统一、前后不相照应以及首尾不相呼应的问题也是一样。公文的写作有时会出现这种情况，对于全文的内容缺乏整体而统一的考虑和设计，在写前面的内容时没有想到后面要写的内容，写到后面又忽视了前面的内容，造成前后不相一致和统一，使文章自相矛盾或前后内容相互脱节。当这种问题被有关领导或核稿部门发现并修改过来以后，公文撰写者也一定要格外注意，避免同类问题的再次发生。
最后说一说对于公文语言措辞方面出现的问题的修改。在前几章中已经讲过，公文语言不同于其他实用文体的语言，更不同于知识信息类文章和文艺作品的语言，它有着自己非常独特的语言特征和体系。从技术层面上说，公文写作最难解决的问题也是公文语言的问题。公文写作者能否通过自己的写作充分体现公文语言的特征，这是对于公文撰写者的最大挑战。首先，公文撰写者要掌握大量的公文的“专业语汇”，同时，公文撰写者还必须准确运用这些语汇，特别是其中的同义词，一定要清楚它们之间的细微差别。从纯技术的角度说，公文写作者驾驭语言的真正的能力就在这里。比如“以至”和“以致”，比如“试行”、“实行”和“施行”，比如“失误”、“失职”和“渎职”，“结果”、“后果”和“恶果”，诸如此类。公文撰写者一定要弄清公文语汇中同义词之间的细微差别，而要做到这一点十分不容易。当在这一环节出现了问题，当公文撰写者对于这一环节的问题毫无察觉，当这一环节的问题被有关领导或核稿部门发现并修改过来以后，这一问题一定要引起公文撰写者的格外注意。中国古人所讲的“一字之师”的道理正在这里。
一位智者说得好，聪明人不是不犯错误，而是不犯同样的错误。这句话用在公文写作的“修改”途径上也恰好合适。避免了同样问题的出现，公文写作的问题就会越来越少。问题越来越少，不正是公文写作水平提高的一个重要标志么?还有一种比较智慧的说法——成功就是避免失误。想想看，所有的成功不都是因为失误甚少、甚至根本就没有失误而出现的吗?所有的失误都避免了，公文的写作质量肯定就会上来了。
还有一点需要特别说明的是，在利用修改这种方法提高公文撰写质量时，不要忘记和忽视一般文章的修改方法对提高公文写作质量的作用。公文“修改法”的运用，准确说，应该以一般文章的修改方法为基础，即以作者对自己起草的公文的修改为基础。公文撰写者不该依赖别人的修改来提高自己的公文写作水平，否则不但误解了这种方法的作用，还将导致被动局面。等待别人对自己文章进行修改，永远不是积极的写作态度，依赖通过别人对自己文章的修改来提高自己，那不是谦虚，不是智慧，而是惰性，很难使人积极奋进。一定要高度重视自己对自己草拟的文章的修改，这是请别人对自己的文章进行修改的基础和前提。当自己对自己的文章不满意时，公文写作者和其他文章写作者一样，没有理由和资格拿出去让别人进行修改。自己先要对自己负责，然后别人才可能对我们负责。无论是作文还是做人，道理是同样的。
（三）例文说明
例文:
××银行关于转发《关于进行2000年金融专业英语证书考试工作的通知》的通知
各省、自治区、直辖市分行国际业务部，各直属分行国际业务部:
金融专业英语证书考试自1995年年底第一次考试以来，其意义和作用已逐渐得到认可。参加该考试对于促进我行人员学习英语，更好地利用外语工具了解国际金融知识，提高业务水平具有积极的作用。现将金融专业英语证书考试委员会《关于进行2000年金融专业英语证书考试工作的通知》转发至你分行，请通知员工积极参加此次考试，总行不再统一组织报考。
××银行
二○○○年三月十日
说明:
这是一篇需要修改公文标题和公文正文内容的公文。按照国务院的有关规定，在一篇公文的标题上，不宜出现两个介词“关于”和两个相同的文种“通知”，该文的标题却同时出现了两个“关于”和两个相同的文种“通知”。正确的写法应该是:“××银行关于转发2000年金融专业英语证书考试工作有关文件的通知”。如果该公文写作者将这篇公文撰写完成以后没有发现该公文标题的问题，该问题是被上级主管领导或是核稿部门发现的，那么，当上级领导或核稿部门将这个问题修改过来以后，该公文写作者一定要高度重视被修改的地方和内容，力争在今后的公文写作中不再出现同样的问题。在以后的公文撰写过程中，当这一问题完全避免了的时候，该公文写作者在这一环节的公文质量必将大大提高。
再看该公文的正文内容。该公文的收文单位是“各省、自治区、直辖市分行国际业务部，各直属分行国际业务部”，正文却说，“现将金融专业英语证书考试委员会《关于进行2000年金融专业英语证书考试工作的通知》转发至你分行”，这里就出现了问题，即该文的收文对象与转发的对象不相一致，该文是一篇转发性公文，转发的对象是“各分行”，而收文的对象却是“各分行国际业务部”。显然该文的撰写者没有发现这一前后不相一致的问题。如果该文撰写者的上级主管或核稿部门发现了这一问题，并改正了过来，该公文的撰写者也一定要高度重视这一问题，尽最大努力使自己在今后的公文写作中不再出现这种“前后不统一”的问题。当这一问题真正避免了的时候，公文的写作质量肯定又将大大提高。
四、多写法
（一）特定含义
多写就是多次进行公文写作实践。公文写作者，一定要珍惜自己每一次进行公文写作的机会，特别是那些刚从事公文写作的同志和那些还没有走上领导岗位的同志，更要珍惜。
（二）做法与作用
多写是为了掌握公文写作的基本功，也是为了掌握公文写作真正过硬的功夫，像弹钢琴、练书法一样，来不得一点虚假和敷衍，应付只能应付一时，在真正的公文关口，是不可能蒙混过关的。因此，一个责任心很强的公文写作者，在选择提高公文写作水平方法时，最终的选择应该是这种方法，即多写，反复实践。经过长期不懈地实践，当确实具备相当的公文写作经验以后，这种经验就会转化成人们常说的那种“牢不可破”的硬功夫了。而真正掌握了这种硬功夫后，可能在一段时间内没有从事公文写作，但只要是又开始了这种工作，就会很快又投入进去的。这种情况就像学会游泳和学会骑自行车一样，不管是否间断，这种本领是不会消失的，相反会使人长期受益。
（三）几点说明
1.“熟能生巧”是学习写作的一个重要方法和技巧，对公文写作的学习也是同样。很多时候，公文写作的要领不经过公文写作者的“多写”，不经过公文写作者的反复实践是很难使人真正感受到并获得的。一定要反复实践。不尊重实践常常使人眼高手低和华而不实，而尊重实践并亲自投身实践，那种丰富的收获又常常是令人始料不及的。一定要多实践，反复实践，这是提高公文写作水平的最扎实的方法。
另一方面，从写作形态上说，写作主要有两种形态，一种是才能型写作，一种是技能型写作。文学写作属于才能型写作，需要人的天赋的支持，而公文写作属于技能型写作，只要功夫下到了，就能掌握这门技能。
2.“多”不是“滥”，“多写”不是“滥写”。没有明确的学习目标，没有很强的针对性的“多写”，那是毫无意义的重复，那是对于宝贵的生命、精力的浪费和挥霍，无异于“滥写”。懂得“多写”的真谛的人，会把每一次写作实践都当做一次对自己的提高的过程，都会全身心地投入进去，而不懂得“多写”真谛的人，从形式上说，可能写的很多，但这些“多”却都是重复性的，不能使人从中得到启发和收益。因此，不能把“多写”的“多”作为一种形式化的理解。不是为“多”而多，一定要把每一次写作的实践都当成一种新的挑战，都当成一个新的提高的过程。
3.从写作手法上说，即从公文的格式和语言上说，如上所述，公文写作更多的是一种技术性工作，而写作者的能力与水平，则更多体现在公文的内容上，而不是公文的写作手法上。因此，与公文的内容相比，与公文写作者的素质与能力相比，用“多写”方式掌握公文的格式和语言，难度并不是很大，特别是公文的格式。一个有学习悟性的人，可能不用“多写”就可以较好地掌握公文的格式，相对而言，掌握公文语言难度要大一些，所谓“多写”，要在对公文语言的“多写”上下工夫，通过“多写”，尽可能多地增加对公文语言的“语感”。
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