新闻发布会如何做好事先准备工作？

二、新闻发布

新闻发布在这里特指组织由新闻发言人或相关人员用口语形式向新闻媒体报告或发布组织自身希望社会各界公众了解知晓的信息，它最常见的形式就是新闻发布会，又叫记者招待会。

新闻发布会是组织传播各类信息的最好形式之一。通过出席新闻发布会的各新闻媒体记者，有关信息将会经大众传播媒体迅速地扩散和放大到全社会。与任何公共关系专题活动一样，开好新闻发布会必须做好事先的准备工作和各种应变措施。从口语传播的要求来看，在新闻发布会的进行过程中有下列事宜是需要特别注意或事先策划的。

1.要注意会议接待人、主持人、发言人的角色搭配。接待人的作用主要是引人入场，因此其用语必须讲究礼貌，任何在记者面前的无礼用语和怠慢态度都不应发生，这里需要的是热情大方、彬彬有礼。主持人的作用是调度和控制会场气氛，因此，他要善于辞令，语言要幽默，形式要活跃，以避免或消除过分紧张的气氛。而发言人是代表组织出面的，因此，态度要庄重，用词要准确、贴切、精当，必要时，也可夹杂幽默风趣的话语，但谨防弄巧成拙。

2.处理好应该回避的技术性问题。新闻发布会免不了会有记者提出一些组织者事先没有认真考虑过的问题，这类问题有的是一时回答不了的，有的是一时不便回答的，有的还涉及不可公开的机密。对于这类问题，可以采取软性回避的态度，但必须十分注意回避的方式。回避不是强硬的拒绝回答，老资格的发言人在向记者解释这类问题时，往往通过口语变化，在不知不觉中就转换了话题。当然这不是说，要给提问者和听众一种似是而非的满足，该解释的问题还应当解释清楚，但在解释问题的过程中争取巧妙地转移主题，以免造成尴尬局面。一般说来，记者也是通情达理的，当你已做了必要的解释并及时地调换话题后，他也就不便继续追问了。

3.始终保持镇静、温和、礼貌的姿态。在一般情况下，要保持镇静、温和、礼貌的姿态并不困难。如会议的议程完全符合组织者的预料，那么这种姿态就可以始终保持下去。但如果记者或与会者故意、突然地发难，主持人和发言人仍要保持这种姿态就有一定的难度。有良好公关意识的主持人或发言人，总是避免粗暴地打断记者的发言，也不会采取非言语动作暗示或阻止他们提问，他们仍将保持温良恭俭让的镇静态度听取记者的发言，并作出得体的、不卑不亢的答复。

4.灵活运用信息发布的两种形式。在记者招待会上发布信息，至少有两种形式:其一是陈述、说明或解释一定的事实;其二是显示和表露一定的态度和立场。一般说来，前一种形式比较能让听众满足，因为在对事实的陈述、说明或解释过程中往往包含了说话者的态度和立场。所以一般说来，能用前一种形式时，就尽量采用前一种形式。当这种形式由于种种原因不能充分运用时，采用后一种形式同样可达到信息发布的目的。如关于钓鱼岛的归属问题，当年邓小平在答记者问时就采用了第二种形式，表示了我们暂时不想解决这个问题的态度和立场，而不去直接说明钓鱼岛究竟归属于哪一国这一归属问题。