策划会的组织

策划会的组织_公共关系实务

7. 3　策划会的组织

策划会也是一种会议形式。许多专家学者都在潜心研究如何提高会议的效率。对于会议成本的计算，有一个国际化通用的公式:

　　会议成本=2A* B* C

其中: A为平均小时工资的三倍;

B为参加会议的人数;

C为开会的时间。

这个成本价值包括了与会者的工资及从本企业取得的其他收入，因开会少为企业创造的除工资和其他收入之外的产值，以及因会议时间而引起的经常性工作停顿的损失。

同时这份清单也告诉人们:会议成本是昂贵的，必须注意会议的效率。大型活动策划会需研究的问题一般比较多，而且较复杂，要求更具效率。

7. 3. 1　大型活动策划会的组织

1.会前准备

会议的准备工作是会议成功的最关键因素。要进行的会前准备工作大体上有如下四项:

(1)拟定会议主题

会议的主题，即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员只有在会议的主题确定下来之后，才可以据以一一加以确定。

(2)拟发会议通知

以发会议通知应包括以下六项:

①标题，重点交代会议名称。

②主题与内容，对会议宗旨进行介绍。

③会期，应明确会议的起止时间。

④报到的时间与地点，要特别交代清楚交通路线。

⑤会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。

⑥会议要求，指的是与会者所需材料的准备与生活用品的准备，以及有关差旅费报销和其他费用的处理问题。

(3)起草会议文件

会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。最主要的会议文件材料——开幕词、闭幕词和主题报告需要认真准备。

(4)其他准备工作

要安排好与会者的招待工作。对于交通、饮食、住宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。要考虑到不同风俗习惯地区对住宿、饮食等方面的特殊要求。

要布置好会场。不应使其过大，以至于显得空旷无人;也不可使之过小，以至于拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备，事先要认真调试。会议所需的文具、饮料，亦应准备齐全。

要安排好座次。主席台上的座次，我国目前的排列习惯是:前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属重要会议，在主席台上每位就座者面前的桌子上，应事先摆放好写有其本人姓名的席签。制作席签是要注意人名的字体及席签的大小。听众席的座次，主要有按指定区域统一就座和自由就座两种方式。

在会议进行阶段，会议的组织者要做的主要工作是进行例行服务。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾。此外，必要时可以在会议进行一段时间后安排茶歇或者为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内，应该尽可能地满足与会者一切正当要求。

精心编写会议简报，举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报。首先，必须认真做好会议记录。凡重要会议，不论是全体大会，还是分组讨论，都要进行必要的记录。会议记录是由专人记录会议内容的一种书面材料。会议名称、时间、地点、人员、主持者等均记录在内。

拓展知识

茶　　歇

茶歇就是工作期间片刻的休闲。在这片刻中，大家聚在一起，喝茶，聊天，以舒缓身心。它缘自美国心理学家华生最早提出的“Break”即“工间休息”的概念。华生认为，“工间休息”能有效缓解工作压力。经常性的工间休息不但能调整不良的生理状态，而且，有助于缓解现代人普遍的心理压力，促进企业内部人际间的交往，实现良好的沟通。

茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。研究发现，短休同压力大小、耗竭程度以及身体出现不良状况等有着密切的关系，适当、良好的短休在一定程度上可以缓解工作压力。因此，专家倡导建立工间“茶歇”这样的短休习惯非常有必要。如果各企业有这样的安排，就能让员工在紧张的工作中放松片刻。每次留给员工15－20分钟的时间，每天2－3次，这不但能调整不良的生理和心理状态，还能在“茶歇”中促进企业内部人际间的良好沟通。

2.会议气氛

策划会议应力求营造活跃、平等的气氛。活跃的气氛有利于活跃思维和脑力激荡;平等的气氛有利于与会成员的发散性思维。必要时可以设置会议饮品，有利于活跃气氛。会议气氛的形成，一方面是布置会议室时刻意营造的，另一方面是主持人凭借主持技巧营的。

3.主持技巧

主持人是策划会取得成功的一个关键因素，主持人应是策划项目的领头人。主持人在会议进行中要简洁明了地告知会议目的及要解决的问题，阐明会议的原则，营造并保持活跃的气氛。他一定要时刻把握会议的进展，尤其要把握会议的主题，保证会议议题不会走偏，并能够及时鼓励、引导与会者发言，及时捕捉一些好的构想，及时引导与会者相互利用议题激发出新的构想。主持人要安排专人做好记录，各种构想由记录员予以编号并写在白板上，让与会者可以一目了然。记录员会后要整理好各人的构想，既作为档案备份，又可为今后的策划提参考。会议结束时，主持人应该有一个小结，确认会议最后的研究结果。大体来说，会议主持人在主持中要注意以下技巧:

(1)会议主持人务必做到的事项

会议主持人要严格遵守会议的开始时间，不迁就迟到者;要在开头就议题的要点做简要的说明;要把议题的进行顺序与时间的分配方案预先告知与会者;要引导大家在规定时间内作出结论;必须延长会议时间时，要取得大家的同意并明确延长的时间;要把整理出来的结论交由全体人员表决确认;要把决议付诸实行的程序整理成文，并加以确认。

(2)会议进行中会议主持人须密切注意的几个问题

发言内容是否偏离了议题?发言者的观点是否出于各人对利害关系的考虑?全体人员是否都在专心聆听发言?发言是否过于集中于少部分人?是否有从头到尾都没发过言的人?某个人的发言是否过于冗长?发言的内容是否正在朝着清晰、明确的方向推进?以上问题主持人须加以密切注意。

(3)会议主持人的十大禁忌

会议主持人有十大不宜:在发言时不可长篇大论，滔滔不绝(一般应以3分钟为限);不可从头到尾保持沉默;不要谈到抽象论或观念论;不可对发言人吹毛求疵;不要无边际，离题万里;一般不打断他人的发言;不可不懂装懂，胡乱发言;不引用不确切的资料;不谈期待性的预测;不要中途离席。

4.会议规则

会议效率不但取决于主持者，还取决于与会者，因此，与会者要遵循一定的规则:

(1)准备好记录卡片或记录纸，以便及时将构想记录下来，散会后交给记录员。

(2)想到的构想要积极主动提出来，即使其本身没有什么价值，有时也可以启发他人提出有价值的构想。

(3)发言要简单明了，一般只提出主要构想即可，无须论证，切忌长篇大论地进行论证。

(4)各人独自自由畅想，不要私下交谈，否则会降低会议效率。

(5)不要私下评议别人的构想。

(6)发言要一个接一个，不要冷场，最好形成按顺(逆)时针顺序发言的习惯，以形成压力。轮到的发言人实在没有构想，可暂时跳过，轮完一圈再来一圈，如此反复，直至问题有了初步结论。

(7)会议一般分为两个阶段:第一阶段为发散性思维阶段，与会者自由畅想，发表意见;第二阶段以一个基本认定的构想为前提，可以集中精力有针对性地进行思考后再充分发表意见。

5.对最后提案进行评价

对策划会最后形成的提案，要有一个评价的过程，一方面是尽可能完善既定的提案，另一方面尽可能运用系统的、科学的分析方法进行缜密的评估。基本的评价方法是:

(1)从社会制约因素的角度加以审核，排除法律上、道德上不允许的因素。

(2)对其中涉及的主要概念进行充分论证。

(3)效果评价。

(4)可行性评价。

(5)以一定的逻辑概念审视整个构想的排序。

7. 3. 2　群体组合策划模式

现代策划已经发展到必须综合多学科的阶段，策划已经从经验决策转向科学决策，从个体劳动转向集体智慧。如今，我们正处于知识密集的时代，任何一个人都难以掌握所有的知识，只有单方面或若干方面的知识是难以胜任一些大型策划的。比如要进行一项产品投资策略的策划活动，进行市场调查时，则需要专业的市场调查人士;拟订产品组合策略时，则需要工程技术人员和设计师、平面设计人员一同工作;进行市场推广的时候，则需要营销人员和公关、广告人员协同作业。所以说，群体策划是现代策划的一个重要特征。

群体策划是一种人才组合的集体策划形式，具体形式是:组成一个专门策划小组，然后由策划小组共同完成策划任务。策划小组的最佳形式是由多学科的成员组成，而且应该有经验丰富的第一线员工参与，这样才有利于知识、信息的互补，有利于思维的激荡。

策划小组的工作步骤可以归纳为5句话20个字:分头调研，共享信息，独立思考，小组讨论，专人提炼。

策划小组的成员首先是分头搜集、整理、研究基本的调查资料;然后，将个人搜集、整理、研究的初步成果向策划小组成员互相通报，形成第一次信息冲撞效应;各人独立构思至一定程度，由项目召集人召开策划小组讨论会;最后由指定的专人将策划小组研究的成果整理在案，或者由不同的个人撰写不同的方案，形成多个方案。

策划小组的讨论会是脑力激荡的过程，会议上大家互相启发，十分有利于产生创造性的意见。有时一次会议未必就能产生期望的结果，就应重复前面的程序，然后再择日召开会议，直至有一个基本的结论为止。这是运用群体智慧的策划方式，其最大优点是知识互可以产生冲击思维的力量。在这种组合中，并未削弱个人智慧的作用:第一，三、五环节都充分发挥了个人智慧的作用;第二，四环节则形成了个人智慧与群体智慧的紧密结合。需要较高个人智慧的是策划小组的召集人，他同时也是策划项目的带头人。策划小组的成员，要有较高的素质，尤其是要具有专业知识，熟悉情况，有较好的逻辑概括能力、策划能力、表达能力和创新意识。