记得询问方便与否
记得每次都要问别人此刻是否方便使用即时通信工具。比如：“玛格丽特，你现在有时间吗？我想请教一个关于上个月财务报告的事情。”你不仅仅是在询问别人是否方便，你也是在抛出话题。如果他们很忙，就问下他们什么时候有时间。
注意对方状态设置
在发送即时通信之前，要看看对方是否是“忙碌”状态，或者是其他的状态。即使你知道你的同事明明不是在开会，那现在也可能不会是最佳时机。反过来，也可以在需要的时候设置自己通信工具的状态。
使用恰当的语言语句
使用即时通信工具发送有关工作的信息时，不要使用俚语以及IM上的缩写，要用合适的英语。这样做不仅仅更专业，也可以减少不必要的解释。因为那些很少使用IM的用户会不明白。也要注意不要忘记了标点符号。
避免过于冗长的对话
它是即时通信工具，所以就要即时使用它。简单明了地问出你的问题，然后开始工作吧。如果你在IM上聊天时间过长，建议你直接去找对方面对面谈，这样才可以保证职场的工作效率。
小故事
女性拒绝对方要照片
男：您这么有文采，长得一定很漂亮！
女：谢谢您的夸奖。
男：能看看您的照片吗？
女：对不起！我手头暂时没有。
男：怎么可能呢？刚才您还说您使用的是个人电脑。
女：哦，刚刚重做了系统，原来存在电脑里的照片都丢了。
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使用语音聊天
使用语音聊天，方便快捷，表达清楚，让人有亲切感。
在对方请求语音聊天时，如无特殊原因，应尽快接受；如因特殊情况不宜语音聊天，需要拒绝，应马上用文字告知对方、说明理由，并表示歉意。主动请求对方语音聊天，最好先进行文字沟通，待对方同意后再发出请求；无论对方以什么理由拒绝，都不要强求。语音聊天时要尽量说普通话，吐字要清晰，当对方听不清时，应该用文字加以辅助。语音聊天的语气、语速、音调、用词都能反映出一个人的修养，同时还要注意语言文明。
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使用视频聊天
视频聊天要注意仪表，仪表端庄既是自重，也是尊重对方。聊天过程中不能有低级、下流、猥亵、故意暴露身体等手势、肢体语言等动作、行为。请求视频聊天之前要做好文字沟通。异性聊天，一般由女性先发出视频聊天请求。如果由男性先发出视频聊天请求，在沟通时语气要缓和，一定尊重对方的选择。拒绝视频聊天，可以采用以下方式。例如，可以回答“对不起，我这里没有视频设备”“不好意思，我的视频镜头坏了”“现在家里人多，不方便，请谅解”“今天太晚了，我要睡觉了，改日吧”等。
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